LA MODERNISATION DE LA FONCTION PUBLIQUE FÉDÉRALE

LA MODERNISATION DE LA FONCTION PUBLIQUE FÉDÉRALE

La modernisation de la fonction publique fédérale : vers l’atteinte des résultats

Depuis les années quatre-vingt-dix, l’évolution de l’administration publique fédérale a été marquée par la nécessité de rendre compte des résultats fixés à l’égard du Parlement. Alors que la gestion des affaires publiques fédérales était auparavant caractérisée par le contrôle des dépenses, des ressources et des opérations, la gestion axée sur les résultats vise plutôt l’identification des forces et des faiblesses des programmes, de manière à détecter ceux qui donnent de bons résultats et ceux qui en donnent de moins bons. L’objectif ultime de la gestion axée sur les résultats est de faire en sorte que les fonds publics soient dépensés judicieusement en fonction des résultats escomptés. Ce type de gestion vise aussi à rendre les fonctionnaires plus responsables face aux résultats mesurés tout en favorisant la transparence.

La gestion axée sur les résultats se fonde sur l’intégration par les ministères d’un cycle de planification, d’évaluation et de communication et par la divulgation des résultats aux citoyens, par l’intermédiaire des ministres et du Parlement. Pour la haute direction et les gestionnaires des ministères, cela se concrétise par la réalisation d’une architecture de toutes les activités de programmes auxquelles on fixe des résultats à atteindre et des indicateurs de rendement. D’après le Secrétariat du Conseil du Trésor (1999, page consultée le 20 octobre 2007), le «défi pour l’avenir consiste à appliquer la gestion axée sur les résultats à l’ensemble des activités, des fonctions, des services et des programmes qui jouent un rôle important au gouvernement du Canada, qu’ils soient destinés directement aux Canadiens et aux Canadiennes ou qu’ils relèvent de l’administration interne. »

Bibliothèque et Archives

Canada Bibliothèque et Archives Canada a été créée en mai 2004, à la suite de la fusion de deux des plus anciennes institutions du gouvernement fédéral, soit la Bibliothèque nationale du Canada et les Archives nationales du Canada. La fusion fut le résultat de nombreuses discussions ayant eu lieu entre les deux Administrateurs généraux de chaque institution, soit Roch Carrier de la Bibliothèque Nationale et lan Wilson des Archives Nationales. Lors de ces discussions, les deux Administrateurs ont reconnu que la distinction traditionnelle entre l’information publiée, qui se retrouve dans les bibliothèques, et l’information non publiée, qui est du ressort du fond d’archives, n’était plus pertinente pour servir les clients des services d’information.

La vision qui sous-tend Bibliothèque et Archives Canada se fonde sur les besoins des usagers des services d’information pour qui les documents, qu’ils soient publiés ou non, ne sont que le support de leur besoin d’information. L’usager des services de bibliothèque et d’archives désire avant tout obtenir l’information le plus rapidement possible. Par exemple, le chercheur qui mène une recherche sur un compositeur de musique souhaite avoir accès dans un même lieu autant aux enregistrements sonores, qu’aux partitions publiées et au fond d’archives privées du compositeur, plutôt que de faire sa recherche dans des lieux et systèmes distincts. L’évolution des technologies en sciences de l’information, plus précisément la numérisation et le réseautage informatique comme Internet, a aussi contribué à rendre la distinction entre archives et bibliothèque encore plus floue. Du point de vue de l’usager, il existe peu de différences entre « archives numérisées» et« bibliothèques numérisées ». Depuis sa fondation, l’institution est dirigée par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada, M. lan Wilson.

D’après la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le mandat de l’organisation est de préserver le patrimoine documentaire canadien pour les générations présentes et futures, d’être une institution qui soit une source de savoir permanent et accessible à tous; et que cette institution soit aussi le dépositaire du patrimoine documentaire de l’administration fédérale et de ses institutions.

La Direction des documents gouvernementaux

Le stage s’est déroulé au Bureau de la coordination de la tenue de documents et des bibliothèques fédérales, une division de la Direction des documents gouvernementaux (DDG), de Bibliothèque et Archives Canada. Depuis plus d’un an, cette division est mobilisée par le développement et la mise en oeuvre du programme en tenue de documents. L’enjeu de la tenue de documents a d’abord été soulevé dans le rapport du Vérificateur général, en 2003, alors qu’on y indiquait des lacunes dans le programme de disposition des documents.

Ces problèmes furent d’une importance telle qu’ils attirèrent l’attention du Greffier du Conseil privé et du Secrétaire du Conseil du Trésor. Ces derniers ont appuyé le Bibliothécaire et Archiviste du Canada dans la mise sur pied d’une série de tables rondes des sous-ministres qui se sont tenues à l’automne 2006. Les sous-ministres ont convenu que les problèmes en tenue de documents devaient être réglés immédiatement par la mise sur pied d’un programme de changement afin de replacer la tenue de documents au centre des valeurs fondamentales de la fonction publique. La conduite de ce programme a donné lieu à l’organisation de groupes de travail de sous-ministres adjoints qui se réunissent, depuis janvier 2006, afin de fournir « un aperçu et une orientation pour les recommandations [émergeant] d’un certain nombre de sousgroupes de travail sur la tenue des documents » (Canada, 2007). Le fait de pouvoir compter sur la collaboration d’une vingtaine sous-ministres adjoints constitue une occasion sans pareil, pour la DDG autant que pour BAC, de se positionner stratégiquement à titre d’acteurs centraux dans la conduite des affaires et la gestion de l’information de l’administration publique fédérale.

Le Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral

La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (Canada, 2004) stipule qu’il est dans le mandat du Bibliothécaire et Archiviste du Canada d’assurer la coordination des services des bibliothèques fédérales et de « déterminer les orientations des services bibliothécaires des institutions fédérales et, à cette fin, fixer des lignes directrices. » (Section 7e) Le Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral est le mécanisme par lequel BAC s’acquitte de cette responsabilité, via le Secrétariat du CBGF qui se trouve sous la Direction des Documents Gouvernementaux.

Le Conseil, créé en 1976, a pour mission de conseiller le Bibliothécaire et Archiviste du Canada sur les questions relatives aux services de bibliothèque au sein de l’administration fédérale. Le but du CBGF est également d’améliorer les moyens et les équipements des bibliothèques fédérales par la mise en commun des ressources, via le Consortium, et de promouvoir le perfectionnement, la coopération et la communication entre les bibliothèques du gouvernement. Historiquement, du point de vue de la communauté des bibliothèques fédérales, on a toujours considéré que le rôle du CBGF était de défendre les intérêts des bibliothèques fédérales (Canada, 2006).

Le CBGF est composé d’un Comité des priorités et de planification (CPP) et d’un Comité de direction (composé des huit membres du CPP, d’un vice-président et du Bibliothécaire et archiviste du Canada comme Président). Les membres de ces deux comités ont tous le droit de vote. Les décisions se prennent généralement par consensus, mais il arrive que le processus bloque lorsque les membres ne sont pas d’accord entre eux et utilisent leur droit de vote. Le CBGF est aussi composé d’un Secrétariat, dont la tâche est d’assurer la liaison entre BAC et le CBGF, tout en se rapportant à BAC, par l’entremise de la Direction des documents gouvernementaux.

Table des matières

REMERCIEMENTS
TABLE DES MATIÈRES
SOMMAIRE
INTRODUCTION
1.CONTEXTE ORGANISATIONNEL
1.1 LA MODERNISATION DE LA FONCTION PUBLIQUE FÉDÉRALE
1.2 BIBLIOTHÈQUE ET ARCHIVES CANADA
1.3 LA DIRECTION DES DOCUMENTS GOUVERNEMENTAUX
1.4 LE CONSEIL DES BIBLIOTHÈQUES DU GOUVERNEMENT FÉDÉRAL
2.DÉFINITION DE LA PROBLÉMATIQUE
2.1 UNE STRUCTURE JUGÉE INEFFICACE
2.2 LA RESTRUCTURATION DU CONSEIL DES BIBLIOTHÈQUES DU GOUVERNEMENT FÉDÉRAL
2.2.1 La résistance au changement
2.3 LE MANDAT
3.CADRE CONCEPTUEL ET MÉTHODOLOGIE
3.1 DÉFINITION DES TERMES
3.1.1 LA GESTION DU CHANGEMENT
3.1.2 LA RÉSISTANCE AU CHANGEMENT
3.2 LES SOURCES DE LA RÉSISTANCE
3.2.1 Les facteurs rationnels
3.2.2 Les facteurs émotionnels
3.2.3 Les facteurs cognitifs et intentionnels
3.2.4 Les facteurs sociaux
3.3 QUESTION DE RECHERCHE
3.4 UN MODÈLE THÉORIQUE D’INTERVENTION EN CINQ ÉTAPES
3.4.1 L’annonce du changement
3.4.2 Les réactions face au changement
3.4.3 Le choix d’une approche de gestion du changement
3.4.3.1 La stratégie participative
3.4.3.2 La stratégie directive
3.4.3.3 La stratégie constructiviste
3.4.4 La gestion de la mise en oeuvre
3.4.5 L’évaluation de la mise en oeuvre
3.5 Méthodologie
4.ANALYSE DES RÉSULTATS
4.1 L’ANNONCE DU CHANGEMENT LORS DE LA DERNIÈRE RENCONTRE DU CBGF
4.2 LES RÉACTIONS À L’ANNONCE
4.3 LE CHOIX D’UNE APPROCHE DE GESTION
4.4 LA GESTION DE LA MISE EN ŒUVRE
5.COMMENTAIRES ET RECOMMANDATIONS
5.1 MAINTENIR UN STYLE DE LEADERSHIP ACTIF
5.2 LIVRER DES RÉSULTATS À COURT TERME
5.3 RECONNAÎTRE LES BIENFAITS POTENTIELS DE LA RÉSISTANCE
CONCLUSION
RÉFÉRENCES

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