LA LOGISTIQUE DANS LA REPONSE AU VIH/SIDA

Le Plan Opérationnel Annuel (POA)

                 Le SE/CNLS, instance de coordination de la lutte contre le VIH/SIDA, est tenu d’élaborer annuellement un Plan opérationnel s’inscrivant dans le cadre du POI. Le POA, en harmonie avec le PSN et le POI, présente, par objectifs stratégiques, les résultats attendus, les activités à entreprendre, les responsables concernées, les indicateurs de suivi ainsi que le chronogramme de réalisation. Les activités de chaque unité du SE/CNLS se basent sur le POA qui est la quantification en quantité et valeur du POI ayant obtenu un financement auprès des bailleurs.

L’Unité Administration et Finances

            Sous la supervision du Secrétaire Exécutif Adjoint, Chargé des Affaires Administratives et Financières, l’unité Administration et Finances est en charge d’organiser et d’animer le service financier, comptabilité et administratif en respectant strictement les règles et procédures en vigueur au sein du SE/CNLS. Un responsable administratif et financier se trouve à la tête de cette unité et est assisté dans ses fonctions de quatre cadres et six techniciens.

L’unité Logistique du SE/CNLS

              Dans son fonctionnement actuel, l’unité logistique est composée au niveau central d’un chef d’unité, qui est le premier responsable, d’un assistant qui aide le chef d’unité dans la réalisation de ses tâches, d’un magasinier qui est affecté au dépôt du SE/CNLS et de personnel d’appui qui est affecté à la réalisation effective des opérations. Le chef d’unité Logistique planifie, organise, supervise, fait le suivi des tâches de l’unité. Tous les demandes de prestations lui sont adressées et charge à lui d’y donner suite selon les contraintes qui s’imposent tout en respectant les règles de procédures en vigueur. Il rend compte à son superviseur par l’établissement de rapport périodique ou ponctuel selon les cas qui se présentent. Cette analyse au niveau de la fonction logistique est faite en prenant cette fonction comme un ensemble de processus dont la finalité est la satisfaction des besoins exprimés ou latents, aux meilleures conditions économiques pour le SE/CNLS pour un niveau de service déterminé. Les besoins sont de nature interne (protection des actifs, approvisionnement de biens et de services pour assurer le fonctionnement du Projet) ou externe (satisfaction des partenaires). Le premier chapitre de cette section sera consacré aux activités principales de la logistique tandis que le second chapitre sera axé sur leur analyse, plus précisément, l’analyse de l’existant dans les activités principales de la Logistique. La planification des activités se base sur le POA. L’unité logistique établit des unités qui, en début d’année, présentent leur POA que la direction valide. Ce POA résume les actions étalées durant l’année. L’unité logistique regroupe les activités et tâches nécessitant son intervention et son appui et établit à son tour une planification pour la réalisation de chaque activité inscrite dans le POA. En effet, la logistique se trouve être la jonction entre les différentes activités à réaliser et la concrétisation des actions sur le terrain. Selon son terme de références, l’unité Logistique est responsable des activités suivantes : la gestion et utilisation du système d’information et de Gestion logistique au sein du SE/CNLS, la gestion du stock et la répartition/distribution des biens et consommables, la gestion et le suivi des immobilisations, la gestion des transports. Les mécanismes utilisés pour coordonner les tâches logistiques parmi le personnel sont les réunions de travail communes à l’issue desquelles un plan de travail est établi pour servir de référence à la conduite des actions. Il est à noter que le chef d’unité logistique a le même niveau d’autorité de prise de décision que les autres responsables d’unités. La relation du chef d’unité avec ses homologues est une relation fonctionnelle.

Le stock pour le fonctionnement du bureau central

                  Il s’agit de stocks de fournitures et consommables utilisés dans le cadre du fonctionnement du bureau central. Sous la responsabilité du chef d’unité logistique, la gestion de ce stock est déléguée à l’assistant logistique qui assure le suivi au moyen de fiche de stock par article, et par la tenue d’un fichier informatisé à son niveau. Les demandes d’articles sont faites par le personnel à l’aide d’un remplissage d’un formulaire prévu à cet effet.
– Le personnel transmet sa demande signée pour être validée par le chef d’unité qui le supervise
– Un fois visée, la demande est transmise au chef d’unité logistique pour exécution
– Le chef d’unité vérifie le visa du chef d’unité concernée et le transmet à son assistant pour vérification du stock disponible par rapport à la demande
– L’assistant consulte les informations contenues dans la demande, notamment le nom et fonction du demandeur, l’unité à laquelle il est rattaché, la date, la nature et la quantité demandée
– Il consulte la quantité disponible et effectue une sortie correspondant à la demande en saisissant la quantité à sortir
– Il prépare la commande et remplit la fiche de stock de l’article concerné en enregistrant sur celle-ci les informations de la sortie
– Il livre la commande au demandeur et le fait signer à la place prévue à cet effet pour décharge
– Il enregistre ensuite les informations sur son état à partir de la demande en faisant ressortir la quantité restante disponible de l’article et vérifie son niveau de stock et classe la demande dans un classeur
– Dans le cas où le stock d’alerte est atteint, il établit une demande de renouvellement du stock, en proposant une quantité à commander, qu’il signe et transmet au chef d’unité. Il joint à sa demande la statistique de l’historique des mouvements depuis la dernière entrée de l’article concerné
– Le chef d’unité valide la proposition en signant la demande et le transmet à son tour à son superviseur, le SECAAF, pour approbation. Il garde une copie de la demande et transmet une autre copie au chef d’unité Marché pour information. Ce dernier attend l’approbation du SECAAF avant d’entamer les procédures de commande /livraison auprès du fournisseur
– La réception d’une commande est faite par l’assistant avec le fournisseur au moyen d’un contrôle quantitatif et qualitatif des biens livrés avec le bon de commande du SE/CNLS.

Les opérations de transport

                 Le transport est une opération de déplacement d’un bien d’un lieu à un autre. Cette opération doit se faire dans les conditions de préservation de la qualité et quantité de biens déplacés et au moindre coût. Les conditions du déplacement sont matérialisées par un accord entre le transporteur et le propriétaire des biens déplacés. Le SE/CNLS est un organisme d’envergure intervenant au niveau national. Dans l’accomplissement des ses activités, il est amené à fournir ses prestations dans les régions. Des déplacements de biens sont ainsi effectués du niveau central vers les régions d’interventions. Ces déplacements sont concrétisés par le recours au service de transporteurs tiers pour le compte du SE/CNLS. A noter que le transport pour la livraison au niveau du SE/CNLS bureau central est à la charge des fournisseurs concernés et ne nécessite pas l’intervention de la logistique dans son organisation.

Table des matières

INTRODUCTION
PARTIE I : GENERALITES ET PRESENTATION DU SE/CNLS ET DE SES ACTIVITES 
CHAPITRE I : DESCRIPTION DU SE/CNLS 
1- Historique
2- Missions du SE/CNLS
3- Cadre d’action du SE/CNLS
3.1 : Le Plan Opérationnel Intégré (POI)
3.2 : Le Plan Opérationnel Annuel (POA)
4- Structure et Organigramme du SE/CNLS
4.1 : Structure au niveau central
4.2 : Structure au niveau régional
4.3 : Les Projets
CHAPITRE II : LES ACTIVITES PRINCIPALES DE LA LOGISTIQUE 
1 -L’unité Logistique du SE/CNLS
2- La gestion et utilisation du système d’information et de gestion logistique
2.1 : Les éléments de base du SIGL
2.2 : Les acteurs impliqués dans le SIGL
3- La gestion du stock, et la répartition/distribution des biens et consommables
3.1 : Le stock pour le fonctionnement des activités
3.2 : Le stock pour le fonctionnement du bureau central
4- La gestion des immobilisations
4.1 : Le parc roulant
4.2 : Le matériel informatique
4.3 : Le matériel médical spécialisé
4.4 : Le matériel audio visuel
4.5 : Le matériel et mobilier de bureau
5- La gestion des transports
5.1 : Les opérations de transport
5.2 : Organisation des transports
PARTIE II : ANALYSE DE LA FONCTION LOGISTIQUE DU SE/CNLS 
CHAPITRE I : ANALYSE DE L’EXISTANT DANS LA FONCTION LOGISTIQUE DU SE/CNLS 
1-La gestion et utilisation du système d’information et de gestion logistique du SE/CNLS
1.1 : Alimentation du SIGL
1.2 : Exploitation du SIGL
2-La gestion du stock, le stockage et la répartition/distribution des biens et consommables
2.1 : Le niveau de stock
2.2 Les différents niveaux de stock
2.3 Délai d’approvisionnement
2.4 La gestion des stocks
3-La gestion et le suivi des immobilisations.
3.1 : Le parc roulant
3.2 : Le matériel informatique
3.3 : Le matériel médical spécialisé
3.4 : Le matériel audio visuel
4- La gestion des transports
4.1 : Les critères de sélection
4.2 : Sélection d’un transporteur
4.3 : Choix du transporteur
4.4 : Les opérations dans le transport
4.5 : Cas particuliers de transport
CHAPITRE II : LES FORCES ET FAIBLESSES DE LA LOGISTIQUE 
1- Les points forts
1.1 : Les points forts du SIGL
1.2 : les points forts de la gestion des stocks
1.3 : Les points forts des immobilisations
1.4 : Les points forts de la gestion de transports
2- Les points faibles
2.1 : Les points faibles du SIGL
2.2 : Les points faibles de la gestion des stocks
2.3 : Les points faibles de la gestion des immobilisations
2.4 : Les points faibles de la gestion des transports
3- Causes des points faibles
3.1 : Causes des points faibles du SIGL
3.2 : Causes des points faibles de la gestion des stocks
3.3 : Causes des points faibles de la gestion des immobilisations
3.4 : Causes des points faibles de la gestion des transports
PARTIE III : LES PLANS D’ACTIONS FACE AUX POINTS FAIBLES 
CHAPITRE I : LES ACTIONS ET MESURES PROPOSEES 
1- La gestion et utilisation du système d’information et de gestion logistique
1.1 : Redéfinition du rôle de l’UCR
1.2 : Création de procédure et de protocole d’accord
2- La gestion du stock, le stockage et la répartition/distribution des biens et consommables
2.1 : Objectifs
2.2 : Fonctionnalités attendues
3- La gestion des immobilisations
3.1 Objectifs
3.2 Fonctionnalités attendues
4- Gestion et suivi de véhicule
4.1 Objectifs
4.2 Fonctionnalités attendues
CHAPITRE II : IMPACTS DES PROPOSITIONS D’ACTIONS 
1- Perspectives sur le Système d’Information et de Gestion Logistique
1.1 Opportunités du SIGL
1.2 Menaces pour le SIGL
2- Perspectives sur la gestion des stocks
2.1 Opportunités dans la gestion des stocks
2.2 Les résultats de la gestion de stock
2.3 Menaces dans la gestion des stocks
3- Perspectives dans la gestion des immobilisations
3.1 Opportunités dans la gestion des immobilisations
3.2 Menace dans la gestion des immobilisations
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES

Télécharger le rapport complet