La gestion du fonds documentaire 

LE CONTEXTE

« Ranger, c’est éclairer notre pensée et gérer nos états d’âme » Béatrice Vacher

LE MEDEF

Présentation

Le Mouvement des Entreprises de France, MEDEF, a été créé le 27 octobre 1998 à Strasbourg. Il a succédé au Conseil National du Patronat Français, CNPF, qui avait vu le jour le 12 juin 1946 ( ANNEXE 1 , page 45 – Historique du patronat français).
Le MEDEF représente plus d’un million d’entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité ( industrie, commerce et services ). 85 fédérations professionnelles regroupent 600 syndicats professionnels auxquels adhérent les entreprises d’un même secteur d’activité, 165 MEDEF territoriaux regroupent les entreprises aux niveaux local, départemental et régional.
Le MEDEF c’est aussi : 7000 entrepreneurs qui travaillent au sein des Groupes de Propositions et d’Action, GPA , et groupes de travail, 10000 responsables patronaux 35000 mandataires patronaux.
Association de la loi de 1901, le MEDEF a la responsabilité de conduire toutes études et actions en faveur du bien commun des entreprises – à l’exception des questions liées à l’exercice d’une profession qui relèvent de la responsabilité de la, ou des, organisations professionnelles concernées. Il est à noter que pour sa 2ème université d’été, fin août 2000, le MEDEF s’est consacré plus particulièrement à un sujet d’actualité brûlante, les Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication.

Problématique

En théorie, un espace documentaire sous-entend un documentaliste mais, dans les faits, peut-il en être autrement ?
Peut-on faire vivre un espace documentaire sans documentaliste attitré ?
Cette question peut paraître paradoxale en un temps qui voit le développement de la fonction. N’entendons nous pas en effet que la fonction documentaire aujourd’hui n’a pas d’avenir, mais qu’elle est l’avenir ?

Production documentaire Veille informative

Gestion dé l’information et de la documentation

Or c’est bien là le rôle du documentaliste qui est l’acteur de la chaîne documentaire.
En effet, pour gérer son fonds documentaire, il doit mettre en œuvre une organisation rationnelle du temps, de l’espace, et des ressources humaines et matérielles. Il doit également avoir de solides connaissances en techniques documentaires, et un goût prononcé pour les nouvelles technologies.
Pour une question de commodité, nous emploierons le terme « documentaliste » au masculin.

LES ACTEURS

Cette phase a eu lieu en même temps que le recensement des documents. J’ai souhaité rencontrer individuellement chacun des membres du personnel concerné lors d’un entretien plutôt que par un questionnaire d’enquête. Cela présente intérêt compte tenu du nombre réduit de personnes concernées ( 4 personnes ), et de l’aspect plus qualitatif que quantitatif des réponses ( informations personnelles, sous jacentes, impondérables… ).
L’objectif était de cerner les besoins et les attentes des utilisateurs de la documentation. J’ai donc élaboré une trame d’entretien que j’ai soumise à Alain Cuvelier ( ANNEXE 4 page 63 -Trame de l’entretien ). Nous avons déterminé l’ordre dans lequel je devais voir les personnes.
Pour une plus grande souplesse, je me suis déplacée moi-même dans le service ; la durée de l’entretien n’était pas limité de manière à pouvoir développer un point de vue si le cas se présentait.

Besoins

Les entretiens apportent les éléments suivants :
QUOI (quels sont les types d’information recherchée)
Les réponses différent selon la personne : soit elle cherche des documents pour elle ou non. Les documents demandés aux secrétaires sont essentiellemnt de sources interne ( préparation de dossier pour les réunions, dernier ordre du jour, comptes rendus, notes) tandis que les documents cherchés en propre portent sur des informations d’actualité (rapports, textes réglementaires, circulaires ministérielles, accords, statistiques), ou des dossiers thématiques (document de réflexion, rapports ministériels, notes politiques et stratégiques, documents de fonds).

POURQUOI

Les circonstances de recherche de documents sont liées à la rédaction d’autres documents, à la recherche d’idées nouvelles, à l’étude d’un dossier, à l’aide à la décision, potentiellement à la mise à jour.

OU

Les sources sont multiples : fonds documentaire en 1er lieu, archives internes, demande spécifique au centre de documentation parisien du MEDEF, intranet, internet, documents personnels.

L’ESPACE DOCUMENTAIRE

« L’homme cultivé n’est plus seulement celui qui a acquis des connaissances, mais celui qui sait trouver le fonds documentaire dont il a besoin et qui saura traiter avec des technologies de l’intelligence » Savoir faire avec le CDI, CRDP Académie de Créteil L’évolution des technologies actuelles nous fait passer d’une logique de thésaurisation des documents – tout conserver – à une logique de service, d’où une évolution dans 1′ objectif de la conservation ; l’objectif devient d’éviter la croissance exponentielle des documents liés à l’information.
Nous trouvons ici la juste expression du cours « Permanence et mutation des méthodes de traitement de l’information » reprenant les 4 étapes : conserver, retrouver, exploiter, transmettre.
Rappel de l’objectif :

RECHERCHE DOCUMENTAIRE 

• Automatisation du processus
• Identification rapide et fiable du document
• Recherche selon différents critères ( thème, nature, date…)
• Recherche multicritère ( formulation de la demande )
•Réponse pertinente
• Accès rapide au document physique

GESTION DOCUMENTAIRE

•Classement rationnel
•Suivi des données du fonds
• Liste de mise à jour à la demande
• Traçabilité du document
•Base évolutive, le fonds de documents physiques augmentant peu, mais le nombre des références à répertorier étant à prendre en compte.
Nous pouvons d’ores et déjà préciser que nos propositions s’orientent sur trois niveaux de réflexion:
• le suivi informatique du fonds documentaire : quels sont les outils dont nous disposons ?
• le classement physique des documents : quels moyens pouvons-nous mettre en œuvre à cet effet ?
• le facteur humain : il rejoint la problématique, nécessité ou non d’un poste de documentaliste ?

LA GESTION DU FONDS DOCUMENTAIRE

Langage documentaire

Comment trouver un document sur un sujet donné ?
Lors de la description documentaire pour l’indexation se pose la question : quel terme employer pour identifier ce document précis ? La difficulté réside dans la cohérence des termes utilisés quand il y a plusieurs utilisateurs, car l’indexation peut varier, non seulement d’un indexeur à l’autre, mais d’un moment à l’autre chez le même indexeur.
Par exemple, à quoi peuvent renvoyer les termes : ALTERNANCE ou FORMATEUR ?
Les langages documentaires sont des langages artificiels pour représenter le contenu d’un document.
Ils permettent le stockage de l’information et facilitent la recherche. Ils permettent également de simplifier et d’uniformiser le langage naturel comme l’indique le schéma ci dessous :

LA PROBLEMATIQUE

Le préambule de cette partie peut s’intituler : DONNER SENS A LA DOCUMENTATION ou plutôt DONNER DU SENS A L’INFORMATION : l’information n’est pas seulement un morceau de savoir, c’est aussi l’action de mettre en forme, c’est à dire trier pour rendre intelligible. De même, la gestion de l’information n’est pas seulement de faire fonctionner des machines, c’est aussi, au niveau le plus basique, d’assurer un classement ou une indexation opérationnels. Donner du sens à l’information, c’est donc autant penser que ranger. Ces 2 facettes de l’information ont souvent leur vie propre : c’est pourquoi la problématique « documentaliste » est si importante.
Tout au long du déroulement de ce rapport, nous avons abordé les différentes tâches du documentaliste : de la gestion de la base au rangement, mais qu’en est-il des tâches en amont telles que le recueil des besoins d’information, la prospection ou l’analyse documentaire ?
En tout premier lieu, il est nécessaire au documentaliste d’avoir connaissance des objectifs de l’entreprise en matière d’information et d’identifier les besoins en documentation, cela suppose un fort taux d’échanges. Il lui revient d’approfondir les méthodes d’accès à l’information afin de répertorier les fournisseurs d’information potentiels et les valider, tout comme il lui faut valider les noms d’auteur et les intitulés un peu complexes (cf page 16) Lui incombe également de retenir des critères de sélection des documents qu’il est indispensable de collecter et traiter.
Actuellement le nombre de documents arrivant au courrier et dispatchés à l’équipe Formation est de l’ordre de 3 à 12 par jour, auxquels s’ajoutent les documents remis lors de réunions ou de contacts, les ouvrages, et les médias . Mais il n’y a pas là , à proprement parler, de collecte ou de recherche, il s’agit d’une réception passive des documents, encore est-il difficile de les classer au fur et à mesure.
Cette palette de tâches occupe une partie conséquente de son emploi du temps.
Les documents secondaires sont effectués en propre par les demandeurs alors que de fructueux échanges entre documentalistes pourraient alimenter de nouvelles associations d’informations et d’idées. Ces diverses tâches cumulées, auxquelles s’ajoutent la prise en compte des coûts cachés du système actuel de gestion des documents – reclassement, temps perdu en vaines recherches…- nous donne une tendance à la réponse de la problématique..
Abordons l’analyse documentaire qui constitue le pivot de la bonne marche de la recherche de documents. Cest la plupart du temps le descripteur ou le mot-clé qui servira de critère premier à la recherche du document, il se doit donc d’être le plus fiable possible. Une lecture efficace du document aura été indispensable pour le reconnaître et le choisir du moment que les objectifs ont été clairement définis ; puisque l’information est considérée comme l’une des composantes de l’entreprise,une analyse et une évaluation des besoins en information s’imposent, mais c’est là un autre objectif.
Pour prendre connaissance du document, quel que soit son volume ( ANNEXE 12 , page 88 Rapports, Etudes, Enquêtes ) la solution adaptée s’oriente vers une lecture non pas systématique, ni sélective, mais associative, d’une manière calquée sur internet et ses liens .
La réponse à la question devient une nouvelle question et permet de référencer d’autres sources. Le métier de documentaliste, auparavant en « bout de chaîne » évolue maintenant vers l’amont, tendant à le rendre indispensable et permettant de ce fait aux demandeurs de se consacrer entièrement à leur tâche.
Cependant revient une question récurrente : comment se fait-il que nous ayons besoin de quelqu’un alors que tout est à portée de main et à disposition ?
L’informatisation ne règle pas tout, et révèle sa propre incomplétude comme en témoigne le schéma ci-après

Mode opératoire

Au risque nous répéter, la machine ne fait pas tout, il s’agira de concevoir un mode opératoire pour la recherche de documents avec gestion informatisé, documentaliste en place ou pas. Gagner du temps en recherche implique d’en passer en préparation. Tout comme la rentrée des données, la conduite d’une recherche documentaire nécessite une rigueur méthodologique . Définir le contexte et le but de la recherche, Sélectionner les mots-clés ou descripteurs
Choisir les documents et relever leurs caractéristiques pour les localiser sur les rayonnages (cote ainsi que titre, auteur, nature, date de parution,numéro)
Le mode opératoire doit faciliter la relation entre l’homme et la machine.

Modalités de fonctionnement

L’enjeu ici est la viabilité du système car en période de mutation technologique et en présence de nouveaux outils demeure la croyance que c’est la technique qui est défaillante en cas de problème d’où l’idée de résolution de tous les problèmes avec l’informatique, notamment de la communication.
Cependant les mêmes contraintes ressurgissent : analyse, gestion, mise en forme, exploitation qui nécessitent une coopération accrue.

CONCLUSION

« Demandez et l’on vous donnera ; cherchez et vous trouverez » Evangile selon Saint-Matthieu, VII, 7. Le stage en entreprise permet de faire le lien entre la formation et la réalité du terrain.
D’autre part la réflexion menée sur la problématique m’a fait prendre conscience de l’importance du traitement de l’information en entreprise et de la nécessité d’une fonction documentaire voire d’une fonction information. Cependant le temps imparti limite la démarche, et le fait de ne pas avoir d’ordinateur attitré m’a handicapée quelque peu. J’aurais souhaité approfondir la proposition ACCESS notamment. Une suggestion : celle d’intégrer le stage pendant l’année universitaire de manière à pouvoir progresser d’une manière parallèle dans la théorie et dans la pratique

Table des matières
Remerciements 
INTRODUCTION 
I LE CONTEXTE 
1. LE MEDEF
1.1. Présentation
1.2. Le GPA Formation
2. LE STAGE
2.1. Présentation et objectif de la mission
2.2. Problématique
II L’ETAT DES LIEUX 
1. LE FONDS DOCUMENTAIRE
1.1. Medef Nord Pas de Calais
1.2. Medef National
2. LES ACTEURS
2.1. Besoins
2.2. Attentes
3. LES STRUCTURES REFERENCES
3.1. Visites
3.2. Visites virtuelles et téléphoniques  …/…
III L’ESPACE DOCUMENTAIRE 
1. LA GESTION DU FONDS DOCUMENTAIRE
1.1. Langage documentaire
1.2. Outil informatique
2. LE FONDS DOCUMENTAIRE
2.1. Gestion classique
2.2. Gestion Electronique des Documents
3. LA PROBLEMATIQUE
3.1. Mode opératoire
3.2. Modalités de fonctionnement
CONCLUSION 
BIBLIOGRAPHIE 
ANNEXES 
Sigles et abréviations

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