La fréquentation de la CD du CUEEP 

La démarche d’observation

La première approche a été une observation ouverte : nous avons voulu considérer le fonctionnement du CUEEP, comprendre la culture d’établissement. Notre participation au quotidien de la Cellule Documentation du CUEEP, notamment en assurant la permanence seule, à plusieurs reprises, a constitué une phase d’imprégnation.

Les procédés employés

La nécessité première qui s’est imposée a été de connaître les besoins et les attentes des usagers à la Cellule Documentation. Après avoir cerné les caractéristiques du Département Sciences de l’Education (dont les étudiants constituent l’un des publics de la Cellule Documentation du CUEEP), deux méthodes parallèles ont été utilisées : un questionnaire écrit à destination des étudiants et un entretien oral avec quelques enseignants.
Le questionnaire (voir annexe 6), volontairement très court, était destiné à être renseigné sur place : les étudiants disposent de peu de temps. Par ailleurs, il semblait difficile de dégager un «échantillon» de personnes utilisant la CD avec une régularité suffisante ; l’observation clinique s’est donc révélée impossible. Le choix du questionnaire présentait l’avantage d’un gain de temps.
La conception de ce questionnaire a été relativement rapide : l’objectif recherché était de vérifier comment la CD du CUEEP était perçue, comment les étudiants complétaient leurs recherches documentaires et dans quels lieux. L’anonymat a rendu impossible tout échange ultérieur ou toute précision.
L’étape suivante a été d’interroger des enseignants. Parmi les 21 du Département des Sciences de l’Education, six (sélectionnés en fonction de leur matière d’enseignement) ont été sollicités par courrier électronique. Quatre ont accepté d’être «interviewés» et un seul a répondu par mél. Est-ce une conclusion rapide que de penser que l’outil électronique n’est pas encore en vogue parmi les enseignants du Département ? Ces entretiens avaient pour but de connaître les prescriptions de lecture données aux étudiants, d’observer l’implication des enseignants dans le fonctionnement de la CD et de définir leur position face à la création d’un outil électronique. Ces entretiens ont été réalisés à l’aide d’une grille (voir annexe 7) et ont été enregistrés.

Les avatars d’un projet : de l’outil à l’humain

Ils ont révélé que les orientations de lecture par les enseignants se font davantage sur des indications de noms d’auteurs et de titres d’ouvrages que des thèmes d’étude ; les étudiants achètent les quelques livres qui reviennent de manière récurrente sur les bibliographies transmises en début d’année.
Ils nous ont permis de mieux cerner le public formé par le Département Sciences de l’Education. Nous pourrions qualifier les enseignants «d’usagers par procuration» de la Cellule Documentation du CUEEP. A ce titre, les renseignements qu’ils nous ont apportés nous ont aidée à comprendre les attentes des étudiants. (Tous nous ont autorisée à reproduire leurs propos, nous préférons cependant utiliser un pseudonyme).

Présentation générale du Département

Le Département Sciences de l’Education propose des cursus de formation du niveau Bac au niveau Bac + 5. Il accueille, pour le DUFA, des formateurs d’adultes exclusivement, et pour les autres diplômes, tous publics.
Il dispense des enseignements dans des domaines très variés allant de la sociologie, de la pédagogie générale, de l’économie, de la législation (en revanche, pas de cours d’histoire des institutions éducatives, d’étude des systèmes éducatifs, comme dans le cursus de l’UFR des Sciences de l’Education de l’université de Lille III, destiné à la formation initiale). Les Sciences de l’Education réunissent donc plusieurs sciences ou disciplines, construites autour de la question de l’éducation. Au CUEEP, plus précisément, elles rassemblent des domaines se rapprochant de la formation d’adultes.

Les projets professionnels des étudiants

Selon le professeur 1, «Les étudiants en formation continue, les publics adultes qui ont quitté l’appareil scolaire et qui font partie de la population active viennent valider ici des compétences acquises ou ont un projet de reconversion. La stratégie des étudiants est de trouver une insertion professionnelle dans les métiers de la formation continue comme intervenant pédagogique ou comme conseiller en formation. Certains, aussi, viennent dans le but d’obtenir un diplôme national qui leur permettra de préparer des concours ou d’aller à l’IUFM».

Les difficultés des étudiants, en documentation

Les enseignants que nous avons rencontrés ont insisté sur deux principaux problèmes rencontrés par les étudiants :
D’abord, le temps de présence très ramassé sur le lieu de formation (les enseignements étant presque systématiquement regroupés sur une même journée, pour favoriser la jonction : activités professionnelles et études) ne donne pas de moments libres pour la recherche documentaire ;

Les avatars d’un projet : de l’outil à l’humain

Ensuite, notamment en début de cursus, en cas de reprise d’étude après une longue période d’interruption, la fréquentation d’un centre de documentation n’est pas acquise.
Nous citons les extraits des entretiens que nous avons eus avec le professeur 2 : «/.a lecture est un gros problème, parce que les étudiants ne sont pas habitués à lire, ils lisent peu, ils sont très vite rebutés par un vocabulaire spécialisé, même si on leur donne des choses assez simples, surtout au début, tout à fait au début. Au démarrage, c’est vraiment très laborieux. Vous ne pouvez pas faire un Bac + 3 sans avoir un minimum de choses à lire, mais c’est laborieux. Cela dit, c’est une bataille, moi, les bibliographies, c’est 10, 12 livres, jamais plus, et il y en aura 1 ou 2 qui seront lus.» et avec le professeur 3 : «Le public accueilli ici est un public spécifique d’adultes, adultes salariés ou en demande d’emploi, peu disponibles. Le DESS, c’est un jour par semaine ici, le reste du temps, ils sont au travail. Ils ont peu de temps disponibles pour aller dans d’autres centres documentaires. Ils lisent peu.
Ils ont un rapport à la lecture difficile. Ils veulent avoir le maximum d’informations en un minimum de temps. Comment faire ? Le Web ? Mais combien l’ont ? Ils veulent un maximum de références et de documentation pendant le temps où ils sont physiquement présents ici».
Les étudiants formés par le Département Sciences de l’Education du CUEEP sont donc majoritairement des adultes en situation de reprise d’études, qui disposent de peu de temps.
Sont-ils si différents des autres étudiants ? Marc Guillaume rappelle quand même : «tous ceux qui ont quelque expérience de l’enseignement universitaire savent que les étudiants qui lisent quelques livres chaque année pour leurs cours sont déjà rares et que les bibliothèques sont le plus souvent très suffisantes pour assurer une bonne formation.»
La documentation n’est sans doute pas l’accompagnement obligé de toute formation, elle est une activité choisie et parallèle. Au CUEEP, elle se cantonne peut-être aux prescriptions des enseignants. Le propos est sans doute à nuancer, mais il semble que les choix de lecture sont liés aux études, pour des travaux obligatoires, évalués par les enseignants.
En analysant les réponses des étudiants au questionnaire transmis, nous avons pu comprendre l’usage de la Cellule Documentation du CUEEP.

Les usagers

Il nous a semblé utile de prévoir un «détour» vers les usagers de la Cellule Documentation, avant de nous intéresser directement au fonds documentaire du CUEEP et donner ainsi raison à Michel Remize «A quoi bon entretenir un fonds d’information qui n’est que très épisodiquement consulté ? Mieux vaut étudier le profil de ses utilisateurs, connaître leurs besoins et leur fournir sur mesure les éléments voulusy>. Cette étape constitue une analyse des besoins, exprimés par les étudiants et leurs enseignants.

Typologie des usagers

La CD du CUEEP accueille trois catégories d’usagers :
■ les étudiants,
■ les enseignants,
■ les permanents (conseillers en formation, responsables de centre ou de département, ingénieurs en formation) chargés de l’ingénierie de la formation.
Pour rester dans l’intitulé de la mission, nous n’avons retenu que l’étude des besoins documentaires des étudiants.
Durant cette année universitaire, 300 personnes sont inscrites à la CD, c’est-à-dire qu’elles ont emprunté au moins une fois. Le logiciel utilisé pour la gestion des prêts ne permet pas de discriminer les usagers en fonction de leur statut : étudiants, enseignants, professionnels.
Il est cependant probable que la moitié des 499 étudiants inscrits en Sciences de l’Education est inscrite à la CD. Quant aux étudiants qui fréquentent la CD sans emprunter, il n’est pas possible de les comptabiliser.

La fréquentation de la CD du CUEEP

Le prêt représente la moitié des demandes des usagers (13/26 viennent pour rendre ou emprunter un ouvrage). La deuxième raison de fréquentation de la CD est la consultation (8/26).
Le temps moyen passé à la CD est majoritairement court (moins d’une demi-heure : 14/26 ; entre une demi-heure et une heure : 7/26 ; plus d’une heure : 5/26). Ceci corrobore notre observation globale : les étudiants ont peu de temps à consacrer à la CD (ils viennent parfois entre deux cours). La CD est rarement un lieu de travail personnel ou de groupe.
Les autres ressources documentaires indiquées
Les étudiants, dans une grande majorité, connaissent d’autres ressources documentaires, que nous avons classées comme suit.

Les usagers face au support électronique

20/26 ont déjà utilisé l’Internet. Donc… 6/26 n’ont jamais utilisé l’Internet.
Nous avons bien conscience que 10 % d’une population ne permettent pas d’avoir des jugements définitifs. Mais les résultats de ce questionnaire nous incitent à nous interroger sur la culture nécessaire du public pour accéder à un Intranet. Il ne s’agit pas seulement de réfléchir à un équipement technologique et de laisser des ordinateurs à disposition des étudiants, mais de prévoir une phase d’accompagnement, ainsi que le préconise Bertrand Calenge «Le retour au lecteur amène aussi à s’interroger non sur la richesse des informations ou sur les prouesses techniques des réseaux, mais sur les conséquences sociales de cette forme d’accès à l’information, à la fois en termes de moyens techniques des personnes et des démarches intellectuelles que leur utilisation requiert.». Cet aspect mérite d’être souligné.
Les enseignants, eux-mêmes, ont conscience de cette barrière : pour le professeur 3 : «15 % des étudiants seulement ont accès au Web [à leur domicile]. Nous faisons en sorte que les étudiants qui n’ont pas accès au Web ne soient pas pénalisés.».
Or, la Cellule Documentation du CUEEP n’est pas équipée de matériels informatiques à destination des étudiants. L’accès à d’autres supports de documentation que l’écrit (cédéroms, Internet) n’est pas prévu à la CD (il est prévu dans les salles informatiques, donc délocalisé par rapport à la CD).
Pour la documentation, entre le document papier et l’Intranet, pourrait (devrait ?) s’intercaler une période intermédiaire pour les usagers : la consultation en réseau du fonds documentaire de la CD, comme annoncé dans l’annexe 9 : « et bientôt avec la documentation en réseau… ».

Les «prescripteurs»

Pour mieux cerner les besoins des usagers, nous avons pris contact avec leurs enseignants.

Les ressources documentaires conseillées

Les renseignements concernant les prescriptions documentaires sont assez peu exploitables : comment apprécier la facilité pour les étudiants de se procurer les ressources documentaires proposées ?
Deux tendances sont à souligner : d’abord, les enseignants transmettent aux étudiants de larges extraits des ouvrages dont ils recommandent la lecture. Le professeur 2 indique «Oui, le budget «photocopies» du Département est impressionnant». L’enseignant prend l’option de fournir aux étudiants les ressources dont ils ont besoin. Rendre l’usager autonome dans sa recherche documentaire pourrait commencer dans les cours…
Ensuite, la Cellule Documentation du CUEEP n’est pas toujours valorisée par les enseignants. Les prescriptions documentaires dans leur détail sont rarement transmises aux documentalistes. Le professeur 3 regrette que la CD «ne soit pas organisée, pas structurée pour recevoir le public. Ce qui est là n’est pas disponible, souvent pour des raisons d’accès : heures d’ouverture, petit local, problème de personnels pour pouvoir assurer un service de qualité.» Le professeur 4 est plus sévère en disant «je n’envoie plus les étudiants à la CD.
C’est toujours fermé. On ne trouve pas ce qu’on cherche.» et le professeur 1 ajoute «Les étudiants se plaignent des horaires d’ouverture mal adaptés».
En conséquence, les enseignants suggèrent d’autres ressources documentaires. Tous ont cité la Bibliothèque Universitaire de Villeneuve d’Ascq (mais selon les professeurs 3 et 4 «Les étudiants n’y vont pas. C’est trop loin.») ou d’autres structures du Collectif : le C2RP, le CDDP. Voilà ce qui peut expliquer la connaissance qu’ont les étudiants des autres centres de documentation.

Les «armoires privées»

Chacun des enseignants rencontrés dispose d’une bibliothèque constituée de documents acquis par l’institution. Comment, dès lors, envisager le recensement de ces documents, pourtant prêtés aux étudiants, dans le cadre du répertoire des ressources ? L’objectif de localiser où se trouvait l’information au CUEEP risque d’être difficile à atteindre ; les «armoires privées» ou «bibliothèques personnelles» étant une tradition acceptée par tous, y compris par les documentalistes.
A la question : Avez-vous vos propres ressources documentaires ? Pourquoi ? Les prêtez vous ?, le professeur 1 apporte la réponse suivante : «Oui, j’ai même deux centres de doc : un centre personnel à mon domicile. Un centre ici : il y a des ouvrages et des revues. Si je devais partir, ça resterait là. Des ouvrages que je consulte moi-même et très souvent en réponse à des demandes pointues d’étudiants, je ne les utilise pas pour ma préparation de cours et je prête des ouvrages, […].Donc je n’ai pas d’hésitation, je ne tiens même pas la liste, je suis assez au fait de ce que je prête».
Question : Vous n’avez aucun ouvrage de la Cellule Documentation ici ?
«Tout est au Centre de doc. Tous ces ouvrages sont payés par l’institution. Pourquoi je les stocke là ? Je les prête aux étudiants. Je stocke ici tout ce qui me concerne. C’est un accord. J’accepte de les prêter aux étudiants. C’est accepté que ce soit moi qui les stocke.»
Et le professeur 3 enchérit «Oui, ma documentation est prêtée aux étudiants selon un système personnel [des notes manuscrites sur le sous-main !]. Ces livres ne concernent que moi. En les gardant ici, je ne pense pas léser d’autres personnes.»
Marie-Christine, documentaliste, n’est pas dupe et nous a dit : «J’envoie les étudiants vers les enseignants, sans savoir ce qu’il y a dans les fonds d’armoires. J’ai demandé la restitution de certains ouvrages. Les armoires perso sont aussi des ressources possibles»
La pratique, que l’on pourrait qualifier de «thésaurisation informationnelle», des enseignants pose la question du fonctionnement même de la Cellule Documentation dans son rôle envers les étudiants. Le professeur 3 conclut : «Quelque part, on [les enseignants] fait en partie le travail de documentaliste dans notre matière».

Premier retour sur l’outil

Le profil des usagers que nous venons de brosser doit aussi nous servir pour identifier les entrées possibles du répertoire électronique. En cela, nous rejoignons les recommandations de Fabrice Forest, Philippe Mallein et Jacques Panisset11 «Les concepteurs doivent prendre en compte les techniques et les pratiques existantes des usagers, […] pour assurer un usage cohérent et durable au service innovant dans son contexte d’utilisation.»
Rappelons que les renseignements du répertoire papier (voir annexe 5) sont : Présentation du centre de documentation (nom, adresse, nom du responsable, nom du correspondant du Collectif, composition du service).

La présentation d’un centre de documentation

Quelles sont les entrées d’interrogation qui sont nécessaires aux usagers ?
S’il est évident que les entrées par nom de centre de documentation et par siqle devront être prévues, il nous paraît nécessaire de prévoir une interrogation par jour d’ouverture (certains étudiants ne pouvant consacrer qu’une journée par semaine à leurs études : «Présent au CUEEP le lundi, où puis-je aller me documenter ce jour-là ?»).
Il serait judicieux de prévoir une interrogation par type de structure : bibliothèque universitaire, association, bibliothèque publique, documentation interne d’une entreprise.
Ceci nécessite de dresser une typologie des centres, ce qui n’existe pas sur le répertoire papier. Ceci supposera sans doute un changement d’habitude pour les étudiants (par exemple, l’information récente sur la formation professionnelle des Travailleurs Handicapés se situe plus probablement dans une ALE ou à la CRAM, à la documentation de la COTOREP plutôt que dans une bibliothèque universitaire).
Cette entrée serait notamment utile dans une recherche multicritères. Bien évidemment, les noms de responsable, noms du correspondant du Collectif et composition du service ne constitueront pas des critères d’interrogation. Ces indications sont-elles indispensables pour un produit s’adressant aux usagers ?
En revanche, les étudiants pourraient être intéressés par une information sur les ouvertures en période de vacances universitaires. Cette rubrique pourrait être prévue, sans constituer un critère d’interrogation.
«Puisque Villeneuve d’Ascq, c’est loin», un critère d’interrogation devrait porter sur la ville. La localisation est un facteur important dans la recherche documentaire. La réflexion sur les autres entrées à prévoir nous a amené à rencontrer les documentalistes des centres de formation, initialement pour collecter des renseignements sur la composition des fonds documentaires, puis rapidement, pour appréhender les résistances et les craintes face à un outil électronique de recensement des ressources documentaires régionales.

La méthodologie

Nous voulions d’abord nous intéresser aux aspects purement documentaires : langage, fonds, thésaurus. Ce fut un temps plus technique, qui, bien que facilité par notre connaissance des Sciences de l’Education, a été trop peu important pour porter ses fruits.
En effet, les aspects humains dans le projet nous ont semblé plus intéressants. Nous reconnaissons volontiers que notre compétence pour appréhender les subtilités des différents langages documentaires était (est) encore balbutiante… C’est seulement lorsque nous avons compris à la fois l’attente des étudiants et la composition du fonds documentaire du CUEEP qu’une visite presque systématique des centres de documentations régionaux a été effectuée. Toujours précédés de la consultation du site Web ou d’un repérage incognito, lorsque c’était possible, les entretiens se sont déroulés sans questionnaire préétabli.
Pour tenter de cerner les fonds documentaires, nous avons sollicité la liste des abonnements aux revues, un exemplaire des produits documentaires réalisés (revues de presse, dossiers thématiques) et le plan de classement. Nous souhaitions avoir le maximum d’informations sur les thèmes des fonds, la nature des documents et les langages documentaires utilisés. Mais c’est en portant notre intérêt sur les produits non indexés et sur les publics destinataires que nous avons dégagé les spécificités de chacun.
Notre démarche, pourtant axée sur un projet d’une réalisation technique, a pu être un élément déclencheur d’une demande de reprise des échanges entre membres du Collectif (une réunion du Collectif a été organisée lors de notre stage, lors de laquelle nous avons exposé notre approche du projet).

Le fonds documentaire de la CD

L’étape suivante a consisté à analyser le contenu du fonds documentaire du CUEEP (notamment par les pratiques d’indexation) pour considérer ensuite son paysage documentaire (principalement à travers le Collectif), avec en filigrane la question du langage de description.
En effet, pour trouver une information et comprendre où elle se situe, il est préférable de savoir comment elle est classée. Se documenter, c’est aussi déchiffrer le langage utilisé par les documentalistes pour traduire les documents. Interroger un système documentaire, c’est donc assimiler le «langage de commande» : les descripteurs du thésaurus.
Tout système documentaire n’est utile que pour mettre en relation des demandes avec des documents susceptibles de transmettre l’information recherchée ; il met des utilisateurs en relation avec des documents. La pratique du «métalangage» constitué par le thésaurus et utilisée par les documentalistes pour indexer permet de sélectionner l’information. Michel Remize rassure les documentalistes en disant «pour rechercher, traiter et diffuser de l’information, les principes de la documentation sont toujours d’actualité. Derrière les nouveaux concepts Intranet, portail, knowlegde management, les techniques documentaires sont tout simplement indispensables. Un plan de classement ou un thésaurus, ça ne s’invente pas». Le projet de répertoire électronique s’inscrit dans cette affirmation.
Nous avons alors d’abord défini la documentation du CUEEP avant de nous intéresser à celle des autres organismes.

Table des matières

REMERCIEMENTS 
SOMMAIRE 
INTRODUCTION 
Fiche d’identité du CUEEP
PREMIERE PARTIE – LES AVATARS D’UN PROJET : DE L’OUTIL A L’HUMAIN 
Chapitre I : L’objet de la mission 
1. Préalable
2. Analyse de la demande
3. Délimitation de l’axe de recherche
4. Le langage commun
5. Evolution de la problématique
Chapitre II : La démarche d’observation 
1. Les procédés employés
Chapitre III : Le département «Sciences de l’Education» 
1. Présentation générale du Département
2. Les projets professionnels des étudiants
3. Les difficultés des étudiants, en documentation
Chapitre TV : Les usagers 
1. Typologie des usagers
2. Dépouillement du questionnaire
La fréquentation de la CD du CUEEP
Les autres ressources documentaires indiquées
Les usagers face au support électronique
3. Les non-usagers
4. Les «prescripteurs»
Les ressources documentaires conseillées
Les «armoires privées»
Chapitre V : Premier retour sur l’outil 
La présentation d’un centre de documentation
DEUXIEME PARTIE – DE L’HUMAIN AU VIRTUEL ? 
Chapitre VI : La méthodologie 
Fiche d’identité de la Cellule Documentation
Chapitre VII : Le fonds documentaire de la CD 
1. La composition du fonds
2. Les descripteurs non utilisés
3. Les documents non indexés
4. Les descripteurs non expliqués
Chapitre VIII : Les documentalistes du CDEF 
1. Les attentes des documentalistes face au Collectif
2. Les réseaux verticaux
3. Les destinataires du répertoire électronique
Chapitre IX : L’aspect anthropologique du projet 
1. L’élément humain
2. Les résistances avouées
3. Les limites d’un langage commun
4. Le rôle des documentalistes face à l’outil électronique
Chapitre X : L’ouverture vers d’autres ressources documentaires 
1. Les ressources similaires
2. Les conditions
3. Les autres centres de documentation
TROISIEME PARTIE – «L’E-DOCUMENTATION» 
Chapitre XI : La documentation à distance 
1. La formation à distance
2. La médiation humaine dans la documentation à distance
3. Proposition de définition de «l’e-documentation»
Chapitre XII : Parallèle entre documentaliste et enseignant 
CONCLUSION 
BIBLIOGRAPHIE 
SIGLES UTILISES 
ANNEXES

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