La direction chargée de l’administration du Réseau d’agents

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Structure organisationnelle

On peut classer la structure des directions existantes comme suit :

La Direction générale

En tant que premier responsable de la compagnie, la direction générale joue un rôle très important :
-la nomination des agents à un poste
-il assure la communication d’informations aux membres du conseil d’administration et aux actionnaires;
-il assure les relations de la compagnie avec les organismes professionnels ; -il détermine les orientations de la compagnie et fixe la politique générale.

La Direction Financière et du personnel

Elle est crée pour marquer davantage l’importance essentielle de la dimension humaine du management par une gestion systématique et prévisionnelle. Elle poursuit l’amélioration de la gestion administrative ou institutionnelle « service du personnel » ; elle assume en même temps les fonctio ns décisives de communication interne, d’animation et de formation.
Cette direction s’intéresse à l’évaluation des produits tels les assurances automobiles, maritimes, retraites complémentaires. Elle participe activement à la formation de l’encadrement du personnel dans la maîtrise des principes et des mécanismes de techniques d’assurances, de tarifications,…

La Direction Chargée de l’administration du Réseau d’agents

. En collaboration prépondérante avec la direction financière et du personnel et selon leur mission spécifique, ces départements conjuguent leurs efforts pour atteindre et systématiser l’évaluation des produits afin d’affirmer davantage leur adéquation aux besoins de la clientèle. A cet égard, le service de département Système d’Information joue un rôle important dans ’ensemble des études nécessaires à la maîtrise du marché national et àal compétitivité des produits de la compagnie. Ils sont appelés toujours avec la coopération de la direction chargée de l’exploitation à développer les fonctions de prévention, de sécurité et de conseil autour du sinistre afin de promouvoir le caractère prioritaire de l’activité du service.

La Direction Générale Adjoint Chargé de l’Exploitation

Dans la poursuite de l’amélioration de l’organisation, de la normalisation et de la standardisation de la gestion ainsi que de la décentralisation, cette direction est là afin de conduire à terme l’étude, la formalisation, l’application des différents procédés, procédures et ligne de conduite nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Réseau de distribution

Le logotype

C’est un sigle ou symbole graphique qui représente un produit et qui se caractérise par une charte, couleur. ARO a comme logo de couleur verte qui marque l’espoir.
Le personnel a compris qu’avec leur solidarité, collaboration ainsi qu’avec la solidarité financière, il peut beaucoup se développer sur le plan technique, financière et prêt à affronter les concurrents ainsi qu’elle s era une espérance pour le public, espoir d’être protégé,… Elle a comme logo de forme « fer à cheval » ils ont considéré que sur le marché toutes les entreprises sont en compétition et dans un marché de système concurrentiel, toutes entreprises non performantes sont vouées à disparaître. Ils ont choisi le fer à cheval, preuve qu’ils sont prêts à faire une course et d’obtenir le premier rang.

Slogan et banderole

Pour le slogan, il est de notoriété publique : « Votre sécurité, c’est notre métier » ; mais depuis son 30ème anniversaire en 2005 son slogan est « Vivre et entreprendre avec sérénité »ceci signifie en malgache « Miaina sy mihary ivohon’ny vato ».
Dans le cadre des participations de la compagnie aux activités créatives, sportives et culturelles, il y a le « sponsoring et mécénat ». L a compagnie propose sa banderole en contre partie de l’aide qu’elle fournit à titre de publicité à des manifestations.
ARO a comme objectif général de disposer d’un flot de réseaux pour être présent là où le client se trouve. Elle a reparti dans tout le territoire national le réseau de vente. Elle distribue ses produits à travers des agences générales et des agences directes, comprenant neuf (9) directions régionales et six (6) bureaux directs.

LA FORMATION DU CONTRAT D’ASSURANCE

L’opération des assurances repose sur le risque. Le risque est soit un évènement futur, incertain et ne dépendantpas exclusivement de la volonté de l’assuré (exemple : le risque incendie); soit un évènement certain mais dont la date de survenance est inconnue, imprévisible (exemple : le risque décès ; la réalisation de ce risque est certain mais la date de survenance est inconnue).
Le but essentiel de l’assureur est de faire supporter les conséquences de la réalisation d’un risque ; ce règlement est opéré àl’aide de cotisation versée par l’assuré. Avant de donner une définition au contrat d’assurance, relevons les éléments essentiels d’une opération d’assurance.
L’assuré : est la personne dont les biens ou sa personne sont exposés au risque couvert.
La prime : correspond à la contribution que l’assuré doit verser à l’assureur en contre partie de la garantie accordée par l’assureur.
La réalisation du risque : c’est le sinistre.

La prestation ou indemnité : est la somme versée par l’assureur à l’assuré pour réparer un préjudice résultant d’un sinistre (remboursement après sinistre). L’assureur : s’assimile à la compagnie d’assurance qui s’oblige à indemniser en cas de réalisation du risque.

La proposition d’assurance

Ce document a pour but de renseigner l’assureur sur la nature exacte du risque et c’est à partir de celle-ci qu’il acceptera ou refusera de garantir les risques.
Elle se présente sous forme d’un imprimé que l’assureur remet à l’éventuel souscripteur. Au moyen de certain nombre de question, le futur assuré décrit le risque qu’il veule faire garantir. Enfin, il le signe et le remet à l’assureur.
Dans la pratique, l’assuré éventuel signe les conditions essentielles du contrat qu’il désire, le chiffre de la valeur assuré,….
De son côté, l’assureur peut accepter la proposition ou la refuser.
La proposition d’assurance n’engage ni l’assuré ni l’assureur. Aucune des parties n’est tenue par cette proposition avant l’acceptation de l’assureur.
Avant l’établissement des contrats, il y a lieu d’informer l’assureur sur les risques qu’il est susceptible de couvrir. La proposition est une sorte de questionnaire tenu par l’assureur et où figurent tous les éléments qui lui permettent d’accepter ou de refuser en toute connaissance de cause un contrat et d’appliquer un tarif équitable.

Le proposant peut changer d’avis, aussi l’assureur peut refuser le risque quand il constate certaines anomalies. Une fois le contrat établi, l’assuré sera engagé par ses déclarations.
Il faut donc veiller à ce que le proposant remplisse le questionnaire avec beaucoup d’attention et en toute sincérité. En cas de litige, la proposition constituera une pièce justificative très importante du dossier. Elle contient en fait la déclaration de risque.
Pour chaque affaire, le producteur devra préciser : « Quels sont les risques propres à celui-ci ? »
Le producteur a donc le devoir d’attirer l’attention du proposant sur l’importance de ses déclarations.
Il doit également apporter à la compagnie tout complément d’information sur :
-la matérialité du risque ;
-les antécédents :
Y a-t-il eu des risques ?
Y a-t-il eu réalisation ou refus d’assurance de la part des autres assureurs ?
La moralité et la solvabilité du proposant.
Si jusqu’ici, en effet la compagnie a vécu une situation de leader désormais, elle a à faire face aux exigences de changement de l’environnement économique malgache. Autrement dit, effectuer une introspection, c’est afin de se confectionner une nouvelle image de marque qui devrait soutenir sa position de leader actuel par rapport à ses concurrents.
L’acceptation de la proposition entraîne la formation du contrat. Le contrat n’est formé qu’à la signature ou encore après le paiementde la première prime.

Le contrat

Le contrat d’assurance est « une conve ntion par laquelle une partie de l’assuré s‘engage à payer une prime ou cotisation pour lui ou un tiers, en cas de réalisation du risque, l’assureur s’engage à l’indemniser » 1.
Le contrat d’assurance s’établit au moyen de l’écriture nommé « police » ou à l’aide d’une pièce provisoire « Note de Couverture Provisoire».
Note de Couverture Provisoire (NCP):
La note de couverture est un document constatant l’existence d’une garantie provisoire en attendant l’établissement de la police d’assurance. Elle permet à l’assuré d’être immédiatement garanti sans attendre la rédaction définitive de la police.
La NCP n’a plus d’effet dès qu’elle est remplacée par la police. Faute d’accord définitif, la NCP n’est alors que la preuve d’un accord temporaire dont la durée maximale de validité est expressément prévue et à ’expirationl de laquelle la garantie prend automatiquement fin.

La raison d’être de ce document se com prend dans la mesure où l’assuré dans certains cas souhaite être rapidement couvert.
Par la note de couverture, l’assureur garantit immédiatement le risque de l’assuré mais à titre provisoire.
La note de couverture provisoire permet de trouver la date à laquelle les effets du contrat prennent leur point de départ. Elle constitue la preuve provisoire du contrat définitif.
Quand on modifie le contrat existant, la pièce qui constate cette modification est appelée « avenant ».

Durée de contrat

Les parties fixent librement la durée du contrat. La durée de la garantie est fixée par la police ; les contrats d’assurance sont généralement passés pour une durée déterminée d’un an.
Certaines polices sont établies pour une période très courte ; exemple pour la durée d’un voyage, pour le temps nécessaire à un transfert donné ; on les appelle des polices temporaires. Elles prennent fin automatiquement à l’expiration du terme prévu.
La durée du contrat doit être mentionnée en caractère très apparent dans la police ; ceci afin que l’assuré soit bien prévenu du temps pendant lequel il devra exécuté son obligation de paiement des primes et surtout pour les contrats qui se renouvellent automatiquement par tacite reconduction.
La tacite reconduction est le renouvellement automatique d’un contrat d’assurance si l’assuré n’a pas expressément manifesté son désir de résilier le contrat.

Il doit y avoir une insertion dans la police d’une clause expresse prévoyant que par accord tacite des parties, il y aura reconduction du contrat. Toutefois, l’article 25 du code des assurances stipule que le contrat doit mentionner que la durée de la tacite reconduction ne peut en aucun cas être supérieure à une année. Cette tacite reconduction est utile pour les deux parties :
-Pour l’assuré qui risquerait brusquement de se trouver sans garantie s’il a oublié la date d’expiration de son contrat ;
– Pour l’assureur qui peut perdre la gestion d’un contrat (retenir sa clientèle). Toutefois le contrat peut être résilié avant son terme.

Résiliation du contrat

Les circonstances entraînant la résiliation du contratsont limitativement prévues par la loi ou le contrat. La loi stipule que la partie qui veut résilier doit prévenir l’autre au moins un mois avant l’expiration de la période en cours par une lettre recommandée. Le délai de préavis présente un caractère impératif. Comme la résiliation peut intervenir en cours d’année, la législation impose à l’assureur de rembourser la partie de prime ou de cotisation correspondant à la période pendant laquelle la garantie n’aura pas courue, cette période est calculée et à compter de la date d’effet de la résiliation.
Le paiement d’une indemnité de résiliation ne dépase pas la moitié d’une prime ou d’une cotisation annuelle.

Droit pour l’assuré ou le souscripteur de résilierla police

L’assuré ou le souscripteur peut résilier la police :
-en cas de disparition de circonstance aggravant le risque si l’assureur ne consent pas à la diminution de la prime correspondante ;
-en cas de retraite professionnelle ou cessation définitive d’activité professionnel. Pour ces deux cas, l’assureur doit rembourser à l’assuré la portion de la prime correspondante à la période pendant laquelle la garantie n’a pas courue.

Droit pour l’assureur de résilier la police

L’article 27, alinéa 02 stipule qu’en cas de sinistre répétitif ou en cas de mauvaise fois de l’assuré, l’assureur peut résilier le contrat. Il doit alors restituer à l’assuré les portions de prime afférentes à la période pour laquelle les risques ne sont plus garantis.
Quand les risques s’aggravent,si l’assuré refuse le nouveau taux de prime résultant à cette aggravation, l’assureur a la faculté de dénoncer le contrat en remboursant la fraction de prime correspondant à la période de la garantie non courue.
En cas de non paiement de la prime, la résiliation peut survenir 40 jours après l’envoi de la lettre recommandée de mise en demeure.

Autres cas de résiliation

-En cas de faillite ou liquidation judiciaire du souscripteur ou de l’assuré ;
-En cas de transfert de propriété de la chose assurée à l’héritier ou à l’acquéreur. La portion de prime correspondante à la période pendant laquelle le risque n’aura pas été couru doit être remboursée par l’assureur pour les deux cas précités.
*Condition de validité d’un contrat d’assurance
La formation d’un contrat d’assurance obéit aux règles générales de formation de contrat. Il doit remplir les 4 conditions suivantes par sa validité :
· le consentement de la partie qui s’oblige ;
· sa capacité de contracter ;
· un objet certain qui forme la matière de l’engagement ;
· une cause licite.
* Conclusion du contrat
Le contrat d’assurance n’est conclu qu’après :
· l’acceptation de la proposition d’assurance par l’assureur ;
· la remise d’une note de couverture ;
· la conclusion définitive du contrat d’assurance.

Modification du contrat

Les modifications intervenant au cours d’un contrat d’assurance sont fréquentes. L’assuré doit toujours prévenir son assureur lorsqu’un risque subit une aggravation modifiant les conditions dans lesquelles l’assureur s’est engagé à fournir sa garantie.
Les modifications apportées au contrat sont relatives dans un avenant. Cet avenant n’est utilisé que comme preuve du contrat modifié, signé par l’assureur et l’assuré.
On peut modifier le contrat en cas de:
· la diminution ou aggravation du risque ;
· l’extension de garantie ;
· le transfert de propriété ;
· la suspension reprise ou résiliation d’un contrat.

Quelques types d’avenant :
· Avenant d’ordre lorsqu’il y a une modification des dispositions de la police ;
· Avenant de renouvellement ;
· Avenant d’augmentation ou de réduction de prime ;
· Avenant de délégation de bénéfice ou de transfertde bénéfice ;
· Avenant de résiliation, d’annulation du contrat.

Preuve du contrat

La preuve normale du contrat se fait au moyen d’un document précis : « la police ».
Police d’assurance c’est un contrat qui comporte des clauses imprimées et des clauses manuscrites ou dactylographiées qui permettent d’adapter le contrat type au besoin particulier de l’assuré. La première s’appelle « conditions Générales » et l’autre « conditions particulières ». Mais les deux engagent les deux parties (assureur et assuré).
Règle de la forme : Le contrat doit être rédigé en caractère apparent.
* Les mentions de la police :
· Nom et domicile
· Clauses de déchéance, nullité
· Signature des parties
· Conditions de la tacite reconduction
· Précision de l’objet et la nature du risque garantie
· Obligations de l’assuré
· La prime
· Date de souscription du contrat
· Durée de contrat
* Attestation d’assurance :
C’est un document que l’assureur remet à l’assuré àla souscription d’une assurance déterminée. La présentation de ce document est obligatoire lors des contrôles éventuels.
Obligation de l’assuré :
Il doit :
faire la déclaration du risque et de ses aggravations ;
payer la prime à la date convenue ;
déclarer le sinistre dès qu’il en a eu connaissance et au plus tard dans le délai fixé par le contrat.
Obligation de l’assureur :
L’assureur doit :

prendre en charge le sinistre dans les limites de contrat (police d’assurance) ;
effectuer le paiement de sinistre si le risque se réalise.

Calcul de la prime

La prime ou le prix du risque représente la valeur du risque. Elle comprend essentiellement la prime pure, les chargements, les impôts et taxes.

La prime pure

La prime pure ou prime technique est la couverture théorique du risque. Divers éléments entrent en ligne de compte pour le calcul de la prime pure, ce sont : la somme assurée et la durée de l’assurance.
La somme assurée : l’assuré devra fixer au préalable la somme à assurer ou le capital. Pour le cas des assurances où il n’exis te pas de somme assurée c’est-à-dire les assurances illimitées, l’assureur fait le calcul sur une somme très élevée.

Table des matières

INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : GENERALITES SUR LA COMPAGNIE ARO
CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE DE LA COMPAGNIE
Section 1 : LA DIRECTION GENERALE ARO
1-1- Historique
1-2- Objet de la compagnie ARO
1-3- La fiche d’identification
1-4-Mission de l’assurance ARO
Section 2 : FONCTIONNEMENT DU SERVICE
2-1- Organigramme de la direction générale
2-2- Structure organisationnelle
2-2-1-La direction générale
2-2-2- La direction Financière et du personnel
2-2-3- La direction chargée de l’administration du Réseau d’agents
2-2-4- La Direction Générale Adjoint Chargé de l’Exploitation
2-3- Réseau de distribution
2-3-1- Le logotype
2-3-2- Slogan et banderole
2-4- Ressources humaines
2-4-1- Présentation et tenue vestimentaire
2-4-2- L’accueil
2-4-3- Politique de formation
Section 3 : LA FORMATION DU CONTRAT D’ASSURANCE
3-1- La proposition d’assurance
3-2- Le contrat
3-3- Durée du contrat
3-4-Résiliation du contrat
3-4-1-Droit pour l’assuré ou le souscripteur de résilier la police
3-4-2- Droit pour l’assureur de résilier la police
3-4-3- Autres cas de résiliation
3-5- Modification du contrat
3-6- Preuve du contrat
3-7- Calcul de la prime
3-7-1- La prime pure
3-7-2- Les chargements
3-7-3- Les impôts et taxes
CHAPITRE II : LES DIFFERENTES ACTIVITES DE LA COMPAGNIE
Section 1 : LES MOYENS D’ACTION DE LA SOCIETE
1-1- ARO en tant que « Assureur »
1-2-ARO en tant que « réassureur »
1-3- ARO en tant qu’ « investisseur financier »
1-4-L’assurance et l’action
Section 2 : LES PRODUITS D’ASSURANCE
2-1- Les assurances de biens
2-1-1- Les assurances automobiles
2-2- Assurance de responsabilité civile
2-3- Les assurances de personnes
Section 3 : LES RESEAUX DE VENTE
3-1- Le réseau de vente indirecte
3-1-1- Les agences générales
3-1-2- Les agences
3-1-3- Les courtiers
3-2- Le réseau de vente directe
3-2-1- Les directions régionales
3-2-2- Les bureaux régionaux
3-2-3- L’ATOP
3-2-4- L’ACM
CHAPITRE III : LA DIRECTION REGIONALE D’ANTSIRANANA
Section 1 : LA SITUATION REGIONALE
1-1- Organigramme de la direction régionale Antsiranana
1-2- Délimitation géographique
1-3- Présentation Commerciale
1-4- Organisation de matériels
1-5- Pouvoir de décision
1-6- Les services et les prix
1-7- Les promotions
Section 2 : FONCTION DES DIFFERENTS SERVICES
2-1- Directeur régional
2-1-1-Sur la production
2-1-2- Sur le sinistre
2-2- ITC et chef de production
2-3- Le service production
2-4- Le service sinistre
Section 3 : ORGANISATION DU SERVICE COMPTABILITE
3-1- Organigramme du service comptabilité
3-2- La description de chaque poste
3-2-1- Le chef comptable
3-2-2- L’aide comptable
3-2-3- La caissière
3-3- Le plan comptable
3-3-1- Nomenclature
3-3-2- Fiches des comptes
a) Le compte 170 0001 : Siège
b) Le compte 300
c) Le compte 41NN1
d) Le compte 41NN2
e) Le compte 420 : Personnel
f) Le compte 490 : Compte d’attente
g) Le compte 560 : Banque et CCP
h) Le compte 570 : Caisse
i) Le compte 590 : Virement interne
j) Le compte 874
3-3-3- Code comptabilité
3-4- Comptabilisation
DEUXIEME PARTIE : ETUDE DU SYSTEME COMPTABLE ET LES AMELIORATIONS A APPORTER
CHAPITRE I : ANALYSE DU SYSTEME COMPTABLE
Section 1 : COMPTABILITE GENERALE
1-1- Principes comptables
1-2- Méthodes de présentation
1-3- Règles d’évaluation
1-3-1- Immobilisations
1-3-2- Autres valeurs immobilisées
1-3-3- Provisions techniques
a) Provisions techniques pour primes
b) Provisions techniques pour sinistres
1-3-4- Primes
1-3-5- Opérations en monnaies étrangères
1-4- La mécanisation de la comptabilité
Section 2 : La comptabilité Agence
2-1- Le système comptable
2-1-1- Procédure comptable d’une production
a) Tenue d’une fiche client
b) Envoi d’un bordereau de perforation
c) Contrôle des quittances reçues
2-1-2- Passation des opérations comptables
a) Passation manuelle
a1) Le journal de caisse
a2) Le journal des opérations financières
a3) Le journal des opérations techniques et diverses
b) Passation automatique
2-2- Les états divers
2-2-1-Etat de rapprochement bancaire
2-2-2- Etat de réconciliation des comptes
2-2-3- Etat de justification de compte sinistre
2-2-4-La relation entre agence et la direction régionale
2-2-5-La relation entre siège et la direction régionale
Section 3 : LES PROCEDURES D’OPERATIONS
3-1- Les opérations de décaissement
3-2- Les opérations d’encaissement
3-3- Le bilan
CHAPITRE II : LES TRAVAUX EXTRA-COMPTABLES
Section 1 : LES TRAVAUX D’IVENTAIRE
1-1- Inventaire des articles publicitaires
1-2- Inventaire des quittances
1-3- Les arriérés
1-3-1- Contrôle – Analyse-Décision
1-3-2- La gestion comptable
1-3-3- Commercial
1-4- Tableau de bord des documents comptables
Section 2 : L’EXPLOITATION DES DOCUMENTS SORTIS
2-1- La balance
2-2- Grand-livre
2-3- Relevé de compte clients
2-3-1- Redressement d’écriture
2-3-2- Apuration de compte
a) Différence en moins ou en plus sur encaissement de primes
b) Correspondance N° de poli ce et date d’effet
c) Ventilation solde
2-3-3- Ventilation d’un encaissement
2-4- Relevé de commissions
Section 3 : APPROCHE CRITIQUE DU SYSTEME
3-1- Les forces du système
3-1-1- Suivi de l’évolution
3-1-2- Obtention des informations
3-2- Les faiblesses du système
3-2-1- Au niveau du traitement comptable
a) La comptabilisation centralisée au siège
b) Décalage dans l’obtention des informations
3-2-2- Au niveau du mécanisme comptable
3-3- La concurrence
3-3-1- Concurrent direct
3-3-2- Concurrents indirects
3-3-3- Autres concurrents
CHAPITRE III : LES PERSPECTIVES D’AMELIORATION DU SYSTEME
Section 1 : PROPOSITIONS D’ACTION
1-1- Améliorer la qualité de service
1-2- La publication
1-3- Décentralisation de la comptabilisation
1-4- Proposition de formation en comptabilité
Section 2 : ESSAI D’APPLICATION SUR LE TRAITEMENT COMPTABLE
2-1- Les opérations de décaissement
2-2- Les opérations d’encaissement
2-3- Traitement comptable
Section 3 : PERSPECTIVE DU MARCHE
3-1- Résultat financier
3-2- Résultat économique
3-3- Résultat social
3-4- Suggestions
3-4-1- Favoriser les ressources humaines
3-4-2- Renouveler les parcs informatiques
3-4-3- Améliorer les moyens de communications
3-4-4- Renforcer les actions commerciales
CONCLUSION
ANNEXES
LISTE DES TABLEAUX ET DES FIGURES
BIBLIOGRAPHIE

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