Soutenance mémoire
Déclanchement de la commande
Les clients de la société Ariane CRM sont tous des étrangers, et qui est en relation directe avec le directeur commercial et la directrice chargée de la clientèle. Lorsqu’on a de commande ou (opération), les deux directeurs en France analysent les conditions des clients selon leur nature, et transmis ce commande au directeur général à Madagascar. Une fois que l’opération est autorisée, le DG établi le(s) devis pré numérotés et le(s) envoyée(s) à l’un des adresses mail des 2 directeurs. Si le client accepte le montant et le conditionnement prescrit dans le devis, soumis aux conditions générales de vente, il retourne par fax en apposant son signature, cachet et date qui marque l’acceptation de ce contrat. Il transmit aussi en même temps les informations et les documents nécessaires à l’interlocuteur et ce dernier les envoyés par courrier DHL et par mail.
Enregistrement de la facture
Le service administratif et financier vérifie tant les décomptes sur les factures que les imputations budgétaires et contrôle que toutes les pièces justificatives nécessaires sont bien annexées. L’application d’un système manuel journalier des factures et l’enregistrement selon leur suite numérique sont des atouts pour une meilleure comptabilité, ainsi que le suivi des comptes dans l’ELIONET. Cette méthode d’enregistrement est essentielle au cas échéant des rectifications nécessaires. Le contrôle et rapprochement globaux des ces pièces originaux, pièces justificatives et des divers bons (devis,..) sont faites par journalière. La gestion de FACTURE (tableau bleu) est dans la même base de données sous le fichier Excel qu’on doit compléter à chaque fin de projet. Une fois la production a mis la date de fin, le programme doit pouvoir alerter la comptabilité pour produire une facture concernant les index suivants ci-dessous:
N° factures : Chaque facture est numérotée de la manière suivante : F, le mois de la production (ex : 01), l’année de production (ex : 10), le numéro chronologique de la facture (ex : 001), pour cet exemple, le numéro facture est F0110001 ;
Date de facturation : date à laquelle on produit les factures. Cela doit correspondre à la date de fin de la production+ 1 jour ou date de fin de production dans le cas où cette fin coïncide à la fin du mois pour éviter de ne pas passer au mois suivant ;
Montant : s’il s’agit d’une production étalée sur plusieurs mois, le montant sur la facture est la part à facturer sur le mois sinon, ce sera le Montant du devis plus ou moins du montant de l’ajustement. Pour une production étalée sur plusieurs mois, il y a lieu de facturer également en plusieurs fois parce qu’un devis peut correspondre à plusieurs factures selon les opérations à réaliser.
Émission du BC
Une fois que la demande d’achat est approuvée et autorisée, le service achat fait une consultation restreinte du fichier fournisseur. Cette méthode consiste d’assurer la transparence en termes de qualité, prix et conditions financières proposés par les fournisseurs. Le service achat transmis l’information au responsable administratif et financier. Ce dernier établit les bons de commande sur la base soit des demandes d’achat, soit de besoins spécifiques. La tenue des carnets de bons de commande est centralisée au responsable administratif et financier qui est la seule habilité à les conserver et à les utiliser. Le service achat sélectionne 10 principaux fournisseurs dans un répertoire contenant des fichiers fournisseurs qui sont tous majoritairement locaux. Le RAF permet d’obtenir la comparaison des possibilités offerte, le meilleur prix avec la norme de qualité exigé selon la commande, et les délais de livraison. Cette dernière choisit 6 parmi les meilleurs et les envoyés au DG, il choisit 3 qu’on peut répondre au besoin de la société. Le BC sera établi en plusieurs exemplaires avec numérotation pré imprimé qui seront dispatchés de la manière suivante :
– une (1) copie au fournisseur;
– une (1) copie au service achat pour le suivi de la commande ;
– une (1) copie pour la comptabilité pour rapprochement BC/ BR/facture.
Charges personnels
Définition et acceptation Lorsqu’il y a un poste vacant ou en cas de renforcement urgent pour les activités de la société, le service concernant au recrutement donne des informations à Monsieur le Directeur Général, qui est le premier responsable de l’Ariane. Toute décision d’embauche fait l’objet d’une autorisation de la part de la direction général pour les cadres supérieurs et agents de maîtrise et les moyens généraux de la société Ariane CRM. Il donne des avis d’acceptation par mail au responsable concerné par le recrutement.
Procédure d’embauche Le service de ressource humaine lance un appel à la candidature dans des supports de diffusion des annonces : le tableau d’affichage de la société, les journaux quotidiens, et l’internet. Au moment où le service personnel a reçu les documents de candidature dans la boîte mail de la société et au service de réception, il enregistre, trie et sélectionne ce qui est acceptable à l’offre. Le responsable de ressource humaine effectue les étapes suivantes pour consulter les candidats ayant des compétences nécessaires à la candidature.
• la première étape de sélection se fait par un entretien téléphonique pour :
– évaluer le niveau de français pour chaque candidat ;
– sélectionner ceux qui vont passer aux tests ;
– et planifier les rendez-vous la prochaine étape.
• entretien en groupe avec tests et présentation du projet pour 1h30 ;
• entretien face à face individuel pour 30 mn par personne ;
• évaluation et sélection de ceux qui vont passer au dernier entretien et réponses négatives aux personnes non retenues ;
• la dernière phase d’entretien se fait durant 30 mn environ pour une évaluation final et validation de la candidature.
Dans le cas d’entretien d’un CRCT, la formatrice chargée de la formation continue sur la langue française prend la décision finale pour la sélection des candidats retenus et reconfirme les conditions proposées pour ce poste. Le responsable de ressource humaine fait l’officialisation du résultat de recrutement au sein de la direction générale et au service concernant du poste, et enfin informe le candidat de fournir son dossier personnel.
Enregistrement de dossier personnel L’avis de décision d’embauche est adressé directement dans le service paie lorsque le candidat a déjà préparé ses papiers administratives comme dossier personnel au sein de la société. La lettre concernant le règlement interne au sein de la société doit être lu et accepté dont le contrat de travail signé par l’employé et l’employeur pour tous ceux qui ont fait partie du personnel de l’entreprise. Voici les papiers à fournir : le certificat de résidence, le bulletin de naissance, copie du certificat de travail, copie des diplômes obtenues, et le CIN certifié. Chaque employé a son dossier personnel pour constituer un dossier de recensement et de gestion du personnel afin d’assurer le contrôle indépendant et périodique des éléments de préparation de la paie.
Charges sociales et retenus L’entreprise s’acquitte les charges sociales et retenus pour touts les employés de la société même aussi les deux directeurs en France parce que ces derniers font parties du personnel de la société Ariane CRM. Le service administratif et financier organise la liste des déclarations effectuées, les détails de payement et le taux à appliquer au salaire de chaque employé qui est conformément à celle du texte de lois en vigueur.
Payement salaire Le service des ressources humaines envoi l’état de paie en deux exemplaires et les pièces justificatives concernant aux activités, aux opérations de chaque employé à l’assistante administrative. Ce dernier enregistre dans le compte des charges personnels et fait le retranchement pour les charges sociaux et retenus y afférents le salaire de chaque employé. L’assistante transmit le fiche de paie au responsable administratif et financier pour vérification et apposition de son signature pour valider la rémunération. Après, on doit remettre à l’intéressé les deux exemplaires de la fiche de paie et lui fait signer pour avoir envoyer le dossier de paie mensuelle à la banque ou de préparer le chèque pour le nouvelle employé. Au sein de la société Ariane CRM, on a deux modes de paiement pour les employés :
– pour ceux qui ont des comptes banques seront payés par virement bancaire ;
– et ceux qui n’ont pas compte banque seront payés par chèque.
Après avoir vu la description du système existant, nous présentons le DCD concernant les charges de personnel dans le tableau N° 09 et N°10 suivant.
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Table des matières
INTRODUCTION
PARTIE I : GENERALITE DE LA RECHERCHE
CHAPITRE I : PRESENTATION DES SOCIETES
Section 1 : Cabinet d’audit
Section 2 : Société Ariane CRM
CHAPITRE II : CADRE THEORIQUE ET METHODOLOGIQUE
Section 1 : Cadres théorique du CI
Section 2 : Cadre méthodologique
CONCLUSION PARTIEL
PARTIE II : DIAGNOSTIQUE DU SYSTEME EXISTANT
CHAPITRE III : EVALUATION DU SYSTEME
Section 1 : Cycle opération-vente et achat
Section 2 : Charges personnels, Trésorerie, Immobilisation
CHAPITRE IV : LES FORCES ET FAIBLESSES DE LA SOCIETE
Section 1 : Les aspects positifs
Section 2 : Les aspects négatifs
CONCLUSION PARTIEL
PARTIE III: PROPOSITION DES SOLUTIONS, RECOMMANDATION, RESULTAT ATTENDU
CHAPITREV : PROPOSITION DES SOLUTIONS
Section 1 : Système d’organisation amélioré
Section 2 : Méthode et procédure révisé
CHAPITRE VI : RECOMMANDATION ET RESULTAT ATTENDU
Section 1 : Recommandation
Section 2 : Résultat attendu
CONCLUSION PARTIEL
CONCLUSION GENERAL
BIBLIOGRAPHIE
LISTES DES ANNEXES
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