La comptabilisation des opérations effectuées par les budgets de l’Etat

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Les différentes fonctions au sein de service auCHU

La fonction du directeur et les deux adjoints sont fixés.
Le Directeur est chargé de :
¨ Contrôler et animer et coordonner les différentes activités de service de l’établissement.
¨ Exécuter les directives, les directions, selon les programmes du développement arrêtés Ministériel.
¨ Préparer le budget de l’établissement en collaboration avec les directeurs adjoints et les chefs de services.
¨ Exécuter les budgets.
¨ Nommer les agents dans les divers emplois vacants aux tableaux des effectifs.
Le Directeur de l’Adjoint Administrative (DAAF) et les services rattachés assure l’animation, le contrôle et la coordinatio n au niveau des différentes divisions administratives et le financement de l’établissemen.
Il est constitué de :
¨ Service personnel.
¨ Service financier.
¨ Service d’infrastructure.

Les différentes tâches de la direction adjointe administrative et financière (DAAF)

Service personnel

Ce service engage toutes les personnes qui travaillent au CHU .Il constitue l’épanouissement de chacun dans une entreprise sachant créer et intervenir un climat favorable.
Il couvre de nombreux domaines intervenant à toutes les stades de la vie du travailleurs dans l’organisation : le recrutement, la gestion des carrières, la formation, l’évaluation des performances,la gestion de conflit, la concertation social, la motivation, la communication et enfin l’implantation du personnels.
Le CHU a un effectif de deux cent quarante vingt quinze (295) personnels qui assure son fonctionnement dont :
18 professeurs
16 Médecin spécialistes 24 Médecin généralistes
05 Chirurgies dentistes
02 Intendants des hôpitaux
01 Econome des hôpitaux
84 Agents d’appuis et d’exploitations
27 Agents d’administratifs

Service Financier

Ce service a pour objectif de garantir la disponibilité du besoin essentiel. La gestion de ressources financière est effectuée par les procédures financières en vigueur au Ministre de la santé.

La comptabilité

Elle permet de connaître la situation financier et économique de l’entreprise, elle assure la gestion des ressources collectées destinées à supporter les charges d’exploitations courantes l’entreprise. La fonction de comptable facilite le contrôle de la bonne utilisation des fonds et le suivi de son évaluation, il en résulte que le bilan et le compte de résultat sont de l’instrument crucial de la comptabilité, relatent à un moment donné la photographie de la situation patrimoniale de l’entreprise. Au CHU ce services établit le bon de commende et le-remet aux fournisseurs et la comptabilisation des opérations. Après livraisons des articles ce service prépare le projet de mandatement .

les sources des budgets du CHU

Budget de fonctionnement

CHU est parmi des établissement sanitaire public ale statut EPIC (Etablissement Public de Caractère Industrielle et commerciale).
La plupart des dépenses du CHU sont assurés par budget de l’état, malheureusement ce budget ne répond la totalité des besoins du CHU ; lIy a d’autre ressources pour le remplir. C’est la PFU ou les Participation financiers des Usagers. La PFU est l’ensemble de différents frais au CHU.

Ressources Propres

Budget venant de l’Etat appelé les ressources propres ; pour obtenir ces budgets il faut :

exercice budgétaire (mentions obligatoires des établissements publics)

Tout le mois de juin, le directeur et ses adjoints ainsi que le responsable financier de CHU font un Assemblé Général (AG) pour faire le bilan de tous les exercices durant l’année écoulée (n-1) la réunion se consacre sur les activités pendant l’année dernier et de trouver le motif de problème vaincu s’il y a.
Apres ils décident des chiffres meilleurs pour les crédits de l’année suivante (n+1) appelée crédit prévisionnels.
Les crédits prévisionnels sont considérés en avancels besoins financiers de l’année à venir après l’étude du résultat de l’année précédente et le membre de AG envisage les sommes d’argents nécessaires du CHU. L’ordonnateur secondaire les signe et lui les renvois au ministère.
Après le ministère fait le projet de loi pour donner aux Parlements qui ont droit de voter la loi de finance. Si les projets de loi sont élusaux parlements ;
Le Président de la république les signes et les annonces aux journaux officiels pour donner la force obligatoire de la loi de finance.
En conclusion, dans cette partie nous avons évoqués la présentation du CHU en général comme l’historique, la situation géographique et l’objectif ainsi que la vie interne de l’entreprise.

Appel d’offre suivi d’étude prix

Achat de fournitures et des services

D’abord le responsable d’achat au CHU détecte les besoins des différents services.
Après il consulte aux moins trois fournisseurs compétant qui répond à leurs offres.
Le choix du fournisseurs dépend aux niveaux du prix, seul les fournisseurs qui ont le plus bas par rapport à l’autre (ou moins disant) est retenu comme fournisseur permanent. Les fournisseurs permanents de CHU sont :
TAHERY approvisionne les produits d’entretien consommable à l’informatique et les fournitures et des articles de bureau et les fournitures ménagères.
HATIM assure les outillages, entretien de bâtimen t et l’entretien de matériel technique
Remarque : les fournisseurs retenus doivent présenter sa situation fiscale dont la validité ne doit pas dépasser de 3 mois.

Engagement des dépenses.

Au CHU, il y a deux sortes d’engagement.

Engagement permanent

C’est l’engagement dans la quelle fait de façon régulière comme les dépenses d’électricité. Il y a des phases qu’on doit suivre.
¨ La constitution du dossier d’engagement global, demande d’Engagement Financier et Titre D’Engagement Financier (DEF-TEF) au montant disponible pour le temps concernés.
¨ La constitution du dossier de mandatement (dossier de liquidation + mandat de paiement + bon de caisse).
¨ Photocopie en plusieurs exemplaires le TEF global visé par le CF

Engagement ponctuel

Ce sont des fournitures de bureaux et de ménage, les entretiens, etc.
Les procédures à suivre sont les suivantes :
L’ordonnateur secondaire remplit trois ( 3) copies de l’imprimé du bon de commande et le
cachet et le signe en bas.
On doit veiller à ce que
¨ La conformité de l’imputation à la nature de la dépense et celle du TEF
¨ L e bon de commande soit numéroté et daté, figurer,la quantité, le prix unitaire 17 et le montant prévisionnel de la commande.
¨ Le bon de commande se forme en 3 exemplaires et doivent être signés ,1ere copie passe aux fournisseurs retenu, 2eme destinée au comptable public et la 3eme restée à l’ordonnateur secondaire. Il envoie au CF le dossier
d’engagement mentionné des :
. les trois prix des fournisseurs consultés ; un état de comparaison des prix ;
. le quitus de deux derniers par le service logistique du Ministère qui charges des budgets de l’Etat
. la situation fiscale des fournisseurs dont la validité ne dépasse pas de trois mois
. Photocopie en plusieurs exemplaires du TEF global visée par leCF
NB : il est possible que les demandes sont rejetés à cause de flou de motif ou dossiers incomplets mais on peut le rectifiés et repasser auCF.
Après le visa l’ordonnateur secondaire signe à gauc he et des TEF
Enfin le responsable d’achat au CHU prépare (2) copies du bon commandes dont l’une envoyé au fournisseur retenu et l’autre reste.

Mention obligatoire de fournisseurs

* Il doit remplir l’exécution du bon de commande
* Il doit remplir et signer l’attestation de livraison. Cette attestation doit être collés au dessous du cahier de ce bon
Avant la signature du dépositaire comptable du magasiner qui est le seul responsable de réception des articles commandés faut faire deux type de contrôle pour les vérifier
Définition de contrôle
Le contrôle est une opération qui consiste à vérifier si les articles reçus sont conformes aux prescriptions émises dans la demande d’achat.
En général, le fournisseur lui permet d’ouvrir les emballages (cartons) pour vérifier les contenus.
Après la vérification le dépositaire comptable du HUC doit :
 Signer deux (2) copies de bon de livraison venant du fournisseur
* Certifier les bons de livraisons dont l’une revient au fournisseur 19
* Comptabiliser les biens reçus et passer les 2 copie s une bonne livraison au service financier avec la facture pour signer
L’Ordonnateur secondaire doit recevoir cette facture pour vérifier le montant de la dépense. Après tous cela le dépositaire comptable ud magasin doit signer le bon de réception.

Les dossiers de liquidation

Le bordereau des pièces justificatives de la dépens ;
¨ Le TEF visé par le CF et avec la signature de l’Ordonnateur secondaire
¨ La facture pro format
¨ La facture définitive
¨ La copie du bon de commande
¨ La copie du bon de livraison venant du fournisseur
¨ La copie du bon de réception éditer par le gestionnaire d’activité
La vérification de l’Ordonnateur secondaire sur la facture se situe sur :
¨ Les éléments de décompte doivent être conforme auonbde commande
¨ Le décompte de qualité et prix
¨ Le montant en lettre
¨ -La signature
¨ La date indiqué
L’Ordonnateur secondaire doit inscrire le montant le total liquidé et signer. Après il enregistre sur le registre de liquidation.

Régularisation

Dans le journal, on enregistre tous les charges et les produits qui concerne l’exercice de l’année suivant mais à l’inverse, il y a des opérations qui concerne l’exercice en cour n’ont pas enregistrés, alors on va faire la régularisation. Alors il faut imputer au compte de l’exercice tous les charges constater d’avance et t ous les produits d’avance. Et on enregistre les opérations concernant l’exercice en cours.

Le résultat issu de l’activité

L’entreprise fournit des biens et des services (c’e st à dire fabriqué et vend des produit q’elle a) elle fabrique ou achète et revend des marchandises sans transformation. La valeur de ces biens ou services fournis s’appelle «produit» … Pour les fourni, elle a de la consommation d’autre biens et services. Ces consommations s’appellent «charges».

Compte de résultat

Le compte de résultat permet de mesurer la capacitéd’une entreprise à réaliser des bénéfices au cours d’un temps déterminé. Il reprend alors l’ensemble des produits et des charges enregistrés pour l’entreprise au cours de ce période et en déterminé le solde qui consiste le résultat de l’exercice.
Il est nécessaire de trouver le résultat pour l’établissement publics à statut EPIC car à partir de donner chiffrés, on peut déterminer la capacité de l’entreprise.
Il existe deux sortes de résultat:
Résultat positif : si les produits de l’entreprise sont supérieur aux charges
Résultat négatif: si les produits sont inférieur aux charges

ANALYSES CRITIQUES, LES SUGGESTIONS ET LES RESULTATS ATTENDUS

Dans ce chapitre nous allons voir les problèmes rencontrés au CHU et les solutions proposées ainsi que le résultat considérés.

Pour le budget de l’Etat

. Points Forts
. Au niveau de personnel
Malgré l’insuffisante de matériel informatique au CHU, les personnels sont compétents car le travail dans une courte duré.
Ils sont des connaissance approfondit dans le domaines de comptabilité publics.
Au niveau du budget ;
Il n’ y a pas de détournement d’argent en espèces
Points faibles :
. Sur le plan matériel
. Informatique
Tous les matériels du CHU ne sont pas à la mode, la preuve c’est l’emplois de machine à écrire existe toujours.
. Transports
L’insuffisance des véhicules pour conduisez le responsable au contrôle financier pour déposer les dossiers.
. Sur l’emplois du budget
Il y a trop de procédure pour avoir l’autorisation de l’employer

Suggestions

Il faut remplir tous les dossiers d’engagement financier pour avoir l’acceptation du CF
▪ Il faut informatiser pour faciliter le travail
▪ Il faut acheter des nouveaux et modernes matériels pour remplacer les amortis
▪ Il faut renforcer la communication entre le personnel

Pour la Participation Financière des Usagées

Analyses critiques et solutions proposées sur lesystème de la comptabilité de la PFU

Points forts :
Elles remplissent les budgets alloués pour le fonctionnement du PFU Tous les travaux se font par l’ordinateur
Ne besoins pas l’acceptation du CF pour pouvoir employés
Points faibles :
Il existe de risque de détournement d’argent Les frais de la PFU sont très chers

Suggestions

Au niveau de la comptabilité
Pour avoir la bonne gérance de la PFU il faut :
avoir deux régisseurs qui engagent la comptabilitéde PFU.
avoir un contrôle financier pour vérifier toutes opérations de la PFU.
Au niveau des frais de PFU
Il faut les diminuer pour pousser les gens d’y entrée parce que la majorité des peuples ont une faiblesse de pouvoir d’achat.
Au niveau des matériels utilisés
Pour attirer les clients de choisir CHU comme lieu où ils ont suivit le traitement il faut :
Acheter des matériels à la mode surtout dans la direction technique sur les frais de PFU dans le but de ne pas déplacer lesmalades dans le cas critiques à l’autre endroit.

Résultat Attendu

Nous avons dire que CHU à deux mode l’une se forme de la comptabilité public et l’autre à celle du privé. Nous avons constatés que la situation entraîne le retard du travail. Alors pour résoudre à ce problème nous proposons une solution : c’est la consolidation de la comptabilisation des fonds alloués par l’Etat et la PFU.
Mais la question qui mérite d’être poser c’est comment on doit faire arriver à cela? La réponse est simple. D’abord le directeur du CHU doit prévenir le ministère de la santé et de planning familial pour expliquer la situation.
Si le dernier accepte, il donne ordre à ses subord onnées qui chargent de la distribution des fonds générales de l’Etat de virer les parts duCHU à son propre compte, c’est-à-dire dans le même compte que PFU.
COMMENT ALORS DISTANGUER LES MONTANTS DES DEUX FONDS DU CHU ?
Nous tenons encore le service de la comptabilité qui engage la gérance des budgets venants de l’Etat et la cession prend la comptabilité de PFU, mais la grande différence ici le système du travail ressemble à celle du privé seulement.
Travaux à faire :
Présenté au contrôle financier ou le CF les prix des articles et précisé la date de l’achat ainsi que le nom des fournisseurs choisis.
Donner les mandats de paiement au CF
Remarque : même si CHU envoi les listes des dépenseau CF, cela n’entend son ordre d’acceptation pour utiliser les fonds venants de l’Etat. CHU peut acheter leurs besoins toutes suites pour mettre en rapide le travail.
EST-CE QU’IL N YA PAS DE DOUTE AU NIVEAU DE LA GESTION ?
La réponse à cette question est simple, on ne peut pas de trouver écartement d’argents parce que le contrôle financier aux pièces justificatives de toutes décaissement se fait au CHU. Rôles du Contrôle Financier :
Pour éviter le détournement des fonds alloués par’Etatl le CF faut :
¨ Engage une personne confiant d’aller avec le responsable au CHU lors d’achat des articles dépensés par les budgets de l’Etat.
¨ Faire le contrôle de gestion à chaque début de mois au CHU.

Table des matières

INTRODUCTION GENERAL
Première Partie: Présentation de l’entreprise
Chapitre I : Généralité et Vie Interne de l’Entreprise
Section 1 : Situation du CHU
Section 2 : Vie interne
Chapitre II : Organisations des Tâches
Section 1 : Organigrammes de la Direction du CHU
Section 2 : Les Différentes Fonctions au sein de service au CHU
Section 3 : Les Ressources Financières au CHU
Deuxième Partie : Systèmes de la comptabilisation du CHU
Chapitre I : La comptabilisation des opérations effectuées par les budgets de l’Etat
Section 1 : Généralité de la Comptabilité
Section 2 : Procédure d’Achat et des Dépenses
Section 3 : la comptabilisation des opérations
Section 4 : les travails et annuels
Chapitre II : L a comptabilisation des opérations effectuées par PFU
Section 1 : Processus d’achat
Section 2 : L’enregistrement des opérations
Section 3 : les travails annuels
Troisième Partie : Analyses critiques et solutions et les Résultas Attendus
Section 1 : Pour les Budgets de l’Etat
Section 2 : Pour la participation Financière des Usagers
Section 3 : Résultat attendu
CONLUSION GENERALE

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