La communication pour une meilleure conservation

Une organisation au service de multiples acteurs

Une bibliothèque au carrefour de l’enseignement et de la recherche

Intégrée au sein d’un campus de 186 hectares où travaillent 3 200 personnes, la bibliothèque apparaît comme un centre important de traitement et de diffusion de l’information scientifique et technique. Un public essentiellement orienté autour des axes de l’enseignement et de la recherche imposent des orientations spécifiques aux politiques d’acquisition des secteurs.
Deux promotions d’élèves (environ 900 élèves dont 10 % d’élèves étrangers) et un corps enseignant de 360 personnes (40 professeurs, 260 maîtres de conférence et 60 attachés de travaux pratiques) représentent l’essentiel de la branche enseignement.
La présence de 24 laboratoires sur le site de l’Ecole avec 1350 chercheurs (chercheurs, thésards, …) dans des domaines aussi variés que la biologie, la chimie, la mécanique, l’optique ou la physique marquent l’importance de la recherche et justifient l’ouverture et l’adaptation des collections aux besoins des chercheurs. Il est important de souligner à ce sujet que certains laboratoires gèrent un fonds spécifique d’ouvrages dans des cellules de documentation délocalisées.
Une collaboration a d’ailleurs été mise en place avec certains secteurs de la bibliothèque permettant d’intégrer les fonds d’ouvrages et de périodiques des laboratoires dans la base de la bibliothèque centrale. Cet accord permet aux chercheurs d’obtenir une vision globale des collections d’ouvrages ou de périodiques disponibles sur le site de l’Ecole au travers du catalogue informatisé par l’intermédiaire des postes de consultation répartis dans leurs cellules. Les bibliothécaires réalisent pour leur part le catalogage des ouvrages des laboratoires.
Si cette situation montre la forte implication de la bibliothèque centrale dans le domaine de la recherche, il ne faut pas omettre de signaler que cette collaboration n’a été mise en place qu’avec certains centres de recherche (Centre de mathématiques, le laboratoire de Physique nucléaire des hautes énergies, le laboratoire de Physique des milieux ionisés ou encore les laboratoires de chimie).
Il existe de véritables spécificités pour chaque laboratoire qui rendent difficile le traitement de l’ensemble des fonds. La bibliothèque est cependant mise à contribution pour le récolement des ouvrages des laboratoires. Les responsables des secteurs effectuent les corrections éventuelles apparues lors du récolement puisque les laboratoires ne possèdent pas d’accès au programme du catalogage.
Cette collaboration permet d’augmenter considérablement le nombre de notices du catalogue collectif, élément très appréciable pour un public constitué majoritairement de chercheurs. Mais l’unification de la bibliothèque centrale et des cellules de documentation des centres de recherche ne demeure visible qu’au travers du catalogue informatisé. Chaque laboratoire garde en effet sa propre classification. Ainsi, la bibliothèque du laboratoire de physique effectue une classification alphanumérique représentative des particularités de chaque domaine. Chaque lettre correspond à un domaine particulier (par exemple D : Mécanique quantique). Il faut en outre signaler que, malgré l’intégration des ouvrages du laboratoire dans la base informatisée de la bibliothèque centrale, la gestion des prêts d’ouvrages vers l’extérieur s’effectue toujours par un système de doubles fiches papier.

Les conditions d’accès au savoir

La bibliothèque présente des horaires d’ouverture au public particulièrement étendus. Elle est en effet ouverte du lundi au vendredi, de 8h00 à 18h45 ainsi que le Samedi de 9h00 à 12h00. C’est donc une plage horaire d’environ 57 hOO par semaine qui permet l’accessibilité aux locaux et aux
collections. Il est important de souligner que la bibliothèque demeure ouverte pendant toute l’année avec cependant la mise en place d’horaires restreints pendant les vacances scolaires (lOhOO — I6h00).
Ces spécificités sont le reflet de la diversité du public et de ses demandes.
Elles sont rendues possibles par la présence et la disponibilité d’un personnel nombreux, 35 employés (bibliothécaires, bibliothécaires-adjoints, techniciens, magasiniers) qui participent notamment par roulement au bureau d’accueil et de prêt.
Les relations entre la bibliothèque et son public sont basées sur un règlement intérieur et explicitées dans le cas de la bibliothèque de l’Ecole par un guide du lecteur remis à jour annuellement. Les informations fournies visent à faciliter l’accès des locaux et des collections. Y apparaissent clairement la structure du bâtiment et des salles, leur contenu et les modalités de consultation … Il apparaît comme un outil non négligeable de la découverte de l’ensemble des services offerts par la bibliothèque … prêt entre bibliothèques, vidéothèque de consultation, recherche documentaire automatisée.
Les conditions d’emprunts sont adaptées aux particularités de l’enseignement scientifique de l’Ecole et aux modalités de recherche des laboratoires ; 12 ouvrages pour une durée normale de 1 mois , emprunt pouvant être renouvelé 2 fois si les ouvrages ne sont pas réservés.

Des secteurs aux services

L’épine dorsale de la chaîne documentaire

Services communs et sections hiérarchisées

Un bureau unique permet l’accueil et l’orientation du public vers les différentes collections ou secteurs de la bibliothèque. Il est composé de deux employés désignés à tour de rôle. Issus des deux collèges (collège A : bibliothécaires, collège B : techniciens), il permet de remplir un service d’enregistrement des documents et d’orientation au public. Le bibliothécaire professionnel apporte sa connaissance précise des modes de classement et des domaines couverts par la bibliothèque dans le cadre d’une recherche ou d’une orientation du lecteur. Le technicien enregistre pour sa part les transactions d’entrée ou de sorties d’ouvrages, gère la vente des cartes de photocopies et le prêt des casques audio infrarouges nécessaires à la vidéothèque de consultation.

Les services communs

Ce service fait partie intégrante des services communs de la bibliothèque. Ils assurent le bon fonctionnement de l’ensemble des secteurs et des services. On peut notamment citer le bureau de prêt en charge des inscriptions et de la gestion des lecteurs et des transactions, le secteur des acquisitions qui assure l’envoi des bons de commandes et la réception des ouvrages, le service de la comptabilité qui gère le budget de l’ensemble des secteurs (fonctionnement, équipement, …) ainsi que le service de l’équipement qui assure l’équipement des ouvrages et des périodiques (estampillage, équipement anti-vol). Au nombre de ces services communs, il est intéressant de signaler que malgré l’existence d’un centre informatique commun à l’ensemble des services de l’Ecole polytechnique, la bibliothèque dispose de deux informaticiens en charge du catalogue et des développement spécifiques (base matricule, travaux d’options, base musée, …). Enfin un service du prêt entre bibliothèques assure la gestion des demandes d’ouvrages provenant des organismes extérieurs ainsi que la gestion des demandes de documents non disponibles sur le site de la bibliothèque. Il enregistre près de 4 500 demandes internes provenant pour l’essentiel des laboratoires ainsi que l’ensemble des 1 600 demandes provenant des bibliothèques extérieures Entièrement gratuit, le prêt entre bibliothèques joue également un rôle fondamental dans la liaison avec les bibliothèques de laboratoires. Il permet en effet d’obtenir, après consultation de la base centralisée les ouvrages disponibles dans les centres de recherche. L’obtention d’articles de périodiques uniquement disponibles dans les laboratoires ne peut se faire que par une demande de photocopies gérée par le P.E.B.

Politique d’acquisition et circuit du livre

Le circuit du livre est sensiblement le même dans l’ensemble des secteurs de la bibliothèque. Le documentaliste fait des propositions d’achat au conservateur en s’appuyant sur la demande des lecteurs (fiches de propositions d’achat disponibles au bureau d’accueil) ainsi que sur ses propres recherches (revues spécialisées comme  » Livre Hebdo  » par exemple) et sur les propositions de certains enseignants. Après une vérification de la liste signalétique de l’ouvrage (sur Electre notamment) et après accord du conservateur, l’ouvrage est enregistré au niveau des acquisitions (référencé) et engagé par le service comptable. La réception des ouvrages se fait par le service acquisition qui vérifie la validité de l’envoi et transmet les ouvrages aux différents secteurs pour le catalogage. L’équipement se charge de l’estampillage et de la pose du système antivol.
Il est intéressant de signaler que les laboratoires tiennent pour leur part des comités de lecture où sont décidés les acquisitions d’ouvrages. Ces achats se font sur leur budget propre, la bibliothèque n’intervenant qu’au niveau du traitement des ouvrages. Ils peuvent également mettre à contribution la bibliothèque centrale en lui soumettant des listes d’ouvrages qui si elles sont acceptées enrichissent les fonds propres de la bibliothèque.

Services documentaires : exploiter, informer et communiquer

Catalogue informatisé et développements particuliers

Entièrement informatisée depuis 1977, avec un développement en système intégré du logiciel Sibil, la bibliothèque offre un aperçu complet de ses collections ainsi que des fonds d’ouvrages disponibles dans les bibliothèques de laboratoire. Les lecteurs peuvent librement et à leur gré consulter les terminaux mis à dispositions en salle. Néanmoins l’ancienneté du système laisse transparaître de multiples problèmes au niveau de l’OPAC (On Line Public Access Catalogues)5. Les problèmes d’utilisations des touches de fonctions (F3. Retour, F7. écran suivant, F8. écran précédent, …), le blocage du clavier en cas de frappe rapide et l’austérité des écrans des terminaux déroutent très souvent de nouveaux utilisateurs qui s’en remettent pour leur recherche au bibliothécaire de permanence au bureau d’accueil. Le système a été cependant entièrement redéveloppé par les deux informaticiens afin de mieux répondre aux besoins spécifiques de la bibliothèque.
C’est ainsi que le catalogue informatisé inclut une base dite  » Matricule  » qui reprend la totalité des informations concernant les élèves (Etat-civil, classement au concours d’entrée et de sortie, Ecoles d’applications, carrière, …) et ce depuis l’origine de l’Ecole jusqu’à nos jours.
Il est intéressant de signaler que pendant la période du stage, la bibliothèque était en cours de conversion des données du catalogue informatisé en vue de la mise en place pour le début de l’année 1999 d’un nouveau logiciel de gestion de la bibliothèque, Aleph de la société X-Libris dont c’est la première implantation en France. Ce projet d’envergure a été initié dans le courant de l’année 1997 et vise à remplacer tout à la fois le serveur, les terminaux de catalogages des bibliothécaires ainsi que l’ensemble des terminaux disponibles en salle de lecture (OPAC).

Du réseau CD-Rom à la bibliothèque en ligne

La bibliothèque a mis en place depuis 1993 un réseau CD-Rom (Ultra*Net) accessible en salle par trois postes de consultations ainsi que par l’intermédiaire des postes informatiques des bibliothécaires. Il offre non seulement la possibilité de consulter des CD-Rom encyclopédiques (Universalis, Encyclopédie Britannica,…) mais également un ensemble de CD-Rom de recherches d’informations scientifiques et techniques. Les recherches d’articles (Inspect pour la physique, …), de thèses (CD-doc thèses) ou de localisation de périodiques au niveau français (Myriade) sont devenus un moyen de localisation rapide et précis pour les lecteurs.
Ils permettent non seulement de diminuer les temps de recherche mais ils facilitent également le travail des bibliothécaires (Bn-Opale par exemple) ou les recherches et par là même les délais de réception du service de prêt entre bibliothèques (CD-Rom Myriade).
Créé en 1993, le serveur Web6 de la bibliothèque s’inscrit de la même façon dans une logique d’ouverture aux nouvelles technologies de diffusion de l’information. Il offre notamment la consultation du catalogue informatisé sous forme de base Wais7. Cette utilisation présentait à l’époque l’avantage de l’indexation des données ainsi que la consultation des index au travers du réseau.
En effet le catalogue mis à disposition n’est en réalité qu’un fichier  » dégradé  » (puique remis à jour tous les 15 jours) de la base. Il est entièrement réindexé sous le logiciel FreeWais. L’interrogation s’effectue sur trois champs principaux : Auteur, Titre et Global, ce dernier champs permettant l’interrogation par mots clés.

Les reflets d’une Histoire « 

Le renouveau des collections

Un bicentenaire pour un nouveau service

La création d’un service Patrimoine à l’Ecole polytechnique en 1993 répondait à deux impératifs majeurs à la veille des fêtes du bicentenaire. Il s’agissait en effet d’assurer la communication d’un fonds patrimonial particulièrement riche et diversifié tout en préservant les conditions de conservation de ces mêmes collections.
La tâche semblait pour le moins ardue tant la diversité des éléments représentatifs de l’histoire de l’Ecole était vaste. Archives, ouvrages du fonds ancien, collections de dessins du XVIIIème siècle ou collections d’instruments scientifiques sont autant de marques d’un passé glorieux. Pour mieux s’en persuader et afin de mieux appréhender les difficultés de gestion que cela pouvait entraîner pour un nouveau service, il convient de présenter quelques pièces de ces collections. Outre les livres de la réserve de livres anciens dont on a pu évoquer quelques exemplaires prestigieux dans la première partie du rapport, le service patrimoine gère des collections iconographiques comprenant tout à la fois les albums photos des élèves depuis 1862 (albums promos), une collection de portraits de militaires ou de fondateurs de l’Ecole, des gravures d’élèves célèbres mais également des collections de médaillons, les uniformes de l’Ecole depuis sa création, des collections de produits chimiques mis en dépôt par les descendants de Louis-Joseph Gay-Lussac.
Les trois drapeaux de l’Ecole depuis celui de 1804 au drapeau caché pendant la seconde guerre mondiale en passant par celui remis en 1901 par le président
Loubet sont du ressort du Patrimoine, tout comme la collection d’instruments scientifique dont les plus anciens proviennent des cabinets d’amateurs de la fin du XVIIIème siècle ou de l’Académie Royale des sciences dissoute en 1793.

Pratiques de conservation et principes de valorisation

La politique documentaire de la bibliothèque à l’égard des archives de l’Ecole, des fonds d’ouvrages et des objets ont déterminé les fondements du service Patrimoine et la politique d’acquisition et d’enrichissement des collections. La politique de la bibliothèque s’est donc voulue également patrimoniale de façon active par la préservation et par l’exploitation de son fonds. Mais la volonté de conserver et de communiquer autour de ces archives et du contenu de ses réserves
ont fait apparaître toute l’ambiguïté des missions qui étaient imputées au service Patrimoine.
Il semble en effet difficile d’assurer la préservation d’un document original tout en souhaitant sa valorisation et son exploitation. Dans ce cadre la diffusion du document est le dernier impératif. Il suppose la mobilité des documents concernés et leur disponibilité nécessaire pour répondre à un besoin d’information.  » La légitimité du patrimoine documentaire ne tient plus tant à la réalité de son stockage qu’aux efforts faits pour sa mise à disposition  » déclare B. Calenge dans son ouvrage  » Accueillir, orienter, informer « . 9 Mais comment concilier respect des documents et diffusion lorsque le prêt d’un instrument scientifique à un organisme extérieur pour une exposition se solde par le retour de ce dernier avec des pièces cassées. Si la reconstitution des boules de verre par le souffleur de l’Ecole présentait l’avantage de restaurer l’appareil à deux globes de verre de Gay-Lussac, elle ne pouvait effacer le problème intrinsèque de la conservation.
A l’inverse, trop souvent les techniques de reprographie concernant des documents d’archives ou des ouvrages de la réserve de livres anciens de l’Ecole ont pu être vécus comme une atteinte à l’intégrité du document mettant en évidence le risque d’aboutir rapidement au paradoxe que les documents les plus rares devenaient les moins reproductibles.

La communication pour une meilleure conservation

Des réserves au musée  » virtuel « 

L’expansion du réseau Internet et la volonté de l’Ecole polytechnique d’être présente sur ce nouveau média ont été l’occasion pour le service Patrimoine d’apporter un début de réponse au problème en testant ce nouveau moyen de valorisation des collections. Il ne s’agissait pas de mettre en place quelques pages de présentation du service mais bien d’engager une analyse précise sur l’exploitation raisonnée des nouveaux outils de diffusion de l’information. La première phase de réflexion a abouti en avril 1995 à la création du Musée virtuel sur Internet.
Une cinquantaine d’instruments scientifiques forment la trame de cette base d’informations constituée de 60 notices évoquant les données techniques de chaque appareil ainsi qu’un historique de leur réalisation. Cette exposition virtuelle a été rendue possible par l’existence d’un fonds photographique concernant une cinquantaine de ces instruments. En effet, c’est à partir de ces clichés qu’ont pu être réalisées les numérisations servant à l’illustration des notices.
Conjointement une base de 25 fiches permet de présenter sous forme biographique les inventeurs et les appareilleurs de ces mêmes instruments. La lisibilité et l’accessibilité à l’information sont renforcées par les connexions établies au sein de chacune des fiches par l’intermédiaire de liens hypertextes (un mot du texte devenant le lien d’accès à une nouvelle fiche). A titre d’exemple, la consultation de la notice de l’observatoire magnétique offre la possibilité d’obtenir des informations complémentaires sur l’appareilleur Jules Carpentier.
La fiche biographique évoque les instruments construits par celui-ci et propose des liens avec les notices spécifiques de chacun de ces instruments (Pont de Wheatstone, Capacité étalon, …).
La mise en ligne du  » musée virtuel « 10 sur le web du service Patrimoine et plus précisément des notices descriptives des instruments scientifiques anciens et de leurs constructeurs ou appareilleurs a permis de présenter la collection d’appareils scientifiques en dehors des lieux d’expositions traditionnels essentiellement situés sur le site de l’Ecole polytechnique. Cette utilisation du réseau internet avait pour objectif de présenter quelques belles réalisations d’instruments scientifiques. La réponse générée par ce site s’est développée au delà de retombées envisagées puisque certains chercheurs en histoire des sciences ont pris connaissance de l’existence de ce fond par le biais du site web. Il est rapidement devenu un objet de promotion du service Patrimoine tant à l’extérieur que paradoxalement à l’intérieur du service pour les visiteurs qui passaient sur le site de l’Ecole. La notion de nouvelles technologies exploitées dans ce cadre patrimonial ouvrait de nouvelles perspectives de gestion et d’exploitation des fonds.

Diffuser pour mieux conserver, le choix du numérique

La numérisation de certains éléments des collections pour leur utilisation sur le serveur Web a permis de poser un nouveau regard sur l’organisation et l’exploitation de ces mêmes collections. En effet si les possibilités de communication et de transmission à distance sont apparues comme l’un des éléments prépondérants des fichiers numériques, ils ont également contribués à mettre en avant la grande souplesse de traitement des images ainsi que la diversité des solutions de consultation qui en découlait.
La numérisation facilite en effet la rapidité d’accès à l’information en mettant en place une simultanéité des accès par plusieurs utilisateurs sur un même document, situation irréalisable sur un document d’archives original. Elle permet un accès à distance quelque soit la localisation physique et ce tout en multipliant les points accès par une recherche multicritère. C’est en s’appuyant sur ce constat que le service Patrimoine a mis en place un projet de numérisation global des collections de l’Ecole. Il ne s’agissait plus seulement de numériser en basse résolution les photographies à des fins de diffusion sur le web mais bien d’envisager une politique adaptée et sur le long terme de conservation et de valorisation de l’ensemble des fonds iconographiques par le biais du traitement numérique.
L’enregistrement numérique d’un document iconographique permet une certaine pérennisation du document iconographique primaire (archive papier, photographie, …) dont la durée de vie demeure éphémère et étroitement liée aux conditions de conservations physiques. La numérisation des fonds est apparue alors comme un moyen unique de répondre aux deux missions fondamentales de conservation et de diffusion du service mais l’ensemble du projet devait s’inscrire pleinement dans le cadre de la politique documentaire de la bibliothèque et du service Patrimoine.

Table des matières

Introduction 
Première partie 
La bibliothèque de l’Ecole polytechnique 
1.1. Présentation
1.1.1. Des origines au  » plateau de saclay  »
a) Constitution des collections et politique d’acquisition
b) Transfert, renouveau et diversification
1.1.2. Une organisation au service de multiples acteurs
a) Une bibliothèque au carrefour de l’enseignement et de la recherche
b) Les conditions d’accès au savoir
1.2. Des secteurs aux services
1.2.1. L’épine dorsale de la chaîne documentaire
a) Services communs et section hiérarchisées
b) Politique d’acquisition et circuit du livre
1.2.2. Services documentaires : exploiter, informer et communiquer
a) Catalogue informatisé et développements particuliers
b) Du réseau CD-Rom à la bibliothèque en ligne
Seconde partie 
Une spécificité : le service Patrimoine 
II. 1.  » Les reflets d’une Histoire  »
II. 1.1. Le renouveau des collections
a) Un bicentenaire pour un nouveau service
b) Pratiques de conservation et principes de valorisation
II. 1.2. La communication pour une meilleure conservation
a) Des réserves au musée  » virtuel  »
b) Diffuser pour mieux conserver, le choix du numérique
II.2. Des collections patrimoniales aux banques de données images
11.2.1. De l’Internet à la photothèque numérique
a) De l’archivage à la notion de stockage
b) Projet d’informatisation et campagne de numérisation
11.2.2. Une cellule numérique pour une chaîne de production
a) Typologie d’un nouveau service
b) Le patrimoine  » hors les murs  »
Troisième partie 
Gestion numérique : le cas du traitement de l’album « Dunablat » 
III. 1. Vers un enrichissement  » virtuel  » des collections
III. 1.1. Techniques d’acquisitions et traitement numérique de l’image
a) Logistique et choix techniques
b) Traitement numérique de l’album
III. 1.2. Intégration au sein de la photothèque numérique
a) Des bases de données structurées aux grilles d’indexation
b) Descriptions signalétique et morphologique de l’image
III.2. Interprétation et indexation des images : choix et limites
111.2.1. De la perception à la traduction textuelle
a) De l’analyse sémantique ci la polysémie de l’image
b) Les niveaux de lecture
111.2.2. D’une analyse contextuelle à l’image individuelle
a) Des limites de la photothèque numérique
b) (…) aux atouts informatiques 29
Conclusion 
Annexes

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