Soutenance mémoire
Création d’une officine de pharmacie
L’officine de pharmacie joue un rôle important dans la politique de santé publique. Lieu de dispensation des médicaments, sa création et son exploitation sont soumises à une réglementation stricte. Il faut en particulier que le pharmacien demandeur obtienne une licence d’exploitation [19]. L’article 570 du code de santé publique stipule à cet effet que : « toute ouverture d’une nouvelle officine, tout transfert d’officine d’un lieu à un autre sont subordonnés à l’octroi d’une licence délivrée par l’autorité administrative. » La loi du 11 septembre 1941 a institué une limitation du nombre d’officines. Cette limitation mise en place prévoyait l’attribution d’une licence à toute officine régulièrement exploitée et l’interdiction de la création de nouvelles officines sans l’obtention préalable d’une licence. La limitation ainsi décidée aboutissait de fait à une meilleure répartition des officines sur l’ensemble du territoire national.
Conditions générales d’exercice de la pharmacie
Pour exercer la profession, il est nécessaire d’être inscrit à l’ordre des pharmaciens. L’ordre s’assure à cette occasion que le candidat remplit toutes les conditions prévues par la loi :
le candidat doit être titulaire du diplôme d’étaten pharmacie ;
le pharmacien doit présenter toutes les garanties de moralité professionnelle et être inscrit à l’ordre des pharmaciens ;
il doit enregistrer son diplôme à la préfecture et au greffe du tribunal de grande instance ;
il doit être de nationalité sénégalaise ou bénéficiaire d’une mesure de réciprocité c’est à dire ressortissant d’un pays où les sénégalais peuvent exercer la pharmacie lorsqu’ils sont titulaires d’un diplôme qui en ouvre l’exercice aux nationaux de ce pays.
Après avoir rempli ces conditions, le pharmacien peut déposer une demande d’ouverture d’une officine de pharmacie à la direction de la pharmacie et du médicament. Ce dossier comprend :
une demande manuscrite adressée au Ministre de la Santé
un extrait de naissance datant de moins de trois mois
un certificat de nationalité
une copie certifiée conforme du diplôme de docteur en pharmacie ou l’attestation du diplôme
une demande d’inscription à la section B de l’Ordre des pharmaciens qui comprend :
une demande manuscrite adressée au Président de l’Ordre des pharmaciens
un extrait du casier judiciaire
une copie légalisée du diplôme
un contrat de travail et un certificat de travail
un bail ou une promesse de bail pour le local devant abriter la pharmacie
le plan des locaux
un plan de masse au 1/10000ième visé par le cadastre des locaux.
Cette demande doit être motivée avec des arguments tendant à prouver la nécessité de l’ouverture d’une officine dans la localité ou le quartier pour les besoins de la population. Elle doit comporter l’adresse exacte du lieu où est envisagée l’ouverture de l’officine. Il faut rappeler que le demandeur doit déposer trois exemplaires de ce dossier et il faut au moins une pièce originale dans l’un des exemplaires pour le bail du local, le certificat de nationalité et le casier judiciaire. Le ministère de la santé publique après examen du dossier par l’Ordre des pharmaciens et le directeur de la pharmacie, délivre par décret une autorisation d’ouverture de l’officine dans la localité demandée.
Comptabilité et gestion de la caisse
Après avoir été une aide à la gestion logistique, l’outil informatique est devenu une aide à la compatibilité ainsi que dans les procédures administratives. Toutefois, les LGO ne constituent pas de véritables logiciels comptables. Ils n’ont le plus souvent que des fonctionnalités d’export d’informations vers un logiciel comptable. Ainsi, les LGO permettent de gérer les flux financiers, certains logiciels vérifiant même auprès de la banque que les virements promis par les caisses ont bien été effectués. Lors des commandes, la partie comptable du logiciel associée à sa partie gestion de stock donne au pharmacien une aide supplémentaire à la décision. À la fin de chaque journée, le pharmacien réalise le bilan journalier comptable. Le logiciel ayant enregistré le moyen de paiement de chaque achat, affiche les montants ayant transités par le TPE (Terminal de Paiement Électronique), le nombre de chèques encaissés et le montant des recettes en espèces. Le pharmacien contrôle la réalité de ces informations et peut procéder à la correction des erreurs éventuelles.
Gestion des terminaux de paiement électronique (TPE)
Le terminal de paiement électronique (TPE) est souvent fourni par les banques via un contrat de location. Toutefois, certains éditeurs fournissent le TPE à leurs clients. Ceci permet son intégration au sein du logiciel, évitant une erreur de saisie entre le LGO et le terminal bancaire. Le pharmacien devra s’assurer de la qualité de la connexion qui constitue un goulot d’étranglement pour les TPE. Une ligne téléphonique de mauvaise qualité provoque une augmentation du temps de réponse du TPE.
Vidéo-surveillance
Ce service permet de surveiller les différents recoins d’une pharmacie et peut avoir un effet dissuasif. Toutefois, ce système doit respecter certaines règles et l’enregistrement des images devra faire l’objet d’une déclaration à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) [37]. Le pharmacien devra rester vigilant sur la qualité des images. Cependant même avec ce système, il ne possède aucune autorité pour retenir un suspect au sein de la pharmacie. Si le dispositif d’enregistrement propose un accès distant, le pharmacien devra s’assurer de la sécurisation de ce flux (un journaliste a pu accéder aux vidéos d’une pharmacie via internet [46].
Site web
En France, deux types de SITE WEB peuvent maintenant être utilisés par les officinaux :
Les sites dits « vitrines » qui se veulent informatifs ;
Les sites de vente (autorisés par le décret n°2012-1562 où l’officine ne peut vendre que les médicaments sans ordonnances [33].
Les sites de vente exigent un niveau technique plus étendu que les premiers. En plus de l’affichage, le site web se doit de gérer les commandes passées, de sécuriser l’acte d’achat, de fournir une interface de gestion plus poussée pour le pharmacien qui doit remplir « virtuellement » l’acte pharmaceutique de la vente (analyse de la demande, conseils associés).
CONCLUSION
L’officine de pharmacie est un établissement affecté à l’exécution des ordonnances magistrales, à la préparation des médicaments inscrits au codex et à la vente au détail des produits visés par l’article 512. Le développement de l’informatique à l’officine a permis un gain de temps important et facilite la gestion quotidienne de manière considérable. Le pharmacien est l’un des premiers professionnel de santé à avoir su moderniser son outil de travail grâce à l’informatique puis maintenant grâce au TIC. Il en découle une optimisation de la gestion des stocks, des commandes et de l’officine en général ainsi qu’une dispensation plus sécurisée. Dans le souci de faciliter au pharmacien l’exercice de sa profession, des logiciels informatiques de gestion d’officine ont été conçus. Un logiciel de gestion officinale (LGO) est un ensemble de base de données (liste d’information structurées et pouvant être extraites selon plusieurs items ou filtres) présentes sur une même interface Les TIC ont également permis la mise en place d’outil de communication via internet entre le pharmacien et le grossiste répartiteur, jouant un rôle déterminant dans l’optimisation de la gestion du stock. L’objectif de notre travail a consisté àévaluer l’utilisation des Technologies de l’Information et de la Communication dans la gestion des officines à Dakar. Pour ce faire nous avons mené une étude rétrospective. Nous avons obtenu comme résultats :
98% des pharmaciens titulaires d’officine considèrent que leur logiciel de gestion officinale est facile à utiliser ;
52% des pharmaciens ont fait 1mois pour apprendre à manipuler le logiciel ;
96% des pharmaciens jugent que le logiciel qu’ils détiennent est adapté à l’exercice de la pharmacie ;
80,85% des pharmaciens trouvent l’impact des LGO dans la gestion des commandes satisfaisant ;
94% des pharmaciens ont noté une amélioration dans la gestion de leur stock en utilisant un logiciel de gestion officinale ;
4,55% des pharmaciens utilisent la rubrique transaction bancaire ;
63,64% des pharmaciens utilisent l’indicateur de gestion tel que le chiffre d’affaires et la marge ;
63,04% des pharmaciens utilisent la rubrique suivi des ventes à crédit ;
65,79% des pharmaciens utilisent toujours l’extranet ;
51,52% des pharmaciens passent toujours leurs commandes par l’extranet de COPHASE UBIPHARM SENEGAL ;
38,71% des pharmaciens d’officine ont toujours recours au service de réclamation via l’extranet de COPHASE UBIPHARM SENEGAL ;
49,24% des pharmaciens suivent leur compte via l’extranet de COPHASE UBIPHARM SENEGAL ;
La transcription des substances vénéneuses sur l’ordonnancier est encore négligée dans nos pays. L’incorporation de l’ordonnancier dans le logiciel de gestion officinale pourrait constituer une solution innovante. En effet le pharmacien n’aura plus à transcrire manuellement les produits de la liste I, II et les stupéfiants sur les registres, le logiciel enregistre directement les produits de la liste lorsqu’on effectue une vente. Ainsi l’utilisation des technologies de l’information et de la communication constitue une plaque incontournable dans la gestion d’une officine de pharmacie. Au terme de ce travail nous pouvons faire les recommandations suivantes :
– A l’Ordre des pharmaciens du Sénégal
Proposer une chartre de qualité pour les logiciels à usage officinal
Déterminer les fonctionnalités standards d’un logiciel de gestion officinal
Veiller au respect de l’adéquation des logiciels avec l’exercice de la pharmacie d’officine.
Agréer les logiciels de gestion officinale répondant à ces normes.
– Aux pharmaciens d’officine :
Migrer vers une gestion informatisée de l’officine
Opter pour des logiciels de gestion performants et compatible avec l’activité officinale
Utiliser au maximum toutes les fonctionnalités du logiciel de gestion officinale.
– Aux éditeurs de logiciels :
Proposer des LGO répondant aux besoins des pharmaciens (gestion des commandes, gestion du stock, comptabilité…)
Faciliter l’accès des LGO aux pharmaciens désireux d’en obtenir en réduisant le cout d’acquisition.
Offrir une meilleure assistance technique aux pharmaciens utilisant des LGO
Améliorer les LGO (créer de nouvelles versions) en tenant compte des soucis du pharmacien.
Intégrer le protocole pharmaML comme protocole de communication
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Table des matières
INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : GÉNÉRALITÉS SUR LA GESTION DE LA PHARMACIE D’OFFICINE
CHAPITRE I : L’OFFICINE DE PHARMACIE
I. Présentation de l’officine
I.1 Cadre juridique
I.1.1 Création d’une officine de pharmacie
I.1.2 Principe de répartition des officines
I.2 Aménagement
II. Activités officinales
II.1. Exercice de la profession
II.1.1. Condition générale d’exercice de la pharmacie
II.1.2 Exercice personnel
II.2 Gestion d’une officine de pharmacie
II.2.1 De la commande à la délivrance du médicament
II.2.1.1 Gestion des commandes
II.2.1.2 Réception des produits
II.2.1.3 Suivi des dates de péremption
II.2.1.4 Retours et réclamations
II.2.1.5 Délivrance ou vente
II.2.2 Autres activités
II.2.2.1 Inventaires
II.2.2.2 Gestion financière
II.2.2.3 Gestion du personnel
CHAPITRE II : TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION ET GESTION DE L’OFFICINE
I. Logiciel de gestion officinale
I.1 Fonctionnalités d’un LGO
I.1.1 Gestion de stock
I.1.2 Comptabilité et gestion de la caisse
I.1.3 Gestion des droits de l’équipe officinale
I.1.4 Télétravail
I.1.5 Short Message Service (SMS)
I.1.6 Gestion des emplois du temps de l’équipe officinale
I.1.7 Gestion des sauvegardes sur un serveur distant
I.1.8 Étiquettes électroniques
I.1.9 Gestion des terminaux de paiement électronique (TPE)
I.1.10 Ordonnancier
I.1.11 Services complémentaires aux LGO
I.2 Intérêts du LGO
II. Extranet
II.1 Présentation de l’extranet de la COPHASE
II.1.1 Un espace public
II.1.2 Un espace privé
II.1.2.1 Commandes
II.1.2.2 Produits
II.1.2.3 Réclamations
II.1.2.4 Document
II.1.2.5 Situation
II.1.2.6 Administration
II.2 Les intérêts de l’extranet
DEUXIEMME PARTIE : CONTRIBUTION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION DANS LA GESTION D’UNE OFFICINE DE PHARMACIE
I. Cadre de l’étude
I.1 Présentation du cadre
I.2 Période d’étude
I.3 Population d’étude
I.4 Échantillonnage
I.4.1 Technique d’échantillonnage
I.4.2 Taille de l’échantillon
II. MATERIEL ET METHODE
II.1 Matériel
II.2 Méthode
TROISIEME PARTIE : DISCUSSION
CONCLUSION
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES
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