La base de données « Découverte Nord-Pas-de-Calais » du CRT

Public visé

Cette délimitation aurait pu être effectuée en suivant les attentes du public visé, à savoir les pontois et les gens de passage. Mais il aurait fallu pour cela effectuer une étude préalable. Faute de temps, Mr Delhaye a préféré que nous les définissions ensemble.
Après installation du site, nous pourrons effectuer des statistiques et demander l’avis des utilisateurs.
Je me suis d’ailleurs appuyée sur les conseils des professionnels du tourisme rencontrés.

Recherche de la documentation

Une fois mon sujet délimité, j’ai dû rechercher les organismes et personnes à contacter pour avoir la documentation désirée. Dans un premier temps n’ayant aucune aide, j’ai commencé par contacter les OTSI de l’Avesnois et des environs puis j’ai rencontré la responsable de l’office de tourisme d’Avesnes sur Helpe qui m’a remis un annuaire de tous les OTSI et une abondante documentation.
Progressivement ma documentation s’est constituée et j’ai obtenu de nouvelles adresses. Mon carnet d’adresses s’est donc constitué (voir aux annexes 11 et 12 l’annuaire thématique et la liste d’adresses).
Il faut souligner qu’au départ j’ai pris mes contacts par téléphone. Si ce moyen est rapide et permet un contact parfois plus fructueux, je me suis aperçue que pour avoir une documentation pertinente et complète, il fallait bien expliquer le projet, ce qui s’avérait fastidieux et répétitif, j’ai donc préféré un courrier type (voir annexe 5)
Ceci s’est montré plus probant, même si parfois des précisions sont demandées par téléphone. Quant aux personnes qui avaient déjà été contactées , je leur ai renvoyé un courrier de remerciement en leur reprécisant ma demande afin d’avoir une documentation plus importante et d’être inscrite sur leurs fichiers de diffusion pour avoir de la documentation systématique (voir courrier en annexe 6).
A ce niveau, plusieurs partenaires privilégiés peuvent être dégagés :
• l’Association Tourisme en Avesnois
• le Centre Déparmental de Tourisme et le Centre Régional de Tourisme (CDT et CRT)
• l’Espace Naturel Régional
• les Conseils Général et Régional
• T Union Départementale des Offices de Tourisme et Syndicats d’Initiative (UDOTSI) Partenaires
qui sont d’ailleurs souvent à l’initiative de publications importantes (voir annexe 13)
En outre il m’est apparu important de faire certains déplacements ; mes fiais de déplacement n’étant pas pris en charge, je n’ai cependant pas pu les multiplier. Je me suis donc rendue aux offices de tourisme d’Avesnes et de Maroilles, à la maison de pays, à la radio locale, à la Direction des Affaires Culturelles Opérationnelles en Région et au CRT.
Pour préparer ces visites un questionnaire type a été préparé ( voir annexe 7).
L’objectif était essentiellement de voir comment d’autres structures ont été créées et aménagées, quelle démarche elles ont suivie et si des bases de données informatiques proches de celle recherchée existent déjà. Par ailleurs certains organismes comme le parc naturel transfrontalier du Hainaut ou l’office de tourisme des Monts de Flandres éditent des circuits ou des petits guides payants pour un prix modique, par exemple 6 itinéraires VIT pour 6F. J’ai réuni les quelques bons de commande reçus et les ai remis à Mr Delhaye qui jugera s’il souhaite les acquérir étant entendu que cette documentation répond à nos attentes mais que je n’étais pas habilitée à passer des commandes.
Problèmes rencontrés à ce stade :
*La documentation reçue est rarement en nombre car la demande émane d’un organisme non reconnu et d’autre part tous les organismes contactés n’ont pas toujours un budget suffisant pour envoyer une documentation importante. Ce problème a été en partie résolu puisqu’il est apparu qu’en rédigeant un courrier type où je soulignais l’importance de recevoir de la documentation en nombre pour la mise à disposition du public, nombreux sont ceux qui m’ont renvoyé du stock. En outre sur les conseils de Mme Fosse, de la radio locale Canal Sambre, j’ai également préparé un article pour le prochain Flash Infos, lettre municipale d’informations locales (voir article en annexe 8). Dans cet article, j’explique le projet et demande de la documentation. Malheureusement le prochain numéro ne paraîtra qu’en décembre, mais en étant publié à un plus grand nombre d’exemplaires cette fois-ci, il pourrait être envoyé à toutes les communes environnantes :
Anor, Avesnes s/Helpe, Bavay, Bellignies, Bousies, Cousolre, Eth, Etroeungt, Felleries, Ferrière-la-Petite, Fourmies, Jenlain, Landrecies, Liessies, Louvroil, Maroilles, Maubeuge, Ohain, Prisches, Le Quesnoy, Sars Poteries, Solre le Château, Trelon.
Ces villes ont été choisies soit pour leur importance dans l’Avesnois, soit parce que les syndicats d’initiative de ces villes ne m’ont pas répondu. Les coordonnées des mairies figurent dans l’Annuaire d’arrondissement Avesnes-Valenciennes 1997 paru aux éditions Raveau-Anceau. Un exemplaire en sera laissé au site d’informations culturelles et touristiques.
*Le second problème est de recevoir systématiquement de la documentation car il ne faut pas perdre de vue que ce site devra fonctionner de manière autonome. En effet les gens contactés demandent souvent de rappeler car ils ne gardent pas trace des demandes. J’ai toutefois réussi grâce à mes courriers à être sur les fichiers de différentes personnes, surtout une fois que j’ai eu les références de personnes ressources grâce notamment à Mme Fosse.
Ce problème tient entre autre au fait que nous n’avons pas un statut reconnu de syndicat d’initiative ou d’office de tourisme car alors le CDT m’aurait fait parvenir régulièrement de la documentation via le centre Hermès contre une cotisation annuelle de 255F
pour les syndicats d’initiative. Ce centre permet aux OTSI de commander mensuellement un nombre d’exemplaires donné de différentes brochures selon les besoins de chacun.
J’avais donc décidé de faire une lettre de relance type avec les références des personnes à recontacter et la période approximative pour que Mme Marié ou toute autre personne puisse le faire sans que cela ne lui prenne trop de temps. Mais suite à un premier bilan au milieu de mon stage où j’évoquais ces problèmes, la municipalité a décidé d’adhérer au centre Hermès et de créer un SI.

Ù installer ce syndicat d’initiative ?

A la médiathèque

Deux exemples de ce type existent déjà dans le département, mais dans ces deux cas c’est une même personne qui s’occupe du syndicat d’initiative et de la médiathèque.
Comme je l’ai précisé dans la présentation du sujet, dès la création de la médiathèque, Jean-Marc Delhaye souhaitait faire du rez-de-chaussée de la médiathèque une vitrine culturelle. Mais on peut se demander quel est l’intérêt de l’implanter là. Quelles sont les complémentarités ?
« Tout d’abord à la médiathèque toute une étagère est consacrée au Nord et aux pays du Nord (voir liste en annexe 14). Un effort y est donc fait pour promouvoir la région. Il existerait donc bien une complémentarité et il serait intéressant de faire un renvoi de part et d’autre pour inviter des touristes de passage à visiter la médiathèque.
♦D’autre part le rez-de-chaussée d’une surface de 40 m2 est pour le moment sous-utilisé et le faible éclairage et l’aménagement ne favorisent pas la découverte des oeuvres de Félix Del Marie ni de la maquette. Cet espace mériterait donc autant d’attention que la médiathèque elle-même.
*Le rez-de-chaussée est le lieu de passage obligé pour accéder à la médiathèque or cette dernière a reçu , depuis février 1997, 488 inscriptions pour 2451 habitants !
*La médiathèque se trouve à proximité du canal de la Sambre où se pratiquent des activités nautiques et du tourisme fluvial.
*En outre la création de ce syndicat d’initiative est complémentaire à la création de la médiathèque puisque tous deux visent à favoriser l’activité culturelle de la ville.
En outre la médiathèque est un lieu particulièrement accueillant.
Des problèmes demeurent cependant : * La médiathèque est fermée le dimanche or c’est le jour où il y a le plus de touristes. Il faut savoir à ce propos que depuis 5 ans, une dérogation a été accordée pour ouvrir les OTSI le dimanche, cela doit cependant rester exceptionnel et s’avère coûteux.
*Le rez-de-chaussée est dans l’état actuel mal aménagé pour recevoir un tel site. IL faudrait retirer le comptoir, acheter un mobilier adapté et revoir l’éclairage (voir le paragraphe 2.5 sur l’aménagement des lieux).
♦Dans les offices de tourisme et syndicats d’initiative, les responsables jouent un rôle de médiateur. Ils s’efforcent de répondre à la demande, de donner la documentation pertinente. Or ce site doit fonctionner de manière autonome selon le souhait de Mr Delhaye. Quant à Mme Marié, elle ne pourra s’en occuper car elle travaille seulement à mi-temps, elle n’a d’ailleurs aucun contrôle sur le rez-de-chaussée vu la position de son bureau et l’aménagement des lieux.

Dans l’ancienne brasserie Salomez ?

La mairie a racheté ce bâtiment situé tout près de la maison de pays et réfléchit actuellement à son utilisation.
En effet composée d’une très grande maison, de la brasserie elle-même et d’un terrain donnant sur la Sambre, elle a donné naissance à plusieurs projets dont aucun n’a encore été étudié. Il s’agirait notamment de refaire un quai afin de développer le tourisme fluvial, d’installer un accueil pour les voyageurs avec pourquoi pas des possibilités de restauration et d’hébergement. Il serait aussi question d’y installer une extension de la maison de pays.
La maison pourrait également très bien accueillir un syndicat d’initiative, le bâtiment est en effet typique, agréable et bien situé. L’ennui est que le bâtiment est à remettre en état ce qui prendra plusieurs années car si certaines pièces sont encore en très bon état, d’autres le sont moins. Il n’est donc pas envisageable d’y installer le syndicat d’initiative dans un premier temps mais si le bâtiment est rénové et si l’utilisation qui en est faite le permet pourquoi ne pas envisager de l’y transférer dans quelques temps? En effet une pièce pourrait y être consacrée entièrement au syndicat d’initiative.

A la tour du Guet ?

Cette tour, témoignage de l’histoire de la commune, se situe au centre de la ville, elle fait 4 mètres de côté et s’élève à 18 mètres 20. Il
pourrait être intéressant d’y installer le syndicat d’initiative car elle est caractéristique de la commune et est située à un endroit central à savoir à mi-chemin entre la mairie, la médiathèque et la maison de pays. Cette tour peut-être visitée sur demande en même temps que la maison de pays, l’installation du syndicat d’initiative permettrait donc de favoriser sa visite. Malheureusement ce lieu me semble peu propice à recevoir un tel site car il est étroit, froid et du fait de la présence d’escalier, il ne serait pas accessible à tous les publics, par ailleurs la présence d’un responsable y apparaît plus que jamais indispensable pour éviter toute détérioration des lieux.

A la mairie ?

La bibliothèque était auparavant située au premier étage de la mairie dans une grande salle, pourquoi ne pas récupérer cette salle qui est peu utilisée pour y installer le syndicat d’initiative ? Si cette pièce est particulièrement spacieuse, elle présente néanmoins plusieurs inconvénients :
■ elle est située à l’étage or il me semble qu’un syndicat d’initiative doit être accessible directement et donc se trouver au rez-de-chaussée, en outre Mr Ruel, président de l’Union Départementale des Offices de Tourisme et Syndicats d’Initiative, a souligné que les visiteurs n’iraient pas instinctivement à la mairie pour obtenir des renseignements touristiques et que ce ne serait donc pas un choix judicieux
■pour accéder à cette salle, il faudrait pénétrer par une entrée annexe et veiller à ce que les visiteurs n’aillent pas dans les autres salles
■ aucun contrôle ne serait possible s’il n’y a pas un responsable qui est affecté au syndicat d’inititive

Proposition

Comparativement le choix de la médiathèque semble donc préférable dans un premier temps car , si la brasserie Salomez serait un lieu d’accueil attrayant, tous les travaux restent à faire. Pour réduire les inconvénients de ce choix, plusieurs mesures peuvent être prises :
*Si la médiathèque est fermée le dimanche, on peut imaginer mettre au rez-de-chaussée un bénévole qui y assurerait une permanence ou mettre quelques documents en stock à la maison de pays afin d’assurer un relais mais cette solution risque d’engendrer un éparpillement de la documentation.
*La présence d’un médiateur étant, selon moi, nécessaire, il faudrait rechercher des bénévoles. Ce choix est motivé par le fait que la mairie veut limiter les frais, tout au moins dans un premier temps. Mais il est évident que la création d’un poste avec une personne attitrée et responsable serait le plus judicieux. D’autant qu’une mise à jour minimale s’imposerait, notamment pour les expositions et les manifestations culturelles et qu’il faut avoir l’œil sur les nouveautés.

La base de données « Découverte Nord Pas-de-Calais » du CRT.

Les informations contenues dans les bornes interactives ont été récupérées dans cette base et enrichies. Cette base est accessible elle aussi en six langues et est structurée en six rubriques (voir document ci-joint ). Elle fonctionne avec un moteur SQL base et un serveur développé par un sous-traitant. Elle fonctionne sous Windows, l’environnement est convivial mais son utilisation demeure complexe car l’utilisation de certains icônes ne va pas de soi.
A partir de la rentrée 97, tous les offices de tourisme du Nord Pas-de-Calais seront mis en réseau. En effet suite à un projet européen, tous les offices de tourisme sont dotés du matériel nécessaire à l’utilisation de cette base de données, matériel qui sera impérativement installé à l’accueil de l’office de tourisme et restera propriété de la Fédération Régionale des Offices de Tourisme et Syndicats d’Initiative : un terminal Windows 95 un moteur SQL base versionô un modem.
Le financement de ce projet est assuré à 50% par l’Europe et à 50% par le CRT et la FROTSI. Les OT ont une licence à payer, ils se sont donc souvent groupés pour en réduire le coût.
Actuellement les offices de tourisme sont en phase de tests et les résultats ne sont pas encore parvenus au CRT. Cette base n’est, à cause de sa complexité et de certaines informations commerciales ou personnelles ( le marché, la commission…), pas destinée au public. C’est une hôtesse qui en aura la charge.
Cette base sera accessible par le biais de micro ordinateurs installés au poste d’accueil de tous les offices de tourisme. Ces micros seront reliés
par modem au centre serveur du CRT qui sera chargé de centraliser et de redispatcher l’information émanant des divers offices de tourisme, responsables de l’actualisation des informations concernant leur territoire. Ce système permettra donc de disposer en permanence d’une information mise à jour sur l’ensemble de l’offre touristique régionale. Ce réseau sera également un outil d’analyse de l’activité touristique.
Les responsables des offices de tourisme recevront une formation à l’utilisation du logiciel pour la consultation et la saisie des données. Une assistance téléphonique sera mise en place. La FROTSI souscrira également un contrat de maintenance pour chacune des machines qui seront mises à disposition des offices de tourisme. Ce contrat couvrira la maintenance du matériel et des logiciels des postes informatiques et inclura des interventions sur site en cas de problème.
Le public pourra lui aussi accéder à la base de données régionales sur minitel puisque le CRT souhaite créer un nouveau service télématique sur le 3615.

Un site internet ?

Le CRT espère avoir bientôt un budget lui permettant de développer un site internet. Contrairement à la base de données « Découverte Nord Pas-de-Calais », le public y aurait directement accès mais aucune donnée ne pourrait être rentrée et le contenu serait plus restreint. Cependant ce ne serait pas une copie de la base de données, le travail serait effectué en direct.
Le CRT ne travaille pour l’instant qu’avec les offices de tourisme. L’extension aux syndicats d’initiative sera peut-être envisagée ultérieurement mais alors il y aurait un relais supplémentaire et ce serait lourd à gérer. De plus cette base n’est pas destinée au public (ce que nous recherchons) et requiert la présence d’une hôtesse alors que pour le moment aucun personnel n’est prévu, nous ne pourrons donc avoir cette base.
S’il y avait une personne à l’accueil, nous pourrions obtenir une version consultation de la base de données pour 5 000F environ sachant qu’il faudrait acquérir :
■ une licence SQL version 6 pour un utilisateur soit 1350F HT sous couvert d’acceptation
■ un ordinateur
■ Windows 95
■ une ligne numéris pour la mise à jour des données. Si notre base est mise à jour tous les mois, chaque mise à
jour coûtera l’équivalent d’une communication régulière sachant que la communication sera de dix minutes environ. Les prix de France Télécom varient selon l’utilisation qui en est faite.
En effet le projet européen étant en cours, nous ne pouvons plus bénéficier de la prise en charge du matériel.
Afin d’apporter nos informations locales, nous pourrions nous rapprocher de l’office de tourisme le plus proche et lui faire parvenir nos informations.
Malgré le coût de cet investissement qui sera à discuter directement avec le responsable du CRT, ce serait intéressant car la base répond parfaitement à nos besoins. Sandrine Duthoit, responsable de la base de données au CRT, pense que dans une optique de consultation le site internet nous serait plus adapté car il serait plus destiné à un grand public.
• Positionnement par rapport au DACOR ? Mr Giuliani m’a proposé une installation en mode consultation pour le public où nous n’aurions que les coordonnées des professionnels de la culture dans le Nord Pas-de-Calais avec possibilité de rentrer nos données à l’interne.
Leur produit ne convient pas à nos attentes puisqu’il s’agit essentiellement d’un logiciel permettant de créer des fichiers d’adresses et de descriptifs et de se constituer ainsi un fichier culturel international. Certes nous pourrions y entrer les adresses de nos partenaires, mais l’objectif initial est d’installer une base de données à destination du public et non pour le traitement interne. En outre les adresses et informations que nous pourrions y récupérer sur la culture ne nous intéressent que très partiellement. Le 3615 DACOR peut d’ailleurs nous permettre de récupérer certaines informations : date de spectacles,…
Par ailleurs la mise à jour de la base suppose qu’une personne en soit chargée quotidiennement.
Enfin l’interface est complexe, cette base de données n’est pas destinée au grand public.

COMMENT FAIRE CONNAITRE LE SI ?

Informer la population

Ecrire un article de présentation du syndicat d’initiative dans le prochain Flash Infos comme cela avait été fait pour la médiathèque (voir annexe 10), c’est-à-dire en précisant ses heures d’ouverture, son fonctionnement, les services rendus, les objectifs de la municipalité…
• Faire de la publicité à la radio locale ce qui pourra se faire sans problème puisque la municipalité paie déjà une cotisation pour sa publicité.
• Faire également de la publicité dans la presse locale.

Informer les partenaires potentiels

Prendre contact avec le CRT, le CDT, l’Association Tourisme en Avesnois, l’ENR, les OTSI de l’Avesnois pour dire quand le syndicat d’initiative sera créé et manifester sa volonté de travailler en partenariat.

CONCLUSION

En conclusion je souhaiterais revenir sur deux points : voir si les objectifs qui m’étaient fixés ont été atteints et souligner les problèmes que j’ai pu rencontrer au cours de ce stage.
Je devais tout d’abord recenser l’ensemble des points d’attrait touristique et culturel sur un rayon géograhique à définir. Ce recensement a été effectué et répertorié dans un annuaire thématique créé sous Word.
Cet annuaire a été recopié sur une disquette qui sera remise à Mr Delhaye avec un exemplaire de mon rapport et les documents de fonds que j’ai pu acquérir tout au long de ce stage.
Après recensement, l’ensemble de mes investigations devait être ordonné. Une fois mon fonds papier constitué, j’ai réfléchi au classement et à l’aménagement des lieux. La partie aménagement n’a cependant pu être réalisée concrètement, le mobilier restant à fabriquer ou à acquérir. Mon travail consistait cependant essentiellement à mener une étude de faisabilité.
Par ailleurs Mr Delhaye souhaitait créer une base de données consultable par le public. Je suis quant à moi partie de l’existant pour proposer une solution qui me paraisse adaptée. Il reste aux élus à trancher et à faire les démarches nécessaires, l’acquisition d’une version consultation de la base « Découverte Nord Pas-deCalais » me semblant la meilleure solution car elle est adaptée à nos besoins et nous éviterait de créer un sousproduit et de perdre du temps.
Enfin il me fallait envisager comment faire connaître ce site à la population. J’y ai réfléchi sur papier, le projet n’étant pas encore bouclé.
Le déroulement de ce stage n’a cependant pas été facilité par certains facteurs, notamment l’absence d’aide dans mon travail quotidien et les départs en vacances qui ont entraîné certains retards dans mes démarches auprès d’organismes ressource. Il faut également souligner que tout une partie de mon travail, à savoir la collecte de la documentation, aurait pu être facilitée si la mairie avait décidé plus tôt de devenir syndicat d’initiative, si bien qu’au terme de ce stage le projet est loin d’être bouclé. Il restera à la mairie à aménager le rez-de-chaussée, à créer une association « syndicat d’initiative », à trouver une personne chargée de l’accueil, à rechercher des financements, à demander une aide au Conseil Général et à réfléchir à la rénovation future de la brasserie Salomez.
Je tiens à remercier Madame Marié, Monsieur Delhaye et Monsieur le Maire pour leur accueil et leur confiance.
Il reste à espérer que ce travail ne sera pas vain et donnera réellement naissance à un syndicat d’initiative novateur et dynamique.

Table des matières
INTRODUCTION
1/Présentation
1.1 .Présentation du sujet
1.2.Présentation de la commune
1.3.Présentation de la médiathèque
2/ Constitution d’un fonds papier
2.1.Délimitation du sujet
-Quels sont les points d’attrait à recenser ?
-Sur quel rayon géographique travailler ?
-Public visé
2.2.Recherche de la documentation
2.3.Classement de la documentation
2.4.0Ù installer ce syndicat d’initiative ?
-A la médiathèque ?
-A la maison de pays ?
-Dans l’ancienne brasserie ?
-Ala Tour du Guet ?
-A la mairie ?
-Proposition
2.5.Aménagement des lieux
2.6.Points à développer par la suite
3/ Contraintes liées à la création d’un syndicat d’initiative
3.1.Qu’est-ce qu’un syndicat d’initiative ?
-Quelles sont les vocations d’un SI ?
-Organisation d’un SI
-Fonctionnement d’un SI
3.2.Démarches administratives
3.3.Problèmes par rapport à ces missions
4/ Projet de hase de données
4.1.Etude de l’existant
-Exploiter le minitel
-Les bornes interactives multimédia
-La base de données « Découverte Nord-Pas-de-Calais » du CRT
-Le logiciel du DACOR
4.2.Que faire dans notre SI ?
5/ Comment faire connaître le SI?
5.1 .Informer la population
5.2.Informer les partenaires potentiels
CONCLUSION
ANNtiXES notamment: Annuaire
thématique
Liste d’adresses
Liste des
publications à se procurer
A voir en
complément à la médiathèque
Propositions d’achat
Liste des abréviations et sigles

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