Soutenance mémoire
Les partenaires de la Société NGS
Tout organisme qui participe à la distribution, à la vente ou à la promotion des produits de l’entreprise auprès du même final est un intermédiaire. L’entreprise a besoin de distribuer ses produits sur le marché, c’est pour cette raison qu’elle peut soit utiliser les intermédiaires existants soit créer son propre réseau.NGS est en partenariat avec plusieurs sociétés étrangères. Elle est en collaboration étroite avec ces sociétés car ce sont cellesci qui leur fournit tous ses équipements et matériels. Exemples de sociétés : ERICSON, ALCATEL et HP qui est récemment son partenaire. Elle est aussi en coopération avec quelques sociétés de télécommunication africaines ; la société reçoit deux fois tous les ans la visite des ingénieurs de la Société GTL. Ce dernier lui offre des formations théoriques mais surtout pratiques et techniques. Ceci est un très grand privilège pour la NGS car en acquérant des nouvelles connaissances elle peut effectivement améliorer ses qualités de service et ceci lui permet d’avoir une bonne image vis-à-vis de ses clients. Par contre, elle a souligné qu’appart les transitaires et son fournisseur de spiruline à Majunga, la société ne collabore avec aucune entreprise malgache. Le public de l’entreprise se compose de: Institution financière: il rassemble toutes les entités qui fournissent les ressources financières à l’entreprise (banques, actionnaires, sociétés d’investissements, etc…) Pour cela, la société NGS entretien une relation étroite avec les banques et les sociétés d’investissements car ces derniers lui offre des prêts et l’aide également à la gestion de son compte. Les médias: jouent un grand rôle dans la transmission des informations, des opinions, des idées. L’entreprise est très sensible au rôle joué par la presse et son influence sur la bonne réalisation des objectifs de la société. Concernant la transmission des informations, la société est en relation permanente avec les médias. Mais à part cela, les commerciaux de la société assurent la distribution des brochures. La notoriété de la Société se développe grâce à l’existence des médias et à la bouche à oreille des clients de la Société. L’administration et les pouvoirs publics: l’intervention de l’Etat est essentielle pour l’entreprise, pour l’institution d’un cadre juridique qui aide l’homme de Marketing, à distinguer entre le légal et l’illégal. La société doit suivre toutes les règles régit par l’Etat en vigueur.
Environnement politique
Stabilité politique : Elle définie la situation politique d’un pays. Les impacts de la stabilité politique sur l’entreprise sont :
– Une crise politique peut entraîner la privatisation ou la nationalisation d’une entreprise par des investisseurs étrangers ou nationaux (Etat, actionnaires,…).
– L’instabilité politique est un risque pour une entreprise car de nombreux dirigeants sont des étrangers et cette instabilité politique peut entraîner la fermeture de l’entreprise due au départ des investisseurs étrangers.
– Une crise politique entraînant la suppression d’emploi afin de réduire les coûts pour n’avoir que le personnel strictement nécessaire au fonctionnement de l’entreprise.
Politique Fiscale : La politique fiscale est l’ensemble des décisions prises par le pouvoir public en matière de fiscalité. Elle a pour objet de garantir les rentrées budgétaires minimales. On peut citer comme exemple : La diminution de la pression fiscale afin de relancer la consommation et de stimuler la croissance
Protection sociale : C’est l’ensemble des mécanismes de prévoyance collective qui permettent aux individus de faire face aux conséquences des risques sociaux (baisse des ressources, augmentation des dépenses). Les protections sociales sont :
La CNAPS
L’OSTIE
Les assurances
Les allocations familiales
Les allocations de retraite
Définition du système
Les systèmes peuvent être abstraits ou physiques. Un système abstrait est un arrangement ordonné d’idées ou de construction indépendante. Tandis qu’un système physique est un groupe d’éléments qui fonctionnent ensemble pour atteindre un objectif. Un système est un ensemble de structures cohérentes dont les éléments constitutifs, même détachés de leur contexte, en conservent la référence et restent indispensables à son bon fonctionnement, à son développement, ainsi qu’à son décodage.
Définition du système d’information de la gestion des ressources humaines
Un Système d’information de gestion des ressources humaines (en : Human Resource Management Systems (HRMS, EHRMS), Human Resource Information Systems (HRIS), HR Technology ou encore HR modules), est une interface entre la gestion des ressources humaines (GRH) et les technologies de l’information et de la communication(TIC). Il combine la GRH, et en particulier ses activités basiques et administratives (gestion administrative), avec les moyens mis à disposition par les TIC.5 (Source : wikipédia, encyclopédie libre) Sont notamment concernées les activités de planning et de traitement de données généralement destinées à être intégrée dans un progiciel de gestion intégré (en : Enterprise Resource Planning ou ERP). Les systèmes ERP sont des programmes informatiques intégrant les informations issues de différentes origines dans une entreprise en des modules intégrés dans une seule application et une base de données unique. La qualité de la liaison entre les modules financiers et de ressources humaines est particulièrement importante pour les entreprises, étant donné le poids financier généralement très important des ressources humaines. Au regard de la littérature, nous constatons que le SIRH, Système d’Information Ressources Humaines, peut être défini de différentes manières selon les caractéristiques que nous privilégions. Nous observons deux courants de pensée, l’un considère le SIRH selon sa capacité à traiter de l’information quels que soient les moyens nécessaires, l’autre l’appréhende en fonction de ses capacités technologiques au sens large, notamment au travers du rôle qu’il joue au sein de processus plus globaux. L’utilisation de moyens informatiques, électroniques et de télécommunications permet d’automatiser et de dématérialiser les opérations définies par les procédures des entreprises. Ils sont aujourd’hui largement utilisés en lieu et place des moyens classiques tels que les formulaires sur papier et le téléphone. Cette transformation est à l’origine de la notion de système d´information. Kovach et Cathcart (F. Bournois, J. Rojot, et J-L.Scaringella, 2003), définissent le SIRH comme « une procédure de collecte, stockage, restauration et validation des données sur les ressources humaines, les activités du personnel et les caractéristiques des unités organisationnelles dont une entreprise a besoin. »6 Pour eux, le SIRH n’implique pas qu’il soit complexe ou informatisé. Il n’est donc pas limité aux technologies qui le constituent. « Tannenbaum, 1990 définit le SIRH comme « un système permettant d’acquérir, de stocker, de manipuler, d’analyser, d’extraire et de distribuer des informations pertinentes au regard des ressources humaines d’une organisation ». 7 Il considère que c’est un système qui inclut des personnes, des formes, des politiques et procédures, et des données » (J. Tixier et F. Deltour, 2004). 8 « Un SIRH est un ensemble de logiciels plus ou moins interconnectés qui permettent d’assurer de façon cohérente différents actes administratifs et des opérations de gestion appliquées aux ressources humaines. » (Merck, 2003). 9 « Le SIRH est un progiciel qui informatise, d’une part, un certain nombre de tâches des différentes missions de la fonction RH et, d’autre part, leur circuit de l’information. *…+. Lalogique de mise en place d’un SIRH induit que les tâches qui seront automatisées vont ainsi constituer une suite de flux d’informations à valeur ajoutée. » (F. Silva, 2008) 10 Ainsi, ce dernier chapitre nous a permit de constater les généralités sur le SI et le SIRH ; c’est-à-dire ses différentes définitions, les divers systèmes (système opérationnel, décisionnel et informationnel), ses caractéristiques et ses fonctions. Nous avons également vu les liens entre l’informatique et le système d’information ; une brève définition de l’innovation et plusieurs définitions du SIRH. En résumé, la première partie de notre ouvrage contenait dans le premier chapitre la présentation générale de lé société NGS ou plus précisément son identification, sa structure et ses diverses activités. Le second chapitre s’agissait d’une étude environnementale (micro et macroenvironnement) et un diagnostic sur les opportunités et menaces de l’environnement. Et enfin, le troisième chapitre consistait à des approches théoriques sur le système d’information et le système d’information des ressources humaines. En bref, cette première partie nous a permit defaire la description de la société NGS, une étude sur l’environnement et des cours sur le SI et le SIRH.
Gestion de congé
Ce mot « congé » a un double sens :
Sens 1 : Autorisation donnée à un employé de cesser temporairement son travail.
Sens 2 : Vacances, courte période durant laquelle on ne travaille pas.
Toute entreprise doit respecter le planning du congé préconisé par la loi. La planification du congé de la société est effectuée tous les débuts du mois. Il est planifié et fixé selon le poste de travail et les activités du personnel. La durée de congé annuelle de chaque personnel doit être impérativement 30 jours ; dont les 15 jours pour le premier trimestre et les 15 derniers jours pour le second trimestre. Les 15 jours doivent être pris une fois et continuellement quant aux 15 autres jours, l’employé peut les cumulés. Pourtant, il est à noter que c’est après une année de service dans la société que le travailleur pourrait bénéficier de ces congés, par contre, il est autorisé à prendre des permissions ou de s’absenter. Ainsi, durant notre période de stage, nous avons constaté des problèmes dans la gestion des congés du personnel. Comme par exemple, pour demander un congé, l’employé est obligé d’écrire ou de noter dans le carnet de demande de congé. Cette demande serait ensuite signée par le responsable ressources humaines et le gérant. La majorité du personnel trouvait cette procédure longue. Mais aussi, nous avons remarqué que quand un ou plusieurs personnes partent en congé les autres employés ne sont pas au courant de leur départ ni de leur retour. Cela prouve un manque de communication ou de partage d’information au sein de la société. Le dernier problème souvent rencontré est la perte du carnet de congé du personnel, due par cette perte, il est très difficile au département ressources humaines de calculer les restes de congé des employés. Ces différents problèmes ont des effets négatifs dans la gestion des ressources humaines de l’entreprise. Cependant, en ce qui concerne la gestion des congés et des absences des employés, la société détient plusieurs carnets « demande d’absence ou de permission » ; ces carnets seront remplis par les employés à chaque fois qu’ils nécessitent une permission de sortie ou un congé. La procédure à suivre dans ce demande de congé est assez compliqué car après avoir rempli ce carnet, il faut d’abord demander une autorisation au responsable du département et si ce dernier accepte c’est après qu’il faut faire signé le carnet par le responsable ressources humaines et le gérant. Durant notre stage, on a pu constater que les salariés se plaignaient tout le temps de ces diverses étapes à suivre pour se procurer de leur droit de congé ou de permission. La procédure est assez longue et compliquée.
Gestion des dossiers administratifs
En faisant quelque analyse sur la gestion des dossiers du personnel au sein du département ressources humaines dans la société NGS. On a pu déduire que le département ressources humaines détient de nombreux dossiers à gérer, à traiter mais aussi à classer. Par ailleurs, ces dossiers sont confrontés à plusieurs problèmes et désordres qui ont des conséquences néfastes dans la gestion des dossiers du personnel. Cependant, pour éviter la répétition de ces divers problèmes, la société pourrait adoptée un nouveau système dans le sauvegarde et le traitement de ces dossiers. Comme par exemple, il serait préférable de sauvegarder ou d’enregistrer les dossiers du personnel dans un fichier dans le poste de travail du responsable ressources humaines et pour éviter les problèmes d’ordinateur tel que l’existence des virus ou les fautes de manipulation, il serait plus fiable de les enregistrer dans les autres postes de travail des autres services du département ressources humaines. Ainsi, les dossiers sollicités par l’entreprise seront scannés par leur propriétaire et ils seront directement envoyés par email au sein du département ressources humaines. Et comme ça, les dossiers du personnel seront stockés et enregistrés dans deux ordinateurs, il y aura donc plusieurs exemplaires. Pour mieux organiser la gestion de ces dossiers, il faut les classer suivant leur numéro matricule au bureau ou leur fonction dans la société comme ça dans le cas où on veut les utilisé, la recherche sera simplifié. Pour bien mettre en œuvre toutes ces idées, il faut tout d’abord créer un nouveau dossier dans Word ou Excel, c’est comme le responsable le désire, ainsi, on lui donnera un nom spécifique (Ex : dossiers du personnel) chaque ordinateur au sein du département ressources humaines aurait donc à sa disposition un fichier sur les dossiers du personnel. Il faut aussi prévoir une solution pour éviter les risques de modification où d’indiscrétion de certains employés. Les postes de travail dans le département ressources humaines seront doté d’un code de sécurité. En bref, après toutes ces recommandations et ces nouvelles mesures à prendre, nous pensons limiter les problèmes rencontrés dans la gestion des affaires administratifs du personnel. De plus, ces solutions pourront les aidées à se vider de leur souci et leur fatigue avec les classements, les recherches, les pertes et les modifications des vieux et récents dossiers.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE
CONSIDERATION GENERALE
CHAPITRE I – PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
Section 1 : Identification de l’entreprise
1.1. Fiche signalétique
1.2. Historique
Section 2 – Structure organisationnelle de la société NGS
2.1. Organigramme de l’entreprise
2.2. Mission et attributions des responsables de la société
v Mission et attributions du gérant
v Mission et attributions du co-gérant
v Mission et attributions de l’assistante de direction
v Mission et attribution du responsable administratif et financier
v Mission et attribution du responsable technique
v Mission et attributions du responsable ressources humaines
v Mission et attributions du responsable logistique
v Mission et attribution du responsable commercial
Section 3 – Activités de l’entreprise
3.1. Télécommunication
3.2. Vente de matériels informatiques
3.3. Vente de consommables informatiques
3.4. Vente et installation des énergies
3.5. Vente des spirulines
3.6. Location des véhicules
CHAPITRE II – ETUDE ENVIRONNEMENTALE
Section 1 : Les environnements de proximités
1.1. Les clients de la société NGS
1.2. Les partenaires de la Société NGS
1.3. Les fournisseurs de la société NGS
1.4. Les concurrents de la société NGS
Section 2 : Macro-environnement
2.1. Environnement politique
2.1.1. Stabilité politique
2.1.2. Politique Fiscale
2.1.3. Protection sociale
2.2. Environnement économique
2.2.1. Le niveau de vie du pays et l’évolution du PNB (Produit National Brut)
2.2.2. Le taux d’intérêt
2.2.3. La politique monétaire
2.2.4. Le chômage qui est la cause d’une crise économique d’où la diminution du nombre de salariés
2.3. Environnement socioculturel
2.3.1. La démographie
2.3.2. Le niveau d’éducation du personnel, c’est-à-dire, les cursus
2.4. Environnement technologique
2.5. Environnement écologique
2.6. Environnement légal
2.6.1. Droit du travail
2.6.2. Législation sur la santé
2.6.3. Normes de sécurité
Section 3 : Opportunités et menaces
3.1. Opportunités
3.2. Menaces
CHAPITRE III – GENERALITES SUR LE SYSTEME D’INFORMATION ET SUR LE SYSTEME D’INFORMATION DE LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Section 1 – Définition du système d’information et les divers éléments du système
1.1. Définition du système
1.2. Définition de l’information
1.3. Les divers éléments du système
1.3.1. Système opérationnel
1.3.2 Système décisionnel
1.3.3. Système informationnel ou système d’information
Section 2 – Les caractéristiques et les fonctions du système d’information
2.1. Les caractéristiques du système
2.1.1. La fonction du système
2.1.2. L’Entrée du système
2.1.3. La sortie du système
2.1.4. Le processus
2.1.5. Les moyens
2.1.6. L’environnement
2.1.7. La procédure
2.2. Les fonctions d’un système d’information
2.2.1. La collecte des informations
2.2.2. Le stockage des informations
2.2.3. Le traitement des information
2.2.4. La transmission des informations
Section 3 – « Informatique et système d’information », Innovation et SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines)
3.1. Informatique et système d’information
3.2. Innovation
3.3. – Définition du système d’information de la gestion des ressources humaines
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE DE LA SITUATION EXISTANTE ET DIAGNOSTIC DU SYSTEME D’INFORMATION AU NIVEAU DU DEPARTEMENT RESSOURCES HUMAINES DE LA SOCIETE NGS
CHAPITRE I – Analyse de la gestion administrative et les autres aspects dans la gestion des ressources humaines de la société NGS
Section 1- Analyse de la gestion de paie du personnel
Section 2 : Analyse de la gestion des dossiers du personnel
Section 3- Analyse des autres procédures administratives et diagnostic de la situation externe de la société NGS
3.1. Gestion de congé
3.2. Autres documents et formulaire
3. 3.Avantages sociaux et autres aspects de la gestion des ressources humaines
3.3.1. L’organisation de travail
3.3.2. L’hygiène et sécurité
3.3.3. L’ergonomie
CHAPITRE II – Analyse du système de recrutement, de formation et d’évaluation du personnel au sein du département ressources humaines de la société NGS
Section 1 : Système de recrutement
Section 2 : Système de formation
Section 3 : Système d’évaluation du personnel
Section 1 : Système d’information et de communication de la société NGS
Section 2 : Gestion de conflits et autres obstacles
Section 3:Analyse des relations professionnelles et sociales
TROISIEME PARTIE PROPOSITION DE SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS
CHAPITRE I – Propositions de solutions et de recommandations
Section 1 – Solutions aux problèmes liés à la phase administrative de la gestion des ressources humaines et autres aspects de la Société
1.1. Gestion de paie
1.2. Gestion des dossiers administratifs
1.3. Gestion des autres procédures administratives
Section 2 – Solutions aux problèmes liés au recrutement, formation et évaluation du personnel
2.1. Recrutement
2.2. Formation
2.3. Evaluation du personnel
Section 3 –Recommandations aux problèmes liés à la communication, information, gestion de conflits et relations sociales
3.1. Recommandations aux problèmes de communication et d’informations
3.2. Recommandations aux problèmes de gestion des conflits
3.3. Recommandations aux problèmes de relations professionnelles et sociales
CHAPITRE II – PROPOSITION DES NOUVELLES SOLUTIONS DITES : « INTRANET » ET « EXTRANET »
Section 1 : Généralité sur l’ « intranet »
1.1. Définition : intranet
Section 2 – Généralité sur l’ « extranet »
Définition de l’ « extranet »
Utilités de l’extranet
3.1. Mise en place de l’intranet
3.2. Mise en place de l’extranet
CHAPITRE III – Résultats attendus et avantages du nouveau système d’information
Section 1 : Résultats attendus dans l’exécution des tâches routinières et de l’accessibilité aux informations
Section 2 : Résultats attendus dans l’organisation des postes de travail et motivation du personnel de la société
Section 3 : Avantages de l’intranet et extranet
3.1. Avantages de l’intranet
3.2. Avantages de l’extranet
Conclusion générale
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
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