Soutenance mémoire
Incompatibilité des logiciels utilisés au sein des agences et du siège
Retraitement obligatoire des données
Au niveau des agences, la saisie comptable sera tout d’abord effectuée sur le logiciel CIEL COMPTA, ensuite va être exporté en format Excel avant d’être envoyé au siège pour faire l’objet d’une centralisation dans la comptabilité générale. Arrivées au centre comptabilité du siège, ces données sous format Excel ne peuvent pas être importées dans le système SAGE SAARI à cause de l’inexistence d’une interface entre les deux logiciels. En outre, les numéros de comptes imputés par les agences ne correspondent pas avec ceux utilisés par le siège car ceux ci adoptent leur propre plan comptable. On pourra prendre l’exemple de certains comptes tels que : 41112407000 de Ciel Compta serait traduit en passant dans SAGE en 4111CLIPRI.
De plus, le code journal utilisé par ces deux entités est différent. si nous reprenons l’exemple précédent, on peut avoir comme code respectif : OD (Opérations diverses) pour le CIEL COMPTA et ODA (Opérations diverses des Agences) pour le SAGE.
Par ailleurs, il n’y a pas de ventilation analytique dans le logiciel CIEL qui constitue un outil d’information et indispensable à la prise de décision pour le dirigeant car le rôle de la comptabilité analytique d’exploitation est d’effectuer un traitement des données exprimant ces activités, traitement dont les objectifs essentiels sont : déterminer l’impact du fonctionnement des différents services de l’entreprise sur le résultat de l’exploitation ; puis déterminer la répartition du résultat d’exploitation entre les différents produits ou les différentes prestations que l’entreprise met à la disposition de son marché et enfin, déterminer les bases d’évaluation de certains éléments du bilan de l’entreprise. Dans le cadre du traitement comptable, le traitement des données réalisé par la CAE comporte six phases :
– L’affectation des charges et des produits ;
– La répartition des charges inscrites aux comptes de coût de revient des charges inscrites aux comptes des sections principales (coûts de revient, de production et de vente)
– L’entrée en stocks des produits dont la fabrication est arrivée au stade final, par transfert du coût de revient au débit des comptes de stocks de produits finis ;
– La sortie de stocks des produits vendus, par transfert de coût de revient de ces produits au débit des comptes de coût de revient des ventes ;
– La détermination des résultats, par transfert du coût de revient des ventes au débit des comptes de résultats analytique intéressés .
En effet, les agences n’établissent aucun état financier, seulement une comptabilité auxiliaire. Tous ces conflits entraînent un retraitement manuel indispensable des données provenant des agences. Cependant, il est préférable de remarquer qu’en dépit de ce retraitement obligatoire des données, les pièces comptables sont archivées auprès des agences alors que le comptable du siège aussi procède à une comptabilisation de ces pièces à l’aide d’un fichier envoyé par ceux ci, ce qui ne respecte pas l’objectif de la comptabilité générale qui est la transcription suivant une méthode d’expression bien définie, des évènements affectant sur le patrimoine qu’elle est amenée à gérer et de mesurer le résultat qui en est dégagé. Ainsi, il est difficile de suivre la véracité de ces informations sans avoir des pièces justificatives sous les yeux. De plus cela complique la vérification et le contrôle en cas de nécessité.
Dysfonctionnements rencontrés au niveau de retraitement
L’incompatibilité des logiciels utilisés par les agences et le siège entraîne la nécessité d’un retraitement manuel des données. Mais ce retraitement manuel a des répercutions négatives sur la comptabilité générale de la TELMA SA.. Le service compte des opérateurs et des agences se charge de la centralisation des mouvements comptables effectués par les six agences dans les provinces. Cette situation nous permet de dire que les tâches assumées par ce service sont lourdes. En effet, une agence se charge de traiter les recettes des sous agences qui leur sont rattachées et sont au nombre de 20 par agence en moyenne. Ce qui donne environ 120 données à retraiter par ce service qui est composé de deux comptables. Cependant, il est préférable de remarquer qu’en dépit de cette lourde tâche le comptable ne pourra pas accomplir avec certitude et avec qualité le retraitement de ces données.
De plus, ce service s’occupe à part le retraitement des données provenant des agences, la comptabilisation des opérations des opérateurs. Cette surcharge de tâche augmente le risque d’erreur. Or, les principes comptables fondamentaux doivent être appliqués à l’intérieur de l’entreprise tels que le principe de bonne information, le principe de l’image fidèle…mais l’existence d’erreur et d’omission pourrait entraîner une fausse interprétation dans la détermination de la marche des activités de l’entreprise ainsi que la prise de décision. De plus, la double action de comptabiliser la même opération provoque une perte de temps car on traite les mêmes opérations doublet. Parallèlement, les ressources humaines des agences seraient mal exploitées : elles ne sont pas responsables de la finalité des opérations puisque le traitement des recettes et dépenses ainsi que le grand livre et la comptabilité qu’elles ont effectuée au niveau des agences sera refait par le comptable du siège. Par conséquent, leur travail n’aurait pas été pris en considération, ainsi il y a une mauvaise répartition de tâche au niveau des personnels.
Mauvaise organisation du circuit des pièces comptables
Toutes les directions d’agence de la TELMA sont en étroite collaboration, d’une part avec leurs sous agences respectives et d’autre part avec la direction des agences.
Les sous agences se présentent sous deux formes, les unes qui se trouvent dans des régions avancées, équipé d’un système GIRAFE, réseaux téléphonique; enregistre directement leur encaissement dans GIRAFE et se charge de verser ses recettes à la banque. Les autres qui se trouvent dans les régions éloignées doivent envoyer par mandat postal à leur agence de rattachement les recettes. Ensuite, chaque sous agence doit transmettre un bordereau de recette journalière où sont inscrites les recettes du jour et les reçus détaillant ces recettes à l’agence à qui elles sont rattachées. Ces pièces sont visées par le directeur d’agence. Puis, elles sont enregistrées au centre comptabilité avant d’être imputées. Après imputation, ces pièces font l’objet d’une saisie dans le logiciel CIEL COMPTA avant de passer au service de recouvrement les pièces venant des sous agences éloignées pour enregistrement sur GIRAFE. Enfin, après avoir traiter toutes les données provenant de chaque sous agence qui leur sont rattachées, les agences envoient un fichier contenant les écritures de recettes et de dépenses passées à une période donnée à la direction centrale pour être centralisé dans la comptabilité générale de la société.
Lacune au niveau de l’acheminement des pièces
Vu l’éloignement de certaines localités, il se peut que l’arrivée des pièces soit retardée. Ce retard est l’une des causes majeures du ralentissement des traitements comptables dans les Agences. La lenteur de ce circuit devrait faire l’objet d’une étude en vu d’accélérer la comptabilisation. Comme il a été dit un peu plus haut, les pièces comptables partent des bureaux périphériques et des AGATE hebdomadairement pour arriver dans les agences de TELMA afin de subir le premier traitement comptable.
Saturation des tâches
L’inexistence d’un système d’information rapide au sein des sous agences provoque l’arrivée tardive des pièces et entraîne un retard sur le traitement de ces données jusqu’à la saturation des tâches en fin de mois, le cumul des tâches causé soit par le retard des pièces comptables, soit par la rectification et la régularisation des erreurs entraîne une perte de temps, temps qui doit être consacré à l’amélioration de la qualité du travail mais non à la régularisation des erreurs commises. Chaque pièce doit faire l’objet d’une vérification avant le traitement comptable, cependant, il est possible que des erreurs ou omissions aient été commises par les sous agences car les personnels qualifiés sont rares. Ce manque peut être constaté à travers le nombre de régularisations et de corrections des tâches faites. Il arrive même que l’on soit obligé de demander les informations manquantes ou floues par téléphones. De plus, au niveau des agences, il y a une mauvaise organisation des tâches. Pour ne citer que le cas de la saisie des pièces qui arrive aléatoirement et provoque une désorganisation car le retard de certaines tâches entraînent obligatoirement le décalage des autres. Ainsi, on constate une sorte d’embouteillage dans le traitement comptable définitif des données et certaines fois même de bouchon car le travail qui devrait être fait mais qui n’est pas fait attend toujours d’être fait. En d’autres termes, les écritures comptables qu’on aurait dû passer à un certain moment doivent être passées et les principes comptables ne tiennent pas compte des retards causés par telle ou telle procédure. On ne verra jamais apparaître dans la comptabilité les difficultés rencontrées dans la réalisation des travaux de tenue de compte. En effet, les agents du centre comptabilité de l’agence sont contraints à respecter le délai prévu de l’exécution des tâches comptables, malgré les éventuelles erreurs contenues dans certaines pièces venant des sous agences. Enfin, la rigidité du rythme de travail les oblige à accélérer leurs tâches et ne procure pas du temps pour adopter telle ou telle politique. Ces agents n’arrivent pas à assumer leurs tâches correctement et avec performance, il leur faut une application d’une nouvelle procédure de circuit de pièces plus rapide et bien définies.
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Table des matières
INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA RECHERCHE
CHAPITRE I : IDENTIFICATION DE LA SOCIETE
Section 1 : Identité et historique
Section 2 : Activités et objectifs
Section 3 : Structure organisationnelle
CHAPITRE II : THEORIE GENERALE SUR L’OUTIL DE GESTION « LA COMPTABILITE » ET « LA FISCALITE »
Section 1 : La comptabilité
Section 2 : La fiscalité
DEUXIEME PARTIE : IDENTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES
CHAPITRE I : AU NIVEAU DU SYSTEME DE « COMPTABILISATION »
Section 1 : Incompatibilité des logiciels utilisés au sein des agences et du siège
Section 2 : Mauvaise organisation du circuit des pièces comptables
CHAPITRE II : AU NIVEAU DE LA DECLARATION MENSUELLE DE LA TVA ET DU DROIT DE TIMBRE
Section 1 : Incohérence du système d’information existant
Section 2 : Régularisation systématique
TROISIEME PARTIE : PROPOSITION DE SOLUTIONS
CHAPITRE I : SUGGESTION CONCERNANT LE SYSTEME DE COMPTABILISATION
Section 1 : Utilisation d’un logiciel unique
Section 2 : Amélioration du circuit des pièces comptables
CHAPITRE II : SUGGESTION CONCERNANT LA DECLARATION MENSUELLE
Section 1 : Rendre cohérent le système d’information existant
Section 2 : Revoir le système de collecte des données
CHAPITRE III : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS
Section 1 : Solutions retenues
Section 2 : Résultats attendus et recommandations générales
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE
