Soutenance mémoire
Importance du contrôle interne
Le contrôle interne prend une place prépondérante au sein d’une entreprise pour la maîtrise de ses activités et son développement. Puisque le contrôle interne est un système d’organisation qui intègre des procédures de traitement de l’information comptable et des procédures de vérification du bon fonctionnement de ces traitements. Grâce à ces procédures, un bon contrôle interne élimine des risques inhérents à toute activité économique ; par exemple :
-Une procédure d’approbation et de suivi des commandes fournisseurs évite de payer trop cher des marchandises et des services ou de les payer deux fois, et évite également la conclusion de contrats inutiles et couteux ;
-Le suivi de l’utilisation des immobilisations, en particulier celui des automobilistes, des mobiliers de bureau et des matériels de bureau, évite aussi bien le vol que l’acquisition D’immobilisations qui s’avèrent en définitive inadaptées ou inutiles ; Il est un outil de gestion efficace pour l’entreprise, il est important aussi bien pour la direction que pour l’auditeur. Il permet de sauvegarder le patrimoine de l’entreprise et d’améliorer ses performances
Vérification de l’existence du système
Il s’agit de s’assurer que les informations acquises concernant le système, lors de la première étape, sont bien comprises afin de vérifier que les descriptions faites lors de la deuxième étape sont correctes (vérification de la conformité). Nous devrions s’assurer aussi que les procédures de Vidzar n’ont pas encore été modifiées et que ses descriptions sont toujours valables (vérification de l’existence). L’objectif de ces tests, appelés « tests de conformité (ou encore tests d’existence), n’est pas de vérifier que les procédures décrites sont celles qui sont réellement utilisées mais de confirmer que le descriptif représente bien la procédure telle qu’elle est prévue par l’entreprise. Exemple de test de conformité (ou d’existence) ; la procédure d’achat est la suivante : tout bon de commande doit être approuvé par le directeur des achats avant d’être intégré dans le système informatique. Dans cet exemple, le test de conformité qu’on doit mener consiste à vérifier : l’existence d’un bon de commande approuvé par le directeur des achats. Ces tests sont nécessaires pour vérifier l’existence d’un système mais ne donne pas l’assurance que tout le travail a été réellement fait : l’existence du visa du directeur des achats ne prouve pas que ce responsable a mené correctement des vérifications utiles ; la réception d’un exemplaire du bon de commande au magasin ne prouve pas que les magasiniers ont aménagé à l’avance les zones de stockage nécessaire. La bonne qualité de l’exécution des tâches lors de la vérification du fonctionnement des procédures.
Passation des commandes
L’utilisateur de cette opération est le Responsable achat. L’autorisation du bon de commande appartient au Directeur administratif et financier. D’une façon plus détaillée, cette passation de commande se présente comme suit : Chaque mois, le Responsable achat par rapport au budget d’achat validé établit un tableau de comparaison de prix fournisseur pour trouver la meilleure offre et l’envoi au Directeur administratif et financier ou Chef comptable pour le choix du fournisseur du mois suivant. Le Responsable achat établit le Bon de commande en 3 exemplaires, le signe et l’envoi à la Direction administrative et financière pour validation. Le Responsable achat envoi l’original et le deuxième exemplaire du Bon de Commande au fournisseur et garde la souche. Après avoir donné une explication détaillée du diagramme de passation des commandes nous allons voir en second lieu l’explication du diagramme concernant la réception des marchandises de la Compagnie Vidzar selon sa procédure.
Existence d’un organigramme
Comme nous avons déjà mentionné dans la première partie, l’existence d’un organigramme permet de savoir les différentes tâches qui existent dans l’entreprise, de savoir s’il y a une séparation des fonctions. Il permet de connaître comment est la structure de l’entreprise. En voyant de près cet organigramme, on constate que les tâches sont bien reparties et bien définies entre les membres de l’entreprise, que c’est déjà une grande entreprise car on y rencontre presque tous les services qu’on devrait avoir dans une entreprise, il existe une bonne séparation des fonctions, par exemple, le comptable recette et le comptable dépense ; caisse recette et caisse dépense. L’existence de cette bonne séparation des fonctions permet d’appliquer les recoupements et les contrôles réciproques qui sont la base de l’évaluation du système de contrôle interne. Dans le domaine du contrôle interne, on ne contrôle que ce qui est organisé et les vérifications doivent porter sur la conservation des structures, le respect des circuits mis en place et sur l’absence des circuits parallèles.
Paiement des factures
Les objectifs du contrôle interne à la mise en paiement sont les suivants :
– Les factures sont contrôlées avant mise en paiement ;
– La mise en paiement est dûment autorisée ;
– Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.
Dans notre cas d’espèce, il existe trois types de règlements fournisseurs : en espèce, par chèque et par traite. Par contre, la présente procédure n’exige pas que la mention « Bon à payer » ne doit être portée que sur l’original de la facture. Dès la réception, la mention « Duplicata » n’est pas indiquée sur les exemplaires de la facture, cette procédure mentionne pas aussi qu’il ne faut jamais mettre la mention « Bon à payer » sur le Duplicata. Elle n’a pas précisé également ce qu’il faut faire avec les factures reçues et comptabilisées pour lesquelles les marchandises ou les prestations de service correspondantes n’ont pas été reçues. Les factures non employé dans les circuits des achats n’ont pas été détruites. En outre, il n’existe pas de suivi de chèque émis par le Directeur. On constate une insuffisance de contrôle de matérialité de l’opération réalisée (Bon de commande, Bon de livraison et Bon de réception). Il n’existe pas des procédures écrites sur le suivi des avances. Cela ne permet pas de connaître si les avances ont fait l’objet de déduction avec le règlement définitif. Les factures payées ne sont pas annulées par la mention « payé » et il n’est pas précisé si elles ont porté la référence du paiement. Par contre, une balance mensuelle des comptes fournisseurs est établie, la balance des comptes fournisseurs individuels est rapprochée du compte collectif par le Responsable achat et le comptable. Les relevés des fournisseurs sont examinés par le service comptable. Cette procédure n’interdit pas l’utilisation des photocopies comme pièces justificatives et que les moyens de paiement doivent être expédiés après signature, sans nouveau passage à la comptabilité. En cas de paiement par chèque, la conciliation bancaire est effectuée par une personne indépendante (Le directeur général et le contrôleur général). En bref, la procédure de la Compagnie VIDZAR en paiement des factures sont vraiment ambigües face aux règles du contrôle interne en vigueur. Elle doit être révisée par la direction car elle pourrait entrainer des malversations de la part des personnes qui constatent cette défaillance, elle ne permet d’atteindre la performance. Pour conclure, en voyant les procédures de la Compagnie VIDZAR dans son ensemble, on constate que son système de contrôle interne est mal défini plusieurs points ne sont pas précisés et son application représente une certaine légèreté. Or un mauvais système de contrôle interne ne permet pas d’améliorer la performance et de maîtriser les activités de l’entreprise car ces deux notions (système de contrôle interne et performance) sont dépendantes l’une après l’autre. C’est le lien entre le contrôle interne et performance. D’où le résultat déficitaire de la Compagnie Vidzar en 2010 et l’insuffisance de ses bénéfices. En outre, lors de notre entretien avec le Directeur commercial, il rencontre parfois des malversations dans l’entreprise.
Absence ou manque de contrôle ou leur relâchement
Les malversations surgissent quand les contrôles des opérations sont insuffisants, un simple geste d’inattention de la part des dirigeants peut être fatal pour l’entreprise. En cas d’absence ou d’insuffisance de l’insuffisance de l’organisation et du contrôle de service, le gestionnaire pourrait profiter de la situation pour détourner de l’argent. Par exemple, le 13 juin 1998 un gestionnaire de la chambre syndicale des agents de change (aujourd’hui société des bourses françaises) a perdu 614 millions de francs du fait d’agissements d’un gestionnaire du portefeuille obligataire qui avait profité de l’insuffisance de l’organisation et du contrôle de son service. Ce n’est pas seulement le gestionnaire qui pourrait profiter de l’absence de contrôle pour voler mais, toutes IX personnes qui en trouvent l’occasion de le faire, que se soit dans un niveau hiérarchique supérieur ou inférieur.
|
Table des matières
Introduction
PARTIE 1 : MATERIELS ET METHODES
Chapitre I : MATERIELS
Section 1- Présentation de la Compagnie VIDZAR
1. 1. Historique
1.2- Situation actuelle de la Compagnie Vidzar
1.3- L’importance de l’organigramme
Section 2: Service audit interne
2.1- Notion générale
2.2- Relation entre contrôle interne et audit interne
2.3-Le responsable du contrôle interne de la Compagnie Vidzar
2.4- Limite de l’étude
Section 3- Les matériels utilisés
3.1- Le questionnaire de contrôle interne
3.2- Le Dictaphone
3.3- Le flash disque
3.4- Le manuel de procédure
3.5- Le Microsoft office
Chapitre II : METHODES
Section 1- Outils d’analyse
1.1-Approche par système
1.2- Le test de conformité
1.3- Le test de cohérence
Section 2- Collecte des données
2.1-Les données primaires
2.2-Les données secondaires
2.3-Grilles d’entretien
2.4- Types de questions
Section 3- Revue de la littérature
3.1. Essai de définition du contrôle interne
3.2. Principes généraux du contrôle interne
Section 4- Hypothèses et Approche méthodologique
4.1- Prise de connaissance du système
4.2- Description du système
4.3- Vérification de l’existence du système
4.4- Evaluation des risques dus à la conception des systèmes
4.5- Vérification du fonctionnement des procédures
PARTIE 2 : RESULTATS
Chapitre I : DESCRIPTION QUALITATIVE DU SYSTEME
Section 1- Budgétisation
1.1-Budgétisation des achats autres que production
1.2-Budgétisation des achats affectés à la production
Section 2- Les achats
2.1- Passation des commandes
2.2-Réception des marchandises
2.3- Enregistrement des factures
2.4- Règlement fournisseur
Chapitre II : DESCRIPTION QUANTITATIVE DU SYSTEME
Section 1- Les chiffres d’affaires et évolution des chiffres d’affaires Vidzar
1.1- Le chiffre d’affaires
1.2- Evolution du chiffre d’affaires
Section 2- Les valeurs ajoutées
2.1- Production de l’exercice
2.2. Consommation de l’exercice
Section 3- Les résultats nets
PARTIE 3 : DISCUSSIONS ET RECOMMADATIONS
Chapitre I : DISCUSSIONS
Section 1- Forces de la Compagnie Vidzar
1.1-Forces au niveau de l’organisation
1.2- Forces de la procédure d’achat
Section 2-Faiblesses de la Compagnie Vidzar
2.1- Les problèmes rencontrés dans son ensemble
2.2- Faiblesses du contrôle interne
Section 3- Analyse du risque
3.1- Risque de détournement de valeur
3.2- Risque de falsification de documents et de signature
3.3- Risque du vol
3.4-Les causes de ces risques
3.5-Validation des hypothèses
Chapitre II : RECOMMANDATIONS
Section 1-Recommandations afférentes au cycle des achats
2.1.1-Pour le déclenchement de la commande
2.1.2-Pour l’acceptation des livraisons
2.1.3-Pour le paiement de factures
Section 2- Recommandations afférentes à l’ensemble des procédures
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXE
Télécharger le rapport complet
