Soutenance mémoire
Nous avons observé depuis quelques années qu’à Madagascar, le monde de l’événementiel est en train de se développer mais malgré ce développement croissant de la création d’événement, cette dernière reste encore un créneau à exploiter dans notre pays. La création d’événement doit passer par plusieurs étapes car un événement est un fait particulier, determiné dans le temps et dans l’espace, planifié intentionnellement par un initiateur (individu, groupe ou organisation) et axé sur un groupe cible défini, dans le but de réaliser un objectif déterminé par l’initiateur. Ainsi, pour réaliser un événement, l’établissement d’une structure et diverses commissions s’impose afin de mener à bien les missions, les tâches, les activités afférentes au projet de création d’événement.
Il est à préciser qu’il est très difficile d’obtenir des financements lorsque nous débutons dans le métier sans notoriété du faite que la création d’événement présente des risques financiers. L’existence d’une commission finance serait alors un atout pour instaurer un climat de confiance entre organisateurs et investisseurs ; car le financement détermine souvent le point de départ de la création événementielle et il peut parfois être un frein à sa réalisation. Le manque de budget est l’une des premières limites des projets événementiels. Rappelons- le, l’événement est très difficilement rentable. En ce sens, il faudra alors partir à la chasse au financement. Outre les ressources personnelles, l’événement nécessite des besoins financiers que nous pouvons obtenir par l’intermédiaire de différents organismes publics (subventions) et privés (sponsoring, partenariat, mécénat).
Théories sur la création d’événement et matériels utilisés
Théories sur la création d’événement
L’événementiel
L’événement se définit comme un fait important et marquant. Il s’agit d’une définition générale et très large ; celle de JAN VERHAAR (2004) est plus détaillée et cerne bien les différents aspects d’un évènement : « Un événement est un fait particulier, déterminé dans l’espace et dans le temps, planifié intentionnellement par un initiateur (individu, groupe ou organisation) et axé sur un groupe cible défini, dans le but de réaliser un objectif déterminé sous une forme choisie délibérément». Cette définition montre les éléments importants dans la conception, réalisation et le suivi. L’événement doit être considérer comme un fait social permettant à des individus de se rencontrer afin de célébrer ensemble une rencontre qui peut être culturelle , sportive ou bien commercial. C’est un rassemblement d’individus avant d’être fait individuel.
Dans un point de vu générale, un événement est une manifestation annuelle ou ponctuelle pouvant se dérouler sur plusieurs jours durant lesquels nous suivons un programme ou une thématique définis (ex : randonnée-loisir- instructive). Un événement est généralement organisé pour promouvoir quelque chose (artiste, lieux,…) mais dans notre cas, la randonnée est fait pour promouvoir le tourisme à Analamanga. Mais il ne faut pas oublier que l’événementiel est l’ensemble des éléments qui touchent à la création, la gestion, l’organisation et la promotion d’événement. Ainsi les étapes d’un projet événementiel sont comme les suivants : la création, la gestion et l’organisation, la promotion.
La création
En premier lieu, il faut établir les bases du projet; c’est-à-dire préciser la mission de l’événement, définir des objectifs, déterminer les publics cibles et analyser le profil de ces derniers.
La gestion et l’organisation
En deuxième lieu, il s’agit de concevoir un plan préliminaire, incluant le contenu sommaire et la durée de l’événement, les besoins principaux et secondaires, le choix d’une date et d’un site, l’échéancier général, la liste des tâches et le budget préliminaire. En troisième lieu, il faut implanter l’événement (production et logistique); cette étape consiste à planifier et définir le contenu exact de chacune des activités, déterminer la façon dont elles seront réalisées, choisir les fournisseurs, établir les contrats et transmettre l’information aux différents intervenants.
La promotion
Il s’agit ici de créer les éléments de communication : l’annonce de l’événement et les invitations, le matériel d’affichage, de communication, de promotion, de publicité, etc. Ensuite, il est important de réaliser l’événement; mise en place de toutes les étapes précédentes pour offrir l’événement au public cible – c’est le jour J ou la période pendant laquelle se déroule l’événement. En sixième lieu, analyser l’ensemble du projet et rédiger le bilan; incluant une brève description de l’événement et de son contenu, les éléments offerts et leurs résultats, les résultats de sondages, les forces et les faiblesses, l’exercice financier et les recommandations. En suivant ces étapes, la réalisation du projet présentera moins de difficultés.
L’Organisation
L’organisation est la clé du succès d’un événement, il est alors impossible de négliger la mise en place d’une organisation. Ainsi les étapes qui suivent sont indispensables.
La préparation
La première étape appelée « La préparation », le choix du lieu est indispensable, et se fait entre huit à neuf mois avant l’événement. Il faut elaborer une fiche technique présentant tous les besoins en matière d’infrastructure et vérifier son adéquation avec les lieux pressentis. Entre sept et huit mois avant, il faut rédiger le dossier de présentation , qui nous permettra de trouver des financements. Grâce à ce dossier, nous pourrons, jusqu’à environ trois mois avant l’événement, démarcher tous les acteurs susceptibles d’être associés à l’événement.
La mise en œuvre du projet
En second lieu, « La mise en œuvre du projet » est important et afin d’organiser un événement, nous devons s’assurer de la collaboration de divers personnel. Les éléments cidessous sont indicatifs des échéances qu’il vous faudra respecter en temps qu’organisateur, « chef d’orchestre ». Toutefois, chaque étape peut être déléguée à un responsable officiant dans un secteur bien défini : administratif, publicitaire, financier, logistique….Tout au long de ces étapes, nous devions recruter le réseau de bénévoles qui participera à l’événement.
Au niveau administratif
En troisième lieu, « Au niveau administratif » , entre quatre et cinq mois avant l’événement, il faut élaborer les contrats avec les partenaires . Cinq mois avant la tenue de l’événement, on peut rédiger le dossier de sécurité qui sera demandé par la Commission de sécurité qui viendra inspecter les installations. Cette visite fera suite à la demande d’autorisation auprès de la commune d’accueil, qu’on doit faire entre cinq mois et six semaines avant l’ouverture. Quatre mois avant l’événement, il faut penser à contracter toutes les assurances nécessaires, pour les biens, le matériel, et éventuellement les imprévus.
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Table des matières
Introduction
PARTIE I : CADRE CONCEPTUEL
CHAPITRE I : Théories sur la création d’événement et matériels utilisés
CHAPITRE II: Présentation de l’événement et Méthodologie
PARTIE II : DIAGNOSTIC DE L’EVENEMENT
CHAPITRE I : Diagnostic des actions entreprises avant l’événement
CHAPITRE II : Diagnostic des actions entreprises durant l’événement
CHAPITRE III : Diagnostic des actions entreprises après l’événement
PARTIE III : RECOMMANDATIONS
CHAPITRE I : Les solutions proposées
CHAPITRE II : Les démarches à entreprendre
Conclusion générale
Bibliographie
Annexes
