IMPACT D’UN PROJET SUR LES ORGANISMES BENEFICIAIRES DU FINANCEMENT

Evaluation du contrôle interne

               Il s’agit de la mise en évidence des points forts et des faiblesses dans les procédures ainsi des contrôles redondants (répétitifs) avec pour objectif de s’assurer que les points forts (dispositifs de contrôle) sont effectifs et permanents et de discuter avec le client des faiblesses pour entreprendre les actions correctrices. L’intervention de l’auditeur porte sur trois questions principales qui fournissent les bases d’appréciation du système de contrôle interne :
– Quelles sont les procédures effectivement en usage avec pour objet, la réalisation d’un contrôle interne efficace ?
– Quelles procédures sont effectivement suivies ?
– Dans quelle mesure ces procédures sont-elles satisfaisantes pour un bon contrôle interne et donc pour conduire à des documents financiers corrects ?
Pour ce faire, la démarche de l’auditeur est la suivante :
– Il se fait décrire le système et les procédures utilisés pour obtenir les éléments comptables servant à l’établissement des documents financiers.
– Il s’assure qu’il a bien compris et appréhendé et correspond bien aux procédures appliquées dans l’entreprise. Ils servent d’une part, à vérifier que la procédure contrôlée existe bien et d’autre part, à détecter les procédures dont le réviseur n’a pas eu connaissance jusqu’alors.
– Il en déduit sur un plan théorique, les procédures satisfaisantes (points forts) et celles qui sont moins (points faibles). Les points forts sont les dispositifs de contrôle qui garantissent une comptabilisation correcte des différentes données, alors que les faiblesses font naître un risque d’erreur ou de fraude ;
– Il assure que les procédures satisfaisantes d’un point de vue théorique sont appliquées de manière permanente à l’aide de « test de permanence ».
– Il conclut en dégageant les points forts et les points faibles des procédures. Il peut alors porter une appréciation définitive sur le contrôle interne pratiqué dans l’entreprise en distinguant :
¾ Les véritables points forts (dispositifs de contrôle interne à la fois efficaces et permanentes ;
¾ Les faiblesses imputables à un défaut dans la conception du système comptable ;
¾ Les faiblesses imputables à une mauvaise application des procédures du système

Décalage entre payement et montant autorisé par les pièces justificatives

A un certain moment, on remarque que la BM a constaté les faits suivants :
– Des payements quelconques ont été effectués à partir du compte spécial pour régler une dépense arbitraire
– Un payement des montants non autorisés ou non justifiés par les pièces fournis à la Banque.
Toutefois, malgré la notification de la BM, la Direction Centrale ne fournit pas correctement toutes pièces supplémentaires que la Banque a demandées. Qui plus est, parfois la Direction Centrale n’a pas déposé au compte spécial un montant égal audit payement ou à la fraction dudit payement, qui n’était pas autorisé ou justifié. Cette situation laisse de doute quant à l’efficacité du fonctionnement du système de réapprovisionnement dès la phase reliant le Compte de Crédit et le Compte Spécial

Absence d’enregistrement des matériels acquis par le projet

            La revue de système de gestion des immobilisations a permis de constater que :
• Dans sa généralité, les bases de donnés pour la gestion sont insatisfaisantes : la nouvelle forme de présentation conçue en omet quelques informations jugées pertinentes pour une bonne gestion des actifs. En outre, l’inventaire physique des immobilisations effectué par sondage a révélé que certains actifs ne portes pas de code permettant leur identification. Telles sont les cas des mobiliers de bureau. Enfin, la vérification des acquisitions d’immobilisations a permis de conclure que les factures d’acquisition ne sont pas disponibles au sein des RP.
• Des lacunes sur la gestion et de l’organisation des immobilisations au niveau de la CB reflètent certains laxismes chez le RP. En fait, lors du contrôle sur terrain, les responsables ont retenus des remarques très pertinentes : Des matériels acquis ont été dépourvus de liste exhaustive. Cette inexistence de liste explique la manque de responsabilité de l’organe délibérant (le RP) dans la suivi et la mise en œuvre de l’Activité de Base.
• Les immobilisations gérées ne font l’objet d’une assurance (vol, incendie, risque éventuel ) Le terme du contrat de l’Accord de don ne prévoit ni disposition ni clause sur l’engagement de tel ou tel individu quant à la tutelle des matériels transférés. Cependant, lors de l’inventaire sur terrain des immobilisations, des pertes et des dommages des matériels utilisés ont été constatées. En faite, le vol ou les risques éventuels pourraient entraver le principe de continuité des activités. Ces problèmes sont dus principalement à l’inexistence de l’assurance et du système de protection au niveau des utilisateurs. Prenons à titre d’exemple, les pertes des vaches laitières dans la région Sud de Madagascar lesquels découragent les CB. Ce qui risque d’aboutir jusqu’à l’arrêt et à l’abandon involontaire du Projet.

Désordre sur le classement des dossiers du projet

              Le classement des pièces justificatives demeure insuffisantes sinon inexistante : Lors de l’audit sur terrain, les avis de débit ne sont pas annexés dans les classeurs des pièces justificatives, c’est à dire les pièces justificatives des dépenses avancées par le compte du projet et remboursées ensuite par le compte spécial B, sont seulement classé dans le classeur du compte du Projet. De même, la revue des opérations financières, comptables et de gestion a permis de constater le désordre total quant au classement des documents et pièces relatives au Activité de Base. Sachant que Les Superviseurs Locales ont pour rôle de représenter le Représentant Provinciale auprès des groupements des Communautés de Base à titre d’encadrement, de suivi et de coordination, alors ils sont tenus d’établir des rapports périodiques aux RP. Pourtant, la majorité des prestataires ne remplissent pas leur obligation de fournir les rapports mensuels. Qui plus est, quant au niveau des Communautés de Base, l’encadrement au sujet du système de classement des pièces justificatives de base (Accord de don, contrat de financement, avenant) par des Superviseurs Locales n’est pas non plus adéquat. De tels cas pourraient courir éventuellement divers risques :
• Un classement irrationnel des PJ de dépenses rend difficile le suivi et le control ultérieur des opérations
• La non éligibilité des dépenses dans certains catégories.
• Le souci d’une efficacité opérationnelle non assuré.
• Une dépense non justifiée par une pièce probante et risque de non exhaustivité des opérations enregistrées, d’où la difficulté de la vérification à posteriori.

Désordre sur le système de classement des documents importants

               Il consiste en la mise en évidence des faiblesses des approches méthodologiques adoptées pour la tenue de documentation des pièces et dossiers liés étroitement à l’activité proprement dite. Elles concernent plus exactement quelques pièces justificatives de dépenses ainsi que le rapport de mission :
– Ainsi, lors de la vérification, des pièces justificatives demeurent encor non numérotées (au niveau des classeurs) et rendent difficile le contrôle de véracité. Bref, des paperasses et des pièces justificatives sont mal rangées, certaines lettre de commande sont mal remplies (numéro, date, imputation comptable) Par exemple : La consultation de prix pour les travaux d’ « impression et reliure brochure Enquête Annuelle » n’est pas annexée dans le classeur.
– En outre, l’inexistence de système de classification des rapports de missions et dépenses y afférents confirme une telle désorganisation. Les rapports de mission préparés par les responsables de chaque mission sont classés séparément dans un autre classeur avec les autres rapports de mission du département recherche (hors FASR), et les références des ordres de mission n’apparaissent pas sur ces rapports. Cette pratique a rendu difficile la vérification de l’éligibilité des dépenses de mission par rapport aux activités financées par le FASR. De même, on signale aussi les erreur sur la gestion des documents justificatifs des activités : à chaque mission, la présentation des rapports n’est pas systématiquement effectuée par le personnel de CNRA, certaines ordres de route sont mal remplis lors d’une mission.

Table des matières

INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : GENERALITES
CHAPITRE 1 : Présentation du FASR
Section 1 : Historique
1.1. Dénomination sociale
1.2. Description du projet FASR
Section 2 : Structure institutionnelle et organisationnelle
2.1. Organigramme du FASR
2.2. Description de tous les organes au sein du projet
Section 3 : Objectif et activitéS
3.1. Objectif.
3.2. Activités du FASR
3.3. Champ d’exploitation du projet
CHAPITRE 2 : Notion théorique sur l’Audit
Section 1 : Définition et extension
1.1. Historique
1.2. Origine de l’Audit
1.3. Remarque important : limitation
Section 2 : Caractéristique de l’Audit
2.1. Objectifs
2.1.1. Audit financier
2.1.2. Les différentes phases d’une mission d’Audit
2.2. Processus d’Audit
2.2.1. Connaissance générale
2.2.2. Evaluation du contrôle interne
2.2.3. Examen des comptes et des états financiers
Section 3 : Approche méthodologique de l’évaluation du projet FASR
3.1. Première phase
3.2. Deuxième phase
3.3. Troisième phase
DEUXIEME PARTIE : IDENTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES
CHAPITRE 1 : Problèmes et risques constatés sur le dispositif de contrôle interne du projet
Section 1 : Insuffisance de la protection de l’actif du projet
1.1. Lacunes sur la gestion des réapprovisionnements
1.1.1. Décalage entre payement et montant autorisé par les pièces justificatives
1.1.2. Principe de procédure de demande de réapprovisionnement non respecté
1.1.3. Retard de réapprovisionnement des fonds
1.2. Réalisation des décaissements imprudents
1.2.1. Absence de planning sur le traitement des pièces justificatives
1.2.2. Non éligibilité des dépenses effectués
1.2.3. Payement non justifié
1.3. Difficultés sur la gestion des immobilisations
1.3.1. Manque de suivi des immobilisations
1.3.2. Absence d’enregistrement des matériels acquis par le projet
Section 2 : Défaillance sur la gestion des marchés
2.1. Procédure de passation de marchés non respectée
2.1.1. Absence des documents de passation de marché
2.1.2. Désordre sur l’attribution des marchés
2.1.3. Incohérence sur les dates de revue et d’analyse des documents
2.2. Eloignement des sites du projet
2.2.1. Choix des fournisseurs très difficiles
2.2.2. Retard de livraison des matériels sur les sites du projet
Section 3 : Défaillance sur le traitement de l’information financière
3.1. Insuffisance de traitement sur le logiciel utilisé
3.2. Désordre sur le classement des dossiers du projet
3.3. Documents utilisés ne sont pas standards
Section 4 : Dérapage aux obligations fiscales et aux charges sociales
4.1. Des TVA impayées
4.2. Retard de déclaration des cotisations et charges sociales des personnelles
Section 5 : Défaillance sur la gestion des Activités d’Appui Techniques et Recherches financés par le projet FASR
5.1. Mauvaises gestion des décaissements
5.2. Désordre sur le système de classement des documents importants
5.3. Inégalités des activités par rapport à la convention de financement
5.4. Défaillance sur le traitement des informations financiers
CHAPITRE 2 : Problèmes sur la gestion des Activités de Bases
Section 1 : Erreurs sur la gestion des dépenses
1.1. Lacunes sur la tenue des pièces de trésorerie
1.2. Décaissements non justifiés
Section 2 : Gestion des immobilisations insatisfaisante
2.1. Absence du document de matériel acquis
2.2. Inexistence de bureau pour les communautés de Base
Section 3 : Lacunes sur la considération juridique des activités
3.1. Violation de l’Accord de Don
3.2. Non tenu des pièces d’identité par les CB
3.3. Sur nombre des membres des communautés
3.4. Contrat de financement de même référence pour deux CB différents
Section 4 : Manque d’encadrement dans la réalisation de l’activité
4.1. Incompétence des personnelles bénéficiaires de financement
4.2. Absence de formation opérationnelle
4.3. Faiblesses au niveau de suivi et contrôle des activités
CHAPITRE 3 : Problèmes et risques liés aux aspects comptables et les états financiers
Section 1 : Irrégularités sur la tenue des comptes
1.1. Absence d’une fiche d’imputation
1.2. Libellés des opérations non exploitées
1.3. Erreurs d’enregistrement des dépenses et incohérence d’imputation
1.4. Non saisi systématique des documents des opérations comptables
1.5. Omission sur l’enregistrement des pièces justificatives
1.6. Non aspect du principe de séparation des exercices
Section 2 : Erreur sur l’établissement des états financiers
2.1. Non ventilation des comptes utilisés
2.2. Non intégralité de l’état financier et de certains comptes
2.3. Méthode d’enregistrement des stocks incorrecte
Section 3 : Mauvaises tenues des documents pour l’établissement des états financiers
3.1. Non utilisation des livres de caisse et banque
3.2. Non établissement de rapprochement bancaire
3.3. Tenue adéquate des pièces comptables
TROISIEME PARTIE : PROPOSITION DES SOLUTIONS
CHAPITRE 1 : Solution au niveau de l’environnement du système de contrôle interne du FASR
Section 1 : Renforcement de la protection d’actif du Projet
1.1. Amélioration de la gestion des réapprovisionnements
1.2. Précautions nécessaires à la bonne réalisation des décaissements
1.3. Amélioration de la gestion des immobilisations
Section 2 : Réglementation des opérations de passation de marchés
2.1. Respect scrupuleusement de la procédure de passation de marchés
2.2. Précautions mise en œuvre au niveau du passation de marché des Activités d’Appui Techniques du Projet
Section 3 : Remise en cause du système d’information financière
3.1. Paramétrage du logiciel utilisé
3.2. Mise en œuvre d’un système de classement des documents
Section 4 : Règlement des arrières fiscaux et des charges sociales
Section 5 : Amélioration de la gestion des organismes d’Appui Techniques financés par le FASR
5.1. Précaution nécessaire à la bonne gestion de la trésorerie
5.2. Bonne présentation des documents justificatifs des activités
5.3. Respect de procédure décrite
CHAPITRE 2 : Solutions apportées au niveau des « Activités de Bases »
Section 1 : Proposition d’amélioration des décaissements
1.1. Nécessité d’utilisation de trésorerie
1.2. Obligation de respecter les rubriques budgétaires
Section 2 : Précautions importantes pour la bonne gestion des immobilisations
Section 3 : Renforcement de l’encadrement sur toutes les opérations
3.1. Renforcement des actions de formation
3.2. Surveillance de près de toutes les opérations des CB
3.3. Obligation d’établissement des rapports d’activités
3.4. Nécessité de la restitution de la tenue de suivi perdiem
CHAPITRE 3 : Solution concernant les comptes et les états financiers
Section 1 : Amélioration de l’organisation comptable
1.1. Utilisation d’une fiche d’imputation
1.2. Libellés des écritures explicites
1.3. Saisie systématique des documents des opérations comptables
1.4. Enregistrement des pièces justificatives déjà vérifiées
1.5. Respect du principe de séparation des exercices
Section 2 : Résolutions des erreurs sur l’enregistrement des comptes utilisées
2.1. Ventilation des comptes utilisés
2.2. Vérification de l’intégrité des états financiers et certains comptes
2.3. Précaution à l’enregistrement dans les documents comptables
2.4. Tenue correcte des documents comptables
CHAPITRE 2 : Solution retenues et résultats attendus
Section 1 : Solutions retenues
1.1. Proposition de l’utilisation du PCG 2005
1.2. Proposition d’une méthode pour le renforcement des actions de formation
1.3. Proposition d’un moyen de décaissement plus efficace
1.4. Proposition d’amélioration des actions des communications
Section 2 : Résultats attendues et recommandations générales
2.1. Résultat attendus
2.1.1. Impact économique
2.1.2. Résultat financier
2.1.3. Conséquence social
2.2. Recommandations générales
2.2.1. Recommandation sur le contrôle interne
2.2.2. Recommandation sur les états financiers
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES

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