Identification du système d’information comptable de MATERAUTO

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Les activités de la société

La société MATERAUTO a pour vocation la représentation, l’importation, la distribution, la promotion et le service après vente de grandes marques du secteur automobile et du machinisme agricole.
Les produits et les services de la société sont segmentés comme suit :
La vente de véhicules.
La vente de pièces de rechange pour véhicules de outes marques.
La vente de tracteurs agricoles.
Le service autour de l’automobile Location de véhicule.

La vente de véhicules

MERCEDES BENZ : Premier constructeur mondial de poids lourds, MATERAUTO assure la représentation exclusive de cette marque à Madagascar. Elle concerne les véhicules utilitaires légers, les poids lourds, les bus, les véhicules tout terrain et les berlines.
FORD MOTOR COMPANY : première marque de véhicule et troisième vendeur automobile mondial, cette marque est également représentée à Madagascar par la société MATERAUTO. Elle concerne les véhicules utilitaires, le minibus et les véhicules tout terrain.

La vente de pièces de rechange

ROBERT BOSCH GmBH : premier équipement automobile en première monte, MATERAUTO assure la représentation exclusive de cette marque à Madagascar. Elle concerne les équipements électriques et injections, diverses applications industrielles.
FILTRES PURFLUX : ce sont des filtres pour automobiles, la société distribue quatre filtres différents, à savoir : les filtres à huile, les filtres à gasoil, les filtres à essence et les filtres à air.
ELF : lubrifiants recommandés par les plus grandes marques, la société MATERAUTO assure le distributeur exclusif de cette marque. Elle concerne les lubrifiants automobiles et industriels. HERBETS STANDOX – OSRAM : grâce à ces marques, la société MATERAUTO peut offrir à sa clientèle des accessoires pour automobile. Elle concerne les peintures, ampoules, produits additifs pour moteurs.
MICHELIN – BF GOODRICH – RIKEN : la référence mondiale en pneumatique, cette marque est également représentée à Madagascar par la société MATERAUTO. Elle concerne les pneumatiques du groupe MICHELIN et chambre à air.

La vente de tracteurs agricoles

MASSEY FERGUSON : premier constructeur mondial de tracteurs, cette marque est représentée à Madagascar par la société MATERAUTO. Elle concerne les tracteurs agricoles, industriels, groupes électrogènes, groupes motopompes et outils agraines.

Le service autour de l’automobile

BOSCH CAR SERVICE : un réseau mondial de centres de réparation automobile qualifié proposant une vaste palette de services (franchise, vente pièces, entretien).
CENTRE PNEUMATIQUE MICHELIN : opérations montage, démontage, équilibrage etc.
SERVICE APRES-VENTE : ce sont l’atelier pour voitures légères, l’atelier pour poids lourds et tracteurs, l’atelier injection et électrique, l’atelier rectification et l’atelier tôlerie et soudure.

La Location de véhicules

Etant un concessionnaire automobile, la société ne s’est pas limitée à la vente de véhicules, de pièces de rechange, de matériels agricoles et de prestation de service. Pour étoffer ses activités, elle s’est aussi lancée dans la location de véhicules de tout genre à savoir voitures légères,voitures tout terrain,…
Après avoir développé les activités de la société,on va entrer dans la troisième section qu’est l’environnement de la société.

Environnement de la société

Dans cette section nous allons prêter notre attenti on sur le comportement de la société face à son environnement.

Environnement interne

Nous verrons dans cette sous-section comment la société est organisée en présentant son organigramme et en décrivant les tâches et relations organisationnelles existantes.

Structure organisationnelle de la société

La structure organisationnelle de la société nous permettra de constater les divisions et les diverses hiérarchies de la société, dans un ensemble appelé « organigramme ».La société MATERAUTO adopte une st ructure organisationnelle de type « hiérarchico-fonctionnelle » ou « staff and line ». Dans cette structure, l’autorité est partagée grâce à une combinaison de deux lignes, celle qui dispose d’une autorité générale et qui détient le pouvoir de commandement et celle qui dispose d’une autorité dans la spécialité et détient le pouvoir de conseil.
L’organigramme de la société nous est présenté dansla page suivante, il nous permet de découvrir toutes les fonctions existantes dans la société ainsi que liaisons hiérarchiques entre les différents organes.

Service commercial et marketing

Ce service agit sur l’élaboration et l’émission du plan d’action marketing, la publication, l’étude de marché et de satisfaction clientèle. Il met en œuvre le plan d’action validé par la direction et les entités concernées.

Service approvisionnement

Le service approvisionnement se charge de l’élaboration et la passation des commandes à l’importation et de la préparation des commandes locales.

Service réseau et flotte

Le service réseau et flotte entretient une étroite relation avec les clients. Il est composé de mécaniciens, des commerciaux et de vendeurs comptoirs. La principale tâche de ce service consiste à la vente des pneus ainsi qu’à son suivi. Les tâches auxiliaires se résument au service après vente des tracteurs (aide sur l’entretien et la réparation des matériels vendus).

Fonction technique

La fonction technique est assurée par le service après vente qui est composé de divers ateliers. Elle concerne tous les services après vente comme la réception, le devis, la réparation, le contrôle et la livraison des produits acquis chez la société comme les voitures légères et poidslourds, les matériels agricoles etc.

Fonction opérationnelle

La fonction opérationnelle est assurée par les sept services de la direction administrative et financière. Elle regroupe tous les travaux administratifs de la société.

Service transit

Le service transit est chargé de suivre l’acheminement des marchandises importées jusqu’à son arrivée chez MATERAUTO. Ces marchandises sont expédiées soit par voie aérienne, soit par voie maritime, soit par colis postal.

Service ressources humaines

Le service des ressources humaines prend en charge la gestion du personnel de la société et assure la gestion de l’emploi du personnel comme le programme de recrutement et d’embauche, le plan de carrière et de promotion etc.
Il appartient à ce service de gérer la rémunérationdu personnel. C’est ce service aussi qui élabore les plans de formation et de mise en œuvre des actions.

Service formation

Le service formation s’occupe de la formation du personnel. Premièrement il planifie les actions à entreprendre puis exécute les actions planifiées et enfin il procède au suivi.

Service recouvrement et services généraux

Ce service se charge de la gestion des comptes clients (transactions, envoi et recouvrement, factures clients, gestion des effets, contrôle…) et traite les affaires contentieuses ainsi que les services généraux comme les redevances téléphoniques, la réception des courriers…

Service informatique

Le service informatique s’occupe de la gestion de l’entretien du parc informatique, de la validité juridique et technique des logiciels, de l’administration de l’ensemble du réseau et des serveurs en cohérence avec les directives de la société. Les traitements informatiques, la protection et la sauvegarde des données informatisées font alors partie des tâches de ce se rvice.

Service comptabilité

Le service comptabilité s’occupe de la transformation chiffrée en comptabilité des opérations économiques, juridiques, fiscales et sociales de la société.

Les concurrents de la société

Vu le développement de la technologie dans le monde, de nombreuses entreprises se lancent dans la vente des voitures de toutes marques et de tout genre, plus performantes qu’auparavant. MATERAUTO fait alors face à une forte concurrence.
A propos de concurrence nous pouvons citer de nombreuses entreprises concessionnaires représentant différentes marques d’automobiles, on peut citer quelques exemples tels que SICAM, TOYOTA RASSETA, SODIREX, OCEAN TRADE.
N’oublions pas également les importateurs de véhicules provenant d’autres pays tels que : la Réunion, l’Allemagne, France, Belgique.

Les fournisseurs de la société

Il y a deux types de fournisseurs : les fournisseurs locaux et les fournisseurs étrangers.

Les fournisseurs locaux

Les fournisseurs locaux de la société sont surtout ceux qui vendent des produits et matériels nécessaires pour le bon déroulement des activités de MATERAUTO et pour l’entretien de ses biens matériels. Voici quelques uns de ces fournisseurs locaux : PHOREST, ORANGE, TOTAL, etc. Il y a aussi des entreprises prestataires de services parmi les fournisseurs locaux de la société comme la société TRANSIT TSELATRA, TRANSPORT LEONG, EXPEDITORS, etc.

Les fournisseurs étrangers.

Presque tous les produits de la société MATERAUTO (les véhicules, les pièces de rechange, accessoires automobiles…) sont importés de différents pays, à savoir la Chine, l’Allemagne, la France etc.… Par mi les fournisseurs étrangers de la société on peut citer les différentes société suivantes : MICHELIN (TRANSITYRE), DAIMLER, MATC, WTF, etc.
Le premier chapitre nous a permis d’avoir une connaissance générale sur la société MATERAUTO. Maintenant on va entrer dans le vif de notre sujet et présenter une analyse théorique du système d’information comptable de l’entreprise.

Les systèmes d’information comptable de MATERAUTO

Le système d’information comptable appliqué par MATERAUTO peut être décomposé en quatre types à savoir le système d’information comptable lié aux achats, aux stocks et aux immobilisations, le système d’information comptable lié aux ventes et prestations de services, le système d’information comptable lié à la trésorerie et à la banque et enfin le système d’information comptable lié à la paie du personnel.

Le système d’information comptable lié aux achats, stocks et immobilisations

Il est à noter que la société effectue deux types d’achats : les achats locaux et les achats étrangers.
A l’arrivée des pièces comptables telle que la facture, le bon de livraison, le bon de commande original pour les achats locaux et document administratif unique pour les achats étrangers, elles sont d’abord enregistrées dans le livre des fournisseurs. Puis sont inscrites sur la facture les mentions suivantes : date d’arrivée au service comptabilité, le numéro d’ordre de la facture. Ensuite ces pièces sont collées pour éviter la perte ou la confusion des pièces avant de les envoyer au service concerné.
Le Chef de service concerné effectue un recoupement entre la facture, le bon de livraison, le bon de commande ou le document administratif unique et les marchandises ou le service effectué puis paraphe la facture pour certifier la conformité des pièces.
Ces pièces sont ensuite retournées au service comptabilité pour la comptabilisation et pour le règlement des fournisseurs.

Le système d’information comptable lié aux ventes et prestations de service

Chez MATERAUTO, il y a deux types de vente qui sont la vente au comptant et la vente à terme. Pour la vente au comptant le paiement des clients se fait directement par chèque ou en espèce le jour même de l’opération de vente. En ce qui concerne la vente à terme le règlement des clients est différépar rapport au jour de l’opération de vente.

Modalité de règlement des clients

Concernant la modalité de règlement des clients, li en existe plusieurs types à savoir : règlement au comptant, règlement à crédit et le règlement par le leasing. Les clients peuvent également effectuer leur règlement par traite.

La comptabilisation des pièces comptables

Pour la vente au comptant Le caissier reçoit le chèque ou les espèces et l’enregistre manuellement sur la fiche d’imputation ou journal de caisse. Après cet enregistrement manuel, le journal de caisse ou la fiche d’imputation est envoyé(e) aux services généraux qui sert de pièce justificative indispensable pour la comptabilisation dans le logiciel comptable. Et enfin, la régularisation est effectuée par le service comptabilité à la réception de l’éta de vente mensuel. Les numéros de compte utilisés sont 512 Banque, 53 Caisse, 4457 TVA collectées, 47 Compte d’attente et 707 Vente de marchandise.
Pour la vente à terme les comptes utilisés sont les même que pour la vente au comptant mais le compte 53 Caisse est remplacé par le compte 411 client parce que la vente est à crédit.

La comptabilisation des pièces de banque

Il y a plusieurs sortes de pièces de banque qui doivent faire l’objet d’une comptabilisation comme les effets de commerce et les commissions bancaires sur les effets. Les numéros de compte utilisés pour les effets de commerce sont 414 Effet à l’encaissement et 512 Banque. Les commissions seront passées dans les journaux financiers en contre partie des comptes :
627 services bancaires et assimilés, 4456 TVA déductibles, 76 produits financiers 66 charges financières.
A chaque fin de mois on établit l’état de rapprochement bancaire. Les documents utilisés sont : le relevé de banque, le ournalj de banque tenu par la société, l’état de rapprochement du mois précédent,les pièces bancaire qui serviront de référence remise de chèque, versementd’espèces, avis d’agios, avis de décompte d’effets escomptés.

Le système d’information comptable lié à la paie du personnel

Le traitement comptable de la paie du personnel se fait par un logiciel de paie intégré. Les éléments fixes du salaire des employés sont déjà enregistrés dans le logiciel dès la conclusion du contrat de travail. Tandis que les éléments variables sont à communiquer au service des ressources humaines par chaque chef de service pour chaque mois. A la fin du mois chaque chef de service devrait réunir les informations nécessaires pour le calcul des éléments variables du salaire des personnels sous leur autorité, comme les heures supplémentaires, les absences etc. Les numéros de compte utilisé pour le traitement comptables de la paie sont les comptes suivants : 512 Banque, 53 caisse, 421 personnel rémunérations dues, 44 Etat collectivités publiques organismes internationaux, 43 organismes sociaux et comptes rattachés, 64 charges de personnel.
L’écriture comptable des charges patronales ne se fait pas automatiquement par le système intégré.
Nous avons pu constater à travers cette première partie que la société MATERAUTO n’est plus un amateur dans le secteur de l’automobile. Elle tient la place de leader parmi toutes les entreprises concessionnaires automobiles sise à Madagascar. Face à son environnement externe, elle entretient des relations qui ne cessent de s’améliorer aussi bien avec ses fournisseurs qu’avec ses clients et ce, grâce surtout à la mise en place d’un système d ’information.

L’utilisation d’un logiciel comptable propre à la société

La société MATERAUTO est très en pointe dans le domaine de la technologie. Non seulement, elle procède à un renouvellement périodique de son parc matériel, mais elle emploie également des outils de traitement efficaces. C’est-à-dire que, les logiciels que la société utilise sont très puissants. Quelques uns d’entre eux, sont même spécialement conçus uniquement pour la société. Jusqu’à présent, le marché des logiciels à Madagascar est monopolisé par la gamme « Sage » avec une petite percée d’autres logi ciels comme « CIEL ». Dès lors, les entreprises se trouvent en mal de choix et plutôt victimes d’une insuffisance d’offre adaptée à leur demande.
Vu que l’utilisation de ces logiciels comptables préconçus nécessite une réorganisation des traitements des informations pour être compatible aux logiciels. Dans tout les cas, ils ne pourraient pas satisfaire la demande et l’exigence des divers utilisateurs. Pour ces raisons là, MATERAUTO a conçu son propre logiciel comptable qui lui permet une gestion efficace et efficiente des traitements des informations comptables.

Au niveau de l’application du système d’information comptable

Cette section concernera les points forts de la société MATERAUTO pour l’application du système d’information comptable qui sont de trois ordres comme l’utilisation d’un système intégré pour tous traitements comptables, la communication au sein de la société et l’utilisation du bon de commande.

L’utilisation d’un système intégré

Vu la complexité des travaux comptables, la société utilise un système intégré qui permet aux divers utilisateurs de minimiser le temps, le volume et les éventuels erreurs de traitement des données comptables. Ainsi tous les personnels du service comptabilité ont son propre ordinateur pour assurer ses tâches respectives. Ses matériels sont liés par un système de réseau. Ce système est sécurisé par l’utilisation de mot de passe. Chaque comptable a son propre mot de passe, ainsi en cas d’erreurs ou omission d’écriture, il serait facile d’identifier le responsable concerné ou l’origine des anomalies.

La communication au sein de la société

La communication est un grand facteur qui conditionne la réussite de la société, non seulement la communication entre dirigeants et employés, mais aussi celle qui met en relation les employés de chaque service. Pour assurer la communication entre le personnel de la société, chaque service est doté d’un appareil téléphonique. L’existence de ces appareils permet au personnel de se communiquer et d’échanger des informations sans se déplacer.
Vu le développement technologique de nos jours, la société utilise un logiciel de communication très performant qui permet au personnel de se communiquer en temps réel et en temps voulu et de raccourcir les délais d’obtention des informations.
L’existence de ces matériels constitue un point fort pour MATERAUTO, car non seulement ils facilitent l’échange des informations nécessaires pour le bon fonctionnement et la bonne gestion de la société mais aussi ils procurent un gain de temps considérable et favorise la culture d’entreprise.

L’utilisation du bon de commande et du bon de sortie

L’utilisation du bon de commande et du bon de sortie constitue un point fort pour la société et pour l’efficacité du système d’information comptable. Chaque achat ou prestation de service des fournisseurs doit faire l’objet d’un bon de commande. De même, toutes sorties de marchandise de l’enceinte de MATERAUTO sont constatées par l’utilisation d’un bon de sortie. L’utilisation de ces bons permet une gestion prévisionnelle des décaissements et des encaissements qui est très importante pour la gestion de la trésorerie de la société.
Par l’utilisation du bon de sortie, le risque de perte ou de détournement est réduit. Il facilite aussi le travail du contrôleur interne. Comme le bon de sortie, l’utilisation du bon de commande facilite la vérification et le contrôle des achats et prestation effectués. Il minimise les décaissements inutiles, car tous les bons de commandes envoyés aux fournisseurs devraient passer au service comptabilité et à la direction générale pour être vérifiés.
Nous avons pu constater dans ce premier chapitre les points forts de la société MATERAUTO, pour continuer notre analyse, le second chapitre traitera les points faibles de la société.

Table des matières

PARTIE I : PRESENTATION GENERALE DE LA RECHERCHE
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE MATERAUTO
Section 1 : Renseignements généraux
Section 2 : Les activités de la société
Section 3 : Environnement de la société
CHAPITRE II : LES SYSTEMES D’INFORMATION COMPTABLE DE MATERAUTO
Section 1 : Théorie sur le système d’information
Section 2 : Identification du système d’information comptable de MATERAUTO
PARTIE II : ANALYSE DE L’EXISTANT
CHAPITRE I : ANALYSE CRITIQUE DES POINTS FORTS
Section 1 : Du point de vue général
Section 2 : Au niveau du service comptabilité
Section 3 : Au niveau de l’application du système d’information comptable
CHAPITRE II : IDENTIFICATION DES PROBLEMES
Section 1 : Problèmes affectant les ressources
Section 2 : Les problèmes relatifs au système d’information comptable
Section 3 : Les conséquences des problèmes identifiés
PARTIE III : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS GENERALES
CHAPITRE I : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS
Section 1 : Solutions concernant les moyens humains et matériels
Section 2 : Solution concernant le système d’information comptable
CHAPITRE II : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS
Section1 : Solutions retenues
Section 2 : Recommandations générales et résultats attendus
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE

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