Soutenance mémoire
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Limites de l’étude
Limite sur les données acquis à l’entreprise
Toutes entreprises possèdent une confidentialité à ses informations, le non-respect de cette discrétion implique des impacts sur l’image et le fonctionnement de la firme. Comme l’UE est une organisation internationale donc plusieurs documents et informations sont classés confidentiels et dont l’accès à ces documents sont réservé et limité à certaines personnes de l’organisation. Donc nous nous contenterons aux informations et aux documents qu’il nous a donnés.
Limite sur la documentation
Le plan IMMReD est une recherche plutôt scientifique, il est donc important de s’appuyer, consulter et utiliser des documents très riches en informations. Par contre, les lieux et les ouvrages consultés sont peu nombreux, et que les auteurs malgaches qui parlent de la Gestion financière sont encore rares. Nous sommes alors obligés d’utiliser et de se contenter de quelques ouvrages trouvés. Cette situation entraîne la diminution des informations documentaires.
Méthodes
Par définition, la méthode12est un ensemble rationnement coordonnée de techniques en vue d’atteindre un objectif, en d’autre terme elle signifie « le chemin vers » c’est-à-dire le chemin vers un objectif et les techniques sont les matériaux de ce chemin.
Collecte des données
Visite et entretien
L’entretien13est une entrevue entre deux personnes dans laquelle un individu A déploie toute une stratégie orale pour extraire d’un individu B l’information qu’il détient l’entretien se rapproche alors de l’interrogatoire.
Pour avoir des informations concernant la sécurisation des fonds d’un, et aussi de leur organisation, nous avons interviewé Madame le responsable de la communication et Monsieur le chefs de section 5 : Finance et contrat pendant notre visite au sein de l’UE.
Durant l’entretien nous avons pu discuter notre thème et aussi comparer les données acquis théoriquement en salle et les pratiques de l’UE à son bénéficiaire. A l’achèvement de notre entretien, il nous a donné des documents concernant : « Les règles financières applicable au budget général des communautés européennes et ses modalités d’exécution « pour enrichir les informations requises et pour nous aider à la rédaction de ce mémoire.
Guide d’entretien
Par définition, Le guide d’entretien14 est une liste récapitulative des thèmes et des questions à aborder dans le cadre d’une enquête qualitative (cf. annexe 1), qui précise le moment et la manière de les introduire dans la conversation. Ce guide est fourni à l’enquêteur pour lui permettre de suivre la méthodologie définie, tout en observant un comportement adéquat lors de l’entretien.
L’élaboration de guide d’entretien est donc très importante pour un entretien, c’est à partir de celle-ci que nous avons pu faire une analyse sur les informations acquises de notre interlocuteur, et de confirmer ou d’infirmer les hypothèses et sous-hypothèses formulées.
Entretien semi directif
L’entretien semi directif a été nécessaire pendant notre visite au sein de l’Union Européenne afin de comprendre les informations acquis par consultation de documents et par des entretiens libres. Il ne vise pas une réponse exhaustive mais à obtenir une réponse complète et sincère sur un domaine défini.
Les entretiens semi directifs sont partiellement structurés et ils laissent une latitude de réponse à la personne interrogée.
Cours théoriques
L’élaboration de ce présent ouvrage est fondée sur nos cours théoriques et connaissances durant ces quatre années d’étude au sein du département Gestion à l’université. Notre thème est lié plus précisément à notre cours de « Gestion financière extérieure » et de« Gestion financière approfondie » vu qu’il est basé sur la gérance des fonds octroyé extérieurement. Nous nous sommes aussi appuyées sur plusieurs cours théorique comme la Comptabilité, Marketing, Audit général,… pour la réalisation de ce devoir, et le cours de Méthodologie nous a permis particulièrement de fournir la notion de recherche, d’effectuer des enquêtes, pour nous aider à la rédaction et surtout pour nous servir de guide à la méthode IMMRED.
Recherche sur internet
Actuellement l’utilisation de l’internet nous donne des avantages pour avoir les renseignements voulus en temps réel. Un simple clic suffit pour obtenir des nombreuses informations sur un sujet approprié. Nous avons utilisés toutes les manières possibles sur Internet pour avoir les données qui correspondent mieux à notre thème. Parfois on s’est procédé à des téléchargements des documents pour étoffer la collecte d’information nécessaire à l’élaboration de ce travail.
Outils d’analyse
Analyse FFOM
L’analyse SWOT (Strengths, Weakness, Opportunity, Threats) ou analyse FFOM (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces) est une méthode qui permet d’identifier et de réaliser un diagnostic interne des forces et des faiblesses de l’entreprise c’est-à-dire les éléments positifset négatif des systèmes de gestion financière des projets qui bénéficie les fonds Européen ; Et le diagnostic externe des opportunités et des menaces c’est-à-dire les évènements extérieurs qui donne des influences positives et les obstacle qui pourront affecter l’atteinte des objectifs. C’est à partir de ce diagnostic que nous avons pu décortiquer les résultats de notre étude, pour pouvoir apporter des recommandations.
Données et informations théoriques
Contrôle interne
« Le contrôle interne15 est l’ensemble des politiques et procédures mises en place par la direction de l’entité en vue d’assurer dans la mesure possible la gestion rigoureuse et efficace de ses activités »D’après cette définition, le contrôle interne a pour objectif d’assurer la protection et la sauvegarde du patrimoine, et la qualité d’information d’une part, et d’autre part l’application des instructions de la direction, et de favoriser l’amélioration des performances de la finance, des personnels, des matériaux, qui devraient être efficace pour atteindre les résultats prévus.
Et la norme 400 de l’IAASB (International Auditing and Assurance Standard Board) définit que : « le système de contrôle interne est l’ensemble des politiques et procédures mises en œuvre par la direction d’une entité en vue d’assurer, dans la mesure du possible, la gestion rigoureuse et efficace de ses activités. Ces procédures impliquent le respect des politiques de gestion, la sauvegarde des actifs, la prévention et la détection des fraudes et des erreurs, l’exhaustivité des enregistrements comptables et l’établissement en temps voulu d’informations financières stables »16.
Principalement, les contrôles internes jouent un rôle important dans la gestion financière du projet, dans le but d’éviter et d’éliminer le détournement de fonds, la perte de l’actif, la fiabilité des informations financières. Etant donné qu’ils assurent l’efficacité et l’intégrité du processus de paiement, de la passation de marchés, et de la comptabilisation.
Pour obtenir une qualité satisfaisante des contrôles internes, il existe six17 principes à respecter :
– Le principe d’organisation : Une bonne organisation est importante dans le système du contrôle interne. Elle doit être préalable, adaptée et adaptable, vérifiable, et formalisée.
– Le principe d’intégration : ce principe est basé sur les contrôles réciproques et sur les recoupements des informations, qui consistent à comparer des informations égales mais des sources différentes.
– Le principe d’universalité : ce principe signifie que le contrôle interne concerne toutes les personnes dans l’entreprise, en tout temps et en tout lieu c’est-à-dire qu’il n’y a pas de personne privilégiées, il n’y a pas de domaines réservés, il n’y a pas d’établissement ou activités exclus, il n’y a pas non plus de moment où les procédures ne sont plus appliquées.
– Le principe de permanence : le respect de ce principe implique la pérennité des procédures de contrôle interne de l’organisation.
– Le principe d’indépendance : ce principe implique que les objectifs du contrôle interne sont à atteindre indépendamment des moyens, procédée et méthodes de l’entreprise.
– Le principe d’harmonie : il exige que le contrôle interne soit adapté au mouvement et fonctionnement de l’entreprise.
Système Comptable
La comptabilité d’un projet18 est le système d’organisation de l’information budgétaire et financier permettant de saisir, classer et enregistrer des données chiffrées. Elle a pour objectif de présenter les dépenses, recettes, les actifs et passifs du projet aux fins de la gestion financière ainsi que de fournir les données requises pour élaborer des rapports financiers précis.
L’application d’un système comptable est préconisée vu son importance pour la réalisation du projet. Sa mise en place facilite l’élaboration des rapports financiers ; essentiellement, ce système nous permet de constater l’état d’avancement de ce projet en général, ensuite de comparer les coûts réels par rapport aux coûts prévisionnels et puis de mesurer le coût et le budget cumulé. Pour mieux atteindre ces objectifs, il faut une tenue de compte très claire, conforme à la convention comptable : Convention de l’entité, l’unité monétaire, comptabilité de l’exercice, continuité d’exploitation (cf. annexe 2) et les principes comptable : continuité de l’exercice, prudence, permanence des méthodes, comparabilité des informations, importance relative, non-compensation et la prééminence de la réalité sur l’apparence. (cf. annexe 3)
Rapport financier
Comme nous l’avons vue, l’une des raisons principales de la tenue de documents comptable est de permettre l’obtention d’information sur la façon dont l’organisation est gérée. Après avoir établi les systèmes comptables et élaboré les budgets, l’étape suivant consiste de produire des rapports financiers afin de rendre compte de la situation financière de l’organisation et le mouvement des fonds.
Le rapport financier est un document comptable qu’on envoie au bailleur contenant les détails et les mouvements d’utilisation des fonds. D’après cette définition les rapports financiers doivent être exacts et pertinent.
Déclenchement des commandes
Tous les achats effectués sont élaborés après la détection des manques au niveau des départements ou des services dans les projets. Cette détection des insuffisances sont normalement inscris dans les budgets du projet. Un service va consulter les manques et les besoins du projet et ce dernier passe à la responsable de l’achat du projet.
Consultation des fournisseurs
La première responsable de l’achat est le logisticien. Toutes les listes des fournisseurs sont dans les documents de ce dernier. Cette fiche fournisseur facilite également le choix du fournisseur adéquat.
Le responsable de l’achat rédige deux Bon de commande. L’un est envoyé au fournisseur après la signature du chef du projet, et l’autre au service comptable. La date ; l’objet, les prix, les quantités des marchandises, modalité de paiement c’est-à-dire au comptant ou par chèque, paiement en totalité ou par tranche ; le numéro du document, tous les éléments sont inscrit dans le bon de commande, avec les signatures des responsables de l’achat et le chef du projet.
Passation de la commande
Dans la plus part des cas, les projets financier par l’union européenne passe la commande par voie internet. Cette méthode a pour but d’éviter la perte de temps. La commande sera datée et numérotée avant son envoi au fournisseur. Et après les fournisseurs revois un lettre de confirmation de commande Cette confirmation donne une assurance sur la quantité et le délai de livraison de la marchandise.
Réception des marchandises et enregistrement
Durant la livraison, le responsable de l’achat c’est-à-dire le logisticien vérifie la conformité des marchandises livré par rapport au élément inscrit dans le Bon de commande, et après il vise le Bon de livraison correspondant à la transaction. Les éléments dans le Bon de commande et le Bon de Livraison doivent être égaux.
Les facture venant du fournisseur est envoyé au service comptable pour l’enregistrement.
Paiement du fournisseur
Le paiement du fournisseur est varié selon les méthodes de décaissement de bailleur. Pour l’union européenne, la méthode plus utiliser est la méthode d’avance du fonds et le paiement directe. Pour la méthode d’avancement du fonds, Cette méthode à de principe que le bailleur verse les fonds dans un compte spéciale de leur bénéficiaire et après le bénéficiaire gère et utilise leur fond conformément aux dépenses inscrites dans le contrat, et pour les méthode de paiement directe, le bailleur paye directement les fournisseurs de leur bénéficier c’est-à-dire il n’y pas de mouvement de fond dans le compte de projet mais il est juste de consulté les prix de matériels au fournisseur et d’envoyer de formulaire de demande de paiement direct au bailleur et ce dernier règle le fournisseur.
Vérification des hypothèses
– Deux hypothèses ont été avancées dès le début de notre étude pour une gestion optimale pour un projet financé par un bailleur. La première est que le contrôle interne joue un rôle très important sur la protection du patrimoine, et que la seconde est qu’une
comptabilité bien organisée est nécessaire d’un projet.
D’après ce que nous venons de voir dans la théorie et les éléments sur la sécurisation des fonds ,plus précisément le contrôle interne et la pratique du contrôle interne sur les bénéficiaires de fond de l’UE sont en accord avec les éléments suivants :
– le contrôle interne est important pour éliminer les risques des pertes de biens, comme les erreurs et l’insouciance ainsi que les vols, et de favoriser l’amélioration des performances de la finance dans le but d’éviter et d’éliminer le détournement de fonds.
– le contrôle interne a pour rôle d’éviter les risques de conflits entre les personnels par l’application d’une séparation des tâches surtout entre l’ordonnateur et le comptable.
– la prévention et la détection des fraudes et erreurs est un élément constituante du système de contrôle interne afin de s’assurer que les fonds sont bien dépensés à bon escient et par conséquent, il prend des mesures visant à prévenir l’irrégularité et la corruption.
Par tout ce qui suit, notre première hypothèse est alors confirmée pour le cas des projets financés par l’UE : contrôle interne joue un rôle très important sur la protection du patrimoine.
Après consultation de la théorie, le PCG 2005 définit que « la comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, évaluer, enregistrer des données de base chiffrés ou non correspondant des opérations de l’entité et de présenter des états financier donnant une image fidèle de la situation financière, de la performance et des variations de la situation financière de l’entité à la date de clôture des comptes ».
D’après cette définition, une bonne tenue de la comptabilité mène à bien présenter les dépenses et les recettes, les actifs et les passifs de l’entité pendant l’année d’exercice afin de fournir les données requises pour élaborer des rapports financiers : Etat de variation de capitaux propres, comptes de résultats, bilan, flux de trésorerie, qui représentent le principal moyen de communication de l’information financière de l’entreprise à la date de clôture des comptes. Comme nous avons vu dans le résultat, l’UE exige une comptabilité fiable pour qu’elle soit vitale aux fins de la gestion financière et des rapports financiers, et que les documents comptables doivent être précis et fiables, établis conformément aux normes, règles et méthodes comptables adéquates, et à jour.
D’après la base théorique de la comptabilité et la pratique du système comptable des bénéficiaires du fond de l’UE, notre deuxième hypothèse est alors confirmée: la comptabilité bien organisée est nécessaire pour la gestion financière des projets car le respect des normes et des principes comptables facilite la rédaction des rapports financiers pour garder la continuité des fonds acquis par le bailleur et à la mise en œuvre du projet.
Diagnostics FFOM
Pour pouvoir définir les Forces, les Faiblesses, les Opportunités et les Menaces de l’environnement interne et externe des projets financés par l’UE, nous avons adopté la méthode très utilisée par les gestionnaires : l’analyse FFOM.
Analyse interne
La protection et la sécurisation des fonds des projets financés par l’UE possède de nombreux points positifs. D’abord, toutes les actions à la réalisation du projet sont bien définies dans le contrat, c’est-à-dire que le contrat établit entre le bénéficiaire et le bailleur sont bien rédigé et claire.
Ensuite, une bonne répartition et séparation de tâches permettent à l’UE de s’assurer que les fonds sont utilisés à bon escient que les tâches sont bien définies afin d’éviter les erreurs commises dues à la surcharge de travail de certains agents, ainsi que l’empiètement des fonctions au sein des projets. L’exigence des détails des dépenses sur les fonds est aussi une des forces de l’UE pour assurer une continuité de financement.
Enfin, les bénéficiaires n’établissent plus sa propre modèle de rapport financier mais respectent le modèle présenté par l’UE, pour faciliter la vérification et le contrôle des mouvements des fonds et les soldes à l’achèvement du contrat.
Par contre, le non-respect de quelques principes de base de contrôle interne est une faiblesse pour l’UE, alors que la considération de tous ces principes entraîne l’efficacité du contrôle interne et l’avancement du projet. Ainsi, le contrôle interne dans les projets financés par l’UE est plutôt orienter à éviter et à réduire les pertes de fonds, elle néglige la protection et la perte des biens et de patrimoine. Cette perte réduit la vitesse d’exécution du projet et entraîne au non-respect de la durée du contrat de financement.
Ensuite, les bénéficiaires du fonds européen utilisent une comptabilité sophistiquée pendant la période de la mise en œuvre du projet et cela entraîne une lourde tâche et une perte de temps au comptable. Enfin, les projets ne possèdent pas de contrôleur de gestion, puisque l’UE fait confiance aux pièces justificatives des dépenses et les rapports financiers de ses bénéficiaires ; alors qu’il est fort probable que ces derniers émettent des factures ou des pièces justificatives falsifiées.
Analyse externe
Comme nous savons que l’UE regroupe différents pays européens, et a son propre siège à Madagascar. Elle a donc une grande expérience sur les relations multilatérales vers les pays en voie de développement et des pays pauvres. Cette expérience est une grande opportunité pour elle.
Ensuite tout le financement de l’UE est figuré comme un don c’est-à-dire qu’il n’y a pas de remboursement à un taux concessionnel ou non, et le type de financement est varié à partir de la situation de son bénéficiaire, par exemple des aides humanitaires en cas de catastrophe naturel, des assistances techniques, des coopérations au développement. Grâce à cette variation de type de financement, elle a donc un grand avantage par rapport aux autres organisations.
Par contre, la situation actuelle fait naître des grandes menaces pour l’UE. D’une part, face à crise le financement n’arrive pas à la destination prévue mais finance d’autres activités fondamentales. Par exemple, un financement pour une construction routière est dévié au paiement de salaire des fonctionnaires ; et cela est une menace à l’image de l’UE. D’autre part, l’insécurité internationale empêche les bailleurs à s’investir à long terme parce que le bailleur a des soucis que leurs bénéficiaires n’arrivent pas à terme la réalisation du projet.
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Table des matières
Introduction Générale
Chapitre I : MATERIELS ET METHODES
Section 1 : Matériels
1-1 Contexte de l’étude et présentation de l’entreprise
1-1-1 Historique et relation entre Madagascar et l’UE
1-1-2 Objectifs et activité
1-2 Limites de l’étude
1-2-1 Limite sur les données acquis à l’entreprise
1-2-2 Limite sur la documentation
Section 2 : Méthodes
2-1 Collecte des données
2-1-1 Visite et entretien
Guide d’entretien
Entretien semi directif
2-1-2 Cours théoriques
2-1-3 Recherche sur internet
2-2 Outils d’analyse
Analyse FFOM
2-3 Données et informations théoriques
2-3-1 Contrôle interne
2-3-2 Système comptable
2-3-3 Rapport financier
2-4 Chronogramme des activités
Chapitre II : RESULTATS
Section 1 : Contrôle interne
2-1 Séparation des tâches
2-2 Paiement confidentiel et conflits d’intérêt
2-3 Cycle achat
2-3-1 Déclenchement des commandes
2-3-2 Consultation des fournisseurs
2-3-3 Passation de la commande
2-3-4 Réception des marchandises et enregistrement
2-3-5 Paiement du fournisseur
Section 2 : La comptabilité
Section 3 : Rapport financier
Chapitre III : DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
Section 1 : Discussions
1-1 Vérification des hypothèses
1-2 Diagnostics FFOM
1-2-1 Analyse interne
1-2-2 Analyse externe
Section 2 : Recommandations
2-1 Amélioration du contrôle interne
2-2 Amélioration du système comptable
2-3 Recrutement de contrôleur de gestion
2-4 Procédures à des audites pour prévenir les fraudes et les risques
2-5 Utilisation de l’organigramme technique
2-6 Amélioration sur les motivations du personnel
Conclusion générale
Bibliographie
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