HMD-PROD
Pourquoi s’intéresser aux activités Achat et Vente ?
Sans doute, pour avoir occupé les deux fonctions de responsable commercial grand compte et de directeur des achats indirects, et pour avoir ainsi pu passer des deux côtés du miroir ; identifiant la force des uns et autres, dès lors qu’ils pouvaient s’appuyer sur des organisations, modes de fonctionnement et dispositifs de pilotage robustes.
Certainement, parce que ces deux fonctions sont clés dès lors que la réalisation de l’objet de toute entreprise passe par des opérations d’achat et de vente.
Dans les années 1980-1990, les entreprises mesuraient leur performance à travers la croissance du chiffre d’affaires, tentant d’améliorer sans cesse les stratégies et organisations commerciales. La France pouvait s’enorgueillir de disposer de grandes écoles de commerce.
Par la suite, la croissance des marchés s’est stabilisée, conduisant les dirigeants à chercher de nouveaux moyens d’augmenter leurs marges. C’est donc tout naturellement, dans les années 1990-2000, qu’ils se sont tournés vers les dépenses de l’entreprise, celles-ci pouvant atteindre 50 à 60 %, voire les trois quarts des coûts, justifiant par là la recherche de gains impactant le résultat.
Depuis le début du XXIe siècle, la fonction Achat s’est ainsi considérablement développée et le métier d’acheteur requiert de plus en plus de connaissances techniques, juridiques et linguistiques, intervenant dans un monde où les échanges sont mondiaux.
Une méthode fondée sur l’approche audit interne
La méthode proposée dans cet ouvrage doit permettre au management de se concentrer sur son métier en se libérant l’esprit des préoccupations de fonctionnement. Elle est centrée sur la maîtrise des risques du système de contrôle interne de l’entreprise. A contrario, elle ne vous dit pas comment vous protéger du risque d’entreprendre. Il ne s’agit pas des risques de l’entreprise – le marché, les concurrents, les technologies… –, mais des risques dans l’organisation. Il n’est pas question de gestion, mais de sécurité de la gestion : il faut être sûr que « l’intendance suivra ».
Par exemple, dans le domaine des ventes, l’étude ne parle pas de vendeurs ni de méthodes de vente, mais de fiabilité du fichier clients, de suivi du risque client, de contrôle et de célérité du circuit des commandes, de l’exhaustivité de l’exécution des commandes et de leur facturation, de leur comptabilisation et de leur recouvrement.
Ce support répond à la demande d’outils concrets et pratiques exprimée par les praticiens et les étudiants qui ont suivi mes séminaires d’audit.
La littérature spécialisée publie des questionnaires s’appuyant sur des « modèles de contrôle » (COSO– AMF ) qui précisent les principes et les modalités d’organisation du contrôle interne. Il ne s’agit pas dans cet ouvrage de préconiser l’un ou l’autre modèle, de trancher des différends de spécialistes, dans un domaine au demeurant en évolution. Il y a cependant lieu d’inciter les responsables de l’organisation du contrôle à s’en inspirer afin de concevoir la maîtrise de leurs activités, et encore plus leur évolutivité.
Le guide d’autodiagnostics
Une des premières tâches consiste à sensibiliser les dirigeants au concept de contrôle intégré (contrôle interne) et à ses enjeux. À la suite d’une démarche de sensibilisation, la réponse aux questionnaires par les dirigeants leur permet, avec l’assistance de leurs collaborateurs, de réaliser de manière synthétique un prédiagnostic du niveau de contrôle interne de leur activité et d’identifier les risques de leur organisation.
Guide d’autodiagnostics Achat
Les achats représentent l’ensemble des biens (marchandises, matières et fournitures) et services de production acquis par l’entreprise en vue de la vente, après transformation ou non, ou l’emploi comme matières consommables ou fournitures utilisées dans le cours des activités normales de l’entreprise.
L’acheteur procède à la recherche puis à la sélection et à la contractualisation auprès des fournisseurs répondant au cahier des charges. Les biens achetés doivent être livrés en respectant les critères du cahier des charges, en qualité et quantité, conditions de garantie et en respectant les délais. Son action doit permettre de rationaliser les familles d’achats et d’optimiser le prix d’achat.
Le guide d’autodiagnostics : il comporte plusieurs questions couvrant l’ensemble de l’activité. Cette partie de l’ouvrage permet aux dirigeants d’apprécier le degré de maîtrise et la sécurité de l’organisation, du fonctionnement et du pilotage de l’activité.
S’appuyer sur un service d’audit interne
Prévenir les dysfonctionnements d’une organisation et/ou repérer ceux qui sont en germe, identifier leurs causes, connaître les pratiques d’organisation communément adoptées par chaque fonction pour maîtriser ses risques, réclame énergie, méthode et outils.
La démarche d’autodiagnostic (ou de self-audit) est une démarche participative lancée par la direction générale d’une société.
Elle consiste à faire élaborer par les directeurs et les chefs de service un autodiagnostic sur le système de contrôle interne de l’entreprise, généralement avec l’animation du contrôleur de gestion de la société et l’assistance éventuelle d’un conseil, auditeur ou contrôleur interne s’ils existent.
Elle contribue au renforcement de l’efficacité et de la cohésion de toutes les équipes de l’entreprise. Le travail accompli par chaque équipe est important et permet, à l’issue de plusieurs réunions de travail, d’identifier à la fois les forces et les points à améliorer dans les fonctions et l’organisation de l’entreprise.
Contrairement à la situation d’audit ou de conseil en organisation, où les responsables doivent s’approprier le diagnostic de l’auditeur ou du consultant, la direction, dans le cas d’un autodiagnostic, est amenée à manifester sa capacité d’écoute vis-à-vis des problèmes relevés et à faciliter la mise en œuvre des solutions proposées.
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Table des matières
Préface du président de l’IFACI
Introduction
Présentation de la démarche d’auto-évaluation
Partie 1 – Acheter
Avant-Propos du président de la CDAF
Guide d’autodiagnostics Achat : questionnement
ACTIVITÉ ACHAT
1. Organisation Achat
2. Système d’information
3. Expression et justification du besoin
4. Recherche et sélection des fournisseurs
5. Émission et envoi de la commande
6. Réception marchandise ou réalisation prestation
7. Réception de la facture et comptabilisation
8. Paiement de la facture et comptabilisation
9. Sous-traitance
Tableau des risques : mode d’emploi
ACTIVITÉ ACHAT
1. Organisation Achat
2. Système d’information
3. Expression et justification du besoin
4. Recherche et sélection des fournisseurs
5. Émission et envoi de la commande
6. Réception marchandise ou réalisation prestation
7. Réception de la facture et comptabilisation
8. Paiement de la facture et comptabilisation
9. Sous-traitance
Partie 2 – Vendre
Avant-propos du président des DCF
Guide d’autodiagnostics Vente : questionnement
ACTIVITÉ VENTE
1. Organisation commerciale
2. Système d’information et pilotage
3. Négociation des contrats
4. Gestion des commandes clients
5. Sortie de stock et expédition
6. Risques clients
7. Facturation
8. Suivi des comptes clients
9. Traitement des encaissements
10. Traitement des litiges clients
11. Avoirs
12. Escomptes
13. Provisions
14. Service Après-Vente (SAV)
Tableau des risques : mode d’emploi
ACTIVITÉ VENTE
1. Organisation commerciale
2. Système d’information et pilotage
3. Négociation des contrats
4. Gestion des commandes clients
5. Sortie de stock et expédition
6. Risques clients
7. Facturation
8. Suivi des comptes clients
9. Traitement des encaissements
10. Traitement des litiges clients
11. Avoirs
12. Escomptes
13. Provisions
14. Service après-vente (SAV)
Partie 3 – S’appuyer sur un service d’audit interne
Que peut-on attendre de l’Audit Interne ?
Quand faire intervenir l’audit interne ?
Comment maîtriser l’audit interne ?
Ce qu’en disent quelques patrons
Bibliographie
