Gestion proprement dite de produits pharmaceutiques

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Dรฉlivrance et dispensation

Il existe plusieurs types de dรฉlivrance :
– Dรฉlivrance globale : est la plus utilisรฉe ร  lโ€™hรดpital, les mรฉdicaments sont dรฉlivrรฉs sur la base dโ€™une commande mensuelle ou hebdomadaire (sans transmission dโ€™ordonnance), cette mรฉthode engendre une utilisation irrationnelle des mรฉdicaments, et ne garantit ni la qualitรฉ de soins ni la sรฉcuritรฉ des patients.
– Dรฉlivrance globalisรฉe : les prescriptions rรฉalisรฉes sont adressรฉes ร  la pharmacie qui globalise les ordonnances reรงus et les distribues aux services, cette mรฉthode amรฉliore la sรฉcuritรฉ du patient.
– Dispensation nominative et individuelle : ce type de distribution est une vรฉritable dรฉmarche de qualitรฉ, il reprรฉsente le circuit le plus sรปr pour le patient.
La dispensation journaliรจre individuelle nominative : est vraisemblablement la dispensation qui apporte la plus grande garantie pour la sรฉcuritรฉ du malade.

Administration

Cโ€™est la derniรจre รฉtape du circuit du mรฉdicament, phase ร  laquelle tous les risques potentiels gรฉnรฉrรฉs dans les รฉtapes de prescription et de dispensation peuvent se concrรฉtiser par des erreurs mรฉdicamenteuses avรฉrรฉes. De plus, cette phase peut รชtre gรฉnรฉratrice de risques liรฉs notamment ร  la confusion entre patients et entre mรฉdicaments et aux erreurs de dose. Le processus dโ€™administration du mรฉdicament repose sur un enchaรฎnement dโ€™รฉtapes. Il est le plus souvent assurรฉ par des infirmiers diffรฉrents au cours de la prise en charge thรฉrapeutique dโ€™un mรชme patient(24). La prescription mรฉdicale peut se prรฉsenter sous deux formes, รฉcrite et verbale. Lโ€™administration sur prescription mรฉdicale verbale majore le risque dโ€™incomprรฉhension, dโ€™oubli et dโ€™erreurs, et elle ne doit รชtre acceptรฉe quโ€™exceptionnellement devant une situation dโ€™urgence. Toutes ces รฉtapes doivent รชtre soutenues par un bon systรจme dโ€™information.
La figure ci-dessous illustre les fonctions de base du cycle logistique depuis la sรฉlection jusquโ€™ร  lโ€™utilisation.

Gestion proprement dite de produits pharmaceutiques

La gestion des produits pharmaceutiques est une lourde tรขche pour les personnes qui en ont la charge. Cโ€™est une nรฉcessitรฉ dans les pays ou les pรฉnuries sont chroniques, les conditions climatiques et gรฉographiques dรฉfavorables et plus particuliรจrement quand les ressources financiรจres sont limitรฉes.
Les objectifs principaux sont :
– Dโ€™avoir toujours un stock minimum de mรฉdicaments, dispositifs mรฉdicaux ร  disposition pour รฉviter les ruptures et plus particuliรจrement pour les plus nรฉcessaires.
– De connaรฎtre lโ€™endroit oรน vous pouvez trouver chaque item, un rangement ordonnรฉ est important pour cela.
– De connaรฎtre ร  tout moment la quantitรฉ dont nous disposons en stock.
– De prรฉparer des commandes en fonction du stock physique : si vous commandez trop, vous aurez un stock excessif et une mauvaise rotation ; si vous ne commandez pas assez, vous aurez des ruptures de stock.
– De contrรดler le stock : si vous savez exactement ce que vous recevez et ce que vous donnez, vous pouvez contrรดler si il nโ€™y a pas de vol, de pertes, dโ€™erreurs ou un manque de produits.
– Dโ€™รฉviter les pertes et les pรฉrimรฉs.
– De prescrire judicieusement les mรฉdicaments en expliquant bien au malade quand et comment prendre ceux-ci et รชtre sรปr que les mรฉdicaments seront donnรฉs pour lโ€™ensemble du traitement.
– De prรฉparer un conditionnement correct lors de la dรฉlivrance au patient capable de protรฉger et de faciliter la bonne administration du mรฉdicament.
Comment gรฉrer les mรฉdicaments ? :
Par une organisation fonctionnelle et une gestion rigoureuse de la pharmacie ร  travers la mise en place de procรฉdures et dโ€™outils de gestion.
Dans lโ€™approvisionnement en mรฉdicaments, la logistique comporte tous les aspects du processus qui permet dโ€™apporter un mรฉdicament depuis le fournisseur jusqu’ร  celui qui le dรฉlivre et finalement au patient. Lโ€™approvisionnement en mรฉdicaments demande une parfaite collaboration et coordination entre tous les intervenants.

La commande

Cโ€™est la premiรจre รฉtape de l’approvisionnement du dรฉpรดt ou de la pharmacie en mรฉdicaments. Elle doit รชtre prรฉparรฉe en collaboration avec l’infirmier ou le mรฉdecin et le responsable du dรฉpรดt afin que les mรฉdicaments prescrits soient disponibles au dรฉpรดt. La commande s’effectue normalement de faรงon mensuelle.
Avant dโ€™รฉtablir une commande, il faut au prรฉalable :
– Savoir quels mรฉdicaments commander ?
– combien faut-il en commander ?
– Quand faut-il commander ?
– De quelle somme dโ€™argent dispose-t-on ?
Le mรฉdecin-chef et le responsable de la pharmacie doivent se rรฉfรฉrer ร  la liste des produits disponibles au niveau de la structure qui est issue de la liste nationale des mรฉdicaments essentiels gรฉnรฉriques(MEG).
Une commande exige de dรฉterminer au prรฉalable les besoins. Elle sera prรฉparรฉe en collaboration entre les Mรฉdecin-Chef de services et le responsable de la pharmacie.
Il existe diffรฉrentes mรฉthodes dโ€™estimation des besoins :
– Basรฉe sur les consommations antรฉrieures
– Basรฉe sur les donnรฉes รฉpidรฉmiologiques (morbiditรฉ)
– Basรฉe sur les services ou population
๏‚ท Estimation basรฉe sur les consommations antรฉrieures
Pour les commandes de rรฉapprovisionnement courant, on utilise la mรฉthode dโ€™estimation des besoins basรฉe sur la consommation antรฉrieure par le calcul de la consommation mensuelle moyenne(CMM) de chaque produit.
Cโ€™est le paramรจtre le plus important pour lโ€™estimation des besoins en mรฉdicaments. La CMM sera calculรฉe rรฉguliรจrement grรขce aux fiches de stock. Ces outils permettent au responsable de la pharmacie de comptabiliser par mois ou par pรฉriode les sorties de chaque mรฉdicament et dispositif mรฉdical. la CMM sera inscrite sur la fiche de stock de chacun des mรฉdicaments et consommables mรฉdicaux.
La formule de calcul est : somme des sorties divisรฉe par le nombre de mois des sorties.
Exemple: calcul de la consommation moyenne mensuelle de paracรฉtamol 500 mg boรฎte de 1000 comprimรฉs dโ€™un dรฉpรดt pharmaceutique:
Sorties fiche de stock :
8/7/01 : 2000 comprimรฉs
2/8/01 : 4000 comprimรฉs
31/8/01 : 1000 comprimรฉs
20/9/01 : 2000 comprimรฉs
15/10/01 : 3000 comprimรฉs
Sorties totales en 4 mois : 12 000 comprimรฉs
=> Consommation moyenne mensuelle = 12 000 / 4 = 3000 comprimรฉs.
– Dรฉtermination du Niveau de stock :
Le stock de roulement (Sr): il sโ€™agit du stock pour satisfaire la demande entre les livraisons. Ce stock de roulement doit tenir compte de la pรฉriodicitรฉ et du dรฉlai de livraison.
Sr= CMM x (PC+DL)
Avec PC = Pรฉriodicitรฉ des Commandes DL = Dรฉlais de Livraison
Le stock de sรฉcuritรฉ (SS) : rรฉserve qui permet de toujours avoir les produits en cas de rupture de stock.
Il est aussi appelรฉ stock de rรฉserve ou stock tampon. Il protรจge contre les ruptures de stock รฉventuelles, si les livraisons sont en retard ou si le stock de roulement est consommรฉ plus vite que prรฉvu. Il fixe le seuil au-dessous duquel le stock disponible ne doit jamais descendre.
La quantitรฉ du stock de sรฉcuritรฉ est gรฉnรฉralement รฉvaluรฉe ร  la consommation correspondant au dรฉlai de livraison. Ce stock de sรฉcuritรฉ doit augmenter en fonction des dรฉlais dโ€™approvisionnement puisque le risque de rupture de stock augmente avec lโ€™allongement du temps de livraison.

La livraison de mรฉdicaments

Cโ€™est le moment oรน le fournisseur livre la commande au demandeur. A ce niveau, le responsable de la pharmacie ou tout autre agent habilitรฉ doit vรฉrifier :
La conformitรฉ du Bon de Commande et du Bon de Livraison, lโ€™adรฉquation entre les produits commandรฉs et les produits livrรฉs (quantitรฉ, forme, dosage, prix des produits).
Les dates de pรฉremption, si le dรฉlai de pรฉremption est infรฉrieur ร  6 mois par rapport ร  la date dโ€™acquisition du produit, il faut refuser le produit pour รฉviter que le produit ne pรฉrime dans la Structure Sanitaire (tenir compte du dรฉlai nรฉcessaire ร  la dรฉlivrance si la date de pรฉremption est rapprochรฉe). Vรฉrifier physiquement la qualitรฉ et les quantitรฉs de mรฉdicaments livrรฉs (compter le nombre de boites et vรฉrifier leur รฉtat). Une fois la livraison terminรฉe, les mรฉdicaments sont soigneusement emballรฉs et remis au demandeur. Celui-ci rรฉalise le paiement et rรฉcupรจre la facture du fournisseur comme justificatif de la dรฉpense.

Le transport des mรฉdicaments

Il doit faire lโ€™objet dโ€™une grande attention de la part de la personne venue chercher la commande. Les moyens de transport utilisรฉs ne sont pas toujours adaptรฉs au transport de marchandises fragiles comme les mรฉdicaments (flacons en verre, ampoules…). Certaines prรฉcautions doivent donc รชtre prises pour รฉviter la perte de produits. Protรฉger les mรฉdicaments contre le soleil et la pluie, ne pas mettre les ampoules et flacons en verre au fond des cartons. Bien immobiliser les cartons pendant le transport.

La rรฉception des mรฉdicaments

Cโ€™est le moment oรน les mรฉdicaments arrivent au dรฉpรดt. Le mรชme contrรดle quโ€™ร  la livraison est effectuรฉ par le responsable du dรฉpรดt.
– Vรฉrifier s’il n’y a pas de discordance entre le bordereau de livraison dรฉlivrรฉ par le fournisseur et le bon de commande (quantitรฉs, formes et dosage).
– Vรฉrifier la qualitรฉ physique et les dates de pรฉremption des produits livrรฉs.
– Le responsable signe alors le bordereau de livraison et en conserve un exemplaire qu’il garde au dรฉpรดt.
– En fonction de la taille de la commande et du dรฉpรดt, notamment au niveau des centrales la rรฉception des produits est un acte de gestion trรจs important, ร  ce titre il doit faire lโ€™objet dโ€™une procรฉdure รฉcrite bien assimilรฉe par lโ€™ensemble des intervenants.
๏‚ท La Procรฉdure de rรฉception
Tout dโ€™abord il faut:
– Commencer par ranger toute la livraison dans la zone de contrรดle ou zone dโ€™arrivรฉe et laisser un espace libre pour pouvoir dรฉplacer รฉventuellement les marchandises.
– Compter le nombre de palettes et le nombre de cartons
– Mettre ร  part les cartons mixtes, les ouvrir et vรฉrifier en premier
– Mettre ensemble tous les cartons de mรฉdicaments de mรชme DCI
– Mettre ensemble tous les cartons de dispositifs mรฉdicaux
– Compter tous les items de la commande qui ne sont pas dans les cartons dโ€™origine, Ils doivent รชtre ouverts et vรฉrifiรฉs.
– Vรฉrifier le Nom, la Forme, le Dosage, des diffรฉrents items.
– Vรฉrifier le Nom et les spรฉcifications techniques (taille, gauge) des diffรฉrents items du consommable mรฉdical.
– Vรฉrifier les dates de pรฉremption et ranger les cartons selon la rรจgle FIFO en inscrivant dessus la DCI et la date de pรฉremption au marqueur.
– Remplir le PV de rรฉception et le classer avec la facture. Ceci une fois archivรฉ peut faire office de registre des entrรฉes.
– Rentrer les diffรฉrents items sur les fiches de stock respectives
– Ranger les diffรฉrents items dans leurs places respectives au niveau des รฉtagรจres.

Le rangement des mรฉdicaments

Le rangement consiste ร  ordonner les produits du dรฉpรดt et permettre ainsi lโ€™accรจs facile et rapide aux produits. Pour une bonne visibilitรฉ des familles de produits et des diffรฉrents items. Tout en ayant une bonne lisibilitรฉ des supports mis en place (รฉcriteaux, รฉtiquettes). La disposition, le rangement des mรฉdicaments et des produits consommables doivent รชtre logiques et correspondre au circuit : Rรฉception, Stockage, Distribution.
Quelle que soit la classification adoptรฉe, elle devra se retrouver ร  tous les niveaux du systรจme de gestion : commande, stockage, distribution, dispensation, afin de faciliter lโ€™ensemble des procรฉdures.
Le local doit รชtre aรฉrรฉ et permettre de protรฉger les mรฉdicaments de lโ€™humiditรฉ, de la chaleur, de la lumiรจre, de la poussiรจre, des insectes pour รฉviter quโ€™ils ne sโ€™altรจrent. Le toit doit รชtre รฉtanche (รฉviter les eaux de pluie). Il est conseillรฉ de ne pas balayer pour ne pas faire voler la poussiรจre mais essuyer avec un chiffon humide.
๏‚ท La Procรฉdure de Rangement
Dans le cas idรฉal, il faut sรฉparer le dรฉpรดt en 4 zones :
Zone Mรฉdicaments
Zone Matรฉriel et Consommables
Zone Produits Lourds (solutรฉ massif)
Zone de Rรฉserve
Classer les mรฉdicaments par Famille selon les voies dโ€™administrations et la forme galรฉnique :
– Mรฉdicaments Oraux
– Mรฉdicaments Injectables
– Solutรฉs de Perfusion
– Mรฉdicaments ร  Usage Externe
– Mรฉdicaments ophtalmologie ร  usage externe
– Dรฉsinfectants
Classer les mรฉdicaments par ordre alphabรฉtique ร  lโ€™intรฉrieur de chaque famille de produits. Indiquer devant chaque mรฉdicament une fiche de position (รฉtiquette) comportant le Nom Gรฉnรฉrique (DCI), la Forme et le Dosage.
Ranger les mรฉdicaments dont la date de pรฉremption est la plus proche par la mรฉthode Premier Entrรฉ Premier Sorti (FIFO). Il y a lieu de prรฉvoir une piรจce ou une armoire fermant ร  clรฉ pour les produits dangereux et les produits chers ainsi quโ€™un endroit isolรฉ pour les produits inflammables. En outre ils doivent faire lโ€™objet dโ€™une procรฉdure spรฉcifique de distribution, notamment pour les produits psychotropes et stupรฉfiants.
La gestion des produits psychotropes ; concerne tous les produits soumis ร  des contrรดles internationaux et nationaux.
Ces produits doivent รชtre stockรฉs dans une armoire se fermant ร  clรฉ. Un registre spรฉcifique de gestion de ces produits doit รชtre disponible et utilisรฉ pour lโ€™enregistrement de tous les mouvements (entrรฉes, sorties, provenance, destination de ces mรฉdicaments). Les quantitรฉs sont toujours notรฉes ร  lโ€™unitรฉ.
Pour le matรฉriel mรฉdical, รฉtant donnรฉ la diversitรฉ des articles stockรฉs, il est prรฉfรฉrable de ne pas utiliser lโ€™ordre alphabรฉtique strict mais de regrouper les articles par catรฉgorie de produit : matรฉriel dโ€™injection, pansements, sutures, ranger le matรฉriel et les consommables selon les catรฉgories ou groupe de produits :
– Sondes et Drains
– Objets de Pansement
– Matรฉriel dโ€™Injection
– Ligatures ou Sutures
– Films et Accessoires Radiologiques
– Petit Matรฉriel Mรฉdical
Classer le matรฉriel mรฉdical et les consommables ร  lโ€™intรฉrieur de chaque groupe ou catรฉgorie de produits selon les spรฉcifications techniques (taille, gauge). Indiquer devant chaque produit une fiche de position (รฉtiquette) : le nom et les spรฉcifications techniques (taille, rรฉfรฉrences, gauge). Ranger les produits selon les dates de pรฉremption : le premier ยซ expirรฉ ยป, le premier sorti. Lโ€™utilisation du mรชme ordre pour le rangement, pour les fiches de stock, les listes dโ€™inventaire et les listes de commandes facilite grandement le travail.

Le contrรดle de la gestion

Le stock de mรฉdicament doit pouvoir fournir aux patients qui sollicitent la formation sanitaire tous les mรฉdicaments qui sont nรฉcessaires. Les mรฉdicaments doivent รชtre prรฉsents au bon moment et ร  toute heure. La somme totale des stocks dโ€™un systรจme dโ€™approvisionnement peut รชtre importante et son entretien coรปteux. Cโ€™est pourquoi une gestion efficace et rigoureuse des stocks est indispensable.
Le dรฉfi principal de la gestion des stocks de mรฉdicaments est dโ€™arriver ร  รฉquilibrer les avantages dโ€™avoir des quantitรฉs suffisantes en stock et les coรปts quโ€™implique la tenue de ces stocks.

Le Contrรดle des Stocks

Le contrรดle doit รชtre rรฉgulier pour permettre une bonne maรฎtrise de gestion, minimiser les pertes et situer les responsabilitรฉs en cas de problรจmes. Ils seront exercรฉs tant sur la qualitรฉ des mรฉdicaments (dates de pรฉremption, conditions de conservation, รฉtat des mรฉdicaments) que sur les quantitรฉs dรฉtenues en stock (disponibilitรฉ suffisante et exactitude des stocks).
Pour contrรดler le stock, il faut faire rรฉguliรจrement un inventaire. Il sโ€™agit de compter tout ce qui est physiquement prรฉsent dans la pharmacie, puis de valoriser le stock disponible de mรฉdicaments et de consommables. Le but du contrรดle est de vรฉrifier que le stock est bien gรฉrรฉ, et si le rangement et les conditions de stockage sont de qualitรฉ.
Les quantitรฉs constatรฉes correspondent aux indications figurant sur les diffรฉrents outils de gestion de stock. Lโ€™inventaire permet de se rendre compte si le stock est adaptรฉ aux consommations de la formation sanitaire, si le stock de sรฉcuritรฉ est suffisant. Cโ€™est un รฉlรฉment essentiel pour effectuer le bilan financier.
Les contrรดles doivent รชtre effectuรฉs, par le pharmacien lui-mรชme pour vรฉrifier son propre travail et lโ€™exactitude des informations quโ€™il a portรฉes sur les outils de gestion. Il devra sโ€™assurer rรฉguliรจrement que, la qualitรฉ du rangement et du stockage est assurรฉe, les quantitรฉs notรฉes sur les fiches de stock au moment des entrรฉes et des sorties sont exactes et que la balance correspond au stock disponible.
Les quantitรฉs, minimum ร  dรฉtenir (stock de sรฉcuritรฉ) par mรฉdicament sont bien en stock, les calculs de consommation moyenne mensuelle sont effectuรฉs ร  chaque trimestre et que les inventaires prรฉvus sont effectuรฉs dans les temps.
Le comitรฉ de gestion vรฉrifiera la qualitรฉ du travail effectuรฉ par le pharmacien, par des contrรดles rรฉguliers pour sโ€™assurer de lโ€™exactitude et de la rigueur avec lesquels sont tenus les outils de gestion. Un contrรดle inopinรฉ de quelques fiches de stock choisies au hasard est un excellent moyen de vรฉrifier si les quantitรฉs physiquement en stock correspondent aux quantitรฉs inscrites sur les fiches de stock.

Type et pรฉriode dโ€™รฉtude

Cโ€™est une รฉtude descriptive mixte ร  la fois rรฉtrospective et prospective. Elle sโ€™est รฉtalรฉe sur une pรฉriode dโ€™un an, allant de Janvier 2015 ร  Dรฉcembre 2015, avec une pรฉriode de collecte des donnรฉes de 10 mois au niveau du service des urgences.
Lโ€™รฉtude rรฉtrospective a permis lโ€™analyse de lโ€™รฉvolution du budget allouรฉ ร  la pharmacie hospitaliรจre par rapport au budget de fonctionnement durant ces trois derniรจres annรฉes pour dรฉterminer le montant des ressources attribuรฉes ร  lโ€™achat des mรฉdicaments et dispositifs mรฉdicaux au service des urgences, dโ€™analyser lโ€™รฉvolution des commandes et livraisons du service pour ces produits de maniรจre ร  dรฉterminer les taux de couverture.
Lโ€™รฉtude prospective a permis de dรฉcrire le circuit rรฉel et actuel des mรฉdicaments et dispositifs mรฉdicaux au niveau de lโ€™hรดpital et du service des urgences et de dรฉterminer le taux de couverture des besoins des patients assurรฉ par le circuit de ces produits.

Population de lโ€™รฉtude

Le personnel des services des urgences et de la pharmacie.
Les patients admis au service des Urgences durant la pรฉriode de Janvier ร  Dรฉcembre 2015. En ce qui concerne lโ€™รฉchantillonnage nous avons optรฉ pour la technique du choix raisonnรฉ pour le personnel des deux services et des patients.
Critรจres dโ€™inclusion : Le personnel des services de la pharmacie et des urgences, tous les patients hospitalisรฉs au niveau du service des urgences, et qui ont bรฉnรฉficiรฉ dโ€™une prescription mรฉdicale et dโ€™une administration de mรฉdicaments au sein du service durant la pรฉriode de lโ€™รฉtude.
Critรจres dโ€™exclusion : patients reรงus en traitement ambulatoire.

Recueil des donnรฉes

La collecte des donnรฉes sโ€™est effectuรฉe au niveau des services de la pharmacie et des Urgences par des entretiens avec les personnels des deux services impliquรฉs dans le processus de gestions de produits pharmaceutiques (personnel mรฉdical des urgences, pharmaciens, prรฉparateurs en pharmacie et autres).
Le tableau ci-dessous rรฉsume les donnรฉes recueillies et moyens de collecte utilisรฉs.

Pharmacie de lโ€™H.I.A.O.B.O

La pharmacie est ouverte de 8h00 ร  15h30 avec une รฉquipe qui assure une permanence jusquโ€™ร  18h30 durant les jours ouvrables. Les gardes se font sous forme dโ€™astreinte et une permanence est de rigueur de 8h00 ร  15h00 les week-ends, jours fรฉriรฉs et les journรฉes de grรจve.
En cas de nรฉcessitรฉ, les services peuvent รชtre approvisionnรฉs la nuit par le pharmacien qui assure lโ€™astreinte mais gรฉnรฉralement pour palier ร  ces manquements occasionnels, la pharmacie a mis dans chaque service des stocks tampon de produits de premiรจre urgence, de mรชme quโ€™un suivi quotidien de lโ€™utilisation des chariots dโ€™urgence de chaque service.

Organisation et fonctionnement

La pharmacie dispose de 3 zones distinctes :
๏‚ท Zone de magasins :
3 magasins de stockage en gros ou sont disposรฉs tous les produits livrรฉs par les fournisseurs :
– 1 magasin de stock des mรฉdicaments, films et produits de radiologie.
– 1 magasin de stock des solutรฉs massifs et des produits chimiques
– 1 magasin de stock des dispositifs mรฉdicaux.
Pour ses activitรฉs quotidiennes elle dispose de :
– 4 salles de distribution qui livrent les produits aux services:
– 1 salle pour la distribution des mรฉdicaments.
– 1 salle pour la distribution des solutรฉs massifs.
– 1 salle pour la distribution des dispositifs mรฉdicaux
– 1 salle de prรฉparation et de distribution des antiseptiques et des prรฉparations pharmaceutiques Ces salles sont approvisionnรฉes par les magasins de gros tous les lundis par une dotation hebdomadaire, mais peuvent demander des supplรฉments si nรฉcessaire, en cours de semaine.
Les produits chimiques, les films et produits de radiologie sont distribuรฉs directement aux services utilisateurs par les magasins de gros.
Le stock des stupรฉfiants est dรฉtenu par les pharmaciens.
๏‚ท Zone de bureaux :
– Bureau du pharmacien chef
– Bureau des adjoints
– Bureau pour le secrรฉtariat
๏‚ท Zone de distribution
– Comptoir de dispensation
– Salle de distribution

Le circuit du mรฉdicament au sein de lโ€™H.I.A.O.B.O

Le circuit du mรฉdicament en รฉtablissement de santรฉ est composรฉ dโ€™une sรฉrie dโ€™รฉtapes successives rรฉalisรฉes par des professionnels diffรฉrents :
La prescription est un acte mรฉdical, la dispensation un acte pharmaceutique et lโ€™administration, un acte infirmier ou mรฉdical. En outre, ce circuit est interfacรฉ avec le systรจme dโ€™information hospitalier et la logistique. Chaque รฉtape de ce circuit est source dโ€™erreurs potentielles qui peuvent engendrer des risques pour la santรฉ du patient.
Lโ€™organisation du circuit est รฉtablie selon des modalitรฉs dรฉterminรฉes en commun par les professionnels de la pharmacie et les secteurs dโ€™activitรฉ clinique, avec la participation des instances concernรฉes.
La figure ci-dessous illustre le circuit de mรฉdicaments et dispositifs mรฉdicaux ร  lโ€™hรดpital.

Au niveau de la pharmacie de lโ€™hรดpital

Budget

Le budget des produits pharmaceutiques (MฮฑDM) reprรฉsente en moyenne ces trois derniรจres annรฉes 23.33% du BF de lโ€™hรดpital. Ce qui montre lโ€™importance du service pharmacie dans les dรฉpenses de lโ€™hรดpital. Lors des exercices 2014 et 2015 ce budget nโ€™a cessรฉ de dรฉcroitre et reprรฉsente pour lโ€™annรฉe 2015 que 18.67% du BF contre 27.34% en 2013. Ce qui occasionne des dysfonctionnements sur le systรจme dโ€™approvisionnement de la pharmacie, dans la mesure oรน ces dรฉpenses reprรฉsentent un enjeu financier majeur pour lโ€™hรดpital.
La diminution progressive des ressources liรฉes ร  lโ€™achat des mรฉdicaments et dispositifs mรฉdicaux reprรฉsente un problรจme majeur pour la pharmacie au moment de la quantification des besoins de lโ€™hรดpital.
En effet lโ€™รฉtude ร  rรฉvรฉler que la dรฉtermination des besoins annuels se base sur les consommations antรฉrieures et que la pharmacie ne reรงoit aucune donnรฉe relative ร  la consommation des produits dรฉlivrรฉs au service des Urgences, permettant de corriger ses prรฉvisions annuelles pour mieux rรฉpondre aux besoins du service.
En se basant uniquement sur les donnรฉes de la distribution, lโ€™hรดpital ne fait que reproduire le mรชme exercice.
Le circuit des mรฉdicaments et des dispositifs mรฉdicaux ร  lโ€™hรดpital ne peut pas reproduire toujours les mรชmes rรฉsultats si on y injecte toujours les mรชmes ressources, car lโ€™activitรฉ dโ€™un hรดpital ou dโ€™un service varie selon les annรฉes.
Les variations constantes du budget entrainent un rรฉajustement des quantitรฉs qui nโ€™est pas forcรฉment en phase avec les besoins rรฉels des services mais plutรดt qui sโ€™adapte aux moyens financiers mis en place.
Les tableaux V et VI montrent que le volume de distributions de mรฉdicaments et dispositifs mรฉdicaux aux urgences reprรฉsente plus de 46% de distribution global par rapport aux autres services, pour une valeur estimรฉe ร  plus de 40% du budget de fonctionnement de la pharmacie ce qui nโ€™est pas nรฉgligeable. Le service des urgences reprรฉsente donc au niveau de lโ€™hรดpital lโ€™un des postes majeurs en termes de consommation et dรฉpense de produits pharmaceutiques dโ€™oรน la nรฉcessitรฉ de notre รฉtude.

La sรฉlection

Lโ€™H.I.A.O.B.O dispose dโ€™un comitรฉ des mรฉdicaments et des dispositifs mรฉdicaux, qui nโ€™est pas trรจs actif et pratiquement inexistant ร  cause des occupations des uns et autres dans lโ€™hรดpital. Les chefs de services et major des services font partie de ce comitรฉ.
La sรฉlection des produits au niveau de lโ€™H.I.A.O.B.O. concerne le livret thรฉrapeutique de lโ€™hรดpital, le choix des produits nโ€™est pas accompagnรฉ de directives cliniques, pour prรฉciser aux prescripteurs pour quelle utilisation chaque mรฉdicament a รฉtรฉ sรฉlectionnรฉ vu que le COMEDIMS nโ€™est pas opรฉrationnel, tout le travail est donc fait ร  la pharmacie sans implication des autres membres du comitรฉ.
Les rรฉsultats de lโ€™รฉtude ont rรฉvรฉlรฉ que la liste des mรฉdicaments prescrits aux patients est composรฉe ร  99% des mรฉdicaments du livret de lโ€™hรดpital et que la prescription des mรฉdicaments hors nomenclature est de 1%. Nous avons une bonne satisfaction des besoins par une implication des prescripteurs dans le choix de leur prescription qui ne sort pas du cadre de la nomenclature de lโ€™hรดpital.
La dรฉtermination des quantitรฉs pour les activitรฉs du service en lโ€™absence de schรฉmas standards de traitement, se fait sur la base des quantitรฉs livrรฉes, qui restent la seule information fiable disponible au niveau de la pharmacie de lโ€™hรดpital ne reflรฉtant pas toujours les besoins rรฉels du service. Nous pouvons dire quโ€™au niveau dรฉcisionnel, il yโ€™a un รฉcart entre les besoins tels quโ€™ils sont dรฉterminรฉs lors des commandes et ceux dรฉterminรฉs lors de la sรฉlection qui est dรป principalement, ร  la non-transmission des donnรฉes de la consommation ร  la pharmacie de lโ€™hรดpital. Pour que la sรฉlection quantitative soit efficace, elle doit sโ€™appuyer sur des donnรฉes prรฉcises relatives ร  la morbiditรฉ et ร  lโ€™utilisation des mรฉdicaments.

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Table des matiรจres

INTRODUCTION
I. REVUE DE LA LITTERATURE
1. Principe gรฉnรฉraux de lโ€™approvisionnement en mรฉdicaments
1.1. La sรฉlection
1.2. Acquisition
1.3. La distribution
1.4. Lโ€™utilisation
2. Gestion proprement dite de produits pharmaceutiques
2.1. La commande
2.2. La livraison de mรฉdicaments
2.3. Le transport des mรฉdicaments
2.4. La rรฉception des mรฉdicaments
2.5. Le rangement des mรฉdicaments
3. Les outils de gestion
3.1. La fiche de stock
3.2. La fiche dโ€™inventaire
3.3. Le bon de Commande
3.4. Le bon de livraison
3.5. Le Procรจs-verbal de rรฉception :
3.6. Les Produits hors dโ€™usage
4. Le contrรดle de la gestion
4.1. Le Contrรดle des Stocks
II. MATERIELS ET METHODE
1. Matรฉriels
2. Mรฉthode
2.1. Type et pรฉriode dโ€™รฉtude
2.2. Population de lโ€™รฉtude
2.3. Recueil des donnรฉes
2.4. Analyse des donnรฉes
III. PRESENTATION DES SITES DE Lโ€™ETUDE
1. H.I.A.O.B.O
2. Service des Urgences
2.1. Organisation et fonctionnement
2.2. Le personnel
2.3. Le circuit du malade aux urgences
3. Pharmacie de lโ€™H.I.A.O.B.O
3.1. Organisation et fonctionnement
3.2. Le personnel
3.3. Le circuit du mรฉdicament au sein de lโ€™H.I.A.O.B.O
IV. RESULTATS
1. Le processus de gestion au niveau de lโ€™hรดpital
1.1. Le budget mรฉdicament et dispositifs mรฉdicaux
1.2. La sรฉlection, lโ€™acquisition, la gestion des stocks et la distribution
2. Le processus de gestion au niveau du service des urgences
2.1. Commandes et livraisons 2013 / 2014 / 2015
2.1.1. Les mรฉdicaments utilisรฉs par le service des urgences
2.1.2. Les dispositifs mรฉdicaux utilisรฉs par le service des urgences
2.1.3. La dรฉtermination des besoins du service
2.1.4. Le taux de couverture des commandes par les livraisons
3. Lโ€™administration des mรฉdicaments aux patients
3.1. La couverture des besoins en mรฉdicaments
3.2. La couverture des besoins en dispositifs mรฉdicaux
V. DISCUSSION
1. Au niveau de la pharmacie de lโ€™hรดpital
1.1 Budget
1.2 La sรฉlection
1.3 Lโ€™acquisition
1.4 La distribution
1.5 Stockage et gestion des stocks
2. Au niveau du service des urgences
2.1. Les commandes
2.2. La prescription
2.3. Lโ€™administration et la dรฉlivrance des produits au personnel soignant
2.4. Stockage et la gestion des stocks aux urgences
3. Recommandations
3.1. A lโ€™Etat
3.2. A L’endroit des responsables de lโ€™H.I.A.O.B.O
3.3. A lโ€™endroit de la pharmacie de lโ€™hรดpital
3.4. Le service des urgences
CONCLUSION
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES

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