Soutenance mémoire
Etat des lieux de la délocalisation au niveau mondial
En 2008, la DPEPF (Direction des études et des prévisions financières au niveau du ministère de l’économie et des finances) a élaboré une étude sur la délocalisation des activités de service au Maroc. Selon cette étude, le marché mondial de la délocalisation des activités de services représente un volume d’affaire très important et continue à croître de manière explosive. En effet, ce marché est supposé croître à un taux annuel de 30% passant de 52 Md$ en 2001 à 346 Md$ en 2008. Ce potentiel concerne plusieurs métiers notamment le développement informatique offshore, les ressources humaines, les centres de relations clientèle, le management des connaissances, les services financiers, l’éducation à distance, le design et ingénierie et l’administration. Concernant les pays destinataires de la délocalisation des services, cette étude a révélé que l’Inde (notamment dans le secteur des services informatiques), l’Irlande et Singapour représentent les destinations les plus privilégiées du marché anglophone, principal émetteur en matière d’offshoring. D’autres destinations non encore fortement développées ont été également citées comme la Russie pour les logiciels de haute qualité et Dubaï pour les services financiers. Ces destinations sont choisies par les donneurs d’ordres selon les critères de disponibilité des compétences requises, du coût de la main d’ouvre, la proximité culturelle et linguistique ainsi que la réglementation et les infrastructures de télécommunication. En ce qui concerne les BPO (Business Process Outsourcing : sous-traitance des activités et des processus de traitement de l’information à savoir, les services de relations avec la clientèle (centres d’appels), la gestion des ressources humaines, finances et comptabilité). Ce secteur devrait continuer à se développer dans la perspective d’une recherche de plus en plus accrue de la performance et de la réduction des coûts. Dans le cours de cette tendance, plusieurs sociétés internationales comme IBM, Deloittes, Capgemini … se sont spécialisées dans la sous-traitance des processus administratifs, tels que les services financiers, les activités de back office des grandes entreprises. Une étude réalisée en 2011 par la DPEF rapportant les estimations de Datamonitor, le marché mondial francophone de la comptabilité-finances outsoursé (F&A) aurait un potentiel de 2,5 milliards de dollars à l’horizon 2013. Ceci est révélateur de l’opportunité qui se présente pour les cabinets marocains au niveau du marché francophone dans le domaine comptable. Un effort considérable doit être fait dans ce sens pour se distinguer des pays concurrents et profiter des potentialités de ce marché.
Risques d’ordre technique
Le développement des traitements délocalisés de l’information n’a connu son grand essor que grâce aux développements techniques des télécommunications et la baisse significative de leurs coûts. La gestion délocalisée des dossiers comptables reste, en effet, tributaire des moyens de télécommunication. Il suffit d’un petit blocage à ce niveau pour créer des problèmes énormes au niveau de la production de l’information comptable. Il peut même déstabiliser le fonctionnement du cabinet et ses relations avec ses clients donneurs d’ordre. Pour assurer la réussite du projet d’offshoring comptable, il est primordial de prévoir la faisabilité en termes technique et financier des liaisons de télécommunication entre le cabinet et ses clients. Ceci n’est pas toujours simple car il s’agit de régler un grand nombre de détails : protocoles utilisés, compatibilité des équipements, contrôle des accès, sécurité… La mise en place de toutes ces dispositions peut prendre plusieurs semaines, il est donc important de prévoir les délais de mises en place des moyens de télécommunications pour ne pas entraver la bonne marche du projet. Par ailleurs, et outre les risques liés aux télécommunications, se pose également le problème lié à l’incompatibilité entre les systèmes informatiques des deux partenaires ce qui complique davantage la situation et nécessite des réajustements qui peuvent s’avérer coûteux. Ainsi, des solutions techniques devraient être trouvées pour chaque cabinet partenaire en fonction de ses besoins et de l’étendue des travaux externalisés. Certains cabinets qui collaboraient dans ce cadre avec des cabinets donneurs d’ordre en France se sont dotés d’un certains nombre de logiciels de production comptable (logiciels les plus utilisés au marché : SAGE, CEGID, …) afin de répondre au mieux aux besoins de leurs clients. Cependant, même si ceci a résolu le problème de compatibilité avec les logiciels clients, ça a contribué à compliquer la gestion des équipes comptables du fait qu’il fallait spécialiser chaque équipe dans un logiciel déterminé. Cette spécialisation crée à son tour une certaine rigidité dans la gestion des équipes. Les difficultés techniques entre le cabinet sous-traitant et son client mènent parfois à des situations de quasi blocage en termes de production. Les solutions de télécommunication adoptées peuvent contribuer à la création de ralentissements considérables de la production ce qui engendre un cumul de retard de traitement des dossiers. Cette situation est préjudiciable à la continuité de la collaboration, d’où l’intérêt de traiter avec vigilance le côté technique des télécommunications et bien étudier la solution qui convient au mieux avant de se lancer dans des investissements coûteux qui peuvent s’avérer inefficaces.
Risques liés à l’organisation de la mission
La gestion et l’organisation du projet de délocalisation sont cruciales pour sa réussite. Un projet qui n’est pas bien organisé est voué à l’échec. L’un des éléments essentiels à prendre en considération lors de la mise en place d’un projet de délocalisation est relatif à la sponsorisation du projet par un membre senior de l’organisation au niveau des deux équipes. Etant donné que la délocalisation nécessite des arbitrages et des décisions importantes (restructuration, réorganisation, changement des habitudes de travail, investissement….) ainsi qu’un suivi rigoureux. Il est impératif que l’implication de responsables de haut niveau soit maintenue à tous les stades du projet depuis la planification jusqu’à la réalisation et le suivi quotidien des problèmes critiques. Ainsi, l’expérience de certains cabinets a montré que les projets suivis directement par les experts comptables réussissent et arrivent aussi à évoluer de part l’implication personnelle des associés principaux. A partir du moment où le suivi du projet est délégué à des collaborateurs d’un niveau inférieur, les obstacles et les conflits commencent à se créer car ces derniers ont une autre vision du projet et ne sont pas toujours enthousiastes à sa réussite. Par ailleurs, comme il s’agit d’un projet stratégique pour le cabinet, il est nécessaire de prévoir et de ficeler tous les détails avant même de commencer la collaboration. La première étape dans le processus est d’élaborer un cahier des charges très précis qui va définir les objectifs, les responsabilités des uns et des autres, la démarche à suivre, les modalités de contrôle, les moyens techniques et humains à mettre en place. Il est impératif d’analyser toutes les tâches et de les affecter aux membres des deux équipes. La délocalisation du traitement des dossiers comptables n’induit pas systématiquement le déchargement intégral des équipes du cabinet client de la gestion des dossiers, bien au contraire, une autre responsabilité prendra naissance à l’occasion de la délocalisation, à savoir, la relation avec le client final, la coordination entre le client et le sous-traitant … Une attention particulière doit être également prêtée à la communication. Afin d’éviter les problèmes de communication qui créeraient des distorsions au niveau de l’organisation, il est préférable de préciser pour chaque partie (client et fournisseur) les interlocuteurs par domaine de compétence et le mode d’escalade en cas de problème. D’autre part, la désignation des personnes habilitées à communiquer avec l’autre partie contribuera à canaliser la communication de façon efficace. Ainsi, certains cabinets ont choisi qu’un responsable, « le superviseur » en l’occurrence soit l’interlocuteur direct du cabinet partenaire. Ce n’est qu’à travers lui que toutes les spécificités techniques et le mode de traitement de chaque dossier sont abordés.
Communication via les portails web
L’échange d’informations entre le cabinet étranger et le cabinet marocain peut passer à travers un portail web dédié qui inclut plusieurs fonctionnalités de communication, de collecte des documents et de suivi des points en suspens avec le client. Cet espace pouvant être partagé même avec le client final permettra une intégration du client dans le processus de collecte des documents et de leur transmission au cabinet délocalisé sans que ce dernier n’apparaisse dans l’image. La mise en place de ce genre de portails demande un effort considérable de pédagogie et de formation auprès des clients mais le retour sur investissement est considérable. Un des intérêts de cette démarche est de créer un lien supplémentaire de communication entre le client et le cabinet. Il existe plusieurs types de configurations possibles. Soit intégrées directement à l’outil de production (SageCoala, Cegid, Quadra…) ou bien indépendamment ( Idylis par exemple…). La configuration retenue dépendra de différents paramètres tels que : configuration centralisée sur un site, multi sites, niveau de confidentialité et sécurité attachées aux documents, modes de recherche, modes d’archivages, autonomie des collaborateurs… Les flux de documents peuvent aller soit dans le sens du client vers le cabinet ou du cabinet vers le client. Si le premier sens ne pose pas de problème en terme de sécurité et de fiabilité de l’information car en général l’information consiste principalement en la remise de documents comme les factures, les relevés, les fichiers de données…, le deuxième sens (du cabinet vers le client), par contre nécessite un contrôle des informations émises car elles constituent un engagement du cabinet. Pour se prémunir contre ces risques, ce dernier peut prévoir des procédures de validation des documents émis qui peuvent être intégrées comme workflow au niveau du portail ou prévoir un filtre ou une centralisation des documents sortis en fonction du volume des documents échangés. Parmi les fonctionnalités nous pouvons noter : la notification des nouveautés, la définition de durée de vie (de visibilité) d’un document lors de sa mise en ligne, la fonction de recherche selon les caractéristiques des documents ou encore le contenu du document. La nature de l’information validée et publiée peut concerner le dossier permanent, le juridique, les éléments financiers, le social, les tableaux de bord, les éditions de balances âgées en Pdf… Les clients ou les collaborateurs passent par le serveur d’intermédiation du portail pour accéder aux documents qui leur sont publiés. Cette publication peut être autorisée ou pas selon les clients et les documents.
Utilisation de l’internet comme moyen de faire connaitre l’offre de délocalisation
Internet offre un éventail d’outils et de ressources qui sont à même de soutenir les efforts du cabinet pour affirmer son expertise légitime et pour communiquer efficacement autour de la prestation d’offshoring. En créant un site internet, le cabinet s’offre plus de visibilité au niveau national et international. Ceci lui permettra de faire connaitre les services qu’il propose et de Gestion délocalisée des dossiers comptables: moyens et procédures pour réussir la mise en œuvre par les cabinets marocains se rapprocher des clients potentiels. Ce site doit être pro actif vers le client et doit être mis à jours régulièrement. L’expert peut également produire une newsletter à l’attention de ces clients et autres clients potentiels afin de les informer sur les nouveautés et par la même occasion faire connaitre son cabinet. Les blogs sont essentiellement des outils des outils de partage d’information et qui peuvent jouer le rôle d’un moyen de communication à propos de l’expertise du cabinet dans un domaine donné en l’occurrence la tenue de comptabilité délocalisée. Le plus délicat est d’identifier la bonne information qu’il convient de transmettre. Les lecteurs sont à la recherche d’information de confiance qui soit pertinente et qu’ils puissent utiliser immédiatement. D’un autre côté, l’initiation d’un blog nécessite beaucoup de discipline car elle constitue un engagement vis à vis des lecteurs. Il y a un effort à faire à fin de maintenir l’intérêt des lecteurs ainsi que l’assiduité et la régularité dans la mise à jour de l’information. Les meilleurs blogs se concentrent sur les lecteurs et leurs besoins. Par ailleurs, le référencement aux annuaires professionnels permet au même titre que la visibilité sur Internet d’augmenter la notoriété du cabinet. Il est un élément important de la stratégie de communication de nombreuses entreprises.
Traitement automatique des factures d’achat
Le traitement automatique des factures d’achat passe d’abord par le paramétrage des logiciels de reconnaissance optique. Il s’agit de fournir les éléments nécessaires au logiciel pour qu’il puisse affecter une facture donnée à un tiers et à un compte de charge : On associe alors,
Un numéro de Siret, ou un nom de fournisseur ou encore une adresse à un compte tiers (fournisseur).
Un ou plusieurs comptes de charges à un fournisseur en fonction des données de la facture
Un compte de TVA récupérable à un compte de charge.
Un taux de TVA à un compte de charge.
Le logiciel en retrouvant ces données sur les factures proposera automatiquement une écriture d’achat et de TVA avec les imputations correspondantes aux données identifiées. Le montant TTC figurant sur la facture est affecté au compte tiers, le HT au compte de charges et la TVA au compte TVA. Ces paramétrages sont en général effectués dans les cabinets étrangers. Au niveau du site marocain, le fichier contenant les écritures est reçu et intégré automatiquement au logiciel de production. Avant de confirmer la comptabilisation définitive de ces écritures, l’agent de saisie doit rectifier les affectations. Le système peut se tromper de compte si le document n’est pas bien lisible ou si le paramétrage n’a pas été fait correctement. Si le traitement n’est pas automatisé, le collaborateur procèdera à la comptabilisation individuelle de chaque facture sur la base des documents numérisés en faisant référence à l’identifiant attribué par le système au document au moment de la numérisation. A chaque écriture sera associée la pièce de base par un lien automatique.
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Table des matières
INTRODUCTION
Partie I : Risques et opportunités et moyens techniques et humains à mettre en place par le cabinet marocain pour la mission de tenue de comptabilité délocalisée
Chapitre 1 : Risques et opportunités liés à l’opération de délocalisation comptable
Section 1 : Risques liés à la sous-traitance off-shore de la comptabilité
1) Risques d’ordre technique
2) Risque lié à la compétence des collaborateurs
3) Risques liés à l’organisation de la mission
4) Risques liés aux différences culturelles
5) Risques de non rentabilité
6) Risque de perte des données
7) Risque de dépendance vis-à-vis du cabinet étranger
8) Risque de revirement des tendances vis-à-vis de l’offshoring
Section 2 : Opportunités liées au projet
1) Assurance d’un revenu récurrent et création d’emploi
2) Ouverture à l’internationale et amélioration de l’image de marque
3) Motivation supplémentaire pour les collaborateurs marocains
4) Diversification du champ d’intervention et ouverture sur d’autres marchés
5) Avantages liés à l’organisation numérique
Chapitre 2 : Moyens techniques et humains à mettre en place par le cabinet marocain pour un traitement sécurisé et fiables des données comptables
Section 1 : Moyens techniques de communication des informations et documents entre le cabinet marocain et le cabinet étranger
1) Communication par les moyens offerts par le net
2) Communication via VPN (virtual private network)
3) Communication via les applications hébergées auprès d’un fournisseur d’applications hébergées (FAH)
4) Communication via les portails web
Section 2 : Applications de traitement délocalisé de la comptabilité
1) Applications de gestion électronique des documents (GED)
2) Applications de traitement comptable des données
Section 3 : Organisation interne et moyens humains à mettre en place par le cabinet marocain pour gérer les dossiers comptables délocalisés
1) Organisation à mettre en place
2) Le recrutement des collaborateurs
3) La formation
Partie 2 : Procédures de gestion et d’échange des informations entre le cabinet étranger et le cabinet local
Chapitre 1 : Eléments pré-requis pour le démarrage des opérations d’offshoring comptable
Section 1 : Démarche commerciale et prospection
1) Mesures à prendre au niveau de l’ordre des experts comptables
2) Démarche de prospection à entreprendre par le cabinet
Section 2 : Pré-requis juridiques et financiers
1) Pré-requis juridiques
2) Etude de rentabilité financière du projet de délocalisation
Section 3 : Spécificités comptables, fiscales et sociales à prendre en considération
1) Spécificités comptables
2) Spécificités fiscales
3) Spécificités sociales
Chapitre 2 : Organisation des opérations de saisie et suivi du traitement des dossiers comptables
Section 1 : Procédures de collecte et de traitement des documents entre le cabinet local et le cabinet étranger
1) Procédures de collecte des documents
2) Traitement des données et production
Section 2 : Contrôle des opérations et suivi du temps de réalisation
1) Risques de contrôle interne au niveau du processus
2) Outils de contrôle et de vérification
3) Outils de contrôle et de suivi du temps et indicateurs de performance
Conclusion
Bibliographie
ANNEXES
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