Gestion de recouvrement des clients particuliers de la jirama MAHAJANGA

Récemment le besoin d’information est apparu aux yeux des chefs d’entreprise et des chercheurs et ces derniers l’ont formalisé. En effet l’information est une ressource vitale pour la société et elle permet de guider le chef d’entreprise. Le système informatique doit donc être considéré au sein de l’entreprise. L’informatique est un outil de travail permettant le développement de la gestion et permettant à l’entreprise de disposer d’outils indispensable pour sa survie. Les technologies sont les réponses aux besoins en information. Pourtant pour fonctionner les technologies informatique (Ordinateurs, onduleurs, etc) ou autres (radio, télévision, téléphone, etc) doivent être alimenté par une énergie. Ceux qui utilisent les technologies ont recours à différents source d’énergie renouvelable (hydraulique, thermique, éolienne, solaire, etc). Cet ouvrage est le fruit d’un stage réalisé au sein d’une entreprise productrice d’énergie nommé JIRAMA dans la ville de Mahajanga. En effet, la JIRAMA est une des sociétés productrices d’énergie de Madagascar mais c’est aussi la seule société productrice d’eau de l’île. Sa source d’énergie est l’éclairage. Toutefois nombreux sont les populations malgaches qui demeurent avec les sources d’énergie comme les bougies et les pétroles lampants.

Présentation de la JIRAMA

Renseignements sur la JIRAMA

Il est nécessaire de savoir la chronologie de l’entreprise à partir de sa création et le statut juridique de la société.

Historique

Le 17 octobre 1975, la JIRAMA est créé par la fusion des deux entreprises privés à savoir la Société Malgache d’Électricité et de l’Eau (SMEE) et la Société d’Énergie de Madagascar (SEM) nationalisées au début de la deuxième république, conformément à l`ordonnance N° 75024. De plus, une convention avait été signée par le général Gallieni attribuant à la Société Civile d`État (SCE) le privilège de distribution d`eau et d`éclairage public à Antananarivo. En 1983, la JIRAMA a signé un accord avec les bailleurs de Fonds étrangers à titre de projet ENERGIE-I pour la réalisation de barrages d`Andekaleka, Namorona et les travaux d`équipements comme le contrôle électrique de Volobe et les réhabilitations. En 1996, un nouvel accord a été signé avec la Banque Mondiale, pour assurer le projet d`investissement en matériel électriques durant cinq ans ENERGI-II. Ce projet a pour objectif de réaliser une croissance économique durable à Madagascar et vise à assurer l`approvisionnement adéquat à moyen terme en eau et électricité pour satisfaire les besoins de la population urbaine rurale. En 2005, un contrat de mise en place d’une Task-Force la mission est de parvenir à l’identification de l’option de gestion la mieux adaptée pour que la JIRAMA puisse répondre au grand enjeu de développement de Madagascar a été signé par l’État malgache avec une société d’origine allemande nommée LAHMAYER. Le contrat prend fin en mars 2007.

Statut juridique

La JIRAMA est une Société Anonyme avec un capital social d`environ 17 milliards d’Ariary dont l’État est le principal actionnaire. A sa tête se trouve un Conseil d`Administration composé douze membres dont le décret de nomination est 2009-985 du 22 juillet 2009. Son siège social : rue Rainandriamapandry Ambohijatovo, B.P 200, Tana 101. Sa dénomination sociale : JIro sy RAno Malagasy. Son NIF (Numéro d`Identification Fiscal): 105 003 111. Son RCS (Registre de commerce) : 2004 B 00 553. E-mail : jirama@wanadoo.mg. Adresse : Ampasika Mahajanga.

Les objectifs

La JIRAMA œuvre pour la réalisation des objectifs gouvernementaux en matière d’alimentation en eau potable et d’électrification dans tout Madagascar tout en respectant les normes en vigueur du pays. Elle constitue un besoin fondamental et vital sur le plan économique et sur le plan social.

Objectif général
Assurer un développement rapide et une croissance soutenue de ses activités principales en termes de nombre d’abonnés, productions et ventes, installations de base par la satisfaction simultanée et de manière équilibrée de l’ensemble de ses partenaires.

Objectifs spécifiques 
La société a pour objectifs spécifiques tels que:
• Offrir à ses clients les meilleures qualités avec une garantie de certification, puis répercuter les gains de productivité et d’amélioration sur les prix ;
• Donner de réelles possibilités d’épanouissement et d’évolution au personnel ;
• Payer des dividendes aux actionnaires et les impôts à l’État ;
• Rembourser à temps les bailleurs de fonds et ;
• Agir en entreprise citoyenne respectant l’éthique de la profession et l’environnement, en harmonisant les actions avec ses partenaires nationaux et régionaux tels la Société civile et les collectivités.

Évaluation

Par rapport à l’existant

La JIRAMA applique l’informatisation de la gestion au sein du service commercial. La société ne cesse de fournir des logiciels pour faciliter les traitements des informations pour une meilleure condition d’efficacité et de sécurité. L’année dernière, un nouveau logiciel « SAGE X3 » a été soumis par la Direction centrale à Antananarivo pour formaliser la gestion des stratégies et activités de l’entreprise. Le personnel du service commercial et d’autres services ont suivit une formation afin de se familiariser avec le logiciel. SAGE X3 pour ces utilisateurs est une interface utilisateur conviviale, ergonomie homogène, souple et libre. Elle propose une méthodologie de mise en œuvre pratique. Cependant, son application est complexe et les employés n’arrivent pas à s’adapter à son utilisation. La gestion des recouvrements de la société est développée avec le système de gestion de base de données ORACLE qui tourne sur le système d’exploitation UNIX. Nous avons orienté nos travaux de recherches sur l’analyse du système existant, et d’en déduire une solution que nous jugeons adaptée à la situation. L’application des données sous forme d’une base des données relationnelle abouti au choix de la mise en place de base de données relationnelle Access ce qui permettra d’enregistrer et de stocker les données de la société dans des tables en relation. Pour cela, il est nécessaire de référer à des cours théoriques pour un bref rappel de ce que nous avons appris en cours. Le nouveau logiciel à utiliser présente une gestion de prise en charge et de recouvrement. Access est une base de données extrêmement simple à utiliser. Le SGBD Access est incontournable dans l’environnement Windows. Access est un environnement de développement qui permet de créer des applications qui utilisent une base de données. Il est conçu pour être puissant et conviviale.

Access peut effectuer un grand nombre de formules complexes et de fonctions connus pour Microsoft Excel. Il est aussi un outil libre, grand public que professionnel, selon les besoins. C’est un dispositif qui peut revendiquer la plupart des caractéristiques d’un système de gestion de base de données relationnelle tout en conservant l’ergonomie des applications Windows. Access favorise la manipulation des informations concernant les clients et offre une large opportunité pour l’élaboration des factures.

Les problèmes et solutions

Les problèmes rencontrés 

La notoriété de la société n’écarte pas la possibilité de rencontrer des problèmes au sein de l’entreprise tels que :
• La vétusté des matériels pose problèmes sur la performance et durée de travail et la difficulté de réapprovisionnement en matériels, outillages, carburant et fournitures de bureau due à la politique de restriction budgétaire ;
• L’insuffisance de personnel dans certains services pour les raisons de licenciement, de décès, de retraité, d’affectation, etc….
Exemple : SSI et SCOM ;
• Problèmes de trésorerie à cause des dettes non payées des abonnés qui date de plusieurs années.
Exemple : des années 90 pour certains abonnés;
• Le manque de communication entre les dirigeants et le personnel ;
• Détournement des biens appartenant à la société et appropriation des matériels
Exemple : vol des câbles;
• La coupure brusque du courant, et ;
• Trop de pression de la part de l’État.

Table des matières

INTRODUCTION
PARTIE 1 : ENVIRONNEMENT DE LA JIRAMA
CHAPITRE 1 : Présentation de la JIRAMA
1. Renseignements sur la société JIRAMA
2. Les objectifs
3. Les activités de la JIRAMA
CHAPITRE 2 : Structure organisationnelle de la JIRAMA
1. La Direction centrale
2. La Direction Interrégionnale
CHAPITRE 3 : Domaine de l’étude
1. Service commerciale
2. Service informatique
3. Graphe de circulation de données
PARTIE II : ETUDE CONCEPTUEL
CHAPITRE 1 : Analyse
1. Analyse des besoins
2. Organisation des tâches après le projet
CHAPITRE 2 : Niveau conceptuel
1. Le traitement d’information
2. Le modèle conceptuel des données de la nouvelle base de données
CHAPITRE 3 : Niveau organisationnel
1. Le modèle organisationnel de traitement
2. Le modèle logique de données
PARTIE 3 : MISE EN ŒUVRE
CHAPITRE 2 : Présentation du logiciel
1. Niveau physique
2. L’interface accueil
3. L’interface du Menu Principal
4. Présentation des fenêtres
CHAPITRE 3 : Evaluation
1. Evaluation par rapport à l’existant
2. Problèmes et solutions
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES

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