Gestion de la bourse de l’emploi des remplaçants sur ISM

Ce chapitre commence la partie pratique de ce travail de Bachelor. Pour commencer, une description détaillée de tous les processus de la gestion de la bourse de l’emploi des remplaçants sera nécessaire. Suite de quoi, la modélisation sur le logiciel Visio pourra débuter. Pour finir, une enquête sera menée, auprès des acteurs principaux, dans quelle mesure ce nouveau système correspond-t-il à leurs attentes et besoins.

Processus de la gestion de la bourse de l’emploi des remplaçants

Dans ce chapitre, tous les processus qui permettent de gérer les remplacements de l’inscription au paiement du salaire seront détaillés et expliqués. Pour rappel, ce processus intègre trois acteurs principaux qui ont chacun leur rôle et responsabilités. Dans ce projet, seules quelques directions des écoles sont complètement sous le système de gestion complètement géré sur ISM.

Les données rassemblées ci-dessous proviennent d’un entretien avec le mandant (P. Mabillard, CP, 2 mars 2016) et des trois manuels d’utilisation mis à disposition dans le cadre de ce travail (État du Valais, DFS, 2015), (État du Valais, DFS, 2015) (État du Valais, DFS, 2015).

Processus du point de vue : Enseignant Remplaçant

C’est par l’enseignant remplaçant que commence tout ce long processus de gestion de la bourse de l’emploi des remplaçants.
Titre : Création d’un compte sur ISM
− Résumé : Le remplaçant doit remplir et compléter des informations personnelles afin d’avoir les accès pour se connecter.
− Acteurs : Enseignant remplaçant
− Préconditions : –
Titre : Gérer le compte
− Résumé : Le remplaçant peut à présent modifier et ajouter toutes les informations nécessaires à son inscription.
− Acteurs : Enseignant remplaçant, Service de l’enseignement
− Préconditions : avoir reçu les accès au compte par mail
Titre : Gestion du temps
− Résumé : Le but de cette étape est de mettre à jour les disponibilités dans la liste des remplaçants.
− Acteurs : Enseignant remplaçant
− Préconditions : se connecter au compte, inscription validée par le Service de l’enseignement
Titre : Validation d’un remplacement
− Résumé : l’autorité scolaire propose, au préalable, un remplacement par téléphone pour discuter avec l’enseignant remplaçant puis la DE propose sur ISM le remplacement et l’enseignant remplaçant reçoit automatiquement un mail en vue de sa validation.
− Acteurs : Enseignant remplaçant, Direction des écoles
− Préconditions : se connecter au compte, proposition faite par la DE
Titre : Gestion du décompte horaire pour le salaire
− Résumé : Le programme gère le traitement du décompte horaire en y préremplissant les dates et heures supposées du remplacement, ensuite les tâches de l’enseignant sont simples, il doit saisir les périodes d’enseignement, les enregistrer puis valider le décompte (impossible de le modifier par la suite)
− Acteurs : Enseignant remplaçant, Direction des écoles
− Préconditions : se connecter au compte, validation de la proposition faite par la DE.

Processus du point de vue : Service de l’enseignement

Préalablement au travail du Service de l’enseignement, l’enseignant remplaçant doit saisir et compléter toutes les informations nécessaires. Une fois que toutes les informations nécessaires ont été remplies, et que l’enseignant remplaçant a validé son inscription, les responsables au Service de l’enseignement reçoivent un mail automatique au moment de l’inscription.

Titre : Gérer le personnel
− Résumé : Le Service de l’enseignement doit gérer les personnes inscrites et qui attendent la validation de leurs inscriptions.
− Acteurs : Enseignant remplaçant, Service de l’enseignement
− Préconditions : se connecter au compte, validation des données d’inscription par l’enseignant remplaçant
Titre : Gérer le décompte horaire
− Résumé : Suite au travail des directions des écoles, le Service de l’enseignement reçoit sous forme électronique toutes les feuilles de remplacement contenant les décomptes d’heures à vérifier au niveau du nombre total d’heures à vérifier, le motif du remplacement, le tarif de paiement et le justificatif du remplacement.
− Acteurs : Enseignant remplaçant, Service de l’enseignement, Direction des écoles
− Préconditions : se connecter au compte, validation du décompte des heures par l’enseignant remplaçant et la direction des écoles .

Processus du point de vue : Direction des écoles

Lors de ces processus, la direction des écoles est responsable de plusieurs étapes dans la gestion de la bourse de l’emploi des remplaçants telles que la création d’une demande de remplacement, la recherche ainsi que l’attribution d’un remplacement puis pour finir la validation du décompte de remplacement.
Titre : Création de la demande de remplacement
− Résumé : Il faut définir certaines indications relatives à un remplacement afin de pouvoir le créer, c’est suite à cela que la direction des écoles peut faire une recherche sélective.
− Acteurs : Direction des écoles
− Préconditions : se connecter au compte
Titre : Modification d’une création de demande de remplacement
− Résumé : Suite à une demande de remplacement, il est toujours possible de modifier la demande faite.
− Acteurs : Direction des écoles
− Préconditions : se connecter au compte, création de la demande de remplacement au préalable
Titre : Modification des dates du remplacement
− Résumé : Il est toujours possible d’adapter les demi-journées qui composent un remplacement par exemple prolonger un remplacement d’entente avec le remplaçant ou de supprimer des demi-journées.
− Acteurs : Direction des écoles
− Préconditions : se connecter au compte, création de la demande de remplacement au préalable
Titre : Recherche d’un remplaçant
− Résumé : Lorsque la direction des écoles cherche un remplaçant, le système recherche parmi tous les candidats ce qui est le plus adapté, ISM fournit une liste qui filtre les résultats de la meilleure correspondance à la moins bonne.
− Préconditions : se connecter au compte, création de la demande de remplacement au préalable
− Acteurs : Direction des écoles
− Préconditions : se connecter au compte, création de la demande de remplacement au préalable
Titre : Choix du remplaçant
− Résumé : Lorsque la DE a consulté la liste, la démarche informatique cède la place au contact humain car la DE va directement prendre contact téléphonique avec le remplaçant qui l’intéresse afin de vérifier si le remplaçant est en effet disponible, intéressé et prêt à commencer un remplacement.
− Acteurs : Direction des écoles, enseignant remplaçant
− Préconditions : se connecter au compte, création de la demande de remplacement au préalable
Titre : Proposition de remplacement
− Résumé : Suite au contact téléphonique entre la DE et l’enseignant remplaçant, la demande peut être finalisée. Ensuite, c’est au tour du remplaçant d’accepter le remplacement sous son compte.
− Acteurs : Direction des écoles, enseignant remplaçant
− Préconditions : se connecter au compte, création de la demande de remplacement au préalable, contact téléphonique
Titre : Validation des décomptes
− Résumé : Comme mentionné précédemment, ISM gère les décompte horaires en se basant sur la demande de remplacement crée par la Direction des écoles Si nécessaire, après contrôle des heures effectuées, la direction des écoles peut fournir une attestation (importer toujours au format PDF) en plus de pouvoir inscrire une remarque à l’attention du Service de l’enseignement.
− Acteurs : Direction des écoles, Service de l’enseignement
− Préconditions : se connecter au compte, validation des heures par le remplaçant .

Pour conclure, les décomptes se font en général pour le mois. Avant le paiement des heures effectuées, il faut se rappeler que ces trois étapes ont déjà été accomplies :
1. Le remplaçant a rempli les périodes qu’il a saisi puis il les valide.
2. La direction vérifie les périodes saisies, puis elle valide les périodes. La DE refuse le décompte au cas où celui-ci comporte des erreurs.
3. Le Service de l’enseignement valide l’ensemble des données qu’il transmet ensuite à l’Administration Cantonale des Finances.

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Table des matières

INTRODUCTION
1 NOTIONS DE BASE
1.1 L’ÉCOLE, UN PILIER DE NOTRE SOCIÉTÉ
1.2 LE RÔLE DU CANTON DU VALAIS DANS LA GESTION DES ÉCOLES
1.3 LA GESTION DE LA BOURSE DES REMPLACEMENTS
1.4 SAP BUSINESS SUITE ET L’ÉTAT DU VALAIS
2 REVUE DE LA LITTÉRATURE ET PROBLÉMATIQUE
2.1 LA NOUVELLE GESTION PUBLIQUE
2.2 LA NOUVELLE GESTION PUBLIQUE DANS LE CANTON DU VALAIS
2.3 PROBLÉMATIQUE
3 GESTION DU PROJET
3.1 BENCHMARKING
3.2 MESURE DE LA PERFORMANCE
3.3 UML, LES DIAGRAMMES DE CAS D’UTILISATION ET ACTIVITÉS
4 GESTION DE LA BOURSE DE L’EMPLOI DES REMPLAÇANTS SUR ISM
4.1 PROCESSUS DE LA GESTION DE LA BOURSE DE L’EMPLOI DES REMPLAÇANTS
4.2 ENQUÊTE DE SATISFACTION ET MESURE DE LA PERFORMANCE DE LA GESTION DE LA BOURSE DE L’EMPLOI DES
REMPLAÇANTS SUR ISM
5 MODÈLE SAP POUR LA GESTION DE LA BOURSE DE L’EMPLOI DES REMPLAÇANTS
5.1 INTÉGRATION PARTIELLE DE SAP À LA BOURSE DE L’EMPLOI DES REMPLAÇANTS
5.2 INTÉGRATION TOTALE DU PROCESSUS DE GESTION DE LA BOURSE DE L’EMPLOI DES REMPLAÇANTS SUR SAP
CONCLUSION