GAPI mène vers un travail collaboratif: impact sur la communication et l’organisation de l’entreprise 

Le site intranet du CID DES :<< un déficit >> du travail individuel

Le site intranet du CIDDES à été crée en 1998 afin de rendre accessible les ressources du centre aux membres du personnel ainsi qu’aux étudiants.
Aujourd’hui, sa maintenance, ses mises à jour, la création de nouveaux contenus se révèlent être des taches bien difficiles à assumer.
Quelles en sont les causes?

Problèmes techniques

Tout d’abord, la gestion quotidienne du site est freinée par de nombreux problèmes techniques.
Le matériel mis à disposition révèle un «manque de sécurité». En effet, les postes de travail étant assez âgés, ils sont très lents au démarrage, se bloquent en plein travail.
De ce fait le rebootage (le redémarrage du PC) s’impose assez souvent.
Ceci «favorise» la perte de données. Afin d’éviter ce problème, la documentaliste multimédia doit, assez souvent, emegistrer son travail et le transférer sur un support d’une faible capacité de stockage : les disquettes.
Elle n’a pas la possibilité de le faire sur d’autres support: CD room ou clés USB car, à cause de leur 1′ ancienneté, les postes informatiques ne possèdent pas de lecteur de cd room et les clés USB sont incompatibles avec le système d’exploitation installé: Windows 95.
Le fait de s’arrêter, de prendre le temps d’emegistrer, de changer de disquette, de vérifier si les données ont bien été transféré retardent 1′ avancée du travail.
Le manque de sécurité se manifeste par la« politique d’installation» des logiciels sur les différents postes des membres du CIDDES.
Il faut noter que les logiciels et « 1′ espace » sont attribués selon le travail de chaque personne.
Par exemple, seule la documentaliste multimédia possède les logiciels Frontpage et Access.
De ce fait, elle est la seule à détenir la base de donnée du site.
Le problème est que, si un incident technique survient, tout son travail (la base de données du site, la gestion des revues électronique etc …. ) est perdu car personne d’autre ne l’a.
Enfin, l’accès au réseau et à l’Internet n’est pas toujours possible. Il y’ a de nombreuses coupures qui, le cas échéant, empêchent la documentaliste multimédia de travailler. En effet, elle dépend totalement de son poste de travail, de 1′ accès au réseau et à Internet afin d’assurer son travail quotidien.
Ces problèmes techniques ralentissent et peuvent doubler (dans le cas de perte de données) le travail de la documentaliste qui, de ce fait, consacre moins de temps à la gestion du site Intranet.

L’organisation du travail : un déficit du travail individuel

Outre les problèmes techniques qui freinent le travail de la documentaliste, il est intéressant de se pencher sur 1′ organisation du travail.
Au CIDDES, chaque membre de l’équipe a, comme je l’ai précisé auparavant, une tache bien définie à remplir: nous sommes en présence d’une organisation de type taylorienne: «L’organisation scientifique du travail proposée par Taylor repose tout d’abord sur une division technique du travail>/.
Nous allons voir les limites de cette organisation en ce qui concerne l’intranet documentaire duCIDDES.

Une énorme tache de travail pour une seule personne

Seul la documentaliste multimédia s’occupe du site intranet CIDDES: ce qui représente une énorme tache de travail pour une seule personne.
Ce travail lui est confié car elle est la seule de l’équipe à posséder les compétences de développement de site, elle connaît les langages informatiques et sait se servir d’éditeurs HTML.
C’est pour cela que la gestion du site lui revient.

Un travail gui stagne suite à une absence ou à un départ

Le site intranet du CIDDES a été crée en 1998 par une documentaliste multimédia qui est partie.
La nouvelle documentaliste a dû reprendre le travail effectué sur l’Intranet en essayant de suivre la logique de son prédécesseur.
Le problème est qu’il est très difficile de reprendre et de continuer un travail auquel l’on n’a pas participé. On ne peut totalement se l’approprier surtout en ce qui concerne le création d’un site et de ses rubriques car même si le langage informatique utilisé est connu, la manière de programmer est différente d’une personne à l’autre.
De plus, Il faut noter que les autres membres de 1′ équipe ne peuvent « aider » la nouvelle documentaliste multimédia car ils n’ont pas participé à la programmation du site.
Ce que nous venons de voir nous amène à la conclusion que, la documentaliste multimédia est indispensable à la survie du site intranet du CIDDES. Si elle s’absente, son travail stagnera car personne n’a les compétences requises pour le faire.
De plus, il est très difficile, pour une seule personne, de s’occuper de l’intranet au quotidien et, encore plus de s’attarder sur ses améliorations qui nécessiteraient une occupation à temps pleine.
Le travail individuel présente de nombreux déficits : trop de travail pour une seule personne, risque que le travail effectué stagne et soit abandonné.
La solution serait d’adopter une nouvelle démarche de travail afin d’améliorer la gestion et la vie quotidienne du site intranet du CIDDES.
Il faudrait passer d’une gestion ultra centralisée (car concentrée entre les mains d’une seule personne) à une décentralisation: c’est-à-dire que toutes les taches habituellement réalisées par une seule personne (création du site, maintenance, mise à jour, améliorations etc .. seraient dispatchées et réalisées par différentes personnes.
Cela soulagerai la documentaliste multimédia du CIDDES et tous les webmestres du CHRU de cette énorme charge de travail qu’est la gestion d’un site Web.
Cette mutation vers une nouvelle démarche de travail est proposée avec l’implantation d’un nouvel outil : GAPI.

Migration du site vers GAPI

Migration vers un travail collaboratif

Afin de résoudre les problèmes de gestion de ses sites, le CHRU a choisi d’intégrer un nouvel outil du nom de GAPI qui, théoriquement, devrait lui permettre de maîtriser ses énormes flux d’informations.
Dans un premier temps, nous présenterons les fonctionnalités de GAPI ainsi que les avantages qu’il devrait apporter au CHRU.
Dans un second temps, nous nous pencherons sur l’impact qu’il devrait avoir sur le CHRU.
Enfin, nous nous intéresserons à la migration du site intranet du CIDDES sous GAPI.

Le projet du CHRU (Ses objectifs)

Le CHRU de Lille est le premier hôpital du nord de l’Europe (dix centres de traitement répartis sur 170 hectares ).1
Il compte 12000 professionnels dont plus de 2500 médecins. Il comporte 60 sites Internet/ Intranet, 4 grands espaces d’informations avec plus de 350 pages générées et environ 200000 connexiOns par mms.
C’est donc une énorme structure dans laquelle circulent d’énormes flux d’informations tant internes (entre les services), qu’externes (vers les patients) qu’il faut pouvoir gérer.
Le problème actuel du CHRU est qu’il lui est très difficile de maîtriser ses énormes masses d’information.

Enfin GAPI sépare le contenu de la présentation

La séparation de la forme (l’interface des pages) et du fond (le contenu) permet de réorganiser, à tout moment, l’ergonomie ou l’architecture du site, sans avoir à intervenir sur le contenu. Le modèle d’un document peut être modifié après sa création, sans avoir à toucher au contenu. Les infographistes Web et les producteurs de contenus peuvent donc travailler en même temps, sans que les modifications des uns n’affectent le travail des autres.
Toutes ces fonctionnalités permettent de simplifier, d’accélérer le travail et de rendre les utilisateurs plus autonomes tout en facilitant leurs échanges.
Elles représentent un intérêt à la fois pour les rédacteurs et le webmestre.
Les rédacteurs, n’auront pas à apprendre à se servir d’un éditeur HTML car GAPI fonctionne à partir d’un navigateur. Ils pourront donc facilement participer à la vie du site.
De plus, il offrira un travail en commun car, plusieurs personnes pourront travailler sur un même contenu et le faire progresser ensemble.
Quand au webmestre, son travail sera grandement facilité car il ne sera plus seul à s’occuper de toutes les étapes nécessaires à la vie du site : charte graphique, création de contenu, maintenance, mises à jour etc. Il pourra déléguer le travail éditorial su site tout en gardant le contrôle des informations (contrôle de la publication que nous verrons un peu plus loin).

Permettre un travail éditorial

La seconde caractéristique est l’introduction d’un nouveau type de travail éditorial plus facile et plus collaboratif.
GAPI donne une nouvelle dimension au travail éditorial. Désormais, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur le même document, c’est ce que 1′ on appelle l’édition conjointe.
«L’édition conjointe: environnement asynchrone ou les divers intervenants collaborent à l’élaboration d’un document partagé, chaque contribution enrichissant ce document qui va conserver les traces des divers apports >.

Gérer ce travail éditorial

La troisième caractéristique de GAPI est la gestion de ce travail éditorial. Comme il offre la possibilité de produire collectivement ; une coordination des intervenants, de leurs actions et de leurs contenus doit être instaurée.
La gestion de ce travail éditorial se décompose en deux parties :
La gestion du cycle de vie des contenus : de leur création jusqu’à leur publication.
La gestion des contributeurs qui participent au travail éditorial : distribution de leurs taches et leurs droits.
Avant d’aborder ces deux points, il faut noter que, ce travail éditorial est soumis à ce que 1 ‘on appelle le versioning (contrôle des versions )_2
C’est-à-dire que, GAPI gère les différentes versions d’un document au sein d’un groupe éditant conjointement. Il trace les évolutions et permet de gérer les modifications conflictuelles.
« Il a pour vocation de permettre de retrouver les dates, les modifications faites par les utilisateurs ainsi que leurs commentaires liés à l’objet de la modification. Ceci permet de diminuer les risques d’interférences lorsqu’il y a écriture à plusieurs mains. »
Intéressons-nous à la gestion de ce travail éditorial.
Le workflow : outil appartenant à la famille de la GED assure cette gestion. «On appelle « WorkFlow » (traduisez littéralement  »flux de travail ») la modélisation et la gestion informatique de l’ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus métier (aussi appelé processus opérationnel). Le terme de Worliflow pourrait donc être traduit en français par Gestion électronique des processus métier.
De façon plus pratique le WorkFlow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d’un processus, les délais, les modes de validation et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche ».

GAPI mène vers un travail collaboratif: impact sur la communication et l’organisation de l’entreprise

L’implantation de GAPI implique un nouveau mode de travail: un travail collaboratif.
Qu’entend t-on par travail collaboratif, que recouvre cette notion?
Le travail collaborati c ‘est: + Avoir Un objectif commun.«Littéralement, l’expression« travail collaboratif »désigne un travail effictué en commun par plusieurs personnes aboutissant à une oeuvre commune.
Le travail en groupe ou en équipe sont des archétypes du travail collaboratif. [ … }
Dans un groupe, les personnes interagissent pour se donner ou accomplir un objectif commun, lequel implique une répartition des tâches (coordination) et une convergence des efforts (coopération) des membres du groupe.
Nous précisons que l’expression« travail collaboratif » est toujours orientée vers la réalisation d’un produit final tangible» ri+ Savoir communiquer.
La communication est essentielle dans un travail collaboratif: sans elle, l’objectif commun définit auparavant ne peut être réalisé. Elle est le support indispensable de ce type de travail car, sans communication, les collaborateurs ne peuvent partager, transmettre, échanger les informations et les connaissances, se comprendre, résoudre les points de vue divergents, coordonner, planifier les opérations etc.
«La communication et le travail collaboratifse situent en termes d’objectifs. Communiquer est une fin en soi et ne donne pas forcément lieu à des réalisations visibles par tous alors que, dans un projet collaboratif. le but est de créer quelque chose en groupe et notamment en communiquant. La communication est alors un moyen et non pas une jin en soi. >l « Il faut que les acteurs puissent communiquer entre eux et partager rapidement des informations pour agir en coordination ». «[}C’est apprendre à communiquer« dans tous les sens» et faire circuler l’information. Il faut savoir (et accepter) de faire constamment le point de la situation (dire ce qu’onfait, oser parler des difficultés), clarifier ce qui reste à faire (et dire ce dont on a besoin pour le faire) et communiquer sur l’évolution des choses (facteurs exogènes, facteurs endogènes) ».

C’est savoir faire confiance

Un travail collaboratif ne peut être efficace si il n’y a pas de confiance entre les contributeurs.
«Elle est le « nerf de la guerre » du travail collaboratif. Celui-ci ne peut s’exercer que dans un espace organisationnel à l’intérieur duquel/a méfiance (état d’esprit apparemment dominant du business … comme de la politique) laisse la place à la confiance, c’est à dire la capacité pour chacun d’anticiper un comportement ou une contribution positive de la part d’une personne ou d’un groupe. La confiance entraîne les interactions car elle libère la créativité et limite les peurs et les appréhensions. Elle favorise l’objectif commun, vu plutôt comme une occasion de progresser que comme une contrainte supplémentaire >/.

C’est travailler en réseau

Le réseau est, comme la communication, un aspect essentiel du travail collaboratif: ce n’est qu’à travers le réseau que les personnes peuvent travailler collectivement, partager et s’enrichir de nouvelles connaissances et compétences.
« Le travail collaboratif aboutit à une imbrication de chaque tache individuelle avec les autres activités parallèles, des lors que le déroulement d’une tache dépend des résultats obtenus dans le travail de toutes les autres. On se trouve dans un processus de collaboration dans lequel plusieurs acteurs doivent interagir entre eux et ajuster leurs activités, voir négocier »
«Le réseau est une structure souple qui n’est pas soumis à une hiérarchie classique comme on la connaît dans nos organisations pyramidales, mais à un système d’influence de certains de ses éléments []Les influences des acteurs s’enchevêtrent dans le projet du réseau. Chacun jouant de la spécificité de son apport, de l’activité qu’il déploie et de sa capacité à connecter le réseau avec d’autres réseaux. [}Apprendre à travailler en réseau, c’est passer du« donnant-donnant » au «prenant-prenant». Il faut apprendre à mettre son propre travail à la disposition des autres et faire en sorte que les autres puissent réellement se servir de notre travail. Il faut aussi savoir utiliser, adapter si nécessaire, le travail des autres pour progresser. Autrement dit il faut savoir annoncer ouvertement aux autres acteurs ses propres attentes : voilà ce que je viens chercher ici, voilà ce que je veux prendre ; voilà ce que je peux apporter, vous pouvez le prendre ».

L’impact de GAPI sur l’organisation actuelle du CHRU

Le CHRU va passer par une phase de mutation qui va remettre en cause son organisation actuelle.
Le travail actuel, qui repose sur l’individualité, devra laisser place au travail collaboratif, caractérisé par une décentralisation des taches et une organisation en réseau.
Le CHRU devra passer d’une organisation pyramidale de type taylorien caractérisée par: la rigidité, l’individualité, les relations verticales et un nombre élevé des niveaux hiérarchiques vers une organisation en réseau, très souple et plate ,composée d’équipes de projet ayant des relations transversales. Il y aura un décloisonnement des fonctions.

Impact sur la communication

La reconfiguration de l’organisation du CHRU impliquera l’apparition d’un nouveau type de communication.
Le CHRU devra passer d’une communication verticale vers une communication transversale. Comme l’organisation du CHRU devra évoluer vers le réseau; la communication ne sera plus unidirectionnelle (ascendante ou descendante) mais multi- directionnelle (communication mutuelle). Ce type de communication est fondamentale dans une organisation en réseau, car elle permet un échange rapide des informations entre les collaborateurs.

Impact sur le personnel

Enfin, cette mutation vers un travail collaboratif touchera le membres du CHRU : il risque d’y avoir un changement« comportemental».
Ces derniers devront modifier leurs habitudes de travail, leurs modes de pensée et développer de nouveaux comportements comme : Apprendre à partager, à s’ouvrir aux autres, à ne plus travailler individuellement.
Apprendre à coopérer, interagir, faire confiance aux autres.
Passer d’une attitude de compétition à une attitude de collaboration et d’apprentissage collectif.
A voir une attitude altruiste

Les difficultés à adopter ce nouveau type de travail

GAPI mènera le CHRU vers une évolution à la fois technologique, organisationnelle et comportementale. L’adoption de GAPI sera-t-elle facile? Cette mutation se fera t-elle?
Nous pouvons supposer que, cette mutation ne sera pas si facile et que, le CHRU risque de se heurter à de nombreux obstacles.
Le passage d’un travail encouragé par la compétitivité, l’individualité, la verticalité et la compartimentation de l’information vers un travail basé sur un esprit collaboratif, ne sera pas si évident.
Le travail collaboratif implique une réduction des niveaux hiérarchiques qui permet d’accélérer les prises de décision et de faciliter le partage des informations. Cela implique que, les organigrammes ou la structure pyramidale établis jusqu’à maintenant devront s’aplatir de plus en plus pour laisser la place à une structure en réseau.
Est- ce que le personnel du CHRU acceptera de changer de rôle, de passer d’un travail individuel à un travail collaboratif? Est-ce qu’il acceptera de travailler sur un pied d’égalité, de changer ses habitudes de travail ?
Cette mutation risque d’être d’autant plus difficile, si les habitudes de travail sont fortement ancrées.
Cette évolution touchera, également, à la notion de pouvoir et de liberté : certaines personnes auront du mal à perdre leurs «privilèges» et il y’ aura sûrement des réticences de leur part.
Cela risque de se manifester par une difficulté à déléguer, à partager et à communiquer.
Il faudra que les « détenteurs actuels du pouvoir » et les « employés » acceptent de travailler ensemble, sur un même pied d’égalité, en oubliant les notions de compétitivité, d’individualité mais en privilégiant la collaboration, le partage, l’altruisme.
De plus, certaines personnes auront une liberté d’action plus restreinte car elles devront se plier aux nouvelles règles de travail.
Le personnel acceptera-il facilement la logique du travail collaboratif? Respectera-t-illes nouvelles règles de travail ? Sera-t-il assez motivé pour travailler en équipe et instaurer un climat de confiance? Verra-t- il l’intérêt d’adopter un esprit collaboratif?
L’implantation et l’utilisation de GAPI nécessiteront un changement d’ordre « culturel » : le passage d’un travail individuel et centralisée vers un travail collaboratif et décentralisé nécessitera de faire comprendre, au personnel du CHRU, l’enjeu de ce changement.
Cette mutation risque de prendre du temps car, le plus dur ne sera pas d’apprendre aux employés du CHRU à se servir de GAPI, mais,sera de leur faire accepter le travail collaboratif,de changer leurs habitudes de travail, leurs modes de pensée ainsi que leurs comportements.
Intéressons-nous à la migration de l’intranet documentaire du CIDDES vers GAPI.

Migration du site Intranet sous GAPI

Première étape: définition d’une nouvelle architecture

Le site du CIDDES est arrivé à la fin de son cycle de vie. En effet, il n’est plus possible de le faire évoluer. Il sera donc remanié lors de sa migration sous GAPI.
Avant de migrer sous GAPI, le site a besoin d’une réorganisation au niveau de son information.
En effet, la navigation n’est pas du tout intuitive, le site manque de clarté: l’utilisateur a du mal à se situer et à savoir où il doit aller. Par exemple, le menu du site contient des doublons:c’est-à-dire que, des rubriques conduisent l’utilisateur vers une information qu’il a déjà pu voir précédemment. En effet, 1′ accès aux mémoires peut se faire à partir de la rubrique « mémoires » ou « fond bibliographique »
Il faut donc songer à répartir l’information d’une autre manière afin d’obtenir une navigation intuitive.
Concevoir un site nécessite de penser à l’ergonomie et la navigation de telle sorte que, les utilisateurs accèdent facilement et rapidement aux informations car, plus un utilisateur est satisfait, plus il reviendra sur le site et le fera connaître autour de lui.

Une nouvelle architecture

La réorganisation de l’information passe par une modification de l’architecture du site intranet du CIDDES créé sous Front page.
Une première modification a eu lieu l’année dernière : les doublons ont été éliminés et le menu est passé de 10 a 5 rubriques.

Seconde étape : migration vers GAPI

Les avantages

Comme nous l’avons dit précédemment, GAPI simplifie la création de contenu.
Nous n’avons eu aucune difficulté à créer et à rédiger les contenus car, l’interface offerte par GAPI est très intuitive et il n’y a pas besoin de connaître le langage informatique. Cette dernière, grâce à ses options d’affichage, permet de définir la disposition des informations dans la page qui sera créée.
Elle permet de gérer très facilement les collaborateurs. Par exemple, pour changer la fonction d’une personne, il n’y a qu’une case à cocher qui lui attribue automatiquement ses nouveaux droits.1 L’ajout et la modification se font tout aussi facilement et rapidement. Chaque rubrique nous indique qui est le rédacteur, le modérateur et quand date la dernière modification.
De plus, elle permet une transmission rapide des informations grâce aux fonctionnalités : « Publication » qui permet d’un simple clic la réplication du contenu sur les autres pages du site Web et à 1′ « E- mailing » qui prévient très rapidement les responsables des modifications sur le site: à chaque fois qu’une page est crée, modifiée, le responsable reçoit une- mail.

Conclusion

GAPI: logiciel de gestion de contenu Web, appartenant à la famille des NTIC, permet aux organisations de faciliter la création, la gestion et la diffusion d’informations sur leurs sites Web.
Il permet d’assurer les échanges, les activités de gestion, les relations interpersonnelles et favorise les comportements collaboratifs.
Comme nous avons pu le constater, l’implantation de GAPI risque de profondément modifier la structure et la vie du CHRU. En effet, l’organisation du CHRU devra évoluer en passant:
D’une organisation pyramidale à une organisation en réseau.
D’un travail rigide à un travail souple,
D’un travail individuel à un travail collectif,
D’une communication verticale à une communication multidirectionnelle.
Le CHRU devra« muter» en une« organisation en réseau, apprenante et collaborative »dans laquelle les connaissances, les progrès et les actions bénéficieront à tout le monde.
Il faudra que le travail individuel laisse place au travail collaboratif, que s’installe une conscience « collective » afin que le CHRU devienne une entreprise intelligente.
Cette mutation est essentielle si le CHRU souhaite survivre dans la société actuelle. En effet, nous sommes dans « 1′ ère informationnelle » dans laquelle le « pouvoir » réside dans 1 ‘accès, la gestion et le contrôle des connaissances.
La question est de savoir si le CHRU arrivera à évoluer vers une intelligence collective. Estce que les différents services accepteront de partager leur savoir ? Combien de temps prendra cette mutation? Est-ce que l’esprit de collaboration l’emportera sur l’esprit de co1ppétition?

Table des matières
REMERCIEMENTS 
SOMMAIRE 
INTRODUCTION 
I : Présentation du CIDDES 
A – Localisation et Présentation spatiale du CIDDES et ses annexes
1 – Localisation
2 – Présentation physique
B – Historique 
1 -Naissance
2 – Changements
C – Son rôle
1 – A qui s’adresse t il ? : Ses usagers
2 – Les services proposés
3 – Ses autres missions
D – Son Fonctionnement 
1 – Organisation humaine
a- Présentation de l’équipe et de ses missions
b – Mon rôle dans l’équipe
2 – Organisation documentaire
a- Le classement du fond documentaire
b- Logiciel permettant l’exploitation des documents: DOCTUS
II : Le site actuel du CIDDES : « un déficit » du travail individuel 
A – Problèmes techniques 
B- L’organisation du travail: un déficit du travail individuel 
1 – Une énorme tache de travail pour une seule personne
2- Un travail qui stagne suite à une absence ou à un départ
III : Migration du site vers GAPI : Migration vers un travail collaboratif 
A- Le projet du CHRU (Ses objectifs) 
B- Qu’est ce que GAPI? 
1 – Présentation de GAPI : un outil de gestion de contenu
a- Qu’est ce La gestion de contenu?
2 – Les fonctionnalités de GAPI
a – Faciliter la création de contenu
b – Permettre un travail éditorial
c- Gérer ce travail éditorial
d – Renforcer la sécurité
3 – Les avantages que devrait apporter GAPI au CHRU
C – GAPI : un outil de changement 
1 – GAPI mène vers un travail collaboratif: impact sur la communication et l’organisation de l’entreprise
a- L’impact de GAPI sur l’organisation actuelle du CHRU
b – Impact sur la communication
c – Impact sur le personnel
2 – Les difficultés à adopter ce nouveau type de travail
D – Migration du site Intranet sous GAPI 
1 -Première étape: définition d’une nouvelle architecture
2- Seconde étape: migration vers GAPI
a- Les avantages
b – Les inconvénients
CONCLUSION ET PERSPECTIVES
BIBIOGRAPHIE
TABLE DES SIGLES
GLOSSAIRE
ANNEXES

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