Fonctions et attributions de l’organe dirigeant de la compagnie ARO

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Mission de la Compagnie ARO

Les missions qui constituent les raisons d’être d’une société déterminent l’orientation de l’ensemble de ses activités.
« Toute les Compagnies d’Assurances ont pour mission d’aider ses assurés à s’acquitter de leurs obligations financières, principalement lors de problèmes de santé ou d’incapacités accidentelles, et en cas de décès. Pour ce faire, les compagnies d’assurances offrent des produits d’assurance de qualité et s’adressent tant à des groupes qu’à des individus par l’entremise de canaux de distribution variés et adaptés aux besoins de leursdifférentes clientèles ».
L’assurance ARO se fixe comme mission de :
– subvenir au besoin de la clientèle en cas de dommage et accidents
– Elle doit voir la possibilité connaitre les besoins de la clientèle et de déterminer les besoins à fin de répondre au mieux a cette dernière.
– Garantir les usagés des risques et sinistres qui peuvent survenir :
– Garantir les amortissements des biens et services des personnes morales ou physiques :
– Payer l’indemnisation pour non sinistre

Activités de la Compagnie ARO

La Compagnie est une Institution Financière caractérisée par deux activités indissociables : celle d’Assureur et celle de Financier.

ARO, Assureur et Réassureur :

La vocation première de la Compagnie est d’effectuer toutes les opérations d’assurances et de réassurances autorisées à Madagascar.
Alors la Compagnie ARO offre trois catégories de produits d’assurance dont :
l’assurance de personne ;
l’assurance terrestre ;
et l’assurance maritime.
En ce qui concerne la Réassurance, pour limiter son exposition aux risques de sinistres, la Compagnie collabore avec des réassureurs étrangerstels que : AFRICA-RE, MUNICH-RE, BEST-RE, CCR-PARIS, PARTENER-RE.
Les courtiers étrangers qui ont une relation étroite avec elle sont: L’OAAGC et Willis et JB BODA, Assurances France-Madagascar (AFM), Bureau de Souscription d’Assurances (BSA) Michel Chatord.
En matière de réassurance, seul l’assureur est garant à l’égard de l’assuré. On appelle  » cédant « l’assureur direct qui cède le risque et  » Cessionnaire  » le Réassureur qui le garantit.
Le but de la réassurance est de mettre à la charge de certains pays les sinistres qui surviennent dans un pays déterminé. En prenant en charge un risque le Réassureur qui doit s’efforcer d’équilibrer son portefeuille.
Il existe 3 types de réassurances : Réassurance obligatoire ; Réassurance facultative ; Réassurance facultative – obligatoire

ARO, investisseur financier

Les placements de la Compagnie ARO sont répartis sur plusieurs postes à savoir les placements en numéraires auprès des organismes financiers traditionnels (bons de trésor, bons de caisse, dépôts à terme, etc.). Ce procédé permet d’accroître rapidement la puissance financière de la Compagnie du fait de l’effet multiplicateur ;
Les prêts hypothécaires ; les investissements immobiliers (construction d’immeubles, achats de terrain, achats d’immeubles, etc.), permettent à la Compagnie ARO de se constituer progressivement un solide portefeuille de valeurs mobilières. Concernant ces investissements immobiliers notamment, la Compagnie ARO est propriétaire de l’immeuble de son Siège Social. Après avoir vu en ce qui concerne la connaissance de l’histoire de ARO Antsahavola, l’étape suivante de notre étude va se baser sur l’environnement interne et externe de cette entité.

ENVIRONNEMENT INTERNE

Ce chapitre consiste à voir clairement la situation interne de l’assurance ARO. Cette étude sur la situation qui fera sortir la nature de l’environnement dans lequel évolue cette entreprise. L’environnement interne se définit par l’organisation générale et la structure au sein de la Compagnie ainsi que son organigramme. La vision concrète de ces éléments nous permet de comprendre le fonctionnement hiérarchique de ARO.

Organisation de la compagnie

Organisation: « c’est une action d’organiser c’est-à-dire de mettre en place les éléments d’un ensemble en vue d’une fonction d’un usage déterminé ou prendre ses disposition pour agir efficacement ».7 « L’organisation est aussi le système hiérarchisémis en place dans l’Entreprise pour atteindre ses objectifs. Elle est formelle quand elle a été conçue, planifiée et voulue par ses créateurs. »

Organisation générale

La compagnie, en générale possède sa propre organisation afin de gérer les différents points de vente existant dans tout Madagascar. Des directions bien distinctes demeurent dans la réglementation générale pour bien administrer la fonction de chaque personne employée.

Au niveau du siège social

« Sous l’autorité de la Direction Générale, la structuration par fonction de la Compagnie correspond aux unités ci-après :
– Direction Générale Technique et Commercial regroupant 3 (trois) directions et 1(un) Département autonome, à savoir la Direction Technique Non-Vie, la Direction Inspection, la Direction Marketing, le Département Vie et Assurances de Personnes
– Direction Générale Administration et Finances regroupant 1 direction et 2 départements autonomes, à savoir la Direction Financière et du Personnel, le département Système d’Information, le département des Moyens Généraux
Des unités qui se rattachent à cette Direction Générale dont : Le Secrétariat de Directions ; Le Protocole ; Le Conseil Juridique ; le Département Réassurances ; le Contrôle Interne ; le Contrôle de gestion.
Dans l’organigramme, chacun de ces Directions ou Départements est dirigée par un responsable. Les missions et attributions de ces responsables sont décrites dans les fiches de postes des unités structurelles

Au niveau des points de vente

Mis sous le garant de la Direction Markéting, par mandat de la Direction Générale, les réseaux de vente sont constitués par les Agences Générales etAgences Indépendantes dont le mandat est obligatoirement déterminé par compromis de nomination ; et aussi les Directions Régionales qui peuvent disposer des ramifications de ventes comme les bureaux directs et/ou les Agences ou sous-Agences régies par compromis de nomination.

Les relations entre le siège et les réseaux

Le siège social regroupe : La Direction Générale les; unités fonctionnelles ; les unités rattachées à la Direction Générale. Le plan d’orientation et la politique générale de la Compagnie qui sont décisionnels sont pris en lieu au siège social. LesDirections Régionales sont des unités de production technico-commerciale c’est-à-dire déléguées d’une importante pouvoir tant sur le plan technique qu’au point de vue administratif et financier.
Des relations fonctionnelles existent entre les points de vente liées à la Direction Marketing et les autres Direction et département autonomes par l’autorité du siège.
La réalisation des objectifs de plan d’action et budgétaire constitue la mission des points de vente. Cette mission se conforme à la politique générale de la Compagnie. Pour l’efficacité de la Compagnie, sous l’autorité de la Direction Générale, la conduite et la coordination des affaires sont assurées par le siège.

Moyens de l’organisation

Moyens humains : Le personnel, sa compétence et son attachement à la société constituent la première richesse d’ARO, ces ressources humaines restent le moteur de sa croissance sur la compétitivité.

Effectif :

« Au 31 Janvier 2010, l’effectif total des employés de la Compagnie ARO dans tout Madagascar s’élève à 389, répartis comme suit dans les pointsde vente et au siège.
Total personnel au siège et au point de vente de Tananarive : 272.
Les effectifs dans tout les points de vente hors Tana sont au nombre de 117. »9

La communication d’informations

« Sans communication intelligente, il n’est plus possible d’apprendre ou de convaincre, de travailler, d’acheter ou de vendre »10.
a) – Le champ de la communication interne : il concerne exclusivement le personnel et dont le contenu essentiel consiste à la diffusion des in formations d’ordre professionnel et général lesquelles devraient être « vraies », permanentes et opportunes.
b) – Le champ de la communication externe : Il englobe tous les partenaires et les publics de l’entreprise à l’exclusion du personnel. « En raiso n du rôle décisif qu’elle joue donc dans le développement et la performance de l’Entreprise, par son caractère multidimensionnel, complexe
et polyvalent, la communication est devenue l’une des grandes fonctions de celle-ci, au même titre que le marketing, la production, les ressources humaines, les finances…e t exige une stratégie correspondante. »11

Les moyens matériels

ARO dispose de plusieurs matériels qu’elle met à la disposition de ses personnels pour la bonne exécution de leur travail.

Matériels bureautiques

Il s’agit des diverses fournitures telles que stylos, les papiers à utiliser pour l’impression des données sur machines, les colles et les scotchs…

Matériels informatiques

Tels que les ordinateurs pour chaque personnel et les logiciels correspondant à leurs utilités au fonctionnement de leur travail.

Matériels logistiques

Les voitures sont des éléments inégligeables mis laà disposition par la Compagnie, surtout, pour les travaux de nuit des employés de ARO.

Structure et organigramme de la Compagnie

Comme toutes les autres sociétés, la société ARO optead ses structures pour la réalisation de ses activités. La structure représente l’ossature, l’armature ou le squelette de l’organisation. L’organigramme est l’image de la structure interne de la société. Et toutes les activités du groupe sont centralisées auprès de son siège sous la supervision de ses dirigeants lesquels prenaient toutes les décisions stratégiques à suivre.

Les fonctions et attributions de l’organe dirigeant de la compagnie ARO

Nous allons voir la description de chaque direction accompagnée par ses missions.
La Direction Générale (DG)
Ses principales attribution consistent à :
– diriger les opérations plus particulièrement à court et moyen termes de l’entreprise dans le cadre de la stratégie définie par le Chef d’entreprise et le conseil d’administration.
– participer à la définition de la stratégie de l’entreprise.
Ses responsabilités qui couvrent soit la totalité,soit une partie des fonctions de l’entreprise sont souvent particulièrement axées vers le « non administratif ».
La Direction Générale dispose d’une délégation deouvoirsp formellement définie par le conseil d’administration.
La Direction Générale Adjointe chargée de l’Exploitation (DGAE) appuie la fonction commerciale en adaptant les produits aux besoins de la clientèle par la création des contrats et la célérité dans l’instruction des dossiers. De plus,elle maintient et recherche des résultats techniques équilibrés par la réduction à moyen term des déficits technique. Pour ce faire, elle doit sélectionner les risques et renforcer les contrôles des normes appliquées. En outre, elle révise les produits des tarifs déficitaires. Elle renforceaussi les actions de prévention des sinistres et l’évaluation des réserves .
La Direction Générale Adjointe chargée de l’Administration Générale (DGAAG)traite et règle les dossiers sinistres de la Compagnie. Elle contrôle ainsi les indemnisations réclamées et leurs bien fondé et conformités aux obligations dela Compagnie. Elle instruit des sinistres litigieux par les enquêtes et évalue les réservesechniquest.
La Direction Financière et du Personnel (DFP), au point de vue financier, cette Direction a pour principal mission d’établir et de suivre le budget d’investissement et de l’exploitation. Elle suit également les opérations spécifiques de placement financier (placements en numéraires, investissements immobiliers, prises de participations financiers). Elle organise aussi des formations internes pour mettre à niveau le personn el et pour le suivi des carrières. Par ailleurs, elle met en œuvre l’ensemble de la politique en mat ière sociale de la Compagnie afin de rendre harmonieuses les relations de travail. La Direction Financière de Personnel fait en sorte que le Personnel des unités soit qualifié pour accompliresl tâches qui lui sont assignées.

Descriptions des postes ou attribution nominative de la DAA (Direction d’Agence Antsahavola)

1- Le Directeur d’Agence :
– détermine et propose les objectifs de l’Agence à travers le plan d’action commerciale de l’Agence, conjointement avec les chargées de clientèles ; il est responsable du bon fonctionnement de l’Agence ;
– assure la relation avec la clientèle (au bureau, au téléphone, visite) ; Veille au développement et au maintien du portefeuille de l’Agence ;
– anime, coordonne, supervise le fonctionnement de l’Agence et les équipes commerciales, ainsi, il établit et/ou contrôle aussi les états de suivi des réalisations et performances commerciales ;
– définit et répartit les attributions des chargés declientèles ;Coordonne, contrôle, anime et supervise l’aspect commercial sous-agence ;Etablit et met à jour les bases de données clientèle : client à prospecter, à conquérir, à fidéliser ;Veille au respect des limitations des pouvoirs émanant du siège : plein de souscription de la Compagnie et de l’Agence, pouvoir de signature ;Vérifie et signe les documents comptables : états des commissions, avis comptable, frais de
fonctionnement, états de réconciliation de compteVeille; au respect de l’application du budget de fonctionnement ;Subdélègue à son Adjoint les tâches administratives ;Assigne les tâches spécifiques ;Coordonne, supervise et contrôle le travail des Chargés de clientèles ;Dynamise las chargées de clientèles pour la prospection d’affaire nouvelles ;Assure l’exécution des missions d’intervention commerciale (visite de risques, prospection)
2- Le Directeur d’agence adjoint :Par délégation du Directeur d’Agence, les attributions du Directeur Adjoint sont notamment :Administratif- Comptabilité- Recouvrement- Classement-Sinistres et Recours ;Responsable du bon fonctionnement administratif de l’Agence ;Organise, coordonne, anime, contrôle, supervise le fonctionne ment des différents services ;Veille au respect des procédures et de la discipline ;Propose au DR les notations et sanctions relatives au personnel des services concernés ;Etablit le planning de congé du personnel ;Contrôle et signe les billets d’absences ;Vérifie et signe les documents comptables : JOF, états de réconciliation de compte (1ère signature) ;Vérifie paraphe les états de commissionnements, avis comptable ;Vérifie à l’application des procédures et délais par les services concernés ;Contrôle et soumet au DR les différents états statistiques : CA, affaires nouvelles, déperdition, tableau de bord, revalorisation… ;Veille au bon déroulement des opér ations de recouvrement : gestion des quittances, facturation, encaissement, relance, relevé de compte client, liste des gros débiteurs, LMD ;
Assure la fiabilité des données sur les états statistiques et celles relatives au recouvrement ;Propose au DR les différentes notes internes ;Supervise le service technique : production et sinistre ;Coordonne les relations avec les tiers partenaires de l’agence (Expert, Autorités policières et gendarmerie,…) ;Veille à l’ application des procédures et délais relatifs à la production (envoi des pièces,…) ;Vérifie et signe l es polices et avenants relevant de son pouvoir ;Vérifie et paraphe les polices et avenantsau-delà de son pouvoir ;Veille à l’application des procédures d’indemnisation (pouvoir de règlement,…) ;Assure l’intérim du Directeur d’Agence ;Supervise et coordonne la gestion des sous-Agences ;Supervise et coordonne les relations avec les courtiers de l’agence.
3- Secrétariat : centralise et coordonne tout travail de secrétariat venant des chargés de clientèles; Dépouille, enregistre et dispache les ourriersc (départ/arrivé) ; Exécute toute tâche de caractère administratif; Réceptionne les communications téléphoniques en l’absence du DR, DRA. FONCTION MARKETING
4- GESTIONNAIRE DE PORTEFEUILLE S’occupe uniquement de la gestion administrative pure et simple du portefeuille des gros clients d’une Agence : mise à jour et harmonisation du portefeuille A ce titre le gestionnaire de portefeuille s’assure du bon traitement des sinistres ; Veille à la fiabilité des relevés de compte adressés au clientainsi que de leurs échéanciers ; Etablit et suit le programme des encaissements ; Supervise l’établissement des lettres, factures, relevés de compte ; Veille au respect par les chargés de clientèles de l’établissement des états périodiques de leurs réalisations respectives.
Appuie et assiste techniquement les Chargés de Clientèles dans la réalisation des audits/ Les Chargés de clientèles dans la réalisation des actions recommandées par l’audit : réactualisation, nouvelle offre de garanties, protection et prévention des risques… ; Appuie et assiste techniquement dans la gestion administrative des polices et des sinistres (constitution des dossiers complets, causes de sinistres, mise en jeu de la garantie, délai de traitement…).
Etablit une documentation précise (si audit non encore réalisé) pour chaque police/contrat (résumé des couvertures/garanties, analyse du rendement (S/P) ; Supervise le bon fonctionnement du classement des dossiers clients.
5- CHARGES DE CLIENTELE : Les chargés de clientèles ont surtout pour missions la prospection d’affaire nouvelle, la gestion des portefeuilles ainsi que l’accueil des clients qui se présente à l’Agence. Ils maintiennent et gère le portefeuille des clients. La Chargée de Clientèle responsable des sous-Agences s’occupe de la relation avec les sous agents et leurs clients qui se présentent au bureau. Assure le bon fonctionnement et le développement des sous agences (procédure, application des règles de souscription, suivi des encaissements des primes et règlement de commissions conjointement au service comptabilité), en plus de sa mission en tant que Chargée de Clientèle.
6- SUPERVISEUR PRODUCTION Assure la répartition des ordres d’assurances aux producteurs pour transformation, le suivi des réceptions et envoi des avis d’échéance, le suivi du brouillon terme et la réactualisation en collaboration avec le Gestionnaire de Portefeuille.
7- IRD : Transforment tous les contrats IRD relevant de son pouvoir.
8- VAP : Transforment tous les contrats VAP relevant de son pouvoir.
9- Maritime : Transforment tous les contrats MARITIMES relevant de son pouvoir. SINISTRES :
10- Sinistre VAT & IRD
11- Sinistre Maritime : Assurent les instructions de dossiers jusqu’aux propositions de règlement.
12- Le sinistre IRD ainsi que le sinistre Maritime s’exécutent en collaboration avec le service technique du siège et présentent les propositions de règlement au DRA et DR ; notifient les clients des suites réservées à leur dossier, et aucas échéant de concerter avec le DRA et le DR.
13- RESPONSABLE ASSURANCE RETRAITE ET STATISTIQUES : Il assure la comptabilisation de toutes les cotisations versées à l’Agence; et la fiabilité des situations des clients en retraite ; ainsi que la régularisation des cotisations non comptabilisées ; Fournit les données statistiques de l’Agence (extra-comptable) et traite toutes les correspondances des clients en retraite.
14- SERVICE COMPTABILITE : Assure le traitement des journaux d’opérations financières. Assure le traitement des journaux d’opérations techniques et diverses.
Veille aux procédures de règlements divers (commissions, ristournes, sinistres).Etablit tous les états de rapprochement, réconciliation et justification des comptes se charge de l’exploitation des documents comptables de synthèse (Balance, Grand-livre, Relevé de comptes et Courtiers).
Vérifie les documents comptables (journaux, rapprochements bancaires, frais de fonctionnements) de l’Agence 14 Ambatondrazaka avant comptabilisation.
15- Etablit la justification du compte sinistre de l’Agence 14.
16- RECOUVREMENT : Responsable du service :(à pouvoir) assure la fiabilité des relevés de comptes extracomptables et leurs situations en temps réel à présenter aux clients périodiquement ou à la demande des gestionnaires de portefeuille.
Travaille en permanence avec les chargés de clientèle pour les encaissements ; Veille aux rappels et relances de primes impayées ; Suit les comptes des clients répartis entre les Chargés de Clientèles et les annulations des quittances ; Etablit trimestriellement les inventaires de quittances ; Communique au service comptabilité les éléments relatifs aux encaissements globaux, aux virements des assurés.
Présente périodiquement ou à la demande tous rapports relatifs aux encaissements ; A sous sa responsabilité le quittancier, une secrétaire et les encaisseurs.
a) Quittancier : assure la gestion des quittances (réception, enregistrement, facturation, classement, libération, inventaire périodique, annulation).
b) Les encaisseurs : 02 encaisseurs assurant les versements en banque de la Compagnie et les encaissements au rayon de 5km
c) Le secrétariat : assure les travaux de secrétariat auprès du service recouvrement : factures, des lettres de relance ainsi que la situation des comptes des clients.
17- CLASSEMENT : responsable classement (à pouvoir) : p rocède au classement des dossiers polices et dossiers clients.
Exploite la saisie informatique des numéros des assurés ; Vérifie et signale les doubles emplois dans l’attribution des numéros de compte des assuré ;
Dossier client : -procède à la tenue du dossier client qui comprend tous les documents concernant les polices souscrites par un client ainsi que les doubles de correspondances
-classe les dossiers par ordre numérique de compteassuré
Dossier police : classe chaque police (conditions particulières et avenants successifs) dans une chemise police qui lui est propre
Fiches clients à informatiser : établit la fiche signalétique de chaque assuré comprenant les renseignements ci-après : n°assuré, nom et prénom uo raison sociale de l’assuré.
Procède à la mise à jour au vu d’un avenant d’ordr e. Informatise la sortie et le suivi des dossiers :
enregistre et assure le suivi de la réintégration esd dossiers sortis.

ETUDE THEORIQUE

L’étude théorique montre notre connaissance générale sur le thème et la compréhension du travail de l’entreprise et qui nous à permis de l’élaborer notre travail. Dans ce premier chapitre, nous consacrons une section pour l’étude théorique. La correspondance de l’étude Universitaire avec cet ouvrage se présente sous forme de définition.

La comptabilité

La comptabilité renferme différents termes qu’il ste nécessaire de connaitre car c’est un domaine où de toute sorte de dénominations sont apparues et utilisés seulement dans la pratique de la comptabilité.

Définition

La comptabilité est la manière d’enregistrer les sorties et les entrées d’argent dans une entreprise. Des règles et des principes sont émis par des spécialistes afin que la standardisation comptable soit respectée.

Comptabilité

« La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, évaluer, enregistrer des données ed base chiffrées ou non correspondant aux opérations de l’entité et de présenter des états nanciersfi donnant une image fidèle de la situation financière, de la performance et des variations de la situation financière de l’entité à la date de clôture des comptes ». 14

Journal

« Le journal est un document comptable qui enregistre chronologiquement (au jour le jour) selon le principe de la partie double (sans blanc ni altération) toutes les opérations effectuées » .

Principe de la technique Comptable

Des experts comptables ont mis au point des principes afin d’avoir la sureté des opérations et des traitements, il en existe actuellement huit principes comptables fondamentaux.

Principe comptables fondamentaux

– « Principe d’indépendance des exercices
Le résultat de chaque exercice est indépendant de eluic qui le précède et de celui qui le suit. Pour sa détermination, il convient donc de lui imputer les transactions et les événements qui lui sont propres, et ceux-là seulement.
Un exercice comptable a normalement une durée de 12mois. Dans des cas exceptionnels où l’exercice est inférieur ou supérieur à 12 mois et notamment en cas de création ou de cessation de l’entité en cours d’année ou de mois ou en cas de modification de la date de clôture, la durée retenue doit être précisée et justifiée.
– Principe d’importance relative (seuil de signification)
Les états financiers doivent mettre en évidence toute information significative, c’est-à-dire toute information pouvant avoir une influence sur le jugement que les utilisateurs de l’information peuvent porter sur l’entité.
Les montants non significatifs sont regroupés avecdes montants correspondant à des éléments de nature ou de fonction similaire.
Les normes comptables ne sont pas censées s’appliquer aux éléments sans importance significative.
– Principe de prudence
La prudence est l’appréciation raisonnable des faits dans des conditions d’incertitude afin d’éviter le risque de transfert, sur l’avenir, d’incertitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine ou le résultat de l’entité.
– Principe de permanence des méthodes
La cohérence et la comparabilité des informations omptablesc ou cours des périodes successives impliquent une permanence dans l’application des règles et procédures relatives à l’évaluation des éléments et à la présentation desinformations.
Toute exception à ce principe ne peut être justifiée que par la recherche d’une meilleure information ou par un changement de la réglementation.
– Principe du coût historique
Sous réserve de dispositions particulières, les éléments d’actifs, de passifs, de charges et de produits sont enregistrés en comptabilité et présentés dans les états financiers au coût historique, c’est-à-dire sur la base de leur valeur à la date de leur constatation, sans tenir compte des effets de variations de prix ou d’évolution du pouvoir d’achat de la monnaie.
– Principe d’intangibilité du bilan d’ouverture
Le bilan d’ouverture d’un exercice doit correspondr e au bilan de clôture de l’exercice précédent.
– Principe de prééminence de la réalité sur l’apparence (substance over form)
Les opérations doivent être enregistrées en comptabilité et présentées dans les états financiers conformément à leur nature et à leur réalité financière et économique, sans s’en tenir uniquement à leur apparence juridique.
– Principe de non compensation
La compensation, entre éléments d’actif et élémentsde passif au bilan ou entre éléments de charges et éléments de produits dans le compte de ésultat,r n’est pas autorisée, sauf dans les cas où elle est imposée ou prévue par la réglementation comptable »16.

Caractéristiques de l’information financière

L’information financière, pour son enregistrement doit se caractériser par sa justesse et sa réalité. Nous en distinguons plusieurs à savoir :
« L’Intelligibilité : Les informations concernant les activités, la comptabilité doivent être intelligibles.
La pertinence : Toutes informations utilisées dans le cadre de prise de décisions sont appropriées à la situation existante.
La fiabilité : Pour une bonne prise de décision, les informations récoltées sont obligées, au maximum, dépourvue d’erreur et ayant une source fiable et importante.
La recherche de l’image fidèle : Toute entreprise cherche la crédibilité de ces opérations, ainsi elle est dans le devoir d’avoir une bonne image.
Prééminence de la réalité sur l’apparence : Lorsquedes informations apparaissent, c’est l’information ayant une source réelle qui prime et non l’information n’ayant pas un fondement tangible.
Neutralité : Toute opération et information sont basées sur le fait du non adhésion à un principe d’information spécifique.
Prudence : Les informations obtenues nécessitent un suivi afin d’éviter toute piège qui peuvent s’en survenir.
Exhaustivité : Les entreprises devraient tirer le maximum d’information pour avoir le maximum de données.
La comparabilité : L’information peut être présentée comme étant un outil d’une méthode de travail permanent. »17
Notre thème se base sur la comptabilité de l’assurance ARO (Assurances Réassurances Omnibranches), après avoir vu les termes liées à notre ouvrage concernant l’étude théorique nous allons voir les mots qui ont une liaison étroite avec notre thème.

La procédure

Cette section nous permet d’avoir une connaissance des mots qui sont liés à notre travail. Pour mieux comprendre notre activité ou l’analyse de la procédure comptable, nous devons tenir compte des définitions respectives de ces mots, lesquelles nous aident à mieux appréhender notre étude.

Définition de la procédure

« La procédure est une succession complexe et ordonnée d’échanges d’information en vue d’une action pour que celle-ci soit en ordre de la décision et d’exécution. Elle concerne les travaux courants et stables pour les faciliter ».18
Ainsi, la procédure est un outil du contrôle interne d’une entreprise pour permettre un suivi et une exécution efficace des taches et selon des loiset règlement appliqués l’organisme.
Il en découle que , « le manuel de procédure est al formalisation en manuel décrivant les modèles de documents à utiliser , la façon de le fa ire la ou les destinations une fois établis, les contrôles à effectuer et les tâches respectives sui vent tout le circuit. D’après le détail de ce manuel, il y a le « job description » ou la description des tâches pour préciser responsabilité et fonction »19.

Objectifs de la procédure

Les objectifs visent à éliminer les difficultés quisont décelées après l’analyse du processus décrit par le responsable selon, dans l’ordre chronologique, ce qui se passe et non ce qui devrait se passer :
Procédure réelles – Procédure formelles
La description se fait à la fois sous forme littérale(les opérations) et graphique (processus et documents).
Elle permet de simplifier le processus du circuit des documents et d’enchainement des tâches ainsi que d’activer les traitements des opérations. La procédure réduit le nombre d’erreur fréquente de traitement et le coût, en donnant lieu à une efficacité de certains postes et engendre une meilleure répartition des tâches.

Classement

« Il est une phase intermédiaire ou finale dans une procédure. Même informatisées, les procédures doivent toujours inclure le classement soit dans la machine (disque dur, bureau…) soit physiquement (disquette, CD Rom …). C’est un t ravail matériel consistant à disposer ou ranger méthodiquement les informations et/ou objet non nécessaire immédiatement mais éventuellement dans le futur donc en vue d’une recherche ultérieure. »
2.4. Caractéristiques : La procédure doit être claire nette : Cela veut dire qu’elle doit être décrite selon un langage que tout le personnel dans l’entreprise peut comprendre. Alors la formulation des mots utilisés et les liaisons des tâches et la description des postes doivent être bien détaillées.

Un règlement

Etant un outil du contrôle interne, la procédure reflète une image de normes et de règlement du contrôle interne. Dans ce cas, elle est suivie par tout le personnel et ne doit pas être détournée ou ignorée, la normalisation du contrôleinterne étant l’établissement des règles communes pour harmoniser et améliorer les pratiquescomptables.

La procédure permanente

Le contexte de la procédure résulte du fait des lois et des règlements, à cet effet, elle est considérée comme permanente. Son utilisation est réelle et formelle dans la mesure où une entreprise ne peut pas exécuter ses activités à l’aveuglette.

Un écrit

Une procédure est valable qu’ à condition qu’elle soit écrite et tangible avec toutes les signatures nécessaires pour la rendre applicable etofficielle. En tant que règle, la procédure doit être applicable dans l’exécution du travail dupersonnel, donc, elle est réalisable.

Utilité du manuel de procédure

Un manuel de procédure fait partie de l’organisation générale de l’Entreprise. Alors il est important car la détermination des tâches, la définition des postes et bien sur des disciplines et règlements internes de l’entreprise vont en dépendr. Il est souvent considéré comme un document de référence dans la prise des décisions tratégiques et structurelles d’une organisation.

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
PARTIE I: CADRE D’ETUDE
CHAPITRE I: PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
Section 1: Notion générale sur l’entreprisse
1.1. Les dates importantes de ces changements jusqu’à ce jour
1.2. Statut de l’organisation
1.3. La présentation juridique
1.4. La répartition du capital social de la compagnie
Section 2: Objectif, Mission, Activité
2.1. Objectif de la Compagnie
2.2. Activités de la Compagnie ARO
2.3. Mission de la Compagnie ARO
CHAPITRE II : ENVIRONNEMENT INTERNE
Section 1 : Organisation de la compagnie
1.1. Organisation générale
1.2. Moyens de l’organisation
1.3. Les moyens matériels
Section 2 : Structure de la Compagnie et organigramme
2.1. Fonctions et attributions de l’organe dirigeant de la compagnie ARO
2.2. Descriptions des postes ou attribution nominative de la DAA (Direction d’Agence Antsahavola)
CHAPITRE III : ENVIRONNEMENT EXTERNE
Section 1 : LES CLIENTS DE LA COMPAGNIE
1.1. Les offres aux particuliers
1.2. Les offres aux professionnels-entreprises
Section 2 : LA CONCURRENCE
PARTIE II : ANALYSE CRITIQUE ET
ANALYSE DE LA SITUATION EXISTANTE
CHAPITRE I : ETUDE THEORIQUE
Section 1 : La comptabilité
1.1. Définitions
1.2. Principe de la technique Comptable
Section 2 : La procédure
2.1. Définition de la procédure
2.2. Objectifs de la procédure
2.3. Classement Le
2.4. Caractéristiques
2.5. Utilité du manuel de procédure L’
2.6. Utilisation de la procédure L’
2.7. Le contenu du manuel de procédure
CHAPITREII : LE MANUEL DE PROCEDURE DE LA DELEGATION REGIONALE
Section 1 : Système comptable de ARO et son plan comptable
1.1. Plan comptable de l’Agence Antsahavola
1.2. Documents Comptables de base
Section 2 : Gestion comptable des points de vente
2.1. Travaux comptables
2.2. Travaux extra-comptables
2.3. La gestion Administrative des points de vente
CHAPITRE III : ANALYSE CRITIQUE DU MANUEL DE PROCEDURE
Section 1 : Au niveau du système et du plan comptable
1.1. Plan Comptable utilisé par l’agence
1.2. Documents Comptables de base
1.3. Gestion comptable de points de vente
1.4. Travaux extra-comptables
Section 2 : au niveau de l’environnement
2.1. Environnement interne
2.2. l’environnement externe
Partie III : RECOMMANDATIONS ET SOLUTIONS RETENUS
CHAPITRE I : SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS
Section 1 : Mise à jour du manuel de procédure
1.1. Objectif de la mise à jour
1.2. Le plan comptable 2005
1.3. Le plan comptable sectoriel
Section 2 : Mise en place des logiciels standards
2.1. Logiciel SAGE Comptabilité
2.2. CIEL Compta (Compagnie Internationale d’Edition de Logiciel pour la Comptabilité)
CHAPITRE II : MISE EN APPLICATION DE CES SOLUTIONS CONSEILLE
Section 1 : Mise en ouvre du manuel de procédure
1.1. Assemblée générale
1.2. Application du nouveau manuel de procédure
1.3. Contrôle interne
1.4. Application proprement dite
1.5. Gestion Administrative
Section 2 : Mise en ouvre des logiciels SAGE et CIEL Compta
2.1. Formation
2.2. SAGE Comptabilité
2.3. CIEL Compta
CHAPITRE III : IMPACTS DES RECOMMANDATIONS
Section 1 : résultat attendu sur le manuel de procédure
1.1. Au niveau du personnel
1.2. Activités bien déterminées
1.3. Circuit plus claires d’informations et documents
1.4. Gain de temps
1.5. Au niveau de la comptabilité
Section 2 : Impact de la mise en place des logiciels standards
2.1. Minimum de dépense
2.2. Minimum d’erreur comptable
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE

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