Fonction et fonctionnement de la cellule de documentation

Présentation du Centre de Traduction du Ministère des Finances et de sa cellule de documentation

Spécificité du service au sein du Ministère

Le Centre de Traduction du Ministère de l’Economie, des Finances et de l’Industrie est un service bien particulier au sein de la grande machine de Bercy.
De toutes les directions qui composent ce grand ministère, une seule n’intervient pas dans les domaines économique, financier ou industriel qui en sont pourtant le cœur de métier. Il s’agit de la DPMA ou Direction du Personnel, de la Modernisation et de l’Administration, sorte d’administration  dans l’administration. Voici quelques-uns uns de ses secteurs d’intervention : action sociale, gestion des projets professionnels et de la formation, logistique, nouvelles technologies, immobilier…
C’est à cette direction qu’est rattaché le Centre de Traduction ; par défaut en quelque sorte, car il se distingue à plus d’un titre de ces différents services.
En effet, si ses agents principaux sont bien des linguistes et non des juristes ou des spécialistes en économie, leur travail de traduction exige d’eux qu’ils comprennent et donc connaissent parfaitement les sujets des textes à traduire. Ils sont donc bien plus impliqués que les autres acteurs de la DPMA.
De plus, ils ne s’adressent pas au même public. Alors que les agents chargés de l’action sociale ou des nouvelles technologies oeuvrent pour l’ensemble des membres du ministère, ceux du Centre de Traduction, fournissent leur prestation à un nombre limité de fonctionnaires de Bercy, en priorité les membres des différents cabinets. Tous ne peuvent y avoir recours ; de même on ne traduit pas tous les textes.
Ainsi, à travers les documents qu’il traduit, le personnel du Centre participe, ne serait-ce qu’indirectement, à la prise de décision et à la gestion des affaires.
Les traducteurs font un métier à part, dont le bénéfice est réservé à une minorité d’agents. Ajouté au faible effectif ( une trentaine de personnes), ceci explique sans doute le manque de visibilité et de ce service au sein du ministère : peu d’agents connaissent véritablement la nature et l’importance de leur missions ou même leur existence.

Fonction et fonctionnement de la cellule de documentation

Au cours des discussions que j’ai pu avoir avec ma directrice de stage, responsable de la cellule de documentation et traductrice, et avec d’autres de ses collègues, j’ai découvert la part essentielle de la documentation dans leur travail. La traduction technique exige, bien sûr, une maîtrise parfaite des langues mais surtout des capacités à mobiliser les documents et les informations qui vont pallier l’impossibilité pour Je traducteur d’être spécialiste de tous les domaines.
C’est pourquoi on peut parler de la cellule de documentation du Centre de Traduction comme d’un véritable « soutien logistique » aux traducteurs.

Personnel de la cellule

La cellule compte deux assistants de documentation, dont une personne à temps partiel qui ne sont pas des spécialistes de la documentation. Il n’existe pas pour l’heure de poste de chargé d’études documentaires au Ministère des Finances et seul le Centre de Ressources Documentaires (CRD) du ministère emploie des professionnels. Il faut également remarquer que Mme Le Cardiec, si elle est responsable de la cellule et s’investit beaucoup dans sa gestion au quotidien et à long terme, est aussi traductrice et ne peut consacrer tout son temps de travail à la documentation.

Présentation du fonds

La cellule gère un fonds composé :
• de 2000 ouvrages environ : dictionnaires et encyclopédies spécialisés, lexiques, textes de lois, manuels, codes….en français, en langue étrangère, bilingues ou même multilingues.
• d’une dizaine de cédéroms
• d’une centaine de dossiers documentaires constitués par les documentalistes .
• d’une trentaine de périodiques allant des périodiques internes au ministère à des quotidiens et hebdomadaires généralistes (Le Monde, Die Frankfurter Allgemeine Zeitung) et spécialisés des pays de toute l’Union Européenne (Les Echos, The Financial Times) en passant par des revues professionnelles (L’Argus de l’Assurance).

Traitements documentaires 

Périodiques 

La gestion des périodiques se fait de manière informatique grâce à un document Word nommé « kardex » et composé d’autant de tableaux que de revues. Chaque jour, on y entre les numéros au fur et à mesure de leur arrivée au Centre, ce qui permet de tenir une comptabilité très précise.
Certaines revues considérées comme « incontournables » (Journal officiel ou Le Monde) sont mises en circulation et passent de bureau en bureau selon un ordre préétabli et indiqué aux agents sur chaque numéro. Les autres sont consultables sur place à la cellule de documentation et peuvent être empruntées après un certain délai d’attente.
Aucun traitement documentaire particulier, tel que revue de presse, par exemple, ne leur est appliqué. Le nombre et la périodicité des revues ne le permettent pas, d’autant que le Centre de Traduction est abonné à deux bases de données de presse très performantes.

Ouvrages et cédéroms 

Nous nous attarderons plus particulièrement sur ces deux objets car ils font eux, l’objet d’un traitement documentaire approfondi et sont les seuls concernés par la mise en œuvre de la base de données. Fichier papier :
Pour effectuer une recherche plus précise, au-delà de la langue et/ou du domaine, le seul outil mis à disposition par la cellule de documentation longtemps consisté en un simple fichier papier.
Les principales données bibliographiques sont reportées sur une petite fiche de bristol : cote, titre, sous-titre, éditeur, date et lieu d’édition, nombre de pages et ISBN. Chaque ouvrage est ensuite « indexé » par un seul descripteur, qui reflète son sujet principal. Les fiches sont enfin rangées par ordre alphabétique des descripteurs dans différents tiroirs.
Ce fichier papier reste pourtant insatisfaisant, et ce pour plusieurs raisons, plus ou moins objectives.
• Le support papier est fragilisé par les manipulations successives et la conservation au cours du temps. Certains ouvrages remontent en effet au début du 20ème siècle.
• Les ouvrages ne sont indexés que par un seul terme, qui plus est, dont le choix est laissé à l’appréciation des assistantes documentalistes. Pour des raisons pratiques facilement compréhensibles : manque d’espace et de temps, il est impossible d’envisager une description multiple, plus complète qui aboutirait à la création d’une fiche par ouvrage et par descripteur.
La description de l’ouvrage reste donc très superficielle et la recherche peu précise.
Les utilisateurs passent peut-être souvent à côté de certains ouvrages.
• Les linguistes du centre, principaux utilisateurs de la cellule de documentation, sont habitués à la pratique de l’informatique, composante très importante aujourd’hui des métiers de la traduction. De plus, au cours de leurs études, ils n’ont la plupart du temps eu affaire qu’à des catalogues bibliographiques informatisés, ce qui explique peut-être qu’ils avaient plus facilement et plus spontanément recours à la recherche sur Internet depuis leur ordinateur qu’aux ressources papier de la cellule, pourtant d’une grande richesse.

Sur la voie de l’informatisation 

Une première série de changements est intervenue pour améliorer le catalogage des ouvrages en vue d’une informatisation du catalogue bibliographique ainsi constitué.
Lorsqu’un ouvrage entre à la cellule de documentation, il est d’abord coté selon la classification « maison » mentionnée plus haut, comme avant.
La nouvelle fiche bibliographique est ensuite remplie. Elle se présente comme un tableau Word imprimé sur une page A4, format qui permet d’y faire figurer bien plus d’informations que les petits bristols.
Comme on peut le voir sur la fiche exemple en p. 11, la plupart des entrées correspondent aux normes de catalogage ISO : titre, sous-titre, date d’édition, langue…
La nouveauté consiste en quatre entrées ajoutées afin de bien prendre en compte la spécificité des ouvrages de la cellule et exploiter au mieux leur potentiel documentaire.
•Type de l’ouvrage : manuel, recueil, encyclopédie, monographie, lexique/glossaire, dictionnaire…
• Liste de termes : Permet de noter la présence dans l’ouvrage d’éléments précieux pour les traducteurs tels que lexique ou liste d’abréviations ainsi que la ou les langues concernées.
Les deux rubriques suivantes : Descripteurs et Candidats descripteurs sont particulièrement importantes car elles entrent dans le cadre d’un nouveau processus d’indexation des ouvrages.
Le processus de normalisation franchit là une nouvelle étape avec l’adoption des termes du thésaurus Rébéca réalisé par le Centre de Ressources Documentaires (CRD) du Ministère.
Les différents descripteurs doivent maintenant obligatoirement être issus de ce thésaurus, ce qui garantit l’utilisation d’un langage précis car commun à tous et débarrassé de toute ambiguïté.
Si le thésaurus Rébéca a été élaboré pour correspondre au plus près aux domaines d’interventions du Ministère, les besoins spécifiques du Centre de Traduction ont néanmoins nécessité la création d’une brève liste de descripteurs supplémentaires, appelés Candidats descripteurs. Ils couvrent les domaines de la langue et des langues étrangères.

Description de la mission : objectifs et contraintes

Cadre général de la mission: projets et réalisations de la cellule

Les deux grands projets de la cellule de documentation sont la création d’un catalogue bibliographique informatisé sous forme d’une base de données Access 97 et le développement d’un site intranet de la cellule devant, à terme, s’intégrer dans le site intranet du centre de traduction et permettre, entre autres possibilités l’accès au catalogue.
On pourrait y ajouter un troisième projet, dont j’ai pris connaissance au cours de mon stage et qui envisage la numérisation, après réorganisation, de l’ensemble du contenu des dossiers documentaires.
Ils s’inscrivent tous deux dans un large processus d’informatisation, tant au niveau du ministère que du Centre de Traduction et dans une volonté de partage et de circulation « dématérialisée »de l’information grâce à la mise en réseau de l’ensemble du personnel.
A l’échelle de la cellule de documentation, ces différents projets sont animés également par la volonté de la part de ma directrice stage et responsable de la cellule, de réorganiser et de redynamiser la structure afin de la rendre plus efficace et de rendre sa présence plus visible aux yeux des utilisateurs.
L’inventaire du fonds à l’aide de nouvelles fiches bibliographiques, décrites plus haut, par les deux assistants documentaires et la révision d’une centaine d’entre elles par ma directrice de stage ont constitué une première étape.
Mme Le Cardiec s’est dans le même temps attelée, durant son temps libre, à la création de la base pendant plusieurs mois.
Le processus s’est accéléré cet été avec le recrutement d’un jeune auxiliaire d’été chargé, entre autres tâches du déménagement de certaines archives et mon stage, bien sûr.
Mme Le Cardiec, si elle a les compétences et les connaissances nécessaires pour créer et gérer la base et le site, rien a pas le temps et les deux assistants documentaires ne sont formés ni à Access 97 ni à la conception de pages web. C’est pourquoi elle a décidé d’enrichir l’équipe d’une nouvelle assistante documentaire à temps plein, recrutée tout spécialement pour gérer ces deux grands projets à long terme.

Objectifs et contraintes de la mission

La base de données telle qu’elle a été imaginée et crée par Mme Le Cardiec doit répondre principalement à deux besoins que ne peuvent satisfaire le fichier papier utilisé jusqu’à présent :
•Mener une recherche bibliographique précise à partir d’informations multiples (essentiellement la langue et le sujet d’un ouvrage). C’est ce que permet la requête sous Access 97.
•Consulter et interroger ces données à distance. L’accès à la base à partir du site intranet de la cellule de documentation est en effet l’idée qui sous-tend tout le projet.
Comme on peut le voir, c’est aux utilisateurs que s’adresse au premier chef cette base. Le rôle du gestionnaire est ici réduit à la saisie des données; aucune exploitation particulière, telle que la
gestion du prêt, par exemple, n’est pour l’instant envisagée.
Les objectifs, tels qu’ils ont été fixés par Mme Le Cardiec (voir descriptif du stage Annexes, p.37 à 39.), étaient les suivants :

Examen critique du formulaire de saisie des notices

a. Vérifier que le formulaire de saisie des notices est bien adaptée aux besoins de la cellule de documentation.
b. Repérer les problèmes et bogues éventuels.
c. Proposer des solutions pour l’amélioration du formulaire.
d. Mettre en œuvre ces solutions sous le contrôle de Mme Le Cardiec Contrainte : Au cours de nos discussions, Mme Le Cardiec a bien insisté sur la nécessité de tout faire pour assurer « une saisie aisée, aussi assistée que possible ». Il s’agissait notamment de veiller à ce que tous les contrôles contenant une information essentielle soient remplis, et ce conformément aux normes fixées, afin que la révision de la fiche prenne le moins de temps possible.

Développement de requêtes types

Développer une grille d’interrogation l’usage des linguistes (permettant une recherche multicritères)

Contrainte : Avec l’idée en tête d’offrir aux utilisateurs la recherche la plus large possible, avec Mme Le Cardiec, nous avons toutefois convenu que la priorité devait être donnée à deux de critères : la ou les langues de l’ouvrage et les descripteurs. Il me fallait donc concentrer mon travail sur ces deux éléments.

Etat des lieux

Dans un premier temps, il fallait que je sache ce que contenait exactement la base et de l’état d’avancement de chacun d’eux pour savoir ce qu’il me restait à faire.
A mon arrivée, la base était composée :
• Des tables, dont certaines étaient encore vides. Il me fallait donc vérifier le contenu de celles qui comportaient déjà des données et compléter celles qui pouvaient l’être, c’est à dire celles qui comportent des informations connues avant la saisie qui ne dépendent pas directement des ouvrages. Il s’agissait par exemple des tables Descripteurs ou Zone d’édition.
• De formulaires indépendants : formulaire d’accueil à l’entrée dans la base, formulaire d’identification qui demande le nom et le mot de passe de l’utilisateur…
• D’un formulaire pour la saisie des fiches bibliographiques : le FormulaireTableouvrages, composé d’un formulaire principal dépendant de la Table ouvrages et de plusieurs sousformulaires.
• De formulaires ouverts à partir de boutons de commande du formulaire Table-ouvrages.
• De plusieurs macros permettant le passage entre les différents formulaires.
Le contenu de la base une fois connu, j’ai ensuite procédé à l’exploration complète de ces différents éléments et de leurs propriétés. Il s’agissait pour moi d’une double démarche : comprendre le fonctionnement du logiciel en général, tout simplement, mais aussi comprendre le fonctionnement de cette base-là et les choix ou des décisions prises par Mme Le Cardiec.
J’ai alors construit deux tableaux sous Excel, un pour les tables et un autre pour le formulaire, où j’ai noté les différents paramètres des propriétés de chaque table (voir Annexes p 34. à 36).Ces documents ont été d’utiles outils de travail : ils m’ont permis de garder toujours une trace écrite de l’état de départ et des modifications que j’ai proposées et réalisées pour certaines d’entre elles.
En parallèle, j’ai cherché à comprendre dans le détail ce que recouvraient toutes ces priorités :
• Format
•Masque de saisie
• Null interdit
• Chaîne vide autorisée
• Valeur par défaut

3eme essai : par Requêtes Sélection successives

Critères

Langue et Descripteur 

Le principe consiste ici, par une lere requête, à rechercher les numéros d’ouvrage répondant au 1er critère, puis, par une 2eme requête à rechercher parmi ceux-ci les numéros d’ouvrage qui répondent également au 2eme critère, et ainsi de suite…
Le formulaire Recherche pour linguistes proposant une recherche sur 2 langues et 3 descripteurs, cette méthode demande la construction de 5 requêtes successives.

Autres critères

Comme ils ne nécessitent qu’une seule requête, leur interrogation se fait dans la dernière des 5 requêtes.

Requête et état 

Le temps m’a manqué pour réaliser un véritable état des résultats mais j’ai pu faire quelques essais rapides.
J’ai surtout pu comprendre le principe du passage du formulaire Recherche pour linguistes à l’état présentant les résultats de la requête. Contrairement à ce que je pensais, bêtement, peut-être, ce n’est pas la requête que l’on déclenche à partir du formulaire mais directement l’état, basé, lui, sur la requête.
Si certaines périodes au cours de ce stage ont été difficiles et si je regrette beaucoup de ne pas avoir pu livrer au centre de Traduction une requête opérationnelle, ces deux mois et demi ont été une expérience très enrichissante pour moi.
J’ai d’abord découvert le travail au quotidien dans un centre de documentation, petit, certes, mais qui, comme tous les autres a ses spécificités et demande des traitements documentaires adaptés.
Le bénéfice le plus grand vient naturellement des longues heures passées à travailler sur la base de données.
Il m’a d’abord fallu bien comprendre la réalité du traitement documentaire des ouvrages et des cédéroms pour procéder au mieux à l’informatisation du catalogue. Il s’agissait ensuite, pour compléter la base, de prendre en compte trois paramètres bien distincts: les difficultés posées parfois par le logiciel, ses limites mais aussi mes propres limites, la nécessité d’être le plus fidèle possible aux réalités de certaines données et enfin, l’objectif d’assurer une saisie aussi assistée que possible.
Confrontée j’ai pu me à ces exigences parfois contradictoires, j’ai pu notamment me rendre compte, après bien des déboires, que la saisie ne peut être contrôlée d’un bout à l’autre et qu’il faut faire confiance à l’être humain. On ne peut se passer d’une vérification de la fiche avant enregistrement et d’une révision par une seconde personne.
La grande « leçon » que je tire de ce travail concerne surtout la documentation et toute la littérature que l’on trouve sur Access dans le commerce. Les différents ouvrages que j’ai consultés ne vont pas très loin et se contentent souvent d’exemples simples.
Lorsqu’on a affaire à des tâches plus complexes comme la création de sous-formulaires ou la construction d’une requête multicritère, ou tout simplement à des produits très personnalisés, il faut se fier à son intuition ainsi qu’à l’intuition et à l’expérience de gens qui ont aussi travaillé avec ce
logiciel. Il faut chercher à exploiter au maximum les possibilités d’Access et faire toutes sortes d’essais.
Il est vrai que cela prend du temps … mais avec Access, on apprend la patience et on en vient à apprécier d’autant plus les réussites qu’elles sont le fruit d’un travail long et difficile ! Patience et humilité… les deux maîtres mots de ce logiciel ?

Table des matières

Introduction
I. Présentation du Centre de Traduction du Ministère des Finances et de sa cellule de documentation
A. Spécificité du service au sein du Ministère
B. Missions du centre de Traduction
C. Structure du Centre de Traduction
II. Fonction et fonctionnement de la cellule de documentation 
A. Personnel de la cellule
B. Présentation du fonds
C. Traitements documentaires et outils de la cellule
1. Périodiques
2. Ouvrages et cédéroms Fichier papier
Sur la voie de l’informatisation
III. Description du stage 
A. Cadre général de la mission : réalisations et projets de la cellule
B. Objectifs et contraintes de la mission
IV. Travail sur les éléments existants déjà : tables, formulaires et macros
A. Prise de connaissance de la base
1. Etat des lieux
B. Analyse des différents éléments, propositions de modification et réalisations
1. Structure de la base
2. Pour une saisie la plus assistée possible
3. Pour une meilleur gestion dé la base
V. Création d’un élément nouveau : la requête multicritère
A. Système de recherche : du formulaire à l’état en passant par la requête
1. Modalités d’interrogation
2. Interactions entre formulaire de recherche, requête et état
B. Requête(s)
1. Avec l’opération Compte
2. Avec une requête Analyse croisée
3. Avec des requêtes Sélection successives
4. Conclusion sur la requête
C.Requête et état
Conclusion
générale 
Annexes 

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