Soutenance mémoire
ANALYSE DES PROCEDURES COMPTABLES DE LA SOCIETE
Afin d’analyser les procédures comptables d’une manière approfondie, nous allons d’entamer notre étude en évoquant les différents cycles existants dans l’exploitation de la société d’où proviennent les éléments comptables. Pour ce faire nous étudierons le cycle achat, le cycle stocks, le cycle vente et le cycle paie dans le but d’évaluer les problèmes liés à ce contrôle.
Etude du cycle achat de produits de la société
La société VANILLE MAD est une société exportatrice des produits locaux, en tant que telle, son cycle d’exploitation est basé sur les étapes suivantes :
ACHAT→TRAITEMENTS ET STOCKAGE→ REVENDRE
En effet, son activité primitive consiste à acheter des produits destinés à l’exportation auprès des producteurs et / ou collecteurs. Nous allons donc analyser les cycles achats par le biais de deux méthodes, notamment la description narrative et la description par le diagramme de circulation des documents.
Description de procédures du cycle achat
Les intervenants
La réalisation des achats des produits de la société se déroule au niveau des agences par l’intermédiaire du directeur d’agence et les responsables des services achats. Ces responsables devraient assurer les tâches suivantes :
_responsable de collecte : qui reçoit les produits apportés par les livreurs auprès de l’agence. Ce responsable établit le bon de pré-peser pour la vanille, bon d’entrée en magasin pour le girofle et autres produits. Il fait aussi la vérification de conformité des produits suivant la qualité et l’humidité par le biais de bon de retour ou bon de pesé.
_le service comptabilité : qui enregistre le bon de pesé de produits collectés et établit les bon d’achat avant d’effectuer le paiement au comptant des livreurs.
Acceptation de la livraison :
A l’entrer des produits dans les agences, des vérifications sont faites par le responsable magasin, le magasinier et vérificateurs suivant ses qualités et par le laborantin suivant leur humidité. Ces vérifications sont mentionnées du bon de pesage (BP) si le produit est conforme aux normes exigés et par un bon de retour (BR) pour les non-conformes.
Etablissement du bon d’achat :
Après l’acceptation des livraisons et l’entrée du produit conforme aux normes exigés, le magasinier envoie un double du bon de pesage au service comptabilité pour l’enregistrement dans le logiciel puis ce dernier le transforme en bon d’achat (BA) avant d’effectuer le paiement.
Règlement du bon d’achat :
Une fois que le service comptabilité a enregistré le bon d’achat dans son logiciel, on effectue le paiement de ces bons par règlement au comptant dans son service même, mais en validation du directeur d’agence avec sa signature.
Evaluation du système de contrôle interne de la société VANILLE MAD
Problèmes rencontres à l’organisation
Le contrôle interne est un processus mis en œuvre par la direction générale, la hiérarchie, et le personnel d’une entreprise, destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs. Son efficacité dépend de la qualité des opérations effectuées à chaque étape. Un des objectifs du contrôle interne est la vérification si les procédures sont respectées et les opérations effectuées suivent les normes et règles admises. A Madagascar, rares sont les entreprises ayant un manuel de procédures et même si ce document existe, son application n’est pas toujours rationnelle. En d’autre terme, l’organisation est l’instrument qui permet à l’entreprise de fonctionner, et de vivre. Toute entreprisse, quelle que soient sa taille et sa branche d’activité, doit être organisée rationnellement. Il est donc évident que ses instruments devraient être décrits dans un organigramme et ses procédures doivent être écrites et rassemblées dans un manuel. En un mot les procédures doivent être formalisées. Plus l’entreprise est grande comme VANILLE MAD, plus l’existence d’un manuel écrit s’avère nécessaire. Ainsi, nous avons aperçu quelques problèmes qui se posent au niveau des procédures existantes dans la société.
Absence de manuel de procédures
Le manuel de procédures indique, d’une façon globale, le processus de fonctionnement de tous les systèmes au sein de la société. L’analyse du système d’organisation de la société nous a permis d’observer minutieusement d’analyser délicatement le déroulement des procédures suivies et les moyens disponibles dans le système de contrôle interne adopté par la société. Un contrôle, quels que soient sa nature et ses objectifs, doit se reposer sur des règles et des principes biens définis. Son efficacité est basée sur l’application correcte de ces règles. Les activités du contrôle englobent la politique et les procédures qui permettent d’assurer une correcte application des directives émanant des dirigeants.
Cependant, notre analyse nous a fait comprendre que les procédures du contrôle présentes au sein de la société sont très vagues de telles sortes qu’elles risquent d’avoir des impacts négatifs sur la réalisation de ses objectifs. Il n’existe cependant de stricte règle pour effectuer une telle opération. On vit par fois sous l’emprise de la routine sans se soucier véritablement du contrôle. L’absence de manuel de procédures s’avère être un obstacle considérable empêchant d’établir des démarches à suivre et à respecter pour effectuer une opération. Entre autre, le non respect des procédures entrainent des mauvaises habitudes pour les membres du personnel. Il n’existe pas des vraies procédures utilisables que ce soit en matière des achats, vente, traitement des informations comptables, et d’autres, l’absence de manuel de procédures entraîne cause des impacts négatifs envers l’accomplissement des tâches. Cela ne permet pas de définir le poste de chaque membre du personnel. On ne peut plus savoir alors si tout le monde a bien effectué les tâches qu’on lui a confiées. Aussi, l’inexistence d’un document écrit représentant les règlements internes peut engendrer des difficultés dans le cas des conflits avec les employés.
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Table des matières
Introduction
Première Partie : Généralités
Chapitre I : Présentation de la société VANILLE MAD
Section 1 : Historique de la société
Section 2 : Structure organisationnelle
Section 3 : Description du service comptabilité
Section 4 : Activités et Missions de la société VANILLE MAD
Chapitre II : Théorie sur l’outil de Gestion « contrôle interne »
Section 1 : Définitions du contrôle interne
Section 2 : Objectifs du contrôle interne
Section 3 : Les caractéristiques et principes du contrôle interne
Section 4 : Les éléments de base du contrôle interne
Deuxième Partie : Analyse critique de la situation
Chapitre I : Analyse des procédures comptables de la société
Section 1 : Etude du cycle achat de produits de la société
Section 2 : Analyse du cycle stocks et traitement
Section 3 : Analyse du cycle vente
Section 4 : Analyse du cycle paie
Chapitre II : Evaluation du système de contrôle interne de la société VANILLE MAD
Section 1 : Problèmes rencontres à l’organisation
Section 2 : Non séparation des fonctions
Chapitre III : Evaluation des différents cycles
Section 1 : Evaluation au niveau du cycle achat
Section 2 : Evaluation sur le cycle de revenu
Section 3 : Evaluation sur le cycle stocks et productions
Section 4 : Evaluation sur le cycle paie et autre rémunération
Troisième Partie : Proposition des solutions et recommandations
Chapitre I : Propositions des solutions
Section 1 : Formalisation du schéma d’organisation
Section 2 : Solution de non séparation de fonctions
Section 3 : Mise en place d’une demande d’achat
Section 4 : Solution de risques en absence de comptabilité analytique
Chapitre II : Résultats attendus
Section 1 : Résultats financiers
Section 2 : Résultats sociaux
Section 3 : Résultats économiques
Section 4 : Recommandations générales
Conclusion générale
Bibliographie
Annexe
