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Définitions du contrôle interne
L’Ordre des Experts Comptables et Comptables Agréés (OECCA) donne la définition suivante au contrôle interne : « Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but, d’un coté, d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information ; de l’autre, l’application des instructions de la direction et favoriser l’amélioration des performances. Le contrôle interne se manifeste par l’organisation, les méthodes et procédures de chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. » Une autre définition est donnée par l’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) « Le contrôle interne comprend le plan d’organisation et l’ensemble coordonné des méthodes et procédures adoptés à l’intérieur d’une entreprise pour sauvegarder ses actifs, contrôler la précision et la fiabilité des informations comptables, promouvoir l’efficience opérationnelle et le respect des politiques définies par la direction. » Ces définitions ont été choisies étant donné qu’elles sont représentatives des deux grands systèmes comptables utilisés au monde. Ces définitions font ressortir deux points importants :
– les objectifs du contrôle interne, et
– les moyens du contrôle interne.
Maîtrise de l’entreprise
La principale préoccupation des dirigeants d’une entreprise est l’essor de celle-ci. Cet essor équivaut à la maîtrise de tout le fonctionnement de la société. Dans le cas pratique, cette maîtrise est acquise à partir de la définition claire des objectifs, de l’adoption d’une gestion budgétaire pas nécessairement sophistiquée et surtout de la mise en place d’une bonne structure et d’un bon système de contrôle interne.
Séparation des fonctions d’exploitation et d’enregistrement
Il est important de ne pas confier à un même département la responsabilité de l’exploitation et de l’enregistrement des taches. La séparation de ces tâches se fait généralement d’une manière automatique dans presque toutes les entreprises, les personnes préposées à l’exécution des taches n’étant pas souvent en mesure de manipuler les outils comptables pour fins d’enregistrement. C’est le cas par exemple pour les paiements : la responsabilité d’effectuer le paiement peut être confiée à un comptable, même si celui-ci est différent de la personne préposée à l’enregistrement de ce paiement, ce qui est dangereux pour l’entreprise. En effet les deux protagonistes peuvent être facilement tentés de commettre, d’un commun accord, une fraude tout en cachant le délit par l’enregistrement du montant supposé être payé. Tel est aussi le cas de la plupart des opérations financières. Effectivement, une personne chargée de ces dernières peut être compétente pour l’enregistrement de ces opérations. L’entreprise peut être alors tentée de confier les deux fonctions à la même personne. Des gestionnaires avertis auront le réflexe de ne pas faire cette erreur. La séparation de ces tâches n’est pas seulement dans le souci de prévenir toute tentative de fraude mais elle a aussi pour objectif de réduire les risques d’erreurs dans chaque phase de l’opération. Prenons toujours le cas du paiement pris précédemment. Supposons que l’entreprise ait confié les tâches d’exécution et d’enregistrement à une même personne; dans le cas où il y aurait une erreur lors du paiement, cette erreur aurait beaucoup plus de chance d’être découverte si une deuxième personne effectue l’enregistrement, et s’aperçoit que le montant payé ne correspond pas à la facture. Si c’est la même personne qui effectue le paiement et qui le comptabilise, dans les situations de travail routinières, celle-ci ne penserait pas à faire une nouvelle vérification lors de l’enregistrement de l’opération.
Une protection adéquate des biens
La protection des biens est réalisée par la limitation de leur accès, la souscription d’une assurance suffisante, l’inventaire périodique et l’entretien des biens. La limitation de l’accès aux biens poursuit deux objectifs bien définis. Le premier est de minimiser les risques de vol, car dans le cas où la limitation de l’accès ne serait pas instauré, les personnes extérieures à l’entreprise peuvent s’accaparer les biens facilement. Le deuxième est d’identifier facilement la personne responsable en cas de perte, de vol, d’accident ou en cas de détérioration des biens. La limitation de l’accès peut parvenir à réduire les risques d’accident, par exemple lors de l’utilisation de machines qui requièrent la compétence et autres précautions particulières. La souscription d’une assurance adéquate est nécessaire pour la protection de l’entreprise contre les imprévus. La raison est que l’entreprise se trouve dans un environnement en perpétuelle évolution, aussi les imprévus peuvent-ils surgir. La souscription d’assurance n’est pas à proprement parler un mécanisme de protection physique des biens, mais vise plus particulièrement la prévention de ces imprévus, comme le vol, les incendies ou les catastrophes naturelles. Cependant, l’assurance doit être adéquate à l’entreprise. Ce serait par exemple une erreur de souscrire des assurances dont le montant de la police dépasse le risque des pertes. Il appartient donc à la direction de juger des risques encourus et de déterminer le type d’assurance à adopter, et même de souscrire ou non une assurance. L’inventaire périodique vise à s’assurer de la réalité de l’existence des biens, et d’assurer que les mécanismes établis par la société dans la gestion de ces biens ont été respectés. En effet, ces mécanismes telle que la régulation de l’accès, ne paraissent pas suffisants pour garantir la préservation des biens à cent pour cent. L’inventaire physique est aussi utile pour la détermination de la qualité des biens (surtout pour ce qui concerne les stocks), dans le but de déterminer par exemple ce qui est réellement vendable et ce qui peut être considéré comme rébut (à provisionner). Dès fois, il suffit que les magasiniers soient conscients de l’inventaire effectué périodiquement pour s’assurer de la bonne exécution de leur travail. La fixation de la périodicité de l’inventaire est laissée à l’appréciation des dirigeants, par contre la programmation d’inventaire inopinée (pour les liquidités) ou d’un inventaire tournant est l’idéal. L’entretien des biens s’accomplit dans l’esprit de maintenir les biens dans de bonnes conditions d’utilisation. L’idéal pour une entreprise est d’établir un calendrier d’entretien des biens, afin que cet entretien ne nuise pas à la continuité de l’exploitation. Il est nécessaire, par exemple, de choisir d’effectuer l’entretien durant les périodes mortes ou en dehors des heures de travail. Très souvent les entreprises négligent les travaux d’entretien, et celles-ci ne sont conscientes de l’importance de ces travaux que lorsque des pannes apparaissent, causant ainsi des manques à gagner importants, nuisibles à la société. La protection adéquate des biens concerne aussi les locaux abritant ces biens. L’entreprise doit par exemple respecter les conditions d’entreposage des matériels informatiques ou des produits chimiques. Ces protections visent non seulement à protéger le matériel, mais aussi les personnes qui y travaillent.
Retard dans l’exécution du travail
Effectivement le comptable est mis devant le fait accompli et se sent obligé de prendre en main ces différentes tâches qui lui seront incompatibles. Ainsi la qualité du travail et la mise à jour des opérations effectuées par le soit disant comptable régresse. Prenons comme exemple le comptable chargé des opérations de banque, telles que l’établissement des concordances bancaires et la préparation des chèques : avec autant de responsabilité, il risque de négliger ses travaux d’enregistrement des écritures comptables.
Insuffisance de pièces en cas d’éventuels litiges avec un fournisseur
L’existence de registre de facture ou document d’achat reçu est vitale pour une entreprise. En effet, dans le cas contraire l’entreprise risque de rencontrer des problèmes. Prenons l’exemple d’une facture qui a été égarée. Comme elle n’a pas été notée dans le registre – vu qu’il n’existe pas – des mésententes peuvent survenir entre l’entreprise et fournisseurs. De plus si ce dernier est au courant de cette erreur, il pourrait en profiter pour fausser le montant.
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Table des matières
Remerciements
Introduction
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA RECHERCHE
CHAPITRE I : Présentation de la société
Section 1 : Historique
Section 2 : Structure organisationnelle
Section 3 : Activités
CHAPITRE II : Théorie générale sur l’outil de gestion « Contrôle Interne »
Section 1 : Définitions du contrôle interne
Section 2 : Les objectifs du contrôle interne
2.1) Maîtrise de l’entreprise
2.2) Sauvegarde des actifs
2.3) Qualité de l’information
2.4) Assurance de applications des instructions de la direction
2.5) Amélioration des performances
Section 3 : Analyse des moyens du contrôle interne
3.1) L’organisation
3.2) Les méthodes et les procédures
3.3) Mesures de contrôles comptables
3.4) Le problème des fraudes
Section 4 : Eléments de base d’un bon système de contrôle interne
4.1) Structure administrative adéquate
a) Séparation des fonctions d’exploitation et d’enregistrement
b) Séparation des fonctions d’enregistrement et d’autorisation
c) Séparation des fonctions d’exploitation et d’autorisation
4.2) Personnel qualifié
4.3) Système comptable approprié
4.4) Documentation appropriée
4.5) Système d’autorisation et de supervision
4.6) Protection adéquate des biens
4.7) Système d’autocontrôle
Section 5 : Méthodologie d’approche dans l’étude du contrôle interne
5.1) Méthode d’approche générale
5.2) Les étapes suivies dans l’évaluation du système de contrôle interne
a) Prise de connaissance des procédures
b) Tests de conformité
i) La confirmation verbale
ii) Etude de quelques opérations
c) Evaluation des procédures
i) Etude visuelle
ii) Les questionnaires de contrôle interne
DEUXIEME PARTIE : IDENTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES
CHAPITRE I : Problèmes liés au cycle « Achats – Fournisseurs »
Section 1 : Inexistence de procédures formalisées et écrites
1.1) Traitement non uniforme des opérations et impossibilité de contrôle
1.2) Retard dans l’exécution du travail
Section 2 : Absence de registre de facture ou document d’achat reçu
2.1) Insuffisance de pièces en cas d’éventuels litiges avec un fournisseurs
2.2) Difficultés à retracer les opérations
CHAPITRE II : Problèmes liés au cycle « Ventes – Clients »
Section 1 : Inexistence de procédures formalisées et écrites
1.1) Traitement non uniforme des opérations et impossibilité de Contrôle
Section 2 : Absence de vérification arithmétique des factures de ventes
2.1) Procédure d’établissement de la facture
2.2) Risque d’erreurs non – détectées
CHAPITRE III : Problème liés au cycle « Trésorerie »
Section 1 : Inexistence de procédures formalisées et écrites
1.1) Traitement non uniforme des opérations et impossibilité de contrôle
1.2) Risque de non détection d’erreur et d’omission
Section 2 : Manque de sécurité des avoirs en caisse
2.1) Risque de vol ou malversation
2.2) Non Responsabilisation de celui qui tient la caisse
TROISIEME PARTIE : PROPOSITION DE SOLUTIONS
CHAPITRE I : Solutions concernant les problèmes liés au cycle « Achats – Fournisseurs »
Section 1 : Formalisation des procédures du cycle « Achats – Fournisseurs »
1.1) Consigner par écrit les procédures
1.2) Contrôler leur exécution
Section 2 : Création d’un registre de facture ou documents d’achats reçus
2.1) Disponibilité des pièces en format et en délai
2.2) Assurance de l’exhaustivité des achats
CHAPITRE II : Solutions concernant les problèmes liés au cycle « Ventes – Clients »
Section 1 : Formalisation des procédures du cycle « Ventes – Clients »
1.1) Consigner par écrit les procédures
1.2) Contrôler leur exécution
Section 2 : Procéder à la vérification arithmétique systématique des factures de Vente
2.1) Facilité de détecter les erreurs ou omissions
CHAPITRE III : Solutions concernant les problèmes liés au cycle « Trésorerie »
Section 1 : Formalisation des procédures du cycle « Trésorerie »
1.1) Consigner par écrit les procédures
1.2) Contrôler leur exécution
Section 2 : Sécuriser les avoirs en caisse
1.1) Faciliter de détecter les vols et malversations
1.2) Responsabilisation de la caissière
CHAPITRE IV : Solutions retenues et résultats attendus
Section 1 : Solutions retenues
1.1) Formalisation des procédures
1.2) Utilisation de registre des courriers
Section 2 : Résultats attendus
2.1) Résultat économique
2.2) Résultat financier
2.3) Résultat social
Conclusion générale
Bibliographie
Annexe
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