Etude sur le classement de dossiers documentaires

Le dossier documentaire

Avant de poursuivre quoi que ce soit, il serait peut être appréciable de définir plus clairement ce que représente, au sein de l’organisme, le concept de « dossier documentaire ». Si l’on se reporte une fois de plus à l’ouvrage de Michèle Curcio et Yvonne Chauvin : « Le dossier est un ensemble de documents et (de) pièces diverses groupés autour d’un sujet unique et bien délimité » ‘. Les thèmes présentés font autant référence à « l’Education du patient » en tant que telle, qu’à des domaines comme la « Douleur », les « Soins », « l’Obésité » ou la « Pédiatrie ». De nombreux dossiers se consacrent plus particulièrement aux pathologies comme « l’Asthme », « l’Insuffisance Veineuse », ou la « Tuberculose ». Le but étant alors de regrouper tous les documents – souvent des articles de revues – qui traitent du sujet énoncé.
A ce propos, Nicole Lavigne précise justement la chose suivante : « on ne doit pas confondre les dossiers de presse avec les dossiers contenant des coupures de presse » 2. S’il l’on prend l’exemple du « Tabac », le but n’est pas tant de fournir tout ce que Ton a pu ramasser sur les dernières polémiques autour de la composition de telle ou telle cigarette. Au contraire, la documentation proposée est censée couvrir tout le domaine étudié ; et contenir non seulement les campagnes de prévention ou les grandes décisions politiques, mais aussi les organismes, les résultats statistiques, les conséquences médicales, les effets psychologiques ou sociologiques, ainsi que les méthodes permettant au fumeur de s’arrêter. Ici, l’information a une véritable valeur pédagogique. L’usager trouvera tout ce dont il aura besoin pour mener à bien une action ou pour établir un éventuel projet de recherche.
En ce qui concerne la présentation physique, les corpus sont rangés dans des boîtes aux couvercles rabattables. A chacune des boîtes correspond un thème bien défini. Comme on vient de le voir à l’instant, pour le « Tabac », chacun des sujets sont eux-mêmes subdivisés en sous-thèmes ; ces derniers étant disposés dans des chemises en carton. Quant aux documents, ils sont protégés par des pochettes en plastique prévues à cet effet. Certes, la manipulation n’est pas toujours évidente : à chaque fois, il faut sortir les imprimés de leur emballage ne serait-ce que pour s’en faire une petite idée. Mais cette disposition permet de mieux conserver les supports et rend la consultation plus agréable.

Méthode de travail

Ma mission 

Avant de continuer plus avant, il serait peut être utile de s’arrêter un cours instant, afin de dégager ensemble les différentes étapes qui ont jalonné l’élaboration du plan de classement.
Comme on vient de le préciser un peu plus haut, l’Education du patient n’en est qu’à ses premiers pas. Tout est encore à faire ! Le centre ne peut alors se reposer sur aucun plan officiel « prêt à l’emploi », ni sur aucune réflexion capable de lui proposer les marches à suivre.
Bien au contraire, c’est aux responsables du Cerfep de poser les premières pierres de l’édifice et d’ouvrir la voie pour les collègues à venir. Il leur faut alors définir les ouvrages de référence, déterminer les abonnements utiles à la formation, et sélectionner les supports qui seront proposés au public. Le personnel du centre se doit enfin de réfléchir sur la façon de disposer et de gérer les documents en sa possession.
Lorsque je suis arrivé au centre, les efforts commençaient déjà à porter leurs fiuits. Le dispositif était bien en place et seuls les dossiers documentaires laissaient encore à désirer ; cela malheureusement au moment précis où le Cerfep se fixait l’ambition de répondre à un besoin toujours croissant des usagers. En fait, le personnel du centre cernait tout à fait bien les attentes du public et savait exactement quels documents mettre à sa disposition.
L’approvisionnement des documents ne constituait pas non plus un problème en soi. Ce qui n’allait pas, c’était plutôt un manque d’organisation lié à la présentation générale des dossiers.
En attendant, nombre de dossiers « en cours » attendaient patiemment un nouveau plan de classement capable de les conduire à maturité. Cet état de fait pour le moins gênant risquait tout simplement d’engendrer à terme, un manque de crédibilité auprès des usagers.
Par conséquent, ce que le centre attendait de moi, c’était de mettre en évidence les conditions susceptibles de rendre un corpus de dossiers accessible au public ; et d’apporter un regard extérieur capable de pointer le doigt sur les limites du système : le personnel du centre manipulant peut être trop souvent les dossiers. Il me fallait enfin mettre en place un plan de classement cohérent apte à recevoir l’ensemble des documents, tout en restant suffisamment ouvert pour accueillir d’éventuelles extensions.

Les premières marches à suivre

La première chose à faire dans une telle situation, c’est bien évidemment de cerner les grandes lignes de « l’Education du patient ». Il me fallait donc prendre connaissance du fonds afin de m’imprégner convenablement du domaine, ce dernier m’étant à l’époque tout à fait inconnu. Avant de commencer la moindre réflexion, il fallait naturellement que je maîtrise le vocabulaire technique propre à la discipline ; que je sois en mesure de comprendre pourquoi tel document se trouvait dans telle pochette et pas dans telle autre ; et que je détermine finalement la valeur que représentent les différents supports d’information. Pour cela, il n’y a malheureusement pas trente six façons de s’y prendre : il faut ouvrir les boîtes une par une et faire l’inventaire complet des ressources qui s’y trouvent.
Il est important de noter ici que de nombreux essais furent naturellement tentés avant mon arrivée. Par conséquent, certains dossiers se trouvaient déjà sous leur forme définitive : je pense notamment au dossier « Diabète » que l’on étudiera plus tard. C’est en commençant par ces fameux « dossiers finalisés » que j’ai pu me faire une idée de ce que la responsable du centre attendait de moi. Par ailleurs, Mme Szymczak a plusieurs fois insisté sur l’intérêt de présenter au public un plan de classement suffisamment homogène pour que chaque usager puisse s’y retrouver. Il fallait avant tout, que le plan qu’on allait proposer ne parte pas dans tous les sens.
Tout en indexant les ouvrages, j’ai pris note des informations qui pouvaient me servir ultérieurement comme la revue d’origine, la date de l’imprimé, ou le titre des chapitres : ces derniers détaillant précieusement le contenu. Par la suite, j’ai rentré l’ensemble des données sur l’ordinateur et j’ai commencé à remanier les documents. L’avantage de l’outil informatique, c’est que l’on peut au moyen de quelques « copier-coller », modifier le corpus sans mettre en péril l’équilibre des dossiers. Les manipulations restent virtuelles et les tentatives n’en sont que plus audacieuses. Du coup, il n’est pas indispensable de modifier quoi que ce soit avant d’avoir obtenu confirmation : le travail est alors mieux encadré. Si une proposition s’avère pire que les précédentes, il n’y a absolument aucun problème ! Les dossiers n’ont pas bougés de place, il n’y a simplement qu’à tout reprendre à zéro.
Au cours de mon stage, Mme Béguin m’a conseillé de visiter d’autres centres de ressources, afin que je me fasse une idée plus précise sur la façon dont ces derniers pouvaient bien présenter leurs dossiers au public. Je me suis donc plus particulièrement intéressé aux organismes proposant une documentation axée autour de la « Santé publique ». Au Cerfep, l’équipe m’a alors indiqué les coordonnées de la MRPS (Maison Régionale de Promotion de la Santé) située rue Faidherbe à Lille ; ainsi que celles du BED (Bureau d’Etudes et de Documentation), celui-ci étant installé dans les locaux de la CRAM de Villeneuve d’Ascq. De part leur nature, ces deux services sont, en effet, en contact permanent avec le Cerfep. Mieux encore, Mme Szymczak et Mme Dablement ont travaillé quelques temps au BED avant que « l’Education du patient » ne soit mis en place : ce séjour a donc sûrement dû influencer leur vision du centre de documentation.

Bilan et propositions

Je n’ai bien évidemment pas eu le temps de résoudre tous les problèmes. Plutôt que de promettre une solution miracle, il était préférable de porter mon attention sur quelques dossiers délicats comme la « Santé publique » ; ou la boîte « Alcool » que je devais entièrement remodeler. Au mieux, les quelques propositions que j’ai pu émettre auront-elles valeur de consultation : celles-ci serviront de base – je l’espère – à de prochaines réunions.
Vu le nombre croissant de documents, je pense qu’il ne serait pas non plus inutile de mettre en place un système capable de cerner le domaine et de faire le point sur l’état du corpus. Ainsi, « celui qui serait dominé dans le paysage dessiné à l’arrière-plan (deviendrait) le dominant dès qu’il entre dans son cabinet de travail et qu’il déplie les cartes » l. Au risque de comparer le catalogue avec une carte routière, il faut tout de même admettre que ces deux « outils » présentent – dans des contextes certes différents – de nombreuses similitudes. Mais, malgré tous ses avantages, ce nouveau venu aura-t-il vraiment sa place dans un centre de ressources où l’usager est totalement pris en charge par les membres du personnels ? Ou si l’on préfère, le catalogue sera-t-il utilisé par les usagers du centre ? La meilleure façon de le savoir, c’est encore d’interroger les principaux intéressés.

Présentation du fonds 

Les limites du plan de classement

Dans le cadre de cette étude, il ne sera pas nécessaire de faire l’inventaire exhaustif de tous les ouvrages qui se trouvent au centre de documentation. La présentation des dossiers sera, à elle seule, largement suffisante.
Quand le Cerfep s’est mis en place, il a bien fallu commencer quelque part. C’est avec une de ses collègues que Mme Szymczak a façonné les grandes lignes du classement qu’on le connaît aujourd’hui ‘. Ce plan se compose de dix huit thèmes, eux-mêmes divisés en plusieurs sous parties : ainsi, la rubrique « J.01.03- Education pour la Santé » est une sous-partie de « J.01- Santé Publique ». Outre certaines références au thésaurus de la « Santé publique », de nombreuses rubriques rappellent très largement l’organisation du CFES (Comité Français de l’Education pour la Santé).
De la même manière, le classement des « Pathologies » situé en « P- Spécialités médicales » est ici largement inspiré du milieu hospitalier et services médicaux qui en dépendent. Je pense notamment à « P. 12- Pathologie Neurologique », « P. 13- Pédiatrie », « P. 14- Psychiatrie », ou « P. 15- Ophtalmologie ».
Mais dans la pratique, les obstacles restent nombreux. Il a donc fallu réajuster le plan au fur et à mesure. Lorsque je suis arrivé au Cerfep, Madame Szymczak m’a fait part des soucis qu’elle avait rencontré au sujet de ces dossiers documentaires. Le problème principal résidait dans la disposition des documents. Certes, les grands thèmes étaient déjà définis, mais les sous-thèmes laissaient encore à désirer. En voici quelques exemples significatifs.

Les usagers et l’accès à l’information

Vers un besoin de cohésion

Si le Cerfep est aujourd’hui une référence incontournable pour tout ce qui concerne l’Education du patient », il est clair par contre, qu’il n’est pas le seul centre de ressources à participer activement aux bon déroulement des opérations. D’autres organismes ont ouvert la voie en matière de « Santé publique » : je pense notamment à la MRPS (Maison Régionale de Promotion de la Santé), ainsi qu’au BED (Bureau d’Etudes et de Documentation). Leur expérience documentaire constitue mie mine d’informations sur laquelle je ne pouvais absolument pas faire l’impasse.
Durant ma visite au BED, le classement des dossiers a, bien sûr, suscité toute mon attention. Cet organisme situé au premier étage de la CRAM, propose au public un ensemble de ressources regroupées autour de trois axes ; à savoir, la prévention des risques professionnels (normes de sécurité, etc…), les sources propres à la Caisse de retraite (pensions, textes officiels, etc…), et quelques cent dix neuf thèmes traitant de sujets aussi divers que les « Accidents domestiques », les « Droits de l’Homme », ou la « Protection sociale » en général.
Chacun de ces trois axes bénéficie d’un type de classement bien spécifique, un peu comme on n’a vu pour les supports du Cerfep. En d’autres termes, les textes officiels de la Caisse de retraite sont classés par ordre chronologique, alors que les dossiers thématiques sont plutôt rangés par ordre alphabétique.
Au premier abord, la présentation physique des dossiers peu nous paraître quelque peu différente de celle que l’on peut voir au Cerfep : les pochettes sont ici suspendues à des rails au lieu de se trouver dans des boîtes. Mais à part ce détail somme toute assez technique, on remarque que le classement définit par le BED souffre de problèmes qui ne sont pas si éloignés de ceux que l’on vient de rencontrer au sujet du dossier « K.05- Nutrition » proposé au Cerfep. A titre d’exemple, la partie « Santé » rassemble une vingtaine de dossiers dont voici quelques exemples : « Santé 9- Maladies A et B » ; « Santé 10- Allergies / Asthme » ; « Santé 11- Maladie d’Alzheimer » ; « Santé 12- Maladies C » ; « Santé 13- Le Coeur » ; etc…
En fait, l’équipe s’adapte au coup par coup. Quand un sujet comme « l’Asthme » ou « l’Allergie » devient trop volumineu pour rester dans la rubrique « Santé 9- Maladies A et B », on l’extrait de la pochette et on ouvre tout simplement un nouveau compartiment intitulé « Santé 10- Allergie / Asthme ». Le classement alphabétique est bien évidemment, à l’origine de ce manque de cohésion entre les thèmes. Du coup, c’est le nombre de supports, plus que le documentaliste, qui décide des nouvelles rubriques à mettre en place. Si l’on reste sur cet exemple, je ne pense pas qu’il y ait vraiment de raison particulière pour que « l’Asthme » ait rejoint les « Allergies » plutôt que la « Maladie d’Alzheimer », si ce n’est peut être en rapport avec les allergies respiratoires ; à moins que les rubriques « Asthme » et « Allergies » ne soient pas suffisamment consistantes aux yeux de l’équipe pour se retrouver toutes seules.
Néanmoins, les défauts ne sont pas aussi grave qu’ils n’y paraissent, dans le sens où chaque membre du personnel est responsable d’une partie bien précise du fonds : il sait donc tout à fait ce que contiennent ses dossiers et son aide n’en est que plus précieuse. Peut être, pourrait-on craindre qu’une recherche plus globale ne mobilise l’ensemble des acteurs – ne serait-ce qu’au niveau des recoupements – là où une seule personne aurait peut-être suffit. En fait, l’équipe n’attend rien d’autre qu’une méthodologie capable de définir avec précision les bases même de son plan de classement. Aujourd’hui, tous les espoirs se tournent vers la Gestion Electronique de Documents. Le personnel se contentera de scanner les informations ;
et pour le reste, le logiciel DORIS n’aura qu’à se débrouiller tout seul !

L’autonomie des usagers en question

Pour la MRPS, la situation a posé moins de problème. Quatre associations se sont regroupées au début des années 90, pour mettre en commun l’ensemble de leur documentation et proposer au public une base de données aussi riche et diversifiée que possible. Par conséquent, la MRPS s’est contentée de juxtaposer le classement de l’ORS (Observatoire Régional de la Santé), celui du CIRM (Carrefour d’Initiative et de Réflexion autour de la Maternité, l’enfance, la vie affective et sexuelle), ainsi que celui du CRES (Comité Régional d’Education pour la Santé) pour mettre en place son propre fonds documentaire. Quant au CRIPS (Centre Régional d’Information et de Prévention du Sida), il a apporté sa contribution au moment où il a finalement rejoint le centre de ressources.

Table des matières
Introduction
L’explosion documentaire
Les vertus du classement
1 / L’Education du patient
A / Présentation et définitions
B / Le centre de ressources
C / L’équipe du Cerfep
2 / Premières observations
A / Usagers et pratiques de lecture
B / Le dossier documentaire
3 / Méthode de travail : (UE. 7)
A/Ma mission
B / Les premières marches à suivre
C / Bilan et propositions
4 / Présentation du fonds
A / Les limites du plan de classement
B / Un début prometteur
C / Une nouvelle gamme de classement
5 / Les usagers et l’accès à l’information
A / Vers un besoin de cohésion
B / L’autonomie des usagers en question
C / Le catalogue, un outil de recherche
Conclusion

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