ETUDE SUR LA PROCEDURE ACTUELLE DE RECOUVREMENT DES CREANCES DE L’AGENCE DE PUBLICITE ERRE.

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Le service technique et logistique :

Il s’occupe de la réception des bons de commandes venant des clients avant qu’ils ne soient envoyés au service commercial pour facturation. Lors de la réception, ce service fait la vérification et contrôle si les bons de commandes sont conformes au contrat commercial.

Le service comptabilité :

Ce service s’assure de l’enregistrement des factures seulement après paiement des clients et de l’archivage des documents.
Les généralités sur le recouvrement des créances nous a permis de savoir beaucoup plus les principaux acteurs participant à l’opération. Cela nous permet de discerner les différentes procédures de recouvrement des créances pouvant être appliquées dans l’exécution de l’opération.

Procédures de recouvrement des créances.

Gestion des impayés :

Les impayés constituent en effet l’une des principales causes de défaillances des entreprises. Aucune catégorie d’entreprise n’est épargnée mais les plus vulnérables sont les petites et les jeunes entreprises. Une facture impayée perturbe la gestion de l’entreprise. L’impayé n’est pas pour autant une fatalité.

Impact des impayés sur la société :

Certains clients ont pour habitude de ne pas régler en temps et en heure sans pour autant être en difficulté financière. Or des retards de paiement trop nombreux et trop long peuvent affecter l’équilibre de la société.
Les impayés ont un impact immédiat sur la gestion de trésorerie de la société et sur le fonds de roulement.

Prévention des impayés :

La prévention des risques d’impayés commence dès la prospection commerciale grâce à l’étude de solvabilité des prospects et se poursuit par la protection judiciaire lors de la rédaction des conditions générales de ventes et des contrats. Cette prévention ne concerne pas uniquement les spécialistes financiers. Elle implique notamment les responsables commerciaux.
Afin de prévenir tout risque d’impayé ou de litige avec son client, la société devra particulièrement soigner la rédaction de :
– ses conditions générales de vente,
– ses propositions commerciales,
– ses factures.

Procédures de recouvrement proprement dit :

Une démarche préventive s’impose pour réduire les risques d’impayés. Si l’Agence ERRE a pour but de développer sa clientèle et de conquérir de nouveau clients, elle a aussi le devoir de s’assurer de la solvabilité de ses prospects et d’évaluer les risques.
Afin de réduire les risques d’impayés, des méthodes rigoureuses sont conseillées et à mettre en place depuis l’approche des prospects, en passant par le traitement des commandes jusqu’au recouvrement de la facture.
Les différentes mesures de recouvrement :
Face à un client retardataire, il convient d’agir rapidement, mais sans qu’il soit nécessaire d’aller directement devant le juge. L’utilisation graduée de procédé à l’amiable peut suffire à déclencher un paiement.

Le recouvrement amiable :

Le but de cette démarche est d’obtenir un paiement volontaire du débiteur par la voie de la négociation et de la conviction. Le créancier envoie donc en général des lettres de rappel de paiement ou passe des coups de téléphone. Le recouvrement amiable n’est donc en aucun cas une voie d’action contentieuse mais correspond bien davantage à une phase de règlement pré-contentieux d’un litige portant sur une somme d’argent.
En effet, c’est très souvent le procédé le moins onéreux dans la mesure où un simple coup de téléphone ou une simple lettre de rappel peuvent suffire à obtenir le paiement.

Le recouvrement judiciaire :

Les principales actions en justice ouvertes au créancier sont les suivantes :
a- L’injonction de payer : la procédure d’injonction de payer est une procédure sommaire et peu coûteuse qui est utilisée lorsque le débiteur ne risque pas de contester la créance. Cette procédure peu formaliste permet d’obtenir une décision judiciaire sans avoir dû préalablement appeler le débiteur et sans qu’aucune des parties, créancier ou débiteur, aient eu à comparaître.
b- L’assignation en paiement : est un acte délivré par voie d’huissier permettant au demandeur de citer son adversaire à comparaître devant le juge. La procédure est ici contradictoire, moins rapide que l’injonction de payer et doit être utilisée par les créanciers lorsque leurs créances sont susceptibles d’être contestées par le débiteur.
Les conditions pour qu’une créance soit recouvrable :
La créance doit être certaine, liquide et exigible.
 La créance doit être certaine. Cette exigence signifie que la créance doit avoir une existence actuelle et sûre. Elle trouve son importance en matière de créance contractuelle.
 La créance doit être liquide. Ce qui signifie que son montant doit pouvoir être évalué.
 La créance doit être exigible c’est-à-dire qu’elle doit être échue. Il n’est pas permis au créancier de procéder au recouvrement d’une créance à terme ou dont l’exécution est soumise à condition suspensive.

Généralités sur le contrôle interne

Définition :

Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but d’une part, la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information ; d’autre part l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des performances.
Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. Cette définition met en évidence deux aspects fondamentaux du contrôle interne : les aspects comptables et les aspects administratifs.

Les aspects comptables :

Ils regroupent toutes les procédures ou particularités qui dans l’organisation de l’entreprise, favorisent l’établissement de comptes sincères et réguliers. L’influence de ces procédures doit être sensible tout au long de l’exercice.
Elles doivent en premier lieu favoriser la qualité des travaux journaliers de comptabilisation et de garantir l’intangibilité des enregistrements comptables et des pièces justificatives. Ensuite, elles doivent constituer un ensemble de contrôle qui jouent un rôle normalement à la fin de l’exercice ; il existe en effet un ensemble de procédures qui permet d’arrêter les comptes avec un maximum de sécurité.

Les aspects administratifs :

Ils comprennent l’ensemble des procédures visant à promouvoir l’efficacité de la gestion. Il regroupe les contrôles qui ne sont pas en relation directe avec la comptabilité ou les aspects financiers de l’entreprise.
Source : H.F Steller
La prise en considération des aspects administratifs enrichit la notion de contrôle interne, qui permet un caractère beaucoup plus positif. Le contrôle interne n’a plus pour objectif unique la prévention ou la détection d’irrégularité ; il doit améliorer l’organisation de l’entreprise. Il ne doit pas seulement à la direction certaines garanties ; il doit aussi améliorer la rentabilité de l’entreprise.

Objectifs :

Le système de contrôle interne ne doit pas être confondu avec :
 Le contrôle de gestion qui s’analyse comme un ensemble de disposition prise pour fournir au dirigeant et aux divers responsables des données chiffrées périodiques caractérisant la marche de l’entreprise ;
 Le contrôle budgétaire qui consiste en un système de procédures de rapprochement périodiques entre prévisions et réalisations, dont la fiabilité dépend largement de la qualité de contrôle interne ;
 L’audit interne qui est fonction de l’entreprise chargée de la mise en œuvre des procédures de contrôle interne
 Enfin le contrôle externe qui est une fonction exercée par un professionnel externe à l’entreprise dans le cadre d’une mission légale ou contractuelle dont l’objectif est la formulation d’une opinion sur les états financiers.
La phase d’évaluation de contrôle interne permet à l’auditeur d’évaluer les procédures et systèmes, manuels ou informatisés, utilisés par la société.
Ce deuxième chapitre nous a montré la théorie générale sur le recouvrement des créances qui nous a permis de connaître en profondeur les mesures de recouvrement à prendre face à un problème pouvant engendrer des impacts pour la société. Ainsi, nous allons étudier la procédure actuelle de recouvrement des créances de l’Agence de Publicité ERRE.

Table des matières

INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA RECHERCHE
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE
Section 1 : Historique
I – Création
II – Extension
Section 2 : Structure
I – Le personnel
II – Moyens techniques de production
III – Répartitions des attributions
Section 3 : Activités et missions
CHAPITRE II : RAPPEL THEORIQUE SUR LE RECOUVREMENT DES CREANCES
Section 1 : Généralités.
I – Définitions
II – Les acteurs
Section 2 : Procédures de recouvrement des créances.
I – Gestion des impayés
II – Impact des impayés sur la société
III – Prévention des impayés
IV – Procédures de recouvrement proprement dit
CHAPITRE III : ETUDE SUR LA PROCEDURE ACTUELLE DE RECOUVREMENT DES CREANCES DE L’AGENCE DE PUBLICITE ERRE.
Section 1 : Le déroulement du stage
Section 2 : Les acquis du stage
I – Les acquis techniques
II- Les acquis humains
III – Les atouts
Section 3 : Situation actuelle du recouvrement des créances de l’Agence ERRE Publicité.
I – Service
II – Procédures
DEUXIEME PARTIE : IDENTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES
CHAPITRE I : PROBLEMES LIES AU NIVEAU DU RECOUVREMENT DES CREANCES.
Section 1 : Manque de bases de données.
Section 2 : Non respect de la stratégie de relance.
Section 3 : Dossiers non traités
CHAPITRE II : PROBLEMES LIES AU NIVEAU DE L’ORGANISATION DE LA SOCIETE.
Section 1 : Insuffisance de personnel.
Section 2 – Inexistence du département marketing.
I – Manque d’équipe commerciale
II- Manque de gestion de panneaux publicitaires
CHAPITRE III : PROBLEMES LIES AU NIVEAU DU PAIEMENT.
Section 1 : Non respect de la condition de règlement.
Section 2 : Manque de gestion du poste clients
Section 3 : Existence des retards de paiements.
TROISIEME PARTIE : PROPOSITION DE SOLUTIONS ET SOLUTIONS RETENUES
CHAPITRE I : SOLUTIONS CONCERNANT LE PROBLEME DE RECOUVREMENT DES CREANCES.
Section 1 : Création d’un fichier par client.
I- Fiche individuelle du client
II- Etat récapitulatif des créances à recouvrir
III- Etat récapitulatif des créances recouvrées
Section 2 : Amélioration de la stratégie de relance.
Section 3 : Classement méthodiques des dossiers.
CHAPITRE II : SOLUTIONS CONCERNANT LE PROBLEME DE L’ORGANISATION DE LA SOCIETE
Section 1 : Recrutement d’un Chargé de recouvrement.
I – Structure fonctionnelle
II – Organisation hiérarchique
III – Caractéristiques du Chargé de Recouvrement
IV – Déterminations des moyens
Section 2 : Mise en place d’un service Marketing et Communication.
I- Recrutement d’un Responsable Marketing et Communication
II – Recrutement d’équipe commerciale
Section 3 : Amélioration de la motivation du personnel.
I – Amélioration sur le plan humain
II – Formation du personnel
CHAPITRE III : SOLUTIONS CONCERNANT LE PROBLEME DE PAIEMENT
Section 1 : Amélioration de la procédure de recouvrement.
I – La mise en demeure par lettre recommandée
II – La sommation par huissier
III – L’action en justice ou recouvrement judiciaire
IV – Le recouvrement forcé
Section 2 : Optimisation des délais de règlement clients.
I – Réduction des délais de règlement client
Section 3 : Bonne gestion du compte client
I – L’organisation
II – La rigueur
III – Le savoir faire
CHAPITRE IV : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS.
Section 1 : Solutions retenues.
I – La création d’un fichier client
II – Amélioration de la stratégie de relances
III – Bonne gestion du poste client
Section 2 : Résultats attendus et recommandations générales.
I – Résultats attendus
II- Recommandations générales
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES

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