ÉTUDE ET AMÉLIORATION DE LA SITUATION FINANCIÈRE DE LA SOCIÉTÉ AUXIMAD

Les points faibles du service comptabilité

1) Traitement comptable lent : Ce problème se pose surtout dans la comptabilisation des fournisseurs débours. En effet dans la saisie informatique de ce type de fournisseur, on doit saisir le numéro du dossier et si le dossier n’a pas été encore enregistré dans le logiciel auparavant, il faut le créer à partir de l’onglet « Tiers ». Cette création peut prendre dans les 3 à 5 minutes pour une seule écriture. Vu que dans une journée, il y a 30 à 50 écritures à passer, cela prend donc entre une heure et demie à quatre heures juste pour la création des tiers. La lenteur du traitement ainsi que l’arrêt fréquent du logiciel engendre donc un retard considérable dans la comptabilisation et l’augmentation du volume de travail.
2) Insuffisance de matériel informatique : L’ordinateur est un outil de travail indispensable surtout en matière de comptabilité au sein de l’entreprise. L’AUXIMAD employant plusieurs comptables ne dispose pas de matériels informatiques suffisants alors que chaque comptable doit en avoir un pour l’exécution de ses tâches. Lorsqu’une machine est occupée, les autres comptables d’un même bureau ne peuvent accomplir leur travail que lorsque celle-ci est libre alors qu’un travail comptable sur ordinateur peut être long. Ceci entraine une improductivité vu la perte de temps pour les comptables. Mauvaise organisation dans la gestion des pièces justificatives :
– Chaque opération comptabilisée doit être justifiée par des pièces. Pour la cellule fournisseur, il doit y parvenir les PDC ou Pièce de Dépense Caisse, les Pièces de Banque, les Demandes de Paiement et les pièces externes s’il en a ;
– Pour les fournisseurs d’exploitation, il doit y avoir les PDC et Demande de Paiement ; cependant, il arrive qu’une de ces pièces seulement parvienne à la cellule fournisseur et que l’autre soit perdue. Les doubles des factures ne sont pas toujours envoyés à la cellule fournisseur alors qu’il faut un double pour le classement si une pièce externe existe ;
– Les pièces envoyées par la caisse sont mélangées si on considère la nature des opérations, c’est-à-dire qu’il faut trier les pièces pour pouvoir repérer les 4019100AA, les 40192000AA et les 40193000AA. Or il arrive qu’une erreur d’imputation survienne entrainant le non passation d’une écriture. De ce fait, le résultat qui est égal aux produits moins les charges va être erroné ;
– Aucune pièce ne parvienne à la centralisation, d’où elle ne peut vérifier l’exactitude des écritures comptabilisées.
3) Existence physique et propriété des comptes caisse et banque : C’est-à-dire :
-Pas de manuel de procédure ;
-Pas de revérification des opérations enregistrées ;
-Retard de comptabilisation des recettes et dépenses.
4) Problèmes liés au classement des documents : Le mauvais classement des documents comptables peut provoquer la lenteur de l’exécution des tâches. Il entraine une perte de temps. Un document déclassé provoque la trouble des activités et même physique de l’agent. Les troubles qui se produisent peuvent affecter les autres services. Ces troubles peuvent être comme par exemple :
– Perte de temps ;
– Longue attente du document ;
– Lenteur du traitement des opérations ;
– Fatigue de l’agent.

Mauvais choix de financement

             Suite à l’analyse des éléments de ce tableau tiré du bilan de la société AUXIMAD, on ne peut pas réellement affirmer que la situation s’est rétablie en 2008, même s’il y a eu lieu une diminution du montant de leur BFR, suite à une réduction considérable de leurs dettes fournisseurs et des créances clients. En général, même s’il y a eu lieu la diminution de ce BFR, et qu’il se présente également la réduction du solde déficitaire de leur trésorerie, et qu’il y a une légère augmentation du FR, cela ne veut pas dire que la situation financière de la société s’est améliorée. En effet, cet accroissement du FR provient surtout d’un nouvel endettement à long terme. Ceci, car ils ont effectué l’acquisition de nouveaux matériels de transports. Or, cette société reste toujours en présence d’une trésorerie déficitaire, sur lequel ils font recours à l’utilisation de lignes de crédits qui nécessitent encore des remboursements. Donc, outre les remboursements des crédits à court terme que supportent l’entreprise, et dont le montant est assez élevé, ils doivent également effectuer le remboursement de leurs dettes à long terme qu’ils ont contracté auprès de la BNI Madagascar sur l’acquisition de ces nouveaux matériels de transport par le biais du programme de leasing. Aussi, l’entreprise autofinance trop d’investissements par rapport à sa rentabilité, si l’on compare ses résultats par rapport à ceux de l’année précédente, il y a eu une nette diminution entre leur résultat. Il existe donc ici une perte de rentabilité qui diminue les capitaux propres de l’entreprise. Nous avons vu à partir de ces analyses que le montant élevé de leurs charges, et plus particulièrement leurs charges fonctionnelles peuvent être les sources de dégradations du BFR de la société, ainsi que leur conséquence sur la Trésorerie.

Utilisation de la fiche standard de saisie

              La comptabilisation des opérations dans une fiche standard de saisie est un atout pour l’entreprise car elle facilite le repérage d’une pièce déjà comptabilisée ou non par la marque de la référence comptable ; elle sert de double des comptabilisations effectuées dans les journaux sur ordinateur ; c’est un document durable car grâce à son classement avec les pièces justificatives, elle ne peut se perdre. Étant donné que les données informatiques peuvent se perdre par des suppressions non intentionnelles (atteinte d’un virus par exemple), il est nécessaire d’en conserver un double pour garder les informations comptables au sein d’une entreprise. L’existence de la fiche standard de saisie obligatoire des pièces comptable facilite les écritures comptables et les enregistrements des opérations d’une manière très rapide.

La mise à jour des renseignements internes

               Grâce à l’aide du service de contrôle de gestion, tout le personnel de l’AUXIMAD sont rapidement au courant des changements des procédures, des règlementations dans l’exécution des tâches. La mise à jour des renseignements internes permet aux employés de se mettre sur la même ligne. Elle permet aussi l’amélioration et la finalité des travails des employés. Lors de notre passage dans la société aussi, nous avons constaté que chaque service ne cesse pas d’améliorer ses méthodes de travail afin de terminer le travail à temps et avec la qualité sans négliger les procédures écrites.

Organisation dans la gestion des pièces justificatives

              Les pièces justificatives devraient être bien gérées afin de représenter une information fiable au sein de l’entreprise car elles en sont ses principales sources. La vérification des éléments des pièces justificatives doit être effectuée par les diverses cellules avant que ces dernières n’envoient les pièces à la cellule fournisseur : existence du double d’une facture s’il y en a, PDC et Demande de Paiement lisibles, bien remplies et bien agrafées pour éviter les pertes. Certes les pièces émanant de la cellule trésorerie envoyées à la cellule fournisseur, que se soit pièce de caisse ou pièce de banque, sont classées suivant l’ordre des PDC mais cela engendre quelque problèmes. Ainsi comme solution, nous proposons un classement plus approprié : depuis la cellule trésorerie, les pièces devraient être déjà triées d’avance suivant la nature et le numéro de PDC (toutes les pièces liées aux charges d’exploitation réunies par un trombone et alignées suivant l’ordre chronologique des PDC, et ainsi de suite pour les charges débours.  Un exemplaire de chacune des pièces œuvrant aux enregistrements comptables devrait parvenir à la centralisation afin que cette dernière puisse vérifier l’exactitude des opérations passées. Notons que la centralisation n’aura pas à classer les pièces car elles serviront seulement au contrôle.

Table des matières

INTRODUCTION
PREMIÈRE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA SOCIETE AUXIMAD ET SES ACTIVITES 
CHAPITRE I: PRESENTATION ET ORGANISATION DE LA SOCIETE
SECTION I: PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE
§ 1- Historique
A- Date de création
B- Date à retenir
§ 2- Objectifs
§ 3- Présentation juridique
A-Renseignements généraux
B- Les actionnaires
SECTION II: STRUTURE FONCTIONNELLE
§ 1- Personnel et conditions de travail
§ 2- Organisation hiérarchique
A- Organigramme de la société
B- Types de communication de l’entreprise
1) La communication interne
2) La communication externe
CHAPITRE II : LES ACTIVITÉS DE L’AUXIMAD 
SECTION I: LES ACTIVITÉS PRINCIPALES
§ 1- La consignation maritime
§ 2- Le transit maritime et aérien
SECTION II : LES ACTIVITÉS SECONDAIRES
§ 1- Transport terrestre
§ 2- Manutention et camionnage
§ 3- Assurances et magasinage
§ 4- Groupage et dégroupage
DEUXIÈME PARTIE : ANALYSE FINANCIERE DE LA SOCIETE
CHAPITRE I: L’ORGANISATION DU COMPTABILITÉ DANS LA SOCIÉTÉ AUXIMAD
SECTION I: STRUCTURE TECHNIQUE ET ORGANISATION DU SERVICE COMPTABILITÉ AU SEIN DE LA SOCIÉTÉ AUXIMAD
§ 1- Organigramme du service comptabilité de la Direction Générale
§ 2- Organisation comptable
A- Centralisation comptable
B- Section comptabilité de la Direction Générale
SECTION II : COMPTABILISATION ET CONTRÔLES DES OPÉRATIONS COURANTES
§ 1- Organisation et tenue de la comptabilité
A- Traitement manuel
1) Présentation
2) Mode de remplissage
3) Plan de compte
4) Codification
5) Facturation
B- Traitement Informatique de la comptabilité
§ 2- Opération avec la clientèle et fournisseurs de la société
A- Opération avec la clientèle
1) Consignation
a) Clients consignations
b) Enregistrement comptable
c) Facturation
2) Transit
a) Client transit
b) Le dossier transit
c) Enregistrement comptable
d) Facturation
B – Opération avec les Fournisseurs
1)Facture Fournisseur à crédit
2)Facture Fournisseur au comptant
§ 3- Opération sur la trésorerie
A- Au niveau de la caisse
1) Circuit encaissement
2) Circuits décaissements
B- Au niveau de la banque
1) Circuit encaissement
2) Procédure de décaissements
C- Les banques utilisées par l’AUXIMAD
D- La fiche standard de saisie
E- L’utilisation des comptes pivots
1) Echange de chèque
2) Approvisionnement caisse
3) Approvisionnement banque à une autre banque
4) Cession de devise
5) Virement inters Agence et Direction
6) Provision thonier
F- Effets de commerce
1) Effet à payer
2) Réception Avis de Débit Banque
3) Effets à recevoir
4) Réception Avis de Crédit
5) Encaissement Effet
CHAPITRE II : LA STRUCTURE FINANCIÈRE
SECTION I : ÉLABORATION DES ÉTATS FINANCIERS : TRAVAUX D’INVENTAIRES
§ 1- Le système classique
§ 2- Le système centralisateur
A- Journal général
B- Les grands livres auxiliaires
1)Grand livre auxiliaire fournisseur individuel Fakra
2)Grand livre auxiliaire fournisseur individuel Mami
3)Grand livre auxiliaire fournisseur individuel SAM
4)Grand livre auxiliaire fournisseur au comptant : 40111000
C- Grand livre général
D- Balance
1)Balance auxiliaire des comptes fournisseurs individuels
2)La balance générale
§ 3- Détermination des résultats et l’établissement des comptes annuels
A- Le compte de résultat
1) Définition
2) Règles de présentation
3) Compte de résultat de la société AUXIMAD pour l’exercice 2007 et 2008
B- Le bilan
1) Définition
2) Quelques règles
3)Présentation du bilan de la société AUXIMAD
SECTION II : INTERPRÉTATION DES ÉTATS FINANCIÈRES
§ 1- Analyses du compte de résultat
A-Les soldes intermédiaires de gestion
1) La production de l’exercice2008 et 2008
2) La valeur ajoutée
3) L’excédent brut d’exploitation (EBE)
4) Le résultat opérationnel
5) Le résultat financier
6) Le résultat avant impôt
7) Le résultat de l’exercice
B- L’apport des SIG dans l’analyse de l’activité et de la profitabilité de l’entreprise
1) L’analyse de l’activité
a) Ratios d’activité
b) Autre ratios d’activité
2) L’analyse de la profitabilité
§ 2- Analyse des bilans : structure et équilibre financier
A- Les cycles d’exploitation, d’investissement et de financement
1) Le cycle d’exploitation
2) Le cycle d’investissement
3) Le cycle de financement
B- La construction du bilan fonctionnel
1) Définition et rôle du bilan fonctionnel
2) Les grandes masses du bilan fonctionnel
3)Présentation du bilan fonctionnel de la société AUXIMAD
C- Analyse du bilan fonctionnel
1) Calcul du Fond de Roulement
2) Calcul du besoin en Fonds de roulement
3) Calcul de la trésorerie
D- Les constituants du Fonds de Roulement
1) Les immobilisations
2)Les capitaux propres
E- Les constituants du Besoin en Fonds de Roulement
1)Clients
2)Autres créances et actifs assimiles
3)Fournisseurs et comptes rattachés
F- Les ratios issus du bilan fonctionnel
1) Pourquoi calculer les ratios ?
2) Ratios d’analyse de la structure de financement
a)Ratio de financement structurel (ou ratio de financement des immobilisations)
b)Ratio de liquidité générale
§ 3- Analyse de la rentabilité
A-Qu’est ce que la rentabilité ?
B- La rentabilité économique
C- La rentabilité financière
TROISIEME PARTIE : DIAGNOSTICS ET PROPOSITIONS DE SOLUTIONS
CHAPITRE I : DIAGNOSTICS
SECTION I : DIAGNOSTICS INTERNES DE LA SOCIÉTÉ AUXIMAD
§ 1- Les points faibles du service comptabilité et financiers
A-Les points faibles du service comptabilité
1)Traitement comptable lent
2) Insuffisance de matériel informatique
3)Existence physique et propriété des comptes caisse et banque
4)Problèmes liés au classement des documents
B-Les points faibles du service financier
1)Situation de Trésorerie négatif de la société
2)Mauvais choix de financement
3) Inexistence de promotion et de rotation des postes
4) Vétusté des matériels, outillages et immobilisations
5) Insuffisance de circuit d’information au niveau de la direction générale : (entre chaque direction et chaque service)
§ 2- Les points forts du service comptabilité et financière
A- Utilisation de la fiche standard de saisie
B- Utilisation des codifications et des numéros d’identification
C- Emploi d’un logiciel de comptabilité spécialisé
D- La répartition des tâches comptables à plusieurs comptables spécialisés
E- Efficacité de la comptabilité fournisseur
F- Existence physique et propriété des comptes caisse et banque
G- Recettes et espèces se rattachent à l’exercice adéquat
H- Soldes correctement évalués
I- D’autres points forts pour les autres services
1)La mise à jour des renseignements internes
2)Produits et services de qualité à coût raisonnable
3)Position concurrentielle
SECTION II : DIAGNOSTICS EXTERNES DE LA SOCIÉTÉ AUXIMAD
§ 1- Les opportunités
A- La libéralisation du marché économique à Madagascar
B- Les améliorations des infrastructures
§ 2 – Les menaces
A- La concurrence actuelle
B- L’instabilité politique à Madagascar
C- Contraintes légales
D- L’évolution de la technologie
CHAPITRE II: PROPOSITION DE SOLUTONS 
SECTION I : AU NIVEAU DE LA COMPTABILITE INFORMATIQUE
§ 1-Investissement en matériel informatique
§ 2- Amélioration du logiciel
§ 3- Comptabilisation à jour
SECTION II : AU NIVEAU DES TRAITEMENTS COMPTABLES
§ 1- Amélioration de la fiche standard de saisie
§ 2- Organisation dans la gestion des pièces justificatives
§ 3- Mise en place de Terme de Référence
§ 4- Révision des éléments de la trésorerie
A- Provisions
B- Réduction des débours
C- Négociations avec les partenaires
1)Cas de la SPAT
2)Cas de la douane
D- Amélioration au niveau des gestions
1)La gestion des créances, de la clientèle et action de recouvrement
a) Les créances en consignation
b)La clientèle
c)Le recouvrement
2)Révision dans la tenue des prévisions
3)Redressement du déficit budgétaire
4)Le cadrage budgétaire
CONCLUSION GÉNÉRALE
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXE
LISTE DES ILLUSTRATIONS

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