ETUDE DU SERVICE ACHAT ET DU SERVICE VENTE

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Description de la structure organisationnelle du personnel

Afin de connaître la structure organisationnelle d’une entité, il est très indispensable d’étudier son organigramme et d’en faire ressortir les différentes fonctions présentes dans la société. Tout d’abord, rappelons ce qu’on entend par « organigramme », c’est « un schéma présentant les diverses services de l’entreprise et/ou les personnes qui en sont responsables en indiquant les rapports hiérarchiques qui existent entre eux »10. En ce qui concerne l’atelier LE VILLAGE, son organigramme peut être consulté dans les annexes de ce mémoire.
Etant donné que LE VILLAGE est une petite entité, son organigramme expliqué par le responsable de production est toute simple. Il y a surtout des responsables que des directeurs et emploie en ce moment une trentaine personnes composées majoritairement d’artisans.
Cet organigramme a permis de trouver la répartition globale des tâches au sein de l’entité. En effet, le responsable de production explique qu’étant une petite organisation, il n’y a pas de document spécifique montrant l’organigramme complet de l’entreprise et celui conçu dans ce devoir a été dessiné grâce à ses propos qui n’a mentionné que des postes précis au sein de la société.
Malgré sa petite taille, LE VILLAGE expose clairement les diverses fonctions que les employés exercent. Ce passage du mémoire passera en revue ces fonctions ; certaines sont mentionnées dans l’organigramme qu’on a vu précédemment, d’autres n’y sont pas.
Premièrement, nous pouvons voir au sommet de l’organisation LE VILLAGE Talatamaty la gérante qui se trouve être aussi la partenaire du propriétaire et créateur de l’atelier LE VILLAGE. Elle supervise toutes les opérations de l’atelier et veille essentiellement que la notoriété de l’entité soit préservée dans tous les domaines.
Deuxièmement, nous pouvons aussi voir le responsable de production qui se charge du respect des normes de fabrication des maquettes de bateaux ainsi que de la suivie des ventes.
Troisièmement, nous avons à faire au responsable des ressources humaines qui quant à lui s’assure de la qualité et de la compétence du personnel.
Quatrièmement, nous sommes face au responsable de la comptabilité se chargeant surtout de l’écriture des opérations d’achat, de vente, etc.
Le reste du personnel de l’atelier LE VILLAGE est composé d’artisans aux multiples compétences à savoir la peinture, la soudure, la sculpture, la broderie, etc.
A part tout cela, l’atelier s’offre les services d’un gardien et de femmes de ménage pour assurer la sécurité et la propreté de l’enceinte.
En tout, LE VILLAGE a sous son aile exactement trente trois personnes qui coopèrent dans le but d’embellir sa notoriété, et voilà en ce qui concerne LE VILLAGE, maintenant il est temps de passer à la prochaine entreprise qui n’est autre que SUNTHESIS SARL.

Cas de SUNTHESIS SARL

L’étude d’une seconde organisation nous permettra d’élargir les réponses que nous pouvons récolter. Cependant avant d’approfondir les recherches sur le contrôle interne et l’efficacité organisationnelle d’une entreprise, il nous est aussi nécessaire d’en savoir un peu plus sur une autre entité, à savoir SUNTHESIS SARL. Pour cela, nous verrons successivement son historique et aussi les informations sur la structure du personnel de SUNTHESIS SARL.

Description de la structure organisationnelle du personnel

A titre de rappel, l’organigramme est sans doute le document en termes de répartition de tâches du personnel dans une organisation. Celui de SUNTHESIS SARL n’existe pas non plus donc le DG de la société nous a fourni une explication brève de celui-ci. Cet organigramme nous a permis de voir la structure de la société au point de vue fonctions et hiérarchie. Il est maintenant temps de parcourir ces diverses fonctions.
Grâce à cet organigramme, nous pouvons éclaircir une à une les postes mentionnés. En effet, la société enregistre un effectif de cent personnes travaillant, quelques fonctions peuvent donc être identifiées au sein de cette entité dont nous allons voir une à une.
Tout d’abord, le DG aussi propriétaire de la société veille à la survie de cette dernière et à l’atteinte au maximum des objectifs de la société.
Puis nous pouvons aussi voir une directrice d’usine et clientèle qui est aussi la copropriétaire de l’entité, elle s’apparente au DG dans ses fonctions surtout du point de vue commercial, elle se charge donc de maximiser les profits de la société.
A part cela, la société s’offre aussi les services d’un responsable commercial qui s’occupe plusieurs fonctions à la fois, elle supervise les achats import et export ainsi que les ventes, elle se charge aussi souvent des recouvrements.
Le responsable administratif est très appuyé par un secrétaire de direction qui eux aussi ont plusieurs fonctions à leur charge comme la gestion du personnel, toutes les tâches quotidiennes relatives aux paperasses liées à l’activité de la société, à part cela, il s’allie aussi au responsable commercial dans ses fonctions.
Ensuite vient également un responsable financier qui est aidé par trois personnes dans son service. Il est chargé de remplir non seulement des missions financières comme la gestion de la trésorerie mais aussi des missions de comptabilité, c’est-à-dire des diverses écritures d’achat, de vente, etc.
Enfin, ce qui fait la force de SUNTHESIS SARL, c’est le fait d’avoir dans son équipe des responsables techniques spécialisés dans trois domaines distincts qui sont le bureau d’études, le chantier et l’atelier ; leurs fonctions diffèrent de ces domaines.
Actuellement, SUNTHESIS SARL compte une centaine d’employés dans son effectif. Elle a surtout engagé des responsables dans chaque service que des directeurs étant donné que les temps sont plutôt durs et que la société ne dispose pas de moyens suffisants pour engager des directeurs ou même promouvoir le personnel existant comme l’explique le Directeur Général de la société. D’après les explications de fonctions que nous avons vues antérieurement, un responsable peut avoir plusieurs tâches à la fois, qui ne font même partie de l’objet de leur poste.

Les principes et les techniques du contrôle interne

La connaissance de ces principes est cruciale étant donné que l’efficacité proprement dite de l’entreprise repose aussi sur ces principes comme la comptabilité et ses principes. De ces principes découlent ensuite un certain nombre de techniques ; ces principes et techniques du contrôle interne ne sont pas en nombre limité, en effet cela dépend de chaque entité, autrement dit, parfois ils sont en nombre restreint, parfois en nombre plus important ou encore sous des noms différents mais quoiqu’il en soit, toutes les entreprises utilisent obligatoirement un nombre minimum de principes et de techniques de contrôle interne, cela fait donc partie de l’entreprise et toute entreprise correctement gérée dispose obligatoirement d’un système de contrôle interne même si parfois elle ne porte pas ce nom comme l’explique brièvement cet exemple « confier la comptabilisation des encaissements de chèque à un premier employé et confier le rapprochement bancaire à un deuxième employé est une technique de contrôle interne qui existe depuis plusieurs dizaines d’années, bien avant que le mot contrôle interne ait été inventé »12.

Les principes fondamentaux du contrôle interne

Comme toute notion, le thème qui nous a été imposé possède aussi ses propres théories. D’ailleurs, la mise en place d’un bon contrôle interne repose sur des principes plus ou moins définis qui représentent des règles de conduite en vue d’en soutirer des résultats satisfaisants.

Le principe d’organisation

L’organisation est un instrument permettant à une entreprise de fonctionner ; organiser en effet c’est « soumettre à une méthode, à une façon déterminer de vivre ou de penser »13. Pour être plus explicite, « pour qu’un contrôle interne soit satisfaisant, il est nécessaire que l’organisation de l’entreprise possède des caractéristiques ; l’organisation doit être préalable, adaptée et adaptable, vérifiable et formalisée »14. De ce fait, toute entreprise, quelque soit sa taille et sa branche d’activité, doit être organisée et ses procédures doivent être écrites dans un organigramme, il en est de même pour les diverses procédures qui devraient donc aussi être formalisées.

Le principe de séparation de fonction

Le cumul des fonctions par une seule personne favorise des conséquences graves comme la possibilité de frauder sans que cette fraude puisse être détectée par les divers contrôles instaurés au niveau de l’organisation. D’où l’importance de la séparation des fonctions que doivent exécuter les membres du personnel de l’entreprise, cela veut dire qu’ « un même agent ne devraient pas cumuler les fonctions de décision ou opérationnelles, les fonctions de détention matérielle des valeurs et des biens, les fonctions d’enregistrement et les fonctions de contrôle ou même simplement deux d’entre elles »15.

Le principe de bonne information

Ce principe évoque que l’information qui chemine dans les circuits du contrôle interne devrait être « pertinente, utile, objective, communicable, vérifiable »16 et surtout pouvoir être directement reçue par les dirigeants sans avoir subi la moindre filtration. L’information devrait donc suivre ces critères.

Le principe de la qualité du personnel

Tout système de contrôle interne est, sans personnel de qualité, voué à l’échec. C’est donc pour cela qu’il est primordial d’avoir un personnel compétent mais surtout honnête ; afin d’aboutir à cette qualité irréprochable de leur personnel, les entreprises doivent être vigilantes à partir même du recrutement d’un nouvel employé.

Le principe d’harmonie

En effet, « c’est l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de l’entreprise et son environnement »17. Autrement dit, ce principe implique que le contrôle interne soit bien adapté au fonctionnement de l’entreprise et il constitue souvent le principe le moins bien compris du contrôle interne dans le cas pratique.

Le principe d’universalité

Il signifie que le contrôle interne concerne toutes les personnes dans l’entreprise, en tout temps et en tout lieu : « il n’y a pas de personnes privilégiées, il n´y a pas de moment où les procédures ne sont pas appliquées, il n’y a pas non plus d’établissements ou d’activités exclus »18.

Le principe d’indépendance

Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne sont à atteindre indépendamment des méthodes, procédés et moyens de l’entreprise. Cependant, « c’est principalement à l’occasion d’une modification des méthodes de travail due à l’introduction d’un procédé nouveau pour l’entreprise que le principe d’indépendance risque de changer »19.

Le principe d’intégration

Il est en effet en étroite relation avec le principe de séparation des fonctions et « les procédures mises en place doivent permettre le fonctionnement d’un système d’autocontrôle mis en oeuvre par recoupements, des contrôles réciproques ou des moyens techniques appropriés »20.
A part les principes du contrôle interne qui lui sont propres, il a aussi dans son camp des techniques qui ne peuvent être sous-estimés.

Les techniques de l’appréciation du contrôle interne

Jadis, les entreprises se fiaient le plus souvent aux procédures manuelles mais de nos jours, les moyens informatiques sont pratiquement devenus le quotidien des entreprises. D’où « l’appréciation du contrôle interne est alors sans difficulté sérieuse si la vérification du fonctionnement d’une application particulière peut être menée en isolant celle-ci des autres systèmes »21. Cette utilisation du système informatique facilite les différents contrôles, néanmoins il favorise quelques risques, ceux liés à la curiosité et aussi ceux liés à l’imprudence ; la conséquence la plus désastreuse de l’univers de la micro-informatique est l’absence de la séparation des fonctions, par exemple un trésorier peut comptabiliser un achat puis encaisser à son profit un chèque qu’il a lui-même établi à l’ordre d’un soi-disant fournisseur.
En effet, cette appréciation du contrôle interne à vérifier si ce dernier fonctionne bien, cela nécessite d’ores et déjà une parfaite connaissance des procédures mises en place par l’entreprise depuis l’initiation d’une opération jusqu’à son écriture dans les comptes de l’entreprise ; cela demande aussi l’utilisation de certaines techniques comme la description sous une forme narrative ou à l’aide des diagrammes du fonctionnement de chaque service présent dans l’entreprise que plus tard, dans la deuxième partie de ce mémoire, nous analyserons quelques faits précis.

Table des matières

PARTIE I : MATERIELS ET METHODES
CHAPITRE I : PRESENTATION DES ENTREPRISES
I.1. Cas de l’atelier LE VILLAGE
I.2. Cas de SUNTHESIS SARL
I.3. Cas de CAPTELEC SARL
CHAPITRE II : CADRE THEORIQUE
II.1. Les principes et les techniques du contrôle interne
CHAPITRE III : METHODOLOGIE
III.1. Méthode de collecte des données
III.2. Les outils d’analyse
III.3. Démarches de validation des hypothèses
III.4. Limites de l’étude et difficultés rencontrées
PARTIE II : RESULTATS
CHAPITRE I : LE CONTROLE INTERNE DANS UNE ENTREPRISE
I.1. Qualification du contrôle interne selon chaque entreprise
I.2. Les objectifs du contrôle interne d’après chaque entreprise étudiée
I.3. Le système comptable
I.4. Les erreurs et les fraudes dans une entreprise
CHAPITRE II : LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
II.1. Conditions générales de vie du personnel de chaque entreprise
II.2. Compétence et intégrité du personnel
CHAPITRE III : ETUDE DU SERVICE ACHAT ET DU SERVICE VENTE
III.1. Le service achat
III.2. Le service vente
PARTIE III : RECOMMANDATIONS ET DISCUSSIONS
CHAPITRE I : DISCUSSIONS
I.1. Etude comparative
I.2. Méthode SWOT
CHAPITRE II : RECOMMANDATIONS
II.1. Bonne gestion des erreurs et des fraudes
II.2. Séparation distincte des fonctions
II.3. Instauration d’un transport pour le personnel
II.4. Innovation de matériel informatique et infrastructures
II.5. Exploitation des potentiels des entreprises
CONCLUSION

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