Étude des revues de presse sur les Intranet des DDE 

Les dernières acquisitions

La rubrique « les dernières acquisitions » correspond au bulletin des dernières acquisitions auparavant diffusé au sein des services sous forme papier et désormais remplacé par une version électronique. Cette rubrique présente une liste thématique, les thèmes étant ceux utilisés par le logiciel ISA2 (logiciel de gestion du fonds documentaire).
Dans un souci d’homogénéité et de cohérence, ces mêmes thèmes seront appliqués aux futures liste thématique des revues et liste des dossiers documentaires.
Un tableau dynamique 1 actif récapitule les thèmes et permet d’un simple clic d’accéder directement aux ouvrages correspondants au thème choisi (annexe 11 page 12).

Le fonds documentaire

La rubrique intitulée « le fonds documentaire » permet d’interroger le fonds documentaire de la Médiathèque. L’interface se divise en deux parties : une partie aide à la recherche pour guider l’usager, et une partie de recherche à proprement parler. Deux types de recherche sont proposés : la recherche simple et la recherche experte. La consultation s’effectue en trois temps :
1. saisie des critères de recherche (possibilité d’utiliser les opérateurs booléens et les troncatures)
2. visualisation de la liste des résultats
3. visualisation de la notice du document

Charte de fonctionnement de la Médiathèque

Cette rubrique était également présente à l’écran mais n’était pas encore activée, M. Gallois n’en ayant pas encore achevé la rédaction. La charte présentera le fonctionnement général de la Médiathèque.

La revue de presse

La revue de presse initiale n’était pas proposée sur la page Médiathèque. Il s’agissait d’une prestation documentaire dissociée des prestations proposées par la page Médiathèque et accessible par l’intermédiaire d’un bouton sur la page d’accueil même de l’Intranet du CETE. Cette place privilégiée a certainement participé au succès de la revue de presse. En effet, suite à une enquête menée auprès des différents services, il s’est avéré que huit personnes sur treize interrogées la consultaient régulièrement (environ 61.5 %).
Dans sa forme initiale, la revue de presse proposait une sélection d’articles scannés.

La mission du stage

La mission qui m’a été confiée consistait à élaborer la page Intranet de la Médiathèque du CETE Nord-Picardie. Comme je l’ai montré au cours de l’analyse de l’existant, cette page existait déjà mais n’en était encore qu’à ces premiers pas. Aucune analyse des besoins n’avait encore été réalisée, et faute de temps, les documentalistes ne pouvaient alors mener à bien le travail qui avait été entrepris.
Il s’agissait donc pour moi d’effectuer dans un premier temps une analyse des besoins pour cibler les attentes du public, puis je fus chargée d’élaborer la page Médiathèque proprement dite, aussi bien du point de vue de son contenu que de sa forme. La réalisation technique du projet a été assurée par la webmestre Pascale Quay avec qui j’ai travaillé en étroite collaboration.
Parallèlement à cette mission, je fus également chargée d’étudier la question épineuse de la revue de presse. L’Intranet du CETE proposait lors de mon arrivée une revue de presse scannée. Or, conformément au Code de la Propriété Intellectuelle, une telle reproduction n’est possible qu’après autorisation et paiement d’une redevance au Centre français d’exploitation du droit de la copie (CFC). De plus, le CFC ayant effectué à l’époque de nombreux contrôles dans les administrations, notamment dans les ODE, il fut décidé que la revue de presse sous sa forme scannée serait supprimée. Je fus donc chargée de trouver dans l’urgence une solution palliative à cette suppression qui handicapait nombre d’agents.
Toutefois, l’objectif de ma mission n’était pas uniquement concentré sur l’aspect technique de l’élaboration de la page Médiathèque. Il m’a également semblé intéressant d’étudier les répercussions d’un tel projet sur le service Médiathèque lui-même et sur les agents du CETE d’autre part.
D’un service à l’autre du CETE, les termes techniques et sigles employés peuvent ne pas être nécessairement compris. Il était donc intéressant de proposer une liste regroupant les sigles susceptibles d’être rencontrés par les agents. M. Gallois s’est chargé de son élaboration.
Son utilisation est très simple. Un alphabet est matérialisé sous forme de cubes, et il suffit de cliquer sur l’un d’eux pour accéder à une liste de sigles commençant par la lettre correspondante. Toutefois, cette liste nécessitera des mises à jour régulières, notamment pour coller à l’actualité. (Capture d’écran en annexe 9, page 1 0)

Les banques de données

Cette rubrique est proposée par le Ministère de l’Équipement. En ce sens, je n’ai pas participé à sa réalisation.
Elle permet d’interroger le fonds documentaire des trois banques de données du Ministère, en l’occurrence CEDDRE, URBAMET et DIRA.
La base URBAMET traite de l’urbanisme, de l’habitat et du logement. CEDDRE regroupe les études du Ministère de l’Équipement. Enfin, la base DIRA traite de la recherche routière.
Cette interface propose plusieurs types de recherche. Tout d’abord une recherche sur une ou plusieurs bases simultanément. Mais aussi une recherche simple ou avancée. (Capture d’écran en annexe 5, page 6)

Les annuaires des sites Internet et Intranet utiles

Cette dernière rubrique est quant à elle proposée par le Point d’Appui Documentaire (PANDOC). Je n’ai donc pas participé à son élaboration. Organisée par thèmes et par grandes catégories d’information, elle présente un accès à des prestations ou des informations mises en ligne notamment par les directions d’administration centrale et les services techniques centraux. (Capture d’écran en annexe 7, page 8)

En vue d’une future rubrique

La Médiathèque possède un fonds important de cédéroms. Toutefois, ils n’avaient jamais été répertoriés et les documentalistes n’avaient donc qu’une idée approximative du fonds disponible. Je fus donc chargée de les répertorier et de les classer. Dans un souci d’homogénéité, j’ai opté pour un classement thématique, suivant à nouveau les thèmes proposés par ISA2. En ce sens, les usagers retrouvent d’une liste à l’autre le même classement, ce qui permet de faciliter l’accès à l’information. La liste, réalisée sous Excel, renseigne différents champs: Titre, Auteur, Date, Exemplaire (nombre d’exemplaires disponibles) et Commentaire (indication de la mention complet ou incomplet, notamment dans le cadre de cédéroms mensuels, annuels … ). J’ai ainsi répertorié cent trente cédéroms, mais la liste s’enrichit régulièrement. Je l’ai donc incluse dans les fichiers communs de la Médiathèque. Ainsi, toutes les documentalistes ont désormais accès à cette liste et peuvent la mettre à jour. Toutefois, il a été décidé pour l’instant de ne pas mettre cette liste en ligne.
En effet, la gestion des cédéroms n’est à ce jour pas centralisée et chaque service du CETE gère son propre fonds de cédéroms. A moyen terme, une gestion centralisée devrait voir l  jour. En attendant, les documentalistes ont jugé que la liste des cédéroms disponibles à la Médiathèque devait rester interne au service.

Véhiculer visuellement du sens

La mise en forme doit servir le contenu, autrement dit, elle se doit de véhiculer du sens. Deux des impératifs à observer pour l’élaboration de la page Médiathèque sont:
Offrir une information claire
Accéder rapidement à l’information
En ce sens, comme le montre Joëlle Cohen 1 « la recherche systématique d’une adéquation logique entre les propriétés perceptives du référent (les données) et celles du signifiant (leurs habillages graphiques) permet de solliciter le canal visuel dans des conditions optimales de rapidité et d’efficacité ». Il s’agit donc d’obtenir un résultat où fonds et forme sont en totale adéquation et permettent la communication de l’information.

Architecture générale

Comme je l’avais signalé dans la première partie analyse de l’existant, l’accès à la page Médiathèque s’effectue en trois étapes successives:
Onglet Domaines d’activité
Secrétariat général
Médiathèque
Au cours de mes interviews, j’ai demandé aux usagers s’ils ne trouvaient pas l’accès à la page Médiathèque trop compliqué, et s’ils étaient favorables à la création d’un bouton Médiathèque sur la page d’accueil même du site Intranet du CETE. Si seulement 38% des personnes interrogées trouvent le chemin d’accès trop difficile, 92% de ces mêmes personnes souhaitent cependant qu’un bouton Médiathèque soit créé. Les principales raisons invoquées sont les suivantes :
Cela faciliterait grandement l’accès à la page Médiathèque grâce à la réduction importante du nombre de clics (un seul clic contre trois habituellement).Et surtout, la Médiathèque étant un service commun à tous les services du CETE, il paraît légitime à tous qu’elle bénéficie d’une position privilégiée sur le site du CETE.
Face à ces résultats éloquents, un bouton Médiathèque a donc récemment été créé sur la page d’accueil du CETE1.

Charte graphique du Ministère

Je tiens tout d’abord à signaler que l’Intranet du CETE et tous les Intranet du Ministère sont soumis à une charte graphique que chaque service se doit de respecter. Cette charte impose l’agencement général de la page et les couleurs à utiliser.
Ainsi, le haut de l’écran est réservé au logo du CETE et aux différents onglets du site Intranet. Le côté gauche de l’écran est réservé aux différents liens propres au Ministère.
Pour se situer, l’usager se réfère à un bandeau bleu dans la partie supérieure de l’écran où est indiqué le nom du service dont il visite alors la page. Si une page présente des sous-rubriques, ces dernières sont signalées et hiérarchisées par des bandeaux jaunes où figurent les différents intitulés.
Enfin, le bas de l’écran propose un bandeau bleu sur lequel figure l’icône ~ prête à cliquer permettant d’envoyer un mail au service concerné.
Les couleurs à utiliser sont le bleu et le jaune pour les bandeaux, le noir de préférence pour les zones de texte, et le blanc pour le fond d’écran. Ces différents éléments se retrouvent sur toutes les pages de l’Intranet du CETE, et donc également sur les pages propres à la Médiathèque. Ils constituent le contenu et l’ordonnancement types de toutes les pages.

Pages à dérouler ou à feuilleter ?

J’ai toujours privilégié les pages à dérouler par rapport aux pages à feuilleter. En effet, ce système permet d’avoir un aperçu linéaire du contenu. De plus, dans le cas d’une hiérarchisation, par exemple alphabétique, du contenu, le système de page à dérouler permet de préserver la chronologie et d’éviter la décontextualisation de l’information. D’autre part, lorsque l’usager sait exactement ce qu’il cherche, ce procédé permet de gagner un temps considérable en indiquant un terme de requête dans la fonction rechercher du navigateur. Cela ne serait pas possible dans le cas de pages à feuilleter.

Le choix de la police

Dans un premier temps, tous les textes ont été proposés par défaut en Times New Roman. Toutefois, après plusieurs essais de polices avec la webmestre, il nous a semblé que la police Arial était plus lisible et aérait en quelque sorte la page. Ceci est dû à une différence morphologique entre les deux polices, Times New Roman étant une police à empattement et Arial étant une police sans empattement. Toutefois, ce choix est tout à fait subjectif, certains usagers pouvant malgré tout préférer les polices à empattement. Il existe d’ailleurs de nombreuses controverses quant aux vertus de l’une et de l’autre.

Ordonnancement type des contenus sous forme de liste

Pour que l’usager ne se sente pas désorienté d’une page à l’autre, une cohérence visuelle est nécessaire. Ainsi, pour les contenus proposés sous forme de listes, j’ai opté pour une présentation identique.
Plutôt que de laisser à l’usager le soin de parcourir toute la liste pour trouver l’information qu’il cherchait, j’ai décidé de proposer des entrées thématiques. Ainsi, concernant la liste thématique des revues et la liste des dossiers documentaires, les pages s’ouvrent sur un tableau regroupant par ordre alphabétique les différents thèmes couverts. Chaque intitulé est cliquable et renvoie directement aux informations correspondantes dans la liste.
D’autre part, tout au long de la liste, une commande permet le retour au haut de page, c’est à dire au tableau thématique.

La page d’accueil

J’ai porté une attention toute particulière à la réalisation de la page d’accueil. En effet, comme l’affirme Guy Barrier 1 , la page d’accueil « est le lieu où s’élaborent les impressions premières, à l’image du hall d’accueil d’une galerie : le nouvel arrivant y trouverait d’emblée les éléments qui l’incitent à explorer d’avantage le site ou bien est-il tenté rapidement de rebrousser chemin pour zapper vers d’autres horizons». Véritable vitrine, elle doit donner envie à l’usager d’aller plus loin dans son exploration. Cela passe bien sur par le contenu proposé, mais aussi par la façon de le mettre en valeur.

Les rubriques

Lors de mon analyse des besoins, quelques critiques avaient été émises par les agents et elles concernaient avant tout la forme. 80 % des personnes interrogées reprochaient à la page Médiathèque de ne pas être assez attrayante et 60% d’entre eux avaient souligné le manque d’images. En réponse à ces critiques, j’ai décidé d’étoffer chaque page d’une voire plusieurs images.
Toutefois, les images n’ont pas pour unique vocation d’égayer une page, elles doivent également être porteuses de sens et résumer le contenu de la page qu’elles illustrent. · Véritables capteurs visuels, elles confèrent à chaque page son identité propre, de sorte qu’à leur simple vue, l’usager doit être en mesure de deviner sous quelle rubrique il se trouve.
Si j’ai choisi des photos pour illustrer la page d’accueil, j’ai préféré illustrer les autres pages avec des dessins, pour la plupart issus des applications WordArt ou ClipArt. Ces dessins ont l’avantage de présenter une faible complexité graphique et leur compréhension ne nécessite en conséquence aucun effort cognitif important. Employés judicieusement, ils résument donc efficacement le contenu tout en rompant la monotonie de certaines pages présentant des listes comme c’est le cas de la liste thématique des revues ou de la liste des dossiers documentaires.

Des animations ou non ?

J’entends par le terme animations les images animées bien sur, mais aussi les différentes formes de textes défilants.
La question s’est posée quant à la mise en place sur la page d’accueil d’un bandeau défilant où figureraient les actualités de la Médiathèque. Ce système présente l’atout indéniable d’attirer immédiatement le regard et de laisser un impact plus important dans la mémoire de l’usager.
Toutefois, ce procédé offre une mauvaise lisibilité si la vitesse de défilement est trop rapide. A l’inverse, si la vitesse est trop lente, on observe une réaction de lassitude. Il s’agit donc de trouver la vitesse adéquate. Malgré tout, ne peuvent figurer dans ce bandeau animé que des informations brèves, car dans l’ensemble, les usagers se montrent réticents à une lecture prolongée.
D’autre part, ce système n’a véritablement d’intérêt que si les informations qu’il véhicule changent régulièrement. Or ce n’est absolument pas le cas pour la page Médiathèque, du moins pour le moment, puisque les actualités se résument à l’annonce mensuelle de la mise à disposition du nouveau bulletin. En ce sens, il n’était pas judicieux de proposer sur la page d’accueil un bandeau défilant et j’ai très vite abandonné cette idée.
Concernant les images animées, il existe de très nombreux sites sur le Web qui en proposent gratuitement. J’en avais donc sélectionné quelques-unes susceptibles de convenir aux rubriques proposées sur la page Médiathèque. Toutefois, après quelques essais, je me suis aperçue que si ce type d’images attire indéniablement le regard et amuse, il a également tendance à monopoliser totalement l’attention, de sorte qu’on en oublie presque l’objet de la recherche. Or, l’image ne doit pas faire oublier le contenu mais le servir. D’autre part, pour un usager régulier, ce genre d’animation peut très vite lasser. De plus, il ne faut pas perdre de vue que l’Intranet est un site professionnel et doit donc faire preuve d’une certaine sobriété. J’ai donc décidé non pas de supprimer toute image animée mais plutôt d’en limiter le nombre. En ce sens, seule la rubrique des dossiers documentaires en dispose.

Table des matières

INTRODUCTION 
I. ANALYSE DE L’EXISTANT
1. Présentation du CETE Nord-Picardie
2. La Médiathèque 
2.1 L’équipe et le public de la Médiathèque
2.2 Le fonds documentaire
3. L’Intranet du CETE
4. La page Intranet de la Médiathèque 
4.1 Positionnement sur le site de la Médiathèque
4.2 Les produits documentaires initialement proposés
5. La revue de presse 
6. La mission du stage 
Il. ANALYSE DES BESOINS 
1. Étude des Intranet des DDE 
2. Analyse des besoins
2.1 Méthode d’enquête
2.2 Le choix de l’échantillon
2.3 Orientation de l’interview
2.4 Plan de l’interview
2.5 Résultats de l’enquête
2.6 Résultats de l’enquête sur le bulletin des dernières acquisitions en ligne
3. Conclusion 
Ill. ÉLABORATION DE LA PAGE MÉDIATHÈQUE 
1. Le choix du contenu 
1.1 Les rubriques retenues
1.2 Contenu des rubriques
1.3 En vue d’une future rubrique
2. Véhiculer visuellement du sens 
3. Correction
3.1 Élimination des maladresses formelles
3.2 Élimination des maladresses ergonomiques
3.3 Vérification des liens hypertexte
4. Conclusion 
IV. LA QUESTION DE LA REVUE DE PRESSE 
1. Définitions et législation en vigueur 
2. Étude des revues de presse sur les Intranet des DDE 
3. Les liens vers les sites Web des journaux : une bonne solution ?
4. Solutions proposées 
5. Enquête de satisfaction
5.1 Résultats de l’enquête
5.2 Conclusions de l’enquête
6. Solution envisageable 
V. BILAN ET PERSPECTIVES
1. Un projet ancré dans la réalité quotidienne de la Médiathèque 
2. Perspectives
2.1 En projet
2.2 Maintenance
2.3 Communication
3. Poursuite du projet
CONCLUSION 
Bibliographie 
Annexes

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