Environnement interne de la Mutuelle

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Organisation financière

Le service de la Mutuelle est titulaire de Comptes Courants Postaux et bancaires. Les chèques tirés sur ces Comptes Courants Postaux ou Bancaires sont obligatoirement signés par le Trésorier des Bureaux et contresignés par le Chef de Service.
Les recettes de la Mutuelle comprennent :
– Les cotisations acquittés par les membres ;
– Les dons et les legs dont l’appréciation ont été approuvés par l’autorité compétente ;
– Les subventions accordées à la Mutuelle par les collectivités publiques et les particuliers ;
– Les produits résultants de l’activité de la Mutuelle.
Les dépenses comprennent :
– Les diverses prestations de services allouées aux membres de la Mutuelle ;
– Les dépenses nécessitées pour le fonctionnement de la Mutuelle ;
– Les versements faits aux unions et fédérations ;
– La participation aux dépenses de fonctionnement du comité départemental de coordination.
En plus, le crédit de fonctionnement du Bureau Général de la Mutuelle est limité. Les dépenses de fonctionnement sont enregistrées en liste suivant la date de l’opération.
La responsable de la mise en paiement s’assure préalablement de la régularité des opérations et notamment de la conformité avec les décisions des instances délibératives de la Mutuelle. Dans ce cas, le Conseil d’Administration décide le placement et le retrait des fonds de la Mutuelle compte tenu, les cas échéants, des orientations données par l’Assemblée Générale.
Les excédents annuels de recettes sont affectés, à la raison de 50%, à la constitution de réserve. Le prélèvement cessé d’être obligatoire si le montant du fonds de réserve atteint les ¾ du total des prestations mises effectivement à la charge de la Mutuelle pendant l’année précédente.
Les sommes affectées à la constitution du fonds de réserve sont prévues par le statut et le code de la Mutualité. En outre, elle dispose d’une marge financière de sécurité composée de l’ensemble de ses réserves et égale à 10% de cotisations nettes de réassurances perçues à la clôture de l’exercice précèdent.

Activité et missions de la Mutuelle

Mission

La mission de la Mutuelle revêt une importance de tout premier plan, car elle s’inscrit dans cette dimension d’accompagnement des personnels indispensables à notre institution. En effet, les militaires de la Gendarmerie Nationale s’y engagent. Elle constitue indiscutablement un volet essentiel de ce soutien.
La Mutuelle fait donc partie de cet « univers gendarmerie » qui participe à la construction d’un esprit de famille et contribue in fine à l’efficacité opérationnelle. Cette perception est encore intensifiée par deux aspects liés entre eux :
– La manifestation de la fraternité particulière qui unit les personnels de la Gendarmerie
– La reconnaissance de l’esprit particulier qui anime la Mutuelle depuis ses origines.
La mutuelle a pour mission de prévenir les risques sociaux liés à la personne et d’assurer la réparation de leurs conséquences au moyen de prestations en nature et ou en service, en espèces complémentaires ou non de celles assurées par la Sécurité sociale, l’Administration, les divers organismes sociaux et les Sociétés d’assurance ; les missions étant de procurer aux adhérents et à leurs familles une couverture sociale convenant à leurs aspirations.

Charges sociales

La Mutuelle peut conclure auprès des Sociétés d’assurance des contrats permettant d’assurer la couverture du risque décès et invalidité permanente et absolue du membre participant. Elle peut consentir des prêts aux membres se trouvant dans une gêne caractérisée à la suite d’événements non susceptibles d’entraîner le versement d’un secours. Elle consent des prêts aux collectivités à vocation sociale existante au sein de la Gendarmerie Nationale sous réserve que le remboursement soit garanti par le Bureau de la Mutuelle.

Charges hospitalières

Aux charges hospitalières du membre participant, de sa femme ou de ses enfants à charge :
– En leur accordant un prêt unique et immédiat de frais d’hospitalisation ;
– En leur allouant un prêt journalier d’accompagnateur en cas d’évacuation sanitaire hors de sa circonscription. .
Les modalités d’octroi de ses prêts seront fixées par le texte.
La Mutuelle a aussi pour objet le cautionnement auprès des organismes financiers par une garantie collective organisée sous la forme d’un fonds de garantie disposé dans une Banque de Madagascar au prorata de disponibilité financière.

Evacuation sanitaire hors de la circonscription :

En cas d’évacuation sanitaire du membre participant, de son conjoint ou de ses enfants à charges, hors de la circonscription où exerce le membre participant, un prêt de 2.000 Ariary par jour d’hospitalisation, sans excéder le montant de sa solde mensuelle, est accordé à la famille si elle en fait la demande.

Evacuation sanitaire à l’étranger :

En cas d’évacuation sanitaire à l’étranger du membre participant, de son conjoint ou de ses enfants à charge, un prêt est accordé à la famille, si le membre participant en fait la demande.

Contribution à la défense :

La Mutuelle choisit un avocat et la règle pour assurer la défense de ses membres qui, dans l’exercice du service ou à l’occasion du service, ont été estés en justice pour des motifs injustes.
Les demandes de paiement de prestations accompagnées des pièces justificatives prévues, devront sous peine de forclusion, être produites dans un délai de trois mois suivant l’ouverture du droit.
Pour être recevable, toute réclamation portant sur les prestations accordées ou refusées doit parvenir au Conseil d’Administration dans le délai de trois mois à compter du paiement ou de la décision de refus de paiement.

Activités

La Mutuelle prévoit toutes activités offrant au personnel un environnement professionnel adéquat contribuant à l’épanouissement et à la réussite sociale du personnel. Pour l’exécution des activités déterminées, les équipements employés pour effectuer des opérations attribuées sont les machines à écrire, ordinateurs et la machine à calculer. La Mutuelle traite toutes les demandes notamment des prêts en matière de santé ou social. Ces demandes s’acheminent suivant les voies hiérarchiques.
Les activités de la Mutuelle sont assurées par huit agents. Ces agents sont classés suivant leur qualification, leur catégorie et leur compétence. Par exemple : le comptable doit avoir maîtrisé la notion de la comptabilité.

THÉORIE GÉNÉRALE SUR L’OUTIL « SYSTÈME COMPTABLE »

Tout d’abord, nous allons rappeler ici brièvement la notion du système comptable à partir du « schéma d’ensemble de la gestion » suivant : Schéma2 : schéma d’ensemble de la gestion
Après les collecte des données qui sont les informations brutes obtenues considérées ici comme le système dirigeable (documents comptables). Ces informations brutes doivent être traitées par le système comptable par l’intermédiaire des outils de gestion qui sont la comptabilité générale, comptabilité analytique d’exploitation et la comptabilité budgétaire ; ensuite après traitement, ces informations brutes sont transformées en informations comptables et ces dernières doivent être utilisées pour l’analyse financière ou la gestion financière puis contrôlées par un Auditeur (contrôle interne)et enfin se transformer en information de gestion.
L’information de gestion permet au contrôleur de gestion d’établir un tableau de bord qui doit être soumis au directeur général pour la prise de décision. Mais une fois que les informations de gestion avaient été obtenues, le contrôleur de gestion peut procéder à l’établissement d’un tableau de bord qui devrait contenir différentes sortes de scénario que à présenter à la direction générale pour une prise de décision finale.
On peut dire que le contrôle de gestion est l’ensemble des moyens mis en œuvre par l’entreprise afin d’aider les responsables opérationnels à maîtriser leur gestion pour atteindre les objectifs fixés, le contrôleur de gestion est donc un co-pilote.
Il permet aussi d’assurer l’utilisation optimale des outils de gestion et ainsi l’obtention d’un résultat conforme à la prévision. C’est comme un ensemble de dispositions prises pour fournir aux dirigeants et aux divers responsables des données chiffrés périodiques, caractérisant la marge de l’entreprise.
Leur comparaison avec les données passées ou prévues peut, le cas échéant, inciter les dirigeants à déclencher rapidement les mesures correctives appropriées.
Nous soulignons ici que la place du contrôleur de gestion est en dehors de l’organigramme de l’entreprise, il est indépendant. Sa place est au centre de tous les flux d’informations au sein de l’entreprise. Il reçoit, il traite, il analyse, retransmis à d’autre les informations reçues souvent sous une forme différente : sa place dans l’entreprise est donc essentielle et devenue maintenant incontrôlable.

Définition du système comptable

« Le système comptable est un outils de gestion nécessaire pour la transformation des informations brutes au niveau du système dirigeable en informations comptables, indispensables à l’analyse et au contrôle des activités de l’entreprise et permettant une prise de décision de gestion par le Directeur générale ».1
Le système comptable est l’ensemble des outils de gestion qui sont la comptabilité générale, la comptabilité analytique d’exploitation et la comptabilité budgétaire
Il occupe une place très importante dans la collecte des données et dans la transformation des informations, il permet d’avoir des informations fiables et à temps qui est nécessaire à une prise de décision juste et efficace : donc le résultat d’un bon collecte d’informations comptables justes et aussi efficaces est vraiment indispensable pour les dirigeants pour le bon déroulement de l’entreprise.

Les éléments constitutifs

Il existe deux éléments constitutifs qui constituent du système comptable :
– La Comptabilité Générale (CG) ;
– La Comptabilité Budgétaire 2(CB).
Nous allons décrire un par un ces éléments constitutifs :

La Comptabilité Générale

L’objet de la comptabilité générale est de mesurer les phénomènes financiers. Il s’agit donc avant tout d’un instrument de mesure mais cet instrument est extraordinairement complexe puisque son maniement correct ne peut être que le fait d’homme et d’art. Ce qui explique l’existence du métier de comptable.
Mais cette grande technicité de la comptabilité ne doit pas faire perdre de vue sa première finalité, à savoir celle « d’informer les décideurs des résultats financiers de leur service et d’élaborer un faisceau de données sur les notions largement répandues leur permettant d’analyser la gestion comme les investissements, les remboursements, ressources, le besoin de financement3 ».
« La comptabilité générale est considérée par le plan comptable comme l’outil d’information des tiers ; elle doit constituer un langage communément admis par les différents utilisateurs, et les informations qui en résultent doivent être présentées dans des états ou documents normalisés destinés à mieux traduire une image fidèle que possible des réalités économiques et financières de l’entreprise.
La comptabilité générale et les autres rapports que dresse la comptabilité assurent le bon fonctionnement de notre entreprise, les économistes, les investisseurs, les administrateurs, les chefs syndicaux, les banquiers et les pouvoirs publics ont tous besoin de ces rapports qui résument une multitude d’opérations financières effectuées quotidiennement.
De plus comme les données comptables servent aussi à prévoir des conditions économiques, le comptable devrait s’efforcer de présenter des rapports financiers qui ne reflètent que le passé.

Table des matières

INTRODUCTION
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA MUTUELLE
Section 1 : Environnement interne de la Mutuelle
1.1.Constitution
1.2.Objet
1.3.Principes déontologiques
Section 2 : Organisation de la Mutuelle
2.1. Organisation Administrative du Service de la Mutuelle
Un Président ;
Un Vice-président
chef de service
Un trésorier ;
secrétariat et personnels administratifs,
DIVISION:LÉGISLATION
DIVISION :
ETUDES STATISTIQUES
DIVISION :
2.1.1.Le Président
2.1.2.Le vice-Président
2.1.3.Le secrétariat
2.1.4.Le trésorier
2.2.Organisation financière
Section 3 : Activité et missions de la Mutuelle
3.1.Mission
3.1.1.Charges sociales
3.1.2.Charges hospitalières
3.1.3.Evacuation sanitaire hors de la circonscription :
3.1.4.Evacuation sanitaire à l’étranger :
3.1.5.Contribution à la défense :
3.2. Activités
CHAPITRE II : THÉORIE GÉNÉRALE SUR L’OUTIL « SYSTÈME COMPTABLE »
Section 1 : Définition du système comptable
Section 2 : Les éléments constitutifs
2.1.La Comptabilité Générale
2.1.1.Les obligations comptables de l’entreprise
2.1.2.Les documents de Synthèses
2.2.La Comptabilité Budgétaire
2.2.1.Le « BUDGET »
2.2.2.Le plan d’action
CHAPITRE I : PROBLEMES LIES A LA GESTION ADMINISTRATIVE
Section 1 : Problèmes liés à la Gestion des matériels
1.1. Vétusté des matériels
1.2.Retard dans l’exécution du travail
1.3. Espace archives réduit
Section 2 : Problèmes au niveau du personnel
2.1.Compétence limitée
2.2. Lenteur dans l’exécution des taches
2.3.Manque de formation
2.4.Absence de procédure.
2.5.Problème de motivation dans l’exécution des tâches
Section 3 : Les faiblesses du système administratif
3.1.Non enregistrement des bons de commande
3.2.Absence d’appels d’offres
3.3.Non séparation des taches
3.4. Absence de contrôle sur fournisseurs
3.5. Non annulation des duplicata des factures
3.6. Non annulation des factures payées
3.7. Contrôle inadéquat sur l’envoi des moyens de paiement
CHAPITRE II : PROBLEMES LIES A LA GESTION FINANCIERE
Section 1 : Lacune au niveau de la comptabilité
1.1.Problèmes sur les tenues des livres comptables
1.1.1.La tenue de livre journal
1.1.2.Problème sur l’application du Plan Comptable 2005.
1.2.Problèmes sur la présentation de travaux d’inventaire
1.3.Procédure de règlement trop lourde
1.4.Retard de paiement de fournisseurs
1.5.Difficulté sur l’élaboration du Budget
1.6. Budget insuffisant et mal reparti
1.1. Budget insuffisant
1.2. Méthode de répartition archaïque ou besoin mal réparti
1.3.Problème de la répartition des coûts lors d’une élaboration du Budget
Section 2 : Lacune au niveau de la comptabilité administrative
2.1. Absence d’indemnisation du comptable
2.1.1.Responsable non motivé
2.1.2.La routine dans l’exécution des taches
2.2.Insuffisance d’inventaire des matériels par détenteur d’effectif
2.2.1. Difficulté de contrôle et de suivi de l’affectation des matériels
2.2.2.Risque de détournement des matériels
2.3.Lacune au niveau de réception des visiteurs
Section 3 : Problèmes au niveau de la comptabilité des matières
3.1.Utilisation du grand livre mensuel
Grand livre superflu
Portée de grand livre mensuel très limité
3.2. Difficulté relative à la détermination de la valeur des matières ou objets dépréciés
3.2.1. Inexistence des amortissements
3.2.2. Inexistence de la méthode de « revalorisation »
CHAPITRE I : SOLUTIONS LIEES A LA GESTION ADMINISTRATIVE
Section 1 : Amélioration du service et innovation des matériels
1.1. Amélioration des matériels
1.2.Renouvellement et modernisation des équipements informatiques
Section2 : Amélioration de Gestion des Ressources Humaines
2.1.La formation du personnel
2.2. Résultat de formation
Section3 : Amélioration des procédures administratives
3.1.Récapitulation des factures
3.2.Annulation des factures payées
3.3. Organisation préalable de fiche de matériels
3.4.Désignation des responsables d’inventaire
3.5.Procédure à suivre
CHAPITRE II : SOLUTIONS RELATIVES A LA GESTION COMPTABLE
Section 1 : Amélioration de la gestion financière
1.1.Amélioration de la comptabilité publique
1.1.1.Alléger la procédure de règlement
1.1.2.Paiement à temps des fournisseurs
1.2. La création d’une cellule spéciale pour l’étude à la répartition du budget
1.1.Bien gérer de budget de fonctionnement
1.2.Bien repartir le budget
Section 2 : Amélioration de la comptabilité administrative
2.1. Création d’indemnité proportionnelle aux risques du comptable
2.1.1.Motivation assurée par le responsable
2.1.2.Coût du travail et initiative du personnel
2.2.Mise en place d’un système de suivi par détenteur effectif
2.2.1. Faciliter le contrôle et le suivi
2.2.2.Faciliter les détections, les falsifications ou les détournements et organisation d’un contrôle périodique
2.3.Ouverture d’une caisse spéciale
2.4.Utilisation du système mixte
2.5.Création de caisse d’avance renouvelable
Section 3 : Amélioration de la comptabilité des matières
3.1.Utilisation du grand livre annuel
3.1.1.Grand livre facile à utiliser
3.1.2.Portée de livre annuel illimitée
3.2.Mise en place d’un système de détermination de la valeur de matières ou objets dépréciés
3.2.1.système des amortissements
3.2.2. Création des états de provision
3.3.Amélioration de l`utilisation des moyens comptables
3.3.1.Amélioration de l’utilisation des comptes de charge
3.3.2.Amélioration de l’utilisation des comptes de produits
CHAPITRE IV : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS
Section 1 : Solutions retenues
1.1.Restructuration de l’organisation comptable
1.2.Mise en place de l’inventaire par détenteur effectif
1.2.1.Facilité de contrôle et de suivi
1.2.2. Facilité de détection, de toute falsification ou tout détournement
1.3.Mise en place d’un système de détermination de la valeur des matières ou objets dépréciés
2.1. Système des amortissements
2.2.Mise en place de la méthode de « revalorisation »
Section 2 : Résultat attendu
2.1.Résultats économiques
2.2. Résultats financiers
CONCLUSION
ANNEXE
NOMENCLATURE DES CHAPITRES BUDGETAIRES
CREDIT DE FONCTIONNEMENT
ETAT DES OBLIGATIONS DE LA MUTUELLE ENVERS SES ADHERENTS
BIBLIOGRAPHIE

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