Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management (ECM)

La gestion du contenu d’entreprise ou plus communément appelé ECM, sigle anglophone de Enterprise Content Management, est une démarche incluant l’ensemble des pratiques, de la stratégie, des méthodes, des règles et outils permettant de gérer électroniquement l’ensemble des informations et contenus d’une entreprise et d’optimiser ses processus métiers. (Dichant,2005 ; AIIM, 2018) L’AIIM (Association for Information and Image Management) a créé le terme ECM et le définit ainsi : (AIIM, 2018)
“Enterprise Content Management is the systematic collection and organization of information that is to be used by a designated audience – business executives, customers, etc. Neither a single technology nor a methodology nor a process, it is a dynamic combination of strategies, methods, and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver information supporting key organizational processes through its entire lifecycle.” (AIIM 2018)
ECM est dérivé du système de gestion des documents électroniques utilisé durant la fin des années 1980 et début 1990 pour une imagerie à plus petite échelle et les workflow (Techopedia, 2018). Il prend en compte l’ensemble des contenus structurés et non structurés et a pour objectif de recouvrir toutes les étapes du cycle de vie d’un document. Tous les documents et les données se retrouvent ensuite dans un référentiel commun et sont organisés en fonction de leurs usages, de leur cycle de vie, pour faciliter leur exploitation dans l’entreprise. Le but final de cette approche consiste, en partie, à optimiser les processus métiers, afin que l’entreprise améliore son efficacité, sa collaboration et optimise les coûts. (Locarchives, 2018)

Andragogie

Dans le présent travail, le public cible du dispositif d’autoformation est les collaborateurs des différentes unités administratives de l’Etat du Valais. Il s’agit donc d’une population d’adultes.
Cette information est primordiale pour le choix et la conception d’un dispositif de formation adéquat.
La formation d’adultes date de plus de deux siècles. En 1792 déjà, le français Nicolas de Condorcet lance le projet d’éducation permanente, afin que toute personne se forme tout au long de sa vie. Les Anglais avaient également mis sur pied, déjà à la fin du 18ème siècle, des écoles pour adultes pour leur apprendre à lire ou augmenter leur savoir-faire dans leur métier et leur carrière. Au fil des années, les formations pour adultes évoluent. (Mucchielli, 2008) En 1949, l’UNESCO organise la première conférence sur l’éducation des adultes.
Bien que certains ouvrages traitent la formation d’adulte comme de la « pédagogie pour adulte », étymologiquement le terme de « pédagogie » n’est pas adéquat. En grec, paid signifie « enfant » et agogus « leader de ». Le mot « pédagogie » signifie donc l’art et la science d’enseigner à des enfants. Pour parler de l’enseignement à des adultes, le néologisme « andragogie » a été créé en remplaçant le préfixe paid par andros signifiant « homme ». (Knowles et al., 2015) Ce terme n’est cependant pas encore idéal car andros désigne l’homme par opposition à la femme. Le terme d’andragogie est malgré tout resté et a pris, par extension, le sens de « formation pour adulte ». (Wikipedia, 2018)

Autoformation et formation à distance

Petit historique
La formation à distance existe depuis de nombreuses années. Alors qu’actuellement ce type de formation est souvent lié à la technologie du web, la formation à distance signifiait initialement des cours par correspondance. Il existe de nombreux termes désignant ce type de formation : formation en ligne, enseignement en ligne, web based learning, téléformation, e-formation, etc. (Atsou, Balancier, 2009) « Chaque définition s’inscrit dans une tendance, marque un ancrage conceptuel » (Atsou, Balancier, 2009, p. 30). Dans son ouvrage, Benraouane (2011) sépare l’évolution de la formation à distance en cinq grandes périodes.
De 1850 à 1960, la radio, le courrier et la télévision sont en quelle sorte déjà une forme de formation à distance. A cette époque, la communication n’est cependant pas synchrone et est contraignante à cause de la distance, le temps et le service de courrier de la région.
(Benraouane, 2011) Certains ouvrages mentionnent qu’en 1840 déjà sont nées les premières formations à distance, et ce, grâce à la généralisation du timbre-poste en Angleterre (Atsou, Balancier, 2009 ; Brugvin, 2005).

E-learning
Le terme e-learning est devenu un terme générique désignant toutes les formations se basant sur les NTIC. Il fait partie de l’ensemble des mots ayant le préfixe « e-» d’électronique. Il existe de nombreuses définitions du terme e-learning. (Hügi, 2014)
Le point commun de ces définitions semble être le fait d’apprendre des informations par des moyens électroniques. A noter que les e-learning ne requièrent pas toujours un accès à Internet. La définition de l’e-learning de la commission européenne (2001) est intéressante car elle comporte la notion de qualité, souvent absente des autres définitions (Ndiaye Mbaye,2016 ; Atsou, Balancier, 2009) :« Utilisation des nouvelles technologies multimédia et de l’internet pour améliorer la qualité de l’apprentissage en facilitant l’accès à des ressources et des services, ainsi que les échanges et la collaboration à distance. »
L’e-learning peut être en partie complété par un cours présentiel, ce type de formation se nomme blended learning ou formation hybride. Pour une gestion adéquate de la formation des plateformes spécifiques pour les e-learning appelées Learning Management System (LMS) ont été créées.

Learning Management System (LMS)
Le Learning Management System (LMS ou système de gestion d’apprentissage) ou Learning Content Management System (LCMS ou système de gestion du contenu d’apprentissage) sont des logiciels permettant de gérer les programmes de formations en ligne. Le LCMS contient en plus du LMS un CMS (Content Management System). Le LMS dédié aux formations en lignes et aux supports pédagogiques, aide à organiser et à gérer les formations en ligne.
Il dispose de nombreuses fonctionnalités dont (Benraouane, 2011) :
l’administration de l’apprentissage : inscription et calendrier ;
la gestion de l’apprentissage : enseignement, gestion des devoirs, forums ;
la gestion du contenu : organisation du contenu et granularité des cours ;
l’évaluation : p. ex. un système métrique pour l’évaluation et la certification ;
la sécurisation de l’accès ;
l’intégration.
Les plateformes d’e-learning permettent ainsi une certaine cohérence dans l’apprentissage, un suivi de la progression des étudiants en générant des rapports, et la possibilité d’augmenter l’interactivité et la diversité en mélangeant le type de contenu des formations. Pour permettre l’interopérabilité entres les plateformes d’e-learning (p. ex. partage de contenus pédagogiques), il existe des normes, comme SCORM et xAPI. Les LMS sont donc en principe standardisés. (Quizworks, 2018)

Conception d`un dispositif de formation d`adulte

La conception d’un dispositif de formation, appelée aussi ingénierie pédagogique, peut être considérée comme un projet. Pour s’assurer de la réussite de la formation, il est donc important de définir méthodiquement les différentes étapes. La conception d’une formation doit prendre en compte non seulement le contenu (le quoi), mais aussi le « qui », le « pour quoi » et le «comment».
Concevoir l’ingénierie de formation consiste à mettre sur pied un dispositif de formation permettant à l’apprenant de s’approprier des savoirs et compétences (savoir, savoir-faire,savoir être), et de les appliquer dans les situations de travail. Il s’agit donc de déterminer les méthodes d’apprentissage appropriées aux compétences visées, le support et la durée de la formation ainsi que les moyens d’évaluer les acquis et de donner du feed-back.
Créer une formation nécessite d’imaginer un chemin d’apprentissage adapté aux participants et permettant d’atteindre l’objectif. Il y a toujours plusieurs chemins possibles, en fonction du temps, du public, du budget, de la taille du groupe, etc. Il est nécessaire de créer en amont un cahier des charges de la formation comprenant : contexte, analyse des besoins (atteintes, contraintes, etc.), fonctionnalités nécessaires, accès à la plateforme (droit, lieux d’accès), profil des contenus, stratégies pédagogiques (méthode didactique synchrone et/ou asynchrone, accompagnement, etc), identification des apprenants et interface de la plateforme (en consultant les utilisateurs). (Conseils-Comparatifs, 2017) .

Table des matières

1. Introduction
1.1 Problématique
1.2 Objectif général
1.3 Objectifs spécifiques
1.4 Définition des concepts
1.4.1 Autoformation
1.4.2 Dispositif
1.5 Limites
2. Revue de littérature 
2.1 Enterprise Content Management (ECM)
2.1.1 ECM à l`Etat du Valais
2.2 Andragogie
2.3 Autoformation et formation à distance
2.3.1 Petit historique
2.3.2 E-learning
2.3.3 Learning Management System (LMS)
2.4 Conception d`un dispositif de formation d`adulte
2.4.1 Analyse
2.4.2 Design
2.4.3 Développement
2.4.4 Implémentation
2.4.5 Evaluation
3. Méthodologie
3.1 Approche générale
3.2 Etat des lieux des dispositifs d`autoformation pour définir les bonnes pratiques
3.2.1 Collecte et outils de collecte
3.2.2 Analyse des données
3.3 Concept et fonctionnalités d`un dispositif d`autoformation
3.3.1 Comparaison des différents outils d`autoformation
3.3.2 Analyse des besoins des utilisateurs
3.3.3 Scénarisation des dispositifs d`autoformation
3.3.4 Cahier des charges et calendrier de déploiement
4. Résultats 
4.1 Etat des lieux des dispositifs d`autoformation archivistique pour définir les bonnes pratiques
4.1.1 Bonnes pratiques en matière d`autoformation
4.2 Concept et fonctionnalité d`un dispositif d`autoformation
4.2.1 Outils d`autoformation en ligne sur le marché
4.2.2 Analyse des besoins des utilisateurs
4.2.3 Scénarisation des dispositifs d`autoformation
4.2.4 Cahier des charges et calendrier de déploiement
5. Discussion 
6. Conclusion et perspectives

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