Dynamisation de la transmission des informations en provenance des Sites

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Description des fonctions

Vu l’organigramme de la figure n°1, la Direction Générale est assistée, dans ses tâches, par trois Directions Générales Adjointes (la direction générale adjointe chargée de l’administration (DGAA), la direction générale adjointe chargée de l’électricité (DGAE), la direction générale adjointe chargée de l’eau (DGAO)) et un Secrétariat Général (SG).
La Direction Générale Adjointe chargée de l’Administration (DGAA) a sous son autorité directe la DFIN, la DRH, la DAPPRO, la DCOM.
La Direction Financière (DFIN) a pour attribution de comptabiliser les opérations de l’entreprise, de concevoir et optimiser des méthodes et moyens d’informations pour l’établissement du budget, en liaison avec les directions et les centres d’exploitation et de superviser et contrôler les réalisations par rapport au budget.
La Direction des Ressources Humaines (DRH) quant à elle, élabore la politique de gestion courante et prévisionnelle des ressources humaines. Elle s’occupe également des affaires sociales et des relations avec les syndicats.
La Direction des Approvisionnements (DAPPRO) a pour tâches principales la définition de la politique d’approvisionnement ainsi que de la gestion des stocks et de la mise en œuvre des procédures d’achats des matériaux.
La Direction Commerciale (DCOM) qui coopère avec la Direction Planification (DP), a pour tâche de chercher à satisfaire les besoins de la clientèle.
La Direction Générale Adjointe chargée de l’Electricité (DGAE) a sous son autorité directe la DPTE, la DDE, la DEEL.
La Direction de Production et de Transport d’Electricité (DPTE) a pour tâche la mise en place de la politique d’exploitation et de maintenance des ouvrages de production et de transport de l’électricité.
La Direction de la Distribution Electricité (DDE), quant à elle, prend en charge la distribution des énergies. La Direction de l’Equipement Electricité (DEEL) s’occupe de la gestion des projets complexes des énergies et du fonctionnement des travaux d’électricité.
La Direction Générale Adjointe chargée de l’Eau (DGAO) a sous son autorité directe la DEO, et la DEXO.
La Direction Equipement Eau (DEO) a pour attribution la gestion des projets et la maîtrise d’œuvres dans le domaine de l’eau.
La Direction Exploitation Eau (DEXO) quant à elle s’occupe de la production, de l’adduction et de la distribution d’eau.
Le Secrétariat Général (SG) a sous son autorité directe la DSI, la DAI, la DCG, et la DORGA. La Direction Système Informatique (DSI) a pour attribution le traitement informatique des informations de gestion, la normalisation des équipements informatiques.
La Direction de l’Audit Interne (DAI) a pour mission la sauvegarde du patrimoine de l’entreprise et de l’efficacité de l’organisation.
La Direction du Contrôle de Gestion (DCG) est chargée de la politique de gestion appliquée au sein de la société.
La Direction Organisation (DORGA) a pour mission d’étudier l’amélioration du système existant, de former des responsables concernés, de vulgariser et de maintenir le système comptable.
Les Directions et entités rattachées en état-major à la Direction Générale sont respectivement la DP, la DT, la DIR, et le CMS.
La Direction Planification (DP) se charge de toutes les études de projets de l’entreprise ainsi que la planification au moindre coût du développement des activités.
La Direction des Travaux (DT) s’occupe de la faisabilité de la réalisation des travaux dans les secteurs nouvellement installés.
Les Directions Inter-Régionales (DIR) sont chargées de l’exploitation dans les provinces d’Antananarivo, d’Antsirabe, de Toamasina, de Mahajanga, d’Antsiranana, de Fianarantsoa, et de Toliara.
Le Centre Médico-social (CMS), enfin, s’occupe des suivis médicaux des agents de la JIRAMA et de leurs familles.

Organisation des ressources

A part l’organigramme et la description des grandes fonctions, l’organisation des ressources mérite également d’être développée dans le cadre de la description de l’organisation générale de la JIRAMA. Nous avons déjà vu que les principales ressources de la JIRAMA sont de trois types. Dans ce paragraphe, nous allons voir respectivement l’organisation des ressources humaines (2.2.1), celle des ressources financières (2.2.2) et celle des ressources matérielles (2.2.3).

Organisation des Ressources humaines 

La DRH a pour mission la mise en œuvre de la politique d’une entreprise relative à l’organisation, à la gestion des ressources humaines et au développement des compétences pour assurer la disponibilité de celles-ci tant en quantité qu’en qualité. Dans le cadre de l’organisation des ressources humaines, nous allons voir la répartition du personnel de la JIRAMA, les conditions de travail, les avantages du personnel et le système de formation pour le cas de la JIRAMA. Actuellement, l’effectif du personnel est de 5791 agents et les détails sur la répartition du personnel sont visibles dans l’annexe n° 1. Quant aux conditions de travail, le personnel de la JIRAMA travaille 8 (huit) heures par jour selon le code de travail c’est-à-dire de 7h30 à 12 h la matinée et de 13h à 16h30 l’après midi. Les heures de travail en dehors de ce temps sont considérées comme étant des heures supplémentaires. En ce qui concerne les avantages du personnel, le personnel de la JIRAMA ainsi que leurs familles bénéficient des services d’un centre médico-social sis à Ankadifotsy travaillant en collaboration avec cette société d’une part et d’autre part, d’une réduction de tarif pour le paiement de l’Eau et de l’Electricité.
Pour le système de formation du personnel au sein de la JIRAMA, il permet de répondre à diverses exigences lors de l’utilisation de nouveaux matériels technologiques et de nouveaux logiciels informatiques. La JIRAMA possède, un centre de formation professionnelle qui se trouve à Ambohimanambola en vue d’une meilleure qualification de son personnel.

Organisation des ressources financières 

Les ressources financières de l’entreprise proviennent, d’une part, de la production et de la distribution ou vente d’eau et électricité aux consommateurs et, d’autre part, des bailleurs de fonds. Les chiffres d’affaires de la JIRAMA en 2007 s’élevaient à Ar 274 880 093 462,80 et que son bénéfice, à Ar 25 801 937 566,81. La JIRAMA utilise des outils tels que la gestion financière, le système comptable, et des logiciels dans le cadre de l’organisation de ses ressources financières.

Organisation des ressources matérielles 

Pour la production d’énergie, la JIRAMA opère dans 95 (quatre vingt quinze) centres, répartis en 79 (soixante dix neuf) zones d’exploitation qui assurent la production, le transport et la distribution d’électricité.
Les ressources matérielles sont nécessaires à l’activité en électricité et la puissance installée dans chaque zone d’exploitation est de 224MW dont 106MW, soit 47% consacrée à l’exploitation hydraulique et 108 MW, soit 53% consacrée à l’exploitation thermique. La JIRAMA a toujours cherché à renforcer ses installations afin d’améliorer la performance de ses équipements de production pour essayer de supprimer les coupures et d’améliorer l’exploitation.
Pour l’activité en eau, la JIRAMA gère 68 (soixante huit) centres d’exploitation pour la production et la distribution de l’eau potable. Parmi ces centres, Antananarivo possède les plus importantes usines de traitement d’eau à savoir celles de Mandroseza, Vontovorona et de Mantasoa. Cette région consomme environ 45% de la totalité d’eau distribuée par la JIRAMA. Mais dans ces 68 (soixante huit) centres, 64 (soixante quatre) sont mixtes et 4 (quatre) n’assurent que la gestion de distribution d’eau potable.
Cette section nous a permis de présenter l’organisation générale de la JIRAMA. Et ainsi nous avons pu voir l’organigramme et la description de fonction de cette entité, l’organisation des ressources humaines et financières. Vu que notre stage s’est déroulé en grande partie au sein du Département Comptabilité, il serait alors nécessaire de le présenter.

Présentation générale du Département Comptabilité

Le Département Comptabilité prend une place importante dans le développement de la JIRAMA. Ce département, lieu où nous avons effectué notre stage et qui est dirigé par le chef comptable, mérite d’être présenté avant toute analyse sur le système comptable qui y est exploité. Dans ce cadre, l’organigramme et la description des fonctions (3.1) ainsi que le fonctionnement général (3.2) de ce département vont être développés.

Organigramme et description des services

Nous allons voir l’organigramme du Département Comptabilité (3.1.1) ainsi que la description de chaque service (3.1.2) qui y sont inscrits dans les sous titres suivants.

Organigramme

L’organigramme est la représentation graphique de la structure pour mettre en évidence les responsabilités des services, avec leur niveau hiérarchique, leur nom l’étendue de l’autorité et les liaisons entre les différents services fonctionnels ou opérationnels. Pour le cas du Département Comptabilité, son organigramme est présenté par la figure n°2 ci- après.

Période, exercice comptable, principes et conventions comptables

Le Département Comptabilité est chargé de la réalisation des activités relatives à la gestion comptable de la JIRAMA. Pour la réalisation des activités comptables, deux dimensions sont à évoquer : la période et exercice comptable (3.2.1) ainsi que les principes et conventions comptables (3.2.2) utilisés par la JIRAMA.

Période et exercice comptable

L’exercice comptable de la JIRAMA s’étend du premier janvier au 31 décembre N. Les opérations comptables de la JIRAMA sont traitées et enregistrées mensuellement au journal.
Toutes les pièces comptables doivent être vérifiées et enregistrées chaque trimestre.
Il faut justifier tous les exercices comptables avant de les clôturer, c’est-à-dire que avant d’établir le bilan final de la JIRAMA, il faut justifier tous les travaux exercés durant l’année N pour éviter des erreurs.
Il est interdit de rouvrir une période car pour accéder à une période déjà clôturée, il faut rouvrir l’exercice comptable et toutes les périodes antécédentes. Par exemple, en cas d’erreur, pour régulariser cette opération il faut revoir tous les exercices comptables de l’année N et de toutes les périodes antécédentes.
La clôture de l’exercice est définie par la Direction financière et la Direction Système Informatique.

Principe et conventions comptables

La production d’informations financières fiables, claires et exploitables par les utilisateurs des données comptables au sein de la JIRAMA nécessite le respect des principes et/ou conventions bien définies et doit se conformer aux pratiques et usages en la matière. Notons que ces principes et conventions permettent d’avoir le reflet de l’image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des opérations réalisées par cette société. Ainsi, la comptabilité sera tenue conformément d’abord aux huit principes du PCG 2005 Malagasy. Ces principes sont le principe d’indépendance des exercices, le principe d’importance relative (seuil de signification), le principe de prudence, le principe de permanence de méthode, le principe du coût historique, le principe d’intangibilité (non modifiable) du bilan d’ouverture, le principe de prééminence (supériorité) de la réalité sur l’apparence, et le principe de non compensation, ensuite aux conventions comptables de base (cohérence avec les normes comptables internationale IAS/AFRS). Quant aux conventions comptables, ce sont celles relatives à l’entité (JIRAMA), à l’unité monétaire, à l’exercice, à la continuité de l’exercice.
La section ci-dessus nous a permis de présenter le Département Comptabilité, où nous avons effectué notre investigation durant notre stage. Cette section nous a permis de présenter l’organigramme et la description des services pour le cas du Département Comptabilité ainsi que son fonctionnement général.
Ce chapitre nous a permis de présenter la Direction Générale de la JIRAMA ainsi que le Département Comptabilité où nous avons effectué notre stage. Le chapitre suivant va rappeler les théories sur le Système Comptable, notre sujet d’analyse pour l’étude du cas de la JIRAMA. Ce chapitre aura pour but de mieux appréhender le concept du système comptable avant son analyse en ce qui concerne la JIRAMA.

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE : CADRE GENERAL DE L’ETUDE
CHAPITRE I : PRESENTATIONS GENERALES DE LA JIRAMA ET DU DEPARTEMENT COMPTABILITE
Section 1 : Historique et caractéristiques spécifiques de la JIRAMA
Section 2 : Organisation générale
Section 3 : Présentation générale du Département Comptabilité
CHAPITRE 2 : RAPPELS THEORIQUES SUR LE SYSTEME COMPTABLE
Section 1 : Généralités et Définitions
Section 2 : Les différents types de système comptable
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE DE L’EXISTANT ET IDENTIFICATION DES PROBLEMES
CHAPITRE 1 : ANALYSE DE L’EXISTANT
Section 1 : Le système comptable au niveau du département comptabilité
Section 2 : Analyse FFOM du système comptable de la JIRAMA
CHAPITRE II : ANALYSE DES PROBLEMES
Section 1 : Insuffisance et obsolescence des matériels de bureau
Section 2 : Retard de la transmission des informations en provenance des sites
Section 3 : Existence de défaillances au niveau de la GRH
Section 4 : Manque de mise à jour du manuel de procédure comptable
TROISIEME PARTIE : PROPOSITION DE SOLUTION, RESULTAT ATTENDU ET RECOMMANDATION GENERALE
CHAPITRE I : PROPOSITION DE SOLUTION
Section 1 : Investissement en matériels de bureau
Section 2 : Dynamisation de la transmission des informations en provenance des Sites
Section 3 : Réorganisation de la GRH
Section 4 : Reforme du manuel de procédure comptable
Section 5 : Solutions aux menaces
CHAPITRE 2 : RESULTATS ATTENDUS ET RECOMMANDATIONS GENERALES . 
Section 1 : Résultats attendus
Section 2 : Recommandations générale
CONCLUSION GENERALE

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