Direction du Patrimoine Foncier et des Infrastructures

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Structure organisationnelle

Organisation du Ministère

Comme toute entité, le Ministère de l’Education Nationale a son organisation tant interne qu’externe.
Au niveau externe, c’est une des composantes du gouvernement et c’est lui qui étudie toute proposition pour élaborer la Loi de Finances qui, à son tour repartit à chaque ministère et autres entités publiques les crédits pour les diverses dépenses de l’année après approbation par le parlement et contrôler par la cours de compt e.
Alors qu’au niveau interne, son organisation se présente comme suit :
· le Cabinet du Ministre
· le Secrétariat Général
· les Directions Générales
· les Directions et Services
· les Organismes sous tutelle et rattachés
· les Personnes Responsables des Marchés Publics rattachés au Ministre
· le Secrétariat Particulier du Ministre
· le Service de la Communication

Organigramme du MEN

En se basant sur le décret N°2009-542 du 08 Mai 2009, l’organigramme est un moyen de représenter schématique la structure du Ministère uiq est par ordre hiérarchique et suivant l’organigramme :
· un Ministre chef d’institution ;
· un Cabinet rattaché directement au Ministre ;
· une Personne Responsable des Marchés Publics avec un organisme rattaché ;
· un Secrétariat Général composé :
· de la Direction Générale de l’Education Fondamental et de l’Alphabétisation avec ses quatre directions qui sont la DEF, la DEPA, la DCI, et la DEIPEF.
· de la Direction Générale de l’Enseignement Secondaire et de la Formation de Masse avec ses quatre directions qui sont la DES, la DFM, la DERP, et la DEIPES.
· des DAAF, DPE, DRH, DTIC et DPFI.
· des Organismes rattachés.
· des vingt deux DREN ;
· des cent quatorze CISCO.
En annexe II l’organigramme général du Ministère de l’EducationNationale et ses démembrements.

Les attributions du MEN

Dans le cadre de la politique générale de l’Etat, el Ministère de l’Education Nationale a ses attributions vis-à-vis de l’Etat. Ses « attributions »6 ainsi que son organisation générale du Ministère de l’Education Nationale sont fixés comme suit :
_ Le Ministère de l’Education Nationale a pour but d’éliminer le taux d’analphabétisation d’assurer une éducation de qualité pour tous les malgaches et d’améliorer le système d’enseignement secondaire.
Le Ministère exerce la tutelle directe des établissements éducatifs publics et privés relevant de son domaine de compétence, ainsi que des organismes sous tutelle ou rattachés dont l’objet est lié à l’éducation.
_ Les Personnes Responsables des Marchés Publics (PRMP) sont les personnes habilitées à signer les marchés de l’autorité contractante. Elles sont chargées de conduire la procédure de passation du marché depuis le choix decette dernière jusqu’à la notification du titulaire et l’approbation du marché définitif. Elles sont au rang de Directeur de Ministère.
_ Le Cabinet du Ministre assiste techniquement et politiquement le Ministre dans l’accomplissement de sa mission. Le Directeur de Cabinet est chargé d’instruire et de traiter les dossiers, suivant les directives du Ministre et d’exécuter les décisions y afférentes.
Il est responsable du fonctionnement de son cabinet composé de : 03 Inspecteurs, 03 Conseillers techniques, 03 chargés de mission, 01 chef du protocole, 01attaché de presse.
_ Le Secrétariat Général (SG) seconde le Ministre ansd l’exercice de ses attributions administratives et techniques. Il a pour mission d’assurer la coordination, l’harmonisation et le suivi des activités des directions générales, des organismes sous tutelle et rattachés et des services du Ministère le d’Education Nationale. A ce titre il est responsable de l’administration du Ministère et a autorité sur les directeurs généraux, les directeurs du Ministère et les directeurs des organismes sous tutelle et rattachés au Ministre de l’Education Nationale. Le SG est nommé par le décret pris au niveau du conseil des ministres.
Le Secrétariat Général est composé de :
· la Direction Générale de l’Education Fondamentale te de l’Alphabétisation (DGEFA).
· la Direction Générale de l’Enseignement Secondaireet de la Formation de Masse (DGESFM). Sont rattachés au SG : la Direction des Affaires Administratives et Financières (DAAF), la Direction de la Planification de l’Education (DPE), la Direction des Ressources Humaines (DRH), la Direction des Technologies de l’Information et de la Communication (DTIC), et la Direction du Patrimoine Foncier et des Infrastructures (DPFI).
_ La Direction Générale de l’Education Fondamentale et de l’Alphabétisation (DGEFA) assure l’élaboration et la mise en œuvre de la politique du ministère en matière d’éducation fondamentale et d’alphabétisation. La DGEFA est dirigée par un Directeur Générale nommé par décret pris en conseil des ministres, sur proposition du Ministre de l’Education Nationale.
A ce titre, la Direction Générale coordonne les activités des directions suivantes, placées sous son autorité :
· la Direction de l’Education Fondamentale
· la Direction de l’Education Préscolaire et de l’Alphabétisation
· la Direction des Curricula et des Intrants
· la Direction de l’Encadrement et de l’Inspection Pédagogique
– La Direction Générale de l’Enseignement Secondaireet de la Formation de Masse (DGESFM) assure l’élaboration et la mise en œuvre d e la politique du ministère en matière d’enseignement technique, de la formation professionnelle et de l’enseignement secondaire.
La DGEFPES est dirigée par un Directeur Générale nommé par décret pris en conseil des ministres sur proposition du Ministre de l’Education Nationale. A ce titre, il coordonne les directions suivantes placées sous son autorité :
· la Direction de l’Enseignement Secondaire (DES) ;
· la Direction de la Formation de Masse (DFM) ;
· la Direction de l’Etude et de Recherche Pédagogique (DERP) ;
· la Direction de l’Encadrement et de l’Inspection Pédagogique de l’Enseignement Secondaire (DEIPES) ;
– Les vingt deux DREN assurent la mise en œuvre de la politique du MEN en matière d’éducation, de formation et d’alphabétisation en suivant les normes et objectifs pédagogiques déterminés au niveau central et en tenant compte des spécificités de chaque région.
– Les cent quatorze CISCO sont les représentants du MEN au niveau des districts.
Après avoir fait une brève description sur l’organisation générale du MEN, qu’en est- il des moyens utilisés pour atteindre ses objectifs.

Structures matériels

Le Ministère utilise divers moyens pour atteindre ses objectifs et pour la réalisation de ces missions et programmes.
Le MEN suit le rythme du développement des outils nformatiques et essaie de mettre à jour leurs matériels de bureau avec les spécifications adéquates durant quelques années. L’introduction des nouvelles technologies de l’info rmation et de la communication est appliquée à partir de l’année 2004 dans tous les domaines. Tous les logiciels sont utilisés tant en bureautique qu’en base de données, sans oublier les opérations financières qui sont remplacées par des ordinateurs avec le logiciel CLIPER. Suite à une évolution technologique, le ministère perfectionne son logiciel en 2005 avec l’utilisation de l’ORACLE. De 2007 à ce jour, celui-ci est remplacé par le SIGFP qui est renforcé par le SIGMP.

Direction du Patrimoine Foncier et des Infrastructures

C’est dans cette direction que nous avons effectué notre stage de trois (03) mois. Nous avons pu acquérir et comprendre le déroulement desopérations courantes de la direction, ses missions, ses structures et les attributions de chaque service.

Mission de la DPFI

La DPFI assure la gestion des domaines, des établissements et équipements scolaires ainsi que la construction et la maintenance des infrastructures scolaires.
Elle s’occupe également de la gestion des bâtiments scolaires en identifiant les établissements nécessitant des nouvelles constructions et/ou des réhabilitations.
La DPFI est dirigé par un Directeur nommé par le décret pris en Conseil des Ministres, sur proposition du Ministère de l’Education Nationale.
Elle dispose d’:
· un Service des Domaines Scolaires ;
· un Service des Litiges et Contentieux ;
· un Service de la Construction.
Les activités de la DPFI pour l’année 2011 se rapprochant du reliquat de fonds à utiliser au vue d’un supplément de financement qui peuvent être réparties en deux (02) catégories dont :
– Amélioration de l’accès et de la rétention ;
– Régularisation juridique des domaines scolaires.

Structure de la DPFI

Organigramme de la DPFI

L’organigramme est à la fois un instrument d’inform ation et d’analyse qui permet de voir et de rectifier les erreurs d’organisation par exemple la dualité de commandement, la fonction non remplie, absence de remplacement. En effet, elle précise les relations de travail existant entre les différents niveaux de l’Administration du MEN.
La DPFI a une organisation qui se divise en trois (03) services transversaux, une assistante de direction et le Comptable qui sont en position d’état major ou staff.(Voir dans la figure 1 : organigramme de la DPFI)
Cette figure : « Organigramme de la DPFI » montre la structure au niveau de la direction. Elle nous montre la structure au sein de la direction est une structure hiérachico-fonctionnelle. Concrètement, on obtient une organisation hiérarchique sur laquelle sont intégrés des organes ayant une activité fonctionnelle. Nous pouvons faire ressortir que c’est le Directeur qui est le chef hiérarchique de toutes les subordonnées au sein de la direction.

Attribution et fonction de la DPFI

– La Direction du Patrimoine Foncier et des Infrastructures(DPFI) :
Le MEN dispose en son sein diverses Directions ayant chacune leurs missions spécifiques. Il y en a celles qui s’occupent des moyens humains employés par le MEN et d’autres des matériels, de la Formation et de la Pédagogie.
La DPFI en tant que Direction purement technique, prend en charge la régulation, la conservation et la protection des terrains scolaires publics. Ses activités ne se limitent pas seulement au patrimoine foncier mais sont élargies à la construction et à la réhabilitation des infrastructures.
– La Secrétaire Particulier de la Direction (SPD)
La secrétaire particulière doit avoir une connaissance en technique de secrétariat. Ses rôles sont : d’ouvrir le courrier du Directeur, le hiérarchiser et le mettre sur son bureau pour lecture, taper ou enregistrer le courrier sur ordinateur et dans le cahier d’enregistrement.
Tout cela se fait dans un ordre de classement respectant une chronologie et une numérotation strictes suivant la date de l’arrivéedu courrier ou du dossier au Secrétariat de la Direction.
– Le Service des Domaines Scolaires (SDS)
C’est le Service qui s’occupe des procédures administratives et juridiques permettant de donner à un terrain destiné à un établissement scolaire, Ecole Primaire Publique (EPP), Collège d’Enseignement Générale (CEG) et Lycée et’établissement administratif du MEN que l’on rencontre sur le territoire national malgache.
D’après les responsables : « Pour qu’un établissement scolaire puisse bénéficier du plein droit d’usage et de la protection du MEN sur l’util isation de son terrain d’implantation, celui-ci doit être régularisé. La situation d’un terrainscolaire est régularisée quand les procédures qui commencent avec la demande du Chef d’Etablissements aboutissent à la délivrance d’un arrêté d’affectation par le Ministère de l’Aménagement du Territoire et de la Décentralisation (MATD) au profit du MEN ».
Le SDIS assure l’élaboration et la diffusion des instructions relatives aux démarches qu’il faut respecter pour parvenir à la régularisation de la situation d’un domaine scolaire.
Dans ses activités de régularisation et de conservation du patrimoine foncier et des infrastructures du MEN, ce Service opère en collaboration étroite avec les Services Centraux et Décentralisés du MATD.
– Le Service des litiges et Contentieux(SLC)
D’après le premier Responsable du Service : « les domaines scolaires et les infrastructures mis à la disposition des Etablissements scolaires p ublics sont souvent objet de convoitise de la part des personnes d’origine interne et externe du MEN ».

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
PARTIE I : CONTEXTE GENERAL DE L’ETUDE
CHAPITRE I : LE MINISTERE DE L’EDUCATION NATIONALE
Section I : Historique, missions et structure du MEN
1.1. Historique
1.2. Missions
1.3. Structure du MEN
1.3.1. Structure du MEN en matière de budget
1.3.1.1. Structure du budget programme
1.3.1.2. Les partenaires
1.3.2. Structure organisationnelle
1.3.2.1. Organisation du Ministère
1.3.2.2. Organigramme du MEN
1.3.2.3. Les attributions du MEN
1.3.3. Structures matériels
Section 2 : Direction du Patrimoine Foncier et des Infrastructures
2.1. Mission de la DPFI
2.2. Structure de la DPFI
2.2.1. Organigramme de la DPFI
2.2.2. Attribution et fonction de la DPFI
Section 3 : Les Outils de Contrôle employés par le MEN
3.1 Les documents de suivi de performance
3.2 Le Plan de Travail Annuel
3.3 Autres outils
CHAPITRE II : METHODOLOGIE ET CADRAGE THEORIQUE
Section 1 : Méthodologie adoptée
1.1 Compte rendu global
1.1.1 Déroulement du stage en général
1.1.2 Conditions de travail
1.2 Plan de travail
1.3 Outils de collecte des données
1.4 Avantages obtenus du stage
1.5 Limites du stage
Section 2 : Le Contrôle de Gestion
2.1 Définitions
2.2 Missions et objectifs
2.2.1 Missions
2.2.2 Objectifs
2.3 Outils de contrôle de gestion
2.4 Activités et fonctions
Section 3 : Le système budgétaire
3.1 Définition du budget en général
3.2 Définition du budget de l’Etat
3.3 Budgétisation de recette et de dépense
3.3.1 Budgétisation des recettes
3.3.2 Budgétisation des dépenses
3.4 Processus budgétaire du MEN
3.4.1 Elaboration de son budget
3.4.2 Exécution du budget
PARTIE II : IDENTIFICATION DES PROBLEMES
CHAPITRE I : ANALYSE DE L’ENVIRONNEMENT INTERNE DU MEN
Section 1 : Problèmes liés à la gestion des ressources humaines
1.1. Anomalies au niveau de la planification des ressources humaines et des activités
1.1.1. Le manque de personnel
1..1.2 Insuffisance de motivation de personnel
1.2 Ralentissement de l’exécution de travail
1.2.1. L’insuffisance des formations
1.2.2. L’insuffisance des outils de travail
Section 2 : Les problèmes inhérents à l’exécution du budget
2.1 Problèmes liés à l’exécution du budget
2.2 Changement fréquent du gouvernement
2.3 Autres obstacles en rapport avec l’exécution budgétaire
Section 3 : Autres problèmes
3.1 Lourdeurs des procédures administratives et comptables
3.1.1 Lourdeur des procédures de dépenses
3.1.2 Complexité des procédures de passation de marché public
CHAPITRE II : LES PROBLEMES LIES AUX CONTROLES
Section 1 : Problèmes rencontrés au niveau du MEN
1.1 Non achèvement à terme des missions
1.2_ Ecart considérable entre prévision et exécution du budget
1.2.1_ Suspension des financements extérieurs
1.2.2_ Vétustés des infrastructures et des mobiliers
1.2.3_ Problèmes de couverture
1.3_ Analyse de la stratégie
1.4_ Problèmes inhérent à l’organisation
1.5_ Insuffisances des ressources matérielles
Section 2 : Problèmes observés au niveau de la Direction
2.1_ Non régularisation des situations juridiques des domaines scolaires
1.2_ Litiges fonciers et contentieux des domaines scolaires
1.3_ Insuffisance des crédits alloués à la construction et/ou réhabilitation
Section 3 : Analyse des outils de contrôle de gestion
3.1_ Les problèmes liés au système budgétaire
3.1.1_ Difficultés dans l’élaboration du budget
3.1.2_ Le manque de suivi et de contrôle dans l’exécution budgétaire
3.2_ Tableau de bord
3.3_ Analyses des coûts
PARTIE III : PROPOSITION DE SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS
CHAPITRE I : SOLUTIONS CONCERNANT LES OUTILS DE GESTION
Section 1 : Amélioration des outils de gestion
1.1_ Le système budgétaire
1.2 _ Solutions suggérées sur l’analyse des coûts
Section 2 : Solutions relatives à la gestion des ressources humaines
2.1_ Renforcement de la planification des ressources humaines
2.1.1_ Recrutement des personnels
2.2_ Accélération de l’exécution de travail
2.1.2_ Attribution de formation au personnel
2.1.3_ Acquisition et maintenance des machines
CHAPITRE II : SOLUTIONS CONCERNANT LE CONTROLE DE GESTION
Section 1 : Mise en place d’une structure de contrôle de gestion
1.1_ Organisation du contrôle de gestion
1.2_ Place du contrôle de gestion dans l’organisation du MEN
Section 2 : Amélioration du suivi des procédures
2.1 _ Allégement des procédures des dépenses
2.2_ Mise en place d’une nouvelle procédure de passation du marché public
CHAPITRE III : SOLUTIONS RETENUES, RESULTATS ATTENDUES ET RECOMMANDATIONS GENERALES
Section 1 : Solutions retenues
1.1_ Solutions au niveau des stratégies et des activités
1.2_ Solutions proposées pour le réseau saturé
1.3 Solutions pour la régularisation des terrains
1.3.1 Augmentation du crédit alloué aux différents Services
Section 2 : Résultats attendus et recommandations générales
2.1_ Résultats attendus
2.1.1_ Résultats économiques
2.1.2_ Résultats financiers
2.1.3_ Résultats sociaux
2.2_ Recommandations générales
2.2.1_ Amélioration du système budgétaire
2.2.2_ Renforcement des relations sociales
2.2.3_ Contrôle de gestion
2.2.4_ Contrôle des informations
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE

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