DIAGNOSTIC DU SYSTÈME DE GESTION DES PPROVISIONNEMENTS DU F.T.M.

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STRUCTURE ORGANISATIONNELLE DU F.T.M.

Organisation générale

En 2007, le F.T.M. a connu une grave crise financière et socio-économique qui a conduit à la nomination, à titre exceptionnel et tr ansitoire, d’un Administrateur Délégué à la tête de l’établissement. Il avait comme mandat, entre autres, la restructuration et la réorganisation du FTM, selon les dispositions du Décret n° 2007-1026 du 24 Novembre 2007 abrogeant et modifiant certaines dispositions du Décret n° 90-653 du 19 Décembre 1990, du Décret n° 2007-1027 du 24 Novembre 2007 portant abrogation des divers décrets portant nomination respectivement du Président et des Membres du Conseil d’Administration, ainsi que du Directeur Général du F.T.M. et du Décret n°2007-1028 du 24 Novembre 2007 portant nomination de l’Administrateur Délégué, avec un mandat qui ne doit pas dépasser douze (12) mois.
Par ailleurs, toujours selon les clauses du Décret n° 2007-1026, mentionné ci-dessus, cet Administrateur Délégué du F.T.M. « hérite et mule,cu sans restriction aucune, de tous les pouvoirs dévolus aux organes du F.T.M. », notamment du Conseil d’Administration et du Directeur Général. En 2008, en application de ces divers décrets en date du 24 Novembre 2007, un nouvel organigramme a été alors mis en place au F.T.M., pour assurer, d’une part, la maîtrise de la crise financière et socio-économique et, d’autre part, la réalisation de son redressement.
Au moment de la réalisation de ce mémoire, le F.TM.. en est à son deuxième Administrateur Délégué, en la personne de MonsieurANDRIAMIHAMINA Rija, un Géographe et Urbaniste de formation, et un ancien membre du Conseil d’Administration de l’établissement. Ce nouveau Administrateur Déléguéa élaboré un autre organigramme, en Septembre 2009, différent de celui adopté par le premier Administrateur Délégué, et ceci toujours dans le but d’améliorer l’organisation de l’établissement.
La structure organisationnelle actuelle de l’établissement est synthétisée par cet organigramme établi en Septembre 2009 et présentéi -caprès (cf. graphique n°1 page 19) . Elle comprend, outre les unités sous la responsabilité iérarchique directe de l’Administrateur Délégué, trois Directions à savoir : la Direction Administrative, la Direction Commerciale et la Direction Technique.

L’Administration Déléguée

Les fonctions dévolues à l’Administration Déléguéesont précisées dans le Décret n° 2007-1026 mentionné plus haut. En outre, il est à faire remarquer en premier lieu dans cet organigramme, l’existence, d’une part, d’un Conseil ler Technique chargé de l’orientation stratégique de l’établissement et, d’autre part, d’une Assistante, sous contrôle direct de l’Administrateur-Délégué. Et en plus de ces deux postes s’ajoute un autre encore plus stratégique : celui du Chef de Département chargéudContrôle de Gestion, de la Comptabilité Analytique, de la Programmation, du Budget et du Suivi-évaluation des activités du FTM.
Par ailleurs, toujours conformément à cet organigramme, l’Administrateur Délégué du F.T.M. est également secondé dans ses tâches par les trois Directeurs cités ci-après :
– le Directeur Administratif ;
– le Directeur Commercial ; et
– le Directeur Technique.

La Direction Administrative

La Direction Administrative est composée de trois départements et d’une cellule « Trésorerie » :
– le Département Ressources Humaines ;
– le Département Logistique et Entretien ; et
– le Département Finances et Comptabilité.
Le Département Ressources Humaines est chargé toutparticulièrement de la gestion du personnel du FTM en général, ainsi que de l’établissement des différents états de paie. Le Département Logistique et Entretien s’occupe de tou ce qui concerne la logistique, du parc automobile, des divers magasins et des stocks, puis de tout entretien, d’une manière générale. La tenue de la comptabilité générale, de la comptabilité matières et l’établissement des états financiers incombent au Département Finances et Comptabilité.
La Cellule Trésorerie, quant à elle, se charge des opérations de trésorerie de l’entreprise, et notamment le paiement des dépenses engagées et l’encaissement des recettes.

La Direction Commerciale

Trois départements également constituent la Direction Commerciale :
– le Département Marketing et Commercial ;
– le Département Contrôle Qualité, Régulation et Standardisation ; et
– le Département Négociations, Relation Institutionnelle, et Recouvrement.
Les tâches incombant au Département Marketing et Commercial se résument aux activités concernant les ventes, les divers marchéset conventions. La fonction « marketing et communication » vient en amont et sert d’appui à ce s activités commerciales. Puis, comme la livraison des produits de l’établissement se fait au niveau de la Direction Commerciale, des unités de Contrôle Qualité, de Régulation et de Standardisation occupent un département à part entière dans cette direction. Enfin, en plus de la division qui a pour charge les négociations et les relations institutionnelles, une division « achat » et une autre
« recouvrement » sont également rattachées à ladite direction et forment le troisième et dernier département de la Direction Commerciale.

La Direction Technique

La plus importante en effectif parmi les trois directions, la Direction Technique est formée de huit départements distincts et d’une cellule d’appui. Ces départements peuvent être classés en quatre groupes, à savoir :
deux départements orientés essentiellement vers lestravaux de terrain :
– le Département Géodésie et Topo/Foncier ; et
– le Département Hydrographie / Océanographie.
Les travaux de terrains tels que les travaux géodésiques et de nivellement, les travaux topographiques et fonciers, et les travaux de prises de vues aériennes, sont les principales activités du Département Géodésie et Topo / Foncier.Tandis que le Département Hydrographie / Océanographie, comme son nom l’indique, s’occupe des travaux hydrographiques et océanographiques, comme les levés portuaires par exemple.
trois départements orientés principalement vers les travaux cartographiques en salle:
– le Département Photogrammétrie ;
– le Département Cartographie ; et
– le Département Éditions / Impressions.
Le Département Photogrammétrie est chargé du traitement des photographies aériennes issues des prises de vues aériennes mentionnées plus haut, et des opérations d’ortho-photographie. La conception et l’élaboration des diverses cartes thématiques et topographiques aussi bien numériques qu’analogiques sont les activités principales du Département Cartographie. Tandis que le DépartementÉditions et Impressions s’occupe de tout ce qui concerne l’impression des cartes et, d’ une manière générale, les travaux d’éditions, de Publication Assistée par Ordinateur (PAO) et d’imprimerie.
deux départements qui sont en fait des centres de ompétence :
– le Centre de Formation dénommé CEFA : Conseils, Études, Formation et Assistance ; et
– le Centre de Télédétection désigné par CNTIG : Centre National de Télédétection et d’Information Géographique.
Le centre CEFA est ouvert, non seulement au personnel de l’établissement, mais également au grand public, et se charge de la formation, étude et assistance dans le domaine du système d’information géographique (SIG), de latélédétection, du GPS, de la PAO et de l’imprimerie. Le traitement numérique d’images satellitaires, la production des bases de données géographiques de référence concernant le rritoirete national et l’exploitation du système d’information géographique en général sont,par ailleurs, les activités essentielles du Centre National de Télédétection et d’Information éographiqueG.
un dernier département et une division rattachée directement au Directeur Technique et qui sont des unités connexeset d’appui :
– le Département Archives ; et
– la Division Appui Informatique et Maintenance Technique.
La gestion de la bibliothèque du F.T.M. et l’archivage du patrimoine géographique aussi bien numérique qu’analogique concernant le territoire national relèvent du Département Archives. Et, comme les technologies adoptées par ’établissement se basent essentiellement sur la connaissance de l’informatique, une division indépendante de tous ces départements techniques s’occupe de l’appui informatique et de l a maintenance technique des matériels et des logiciels.

PRODUITS ET SERVICES PROPOSÉS À LA CL IENTÈLE

Produits et services

produits

Le F.T.M, de par sa vocation primaire, produit des cartes topographiques à diverses échelles en utilisant plusieurs techniques classiques telles que la géodésie, le nivellement, la photographie aérienne, la photogrammétrie, la télédtection, l’ortho-photographie, la cartographie, l’hydrographie et d’autres encore. De s technologies basées essentiellement sur l’informatique viennent s’ajouter à la liste du sav oir faire du F.T.M., notamment : le modèle numérique du terrain (MNT), le système d’informatio géographique (SIG), les bases de données géographiques (BD), le traitement numériqued’images satellitaires, le Web Mapping, etc.… . Il met alors à la disposition de s a clientèle différentes gammes de produits, à savoir (liste non exhaustive) :
– les cartes topographiques aux échelles allant du 1: 10 000 jusqu’au 1 : 100 000 ;
– les plans de ville au 1 : 10 000 ;
– les cartes routières et les cartes touristiques ;
– les cartes scolaires ;
– les cartes murales et les cartes du monde ;
– diverses cartes thématiques, par exemple : les cartes des ressources en eau, les cartes d’occupation de sol etc.… ;
– les cartes anciennes et les cartes marines de Madagascar ;
– les documents photographiques : les photos anciennes et les photos aériennes ;
– les cartes topographiques scannées ;
– les bases de données géographiques aux échelles allant du 1 : 10 000 jusqu’au 1 : 100 000 ;
– les orthophotos numériques :
– etc…

Services

L’établissement offre également à sa clientèle des prestations de services en effectuant, d’une part, tous travaux de levés topographiques, bathymétriques et portuaires, tous travaux géodésiques et sur le GPS ( Global Positioning System ), tous travaux de levés photogrammétriques et de prise de vues aériennes, oust travaux de reproduction et d’imprimerie tels que les cartes de vœux, les affic hes publicitaires, les livres, les différents carnets, les revues, les faire-part, etc… , et d’autre part en lui proposant diverses formations et assistances en SIG, télédétection, GPS, PAO (Publication Assistée par Ordinateur) et imprimerie.
Il nous est nécessaire de connaître, entre autres, les principaux types de clients et fournisseurs de l’établissement.

Les Principaux Clients

La clientèle du F.T.M. peut se résumer en trois grands groupes distincts, à savoir :
– l’Administration, composée essentiellement des divers ministères, des collectivités décentralisées, des entreprises publiques, etc. …. ;
– les sociétés privées, aussi bien nationales qu’internationales, les Organisations Non Gouvernementales (ONG), les agences de voyages, les organismes internationaux, etc. … ; et
– le grand public, constitué principalement des étudiants et enseignants, des touristes, des revendeurs, et autres particuliers encore.
En d’autres termes, les produits et services offerts par l’établissement intéressent presque tous les secteurs socio-économiques du pays.

Les Divers Fournisseurs

Ici également, les fournisseurs du F.T.M. peuvent être classés en trois grandes catégories distinctes, selon ses trois types de magasins existants:
– les fournisseurs de matières premières ;
– les fournisseurs de matières consommables ; et
– les fournisseurs de pièces détachées.
Les fournisseurs sont donc ceux qui approvisionnent l’entreprise en biens pour satisfaire ses besoins en matière de fonctionnement et de production. Et d’une manière générale, l’approvisionnement est une tâche exécutéen amont de la chaîne de production. Il va ainsi de l’achat initial jusqu’à la mise à disposition de ces biens à leurs utilisateurs, et il requiert alors une bonne organisation.
Le chapitre qui va suivre nous permettra de connaitre la gestion des approvisionnements du F.T.M.

Table des matières

INTRODUCTION
Partie I : CADRE D’ÉTUDE
Chapitre I : APERÇUE GLOBAL DU FOIBEN-TAOSARINTANIN’I MADAGASIKARA
Section I : PRÉSENTATION GÉNÉRALE
§1. Identité et historique
A. Identité
B. Historique
§2. Objectif
§3. Mission et autres activités
A.Mission
B. Autres activités
Section II : STRUCTURE ORGANISATIONNELLE DU F.T.M.
§1. Organisation générale
§2. Organigramme
A. L’Administration Déléguée
B. La Direction Administrative
C. La Direction Commerciale
D. La Direction Technique
Section III : PRODUITS ET SERVICES PROPOSÉ À LA CLIENTÈLE
§1. Produits et services
A. produits
B. Services
§2. Les Principaux Clients
§3. Les Divers Fournisseurs
Chapitre II : DESCRIPTION DU SYSTÈME DE GESTION DES APPROVISIONNEMENTS DU F.T.M.
Section I : LA FONCTION « APPROVISIONNEMENT » DANS LE CADRE DU F.T.M.
§1. Mission et objectif de la fonction « approvisionnement »
A. mission
B. Objectifs
§2. Le département négociations, recouvrement et achat ou (DPNRA)
A. La Division « Achat »
B. Procédure d’achat
a. Expression des besoins
b. Consultation de prix
c. Procédure de la Demande d’Engagement des Dépenses (DED)
d. Achat proprement dit
1. Achat à crédit
2. Achat au comptant
e. Livraison
f. Enregistrement des achats dans le journal des achats
g. Suivi de la demande de décaissement de fonds
h. Ordonnancement des pièces comptables
C. L’importation des produits
Section II : LA DIVISION COMPTABILITE MATIERES
§1. Mission
§2. Procédures de stockage
A. Réception
B. Rangement
C. La sortie de marchandises
Section III : LA POLITIQUE D’APPROVISIONNEMENT
§1. Prospection des marchés
§2. Politique d’achat
§3. Politique fournisseurs
§4. Politique de réapprovisionnement
Partie II : ANALYSE CRITIQUE OU PROBLÉMATIQUE
Chapitre I : DIAGNOSTIC DU SYSTÈME DE GESTION DES PPROVISIONNEMENTS DU F.T.M.
Section I : ANALYSE DES RESULTATS
§1. Analyse au niveau de la consommation
A. Le coût de la consommation de l’exercice
a. Commentaire
b. Application numérique : consommation générale
c. Commentaires
B. Le coût de passation d’une commande
a. Application numérique : coût de passation d’une commande
b. Commentaire
§2. Analyse par les ratios de rotation
A. La rotation des dettes fournisseurs
a. Application numérique : crédit fournisseurs
b. Commentaire
B. La rotation des créances commerciales
a. Application numérique : crédit clients
b. Commentaire
C. Délai de rotation des stocks
a. Application numérique : délai de rotation des stocks
b. Commentaire
Section II : LES FORCES DE LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS DU F.T.M.
§1. Analyse de la politique d’approvisionnement
A. connaissance et prospection des marchés
a. Méthode de recherche de fournisseurs et de produits adaptés pour le marché local
B. Politique d’achat et de produit
a. Achat économique
b. Politique d’achat favorable
C. Politique de réapprovisionnement des stocks
a. Dispositif pour le déclenchement de la commande
§2. Analyse des méthodes d’achat et de gestion des stocks
A. Au niveau de la gestion des achats
a. Aucun achat fictif
b. Achat réel
c. Séparation des fonctions
d. Contrôle renforcé pour les traitements
1. Cas de l’achat local
2. Cas de l’achat à l’importation
B. Au niveau de la gestion des stocks
a. Facilité de traitement
b. Aide à la décision accrue
c. Sources d’information interne
d. Document standard
e. Stocks identifiés et biens protégés
f. Rapprochement systématique
g. Inventaire physique
§3. Évaluation des moyens et de l’organisation de la fonction approvisionnements
A. Les moyens
a. Milieu de travail bien aéré
B. L’organisation de la fonction Approvisionnement
a. Existence d’un système budgétaire et prévisionnel approprié
b. Contrôle à posteriori
Section III : LES FAIBLESSES DE LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS DU F.T.M.
§1. Analyse de la politique d’approvisionnement
A. connaissance et prospection des marchés
a. Méthode de recherche de fournisseurs et de produits limités sur le marché local
B. Politique d’achat et de produit
a. Produits non classés
C. Politique de réapprovisionnement des stocks
a. Politique de « stock zéro » pour tous les produits
b. Méthode de réapprovisionnement inapproprié
§2. Analyse des méthodes d’achat et de gestion des stocks
A. Au niveau de la gestion des achats
a. Demande d’achat non standardisée
b. Procédure d’évaluation des offres non formalisées
B. Au niveau de la gestion des stocks
a. Absence de contrôle inopiné
b. Absence de rapport sur les rebuts
c. Le traitement différé de l’information
d. Procédure compliquée
§3. Évaluation des moyens et de l’organisation de la fonction approvisionnements
A. Les moyens
a. Manque de moyens pour mener à bien la mission
B. L’organisation de la fonction Approvisionnement
a. Absence d’indicateur de performance
Chapitre II : SUGGESTIONS ; RECOMMANDATIONS ET IMPACTS
Section I : SUGGESTIONS POUR L’AMÉLIORATION DU SYSTÈME DE GESTION DES APPROVISIONNEMENTS DU F.T.M.
§1. Au niveau de la politique d’approvisionnement
A. Connaissance et prospection des marchés
a. Utilisation de la technologie de l’information et de la communication
B. Politique d’achat et de produit
a. Classement des produits
C. Politique de réapprovisionnement des stocks
a. Politique différente selon le type de produits
b. Utiliser une méthode de réapprovisionnement rationnelle
§2. Au niveau des méthodes d’achat et de gestion des stocks
A. Au niveau de la gestion des achats
a. Standardisation des demandes d’achats
b. Procédure d’évaluation des offres à formaliser
B. Au niveau de la gestion des stocks
a. Vérification non programmée
b. Établissement d’un rapport des rebuts
c. Transmission à temps des supports
d. Simplification de la procédure
§3. Évaluation des moyens et de l’organisation de la fonction approvisionnements
A. Les moyens
a. Donner plus de moyens à la fonction approvisionnement
B. L’organisation de la fonction Approvisionnement
a. Mettre en place un tableau de bord
Section II : RECOMMANDATIONS
§1. D’optimiser le Besoin en Fonds de Roulement
§2. De mettre en place des indicateurs de suivi : le tableau de bord
A. Les caractéristiques d’un indicateur
B. Les catégories d’indicateurs
C. Les formes d’indicateurs
D. Exemples d’indicateurs
§3. De rendre opérationnel le logiciel « SAARI Gestion Commerciale »
Section III : IMPACTS
§1. Impact économique
§2. Impact financier
§3. Impact social
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
ANNEXE I : BON DE COMMANDE
ANNEXE II : BON DE RÉCEPTION
ANNEXE III : CHEQUE MATIÈRE
ANNEXE IV : DEMANDE D’AVANCE DE FOND
ANNEXE V : DEMANDE D’ENGAGEMENT DE DÉPENSE
LISTE DES TABLEAUX ET GRAPHIQUES

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