DESCRIPTION ET ANALYSES DE L’ORGANISATION COMPTABLE

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Missions, Objectifs, Activités

Comme touts établissement, le FTM a également ses missions, ses objectifs et ses activités entant que institution à buts lucratifs. C’est la raison de cette section.

Missions

Le FTM a pour mission de mettre en oeuvre la politique nationale en matière d’information géographique de base. Il est ainsi chargé d’exécuter les travaux nécessaires à l’implantation, à l’amélioration et à l’entretien d’un réseau géodésique, d’un réseau de nivellement, de la couverture hydrographique et de la couverture photographique aérienne. Il doit établir et tenir à jour des cartes topographiques de base, des cartes marines et des cartes dérivées concernant le territoire national. Il est également tenu d’accomplir des travaux à caractère cartographique d’exploitation photogrammetrique et thématique, de photographies aériennes, d’image de télédétection, de levées topographiques, hydrographiques et océanographiques; des travaux relatifs à la numérisation et à l’analyse des données géographiques, à l’élaboration des cartes thématiques ou à la production d’informations géographiques spécifiques concernant le territoire national.
Le FTM a été créé pour asseoir la souveraineté nationale à partir de la maîtrise de l’Information Géographique et Hydrographique et de son processus de production. Il gère l’intérêt général en matière d’Information Géographique et Hydrographique. Il assure depuis sa création, pour l’ensemble du territoire national, tous services et travaux de production des données géographiques et hydrographiques pour la description et la représentation de la surface du territoire national (y compris la zone maritime), publie et diffuse les informations correspondantes.
De plus, le FTM doit établir, publier, diffuser sous forme graphique, photographique, numérique ou littérale les documents correspondants à ses activités; il doit effectuer des recherches d’intérêt général dans des domaines scientifiques et techniques liés à ces mêmes activités. Enfin, il est chargé de contribuer à la valorisation et à l’exploitation des résultats de ces activités. Toutes autres activités relatives à l’information géographique de base est, d’une manière générale, à accomplir par le FTM.

Objectifs

La démarche qualité, l’esprit d’innovation, la réponse aux besoins du client, le respect des engagements (sa fiabilité) sont les valeurs importantes du FTM.
De plus, l’objectif principal du FTM est également de promouvoir le secteur Système de géo référence à Madagascar et d’être parmi les entreprises publiques (EPA). Il s’efforce de mettre en oeuvre sa capacité professionnelle et son savoir faire face à la loi du marché. Commercialiser des produits de qualités à des prix compétitifs et de manière efficace concourant à l’atteinte de cet objectif. Ainsi, à court terme, il doit, d’une part, gérer la crise financière à laquelle il fait face actuellement, c’est-à-dire trouver du financement pour l’acquittement de ses dettes auprès des fournisseurs, pour l’allocation des charges du personnel et sociales; d’autre part, formuler la politique de reforme sectorielle du Système de géo référence à Madagascar.

Activités et produits

Le FTM a pour objet de mettre en œuvre la Politique Nationale en matière d’Infrastructure d’Information Géographique de Base.
L’une des particularités du FTM est qu’il s’adresse aux clients restreints puisqu’il produit et commercialise des produits spécifiques tels que des cartes topographiques, des cartes touristiques, des cartes routières, des cartes scolaires. Le FTM produit également les plans des villes, les cartes thématiques, les photos aériennes et marines de Madagascar. La réalisation de ces différentes gammes de produits fait recours à plusieurs techniques comme la géodésie, la prise de vue aérienne, la photogrammétrie, la télédétection et l’ortho photographie.
Les activités du FTM ne se limitent cependant au domaine géographique de base. En effet, les travaux d’imprimerie sont devenus des compléments d’activité et participent de ce fait à la constitution du chiffre d’affaires de l’établissement. Le département Imprimerie, crée en 1983, exécute tous les travaux d’édition à grands tirages comme des livres, des brochures, des faire-part, des carnets d’adresses……

Structure Organisationnelle

L’étude de l’organisation des moyens humains de l’établissement permet un cadrage physique plus précis de l’organisation comptable existante.
Le statut d’EPIC du FTM implique l’adoption d’une structure hierarchico-fonctionnelle (Staff and Line).

Organigramme

L’organigramme est une représentation graphique de la structure interne de l’entreprise avec le titre et la position de chacun de ses membres. On y voit le rang qu’il occupe, ce qu’il fait, de qui il dépend et comment sont établit les liens de subordinations. Cette manière de représenter une organisation n’a qu’un caractère statique. Elle ne permet pas, bien entendu, de discerner toutes les influences réciproques formelles et informelles qui jouent un rôle clé.
L’organigramme est donc un document qui donne un premier repérage des organes existants et de leurs relations. Il donne une image exacte de la division de travail et permet par conséquent de savoir rapidement la place de chacun, cette indication des attributions même succincte permet à chacun de savoir sur quoi s’occupent les autres, Il est donc à cet égard appréhendé comme un instrument important de coordination.
Le FTM compte actuellement environ 174 employés dont 28 cadres supérieurs (ayant le diplôme de Licence ou plus), 92 cadres moyens (niveau BTS), 54 exécutants (niveau BEPC et moins). En général, 50% des employés sont dans la quarantaine, voire même la cinquantaine. En d’autres termes, le FTM est une établissement qui n’a pas beaucoup évoluer au niveau des recrutements des jeunes diplômés, seulement ceux qui sont déjà embauché depuis au moins 10ans de services au sein de l’établissement.

Attributions

Les attributions relatives aux diverses fonctions présentées dans l’organigramme sont les présentées dans les rubriques suivantes :

Le Conseil d’Administration

Le FTM est administré par un Conseil d’Administration et géré par un directeur général. Le Conseil d’Administration est investi de tous les pouvoirs d’administration nécessaires au bon fonctionnement du FTM. Il est notamment chargé de veiller à la bonne marche de l’établissement ; de définir la politique générale du FTM; de prendre des décisions relatives au budget utilisé par l’organisation et à l’augmentation de salaire du personnel. Il s’occupe également d’adopter le programme d’activités du FTM et d’en assurer son application après vérification par l’autorité chargée de la tutelle technique de sa conformité avec la politique sectorielle du département ; de procéder, sur proposition du Directeur général, aux nominations des cadres dirigeants du FTM ; de voter le budget du FTM. Enfin, d’examiner et d’approuver les comptes financiers et le bilan en fin d’exercice et de proposer au Ministre de tutelle une liste de personnes qu’il juge apte à occuper le poste de Directeur Général du FTM.

La Direction Générale

Elle est chargée de l’administration, de la direction et de la gestion du FTM. Elle dispose sans aucune restriction, de tous les pouvoirs dévolus aux organes stipulés par les articles 5, 6, 7, 8, 9 et 10 du Décret n° 90/653 du 19 Décembre 1990 portant réorganisation du FTM. Le Directeur Général a pour mission de réaliser la reforme institutionnelle engagée dans le domaine Système de géo référence.
A ce titre, le Directeur Général est notamment chargé de représenter le FTM en justice et vis-à-vis des tiers ; de passer et d’établir les marchés, les conventions et les contrats au nom et pour le compte du FTM et de réaliser les objectifs du FTM en conformité avec les directives du Conseil d’Administration.

Le Conseiller Technique

Le rôle du conseiller technique est d’assister l’administrateur délégué ou dernièrement le Directeur général dans sa prise de décision les plus importantes. Il supervise et coordonne les activités de développement de l’établissement. Il a également pour fonction de faire en sorte que les clients douteux du FTM puissent trouver des moyens pour payer les dettes qu’ils doivent à l’établissement mais aussi de servir d’intermédiaire entre l’établissement FTM et ses fournisseurs. En ce sens, le conseiller technique se déplace et fait une descente sur terrain pour rencontrer en personne ces clients non solvables et représente le FTM au niveau de quelques fournisseurs. Il est à noter que le poste de conseiller technique est un poste récemment conçu au sein de l’établissement.

Cellule de Contrôle de gestion

Les attributions de cette cellule consistent à superviser et à contrôler la façon dont les responsables procède à la gestion de l’établissement. Sa mise en place contribue à la possibilité de suivre au près l’utilisation de toutes les ressources à la disposition du Foiben-Taosarintanin’i Madagasikara.
Il est à noter au passage que cette cellule a une importance vitale pour le bon déroulement des activités de l’établissement mais également pour l’atteinte de ses objectifs visés auparavant dont le redressement de l’établissement et la rentabilité.

Service Programmation, Suivi – Evaluation

Les attributions de cette cellule consistent à superviser la comptabilité analytique, à établir des manuels de procédures spécifiques à toutes les tâches et à effectuer l’inspection du travail dans le but de faire une réalisation du plan d’audit interne. Il doit trouver des solutions visant à optimiser les résultats du FTM. Inclut dans sa fonction également est de concevoir la prévision budgétaire de l’établissement pour une année d’exercice à venir et de faire une suivi et évaluation de l’utilisation des fonds. Il est composé du Service Programmation et Suivi-Evaluation.

La direction Administrative et financière

Le principal rôle de cette direction est de gérer les divisions qui la composent. Sous sa tutelle, elle met en position d’état major la cellule trésorerie ; ce qui signifie que le responsable de la trésorerie reçoit directement les ordres du directeur administratif et financier. Elle est également responsable de la supervision des tâches quotidiennes du Service Finances et Comptabilité ; de la cellule Logistique et Entretien, mais également du service des Ressources Humaines. Prenons une par une les rôles de ces services qui la composent :
¾ Le service Finances et Comptabilité
Le service Finances et Comptabilité est chargée d’effectuer toutes les opérations relatives à la gestion financière du FTM. Il gère et coordonne les mouvements de fonds et contrôle les opérations comptables de l’établissement. Le Service Finances et comptabilité est rattachée directement à la Direction Administrative et Financière pour diriger les deux cellules qui la composent. Son Organigramme se présente comme suit.
La Comptabilité Générale : Toutes les pièces retraçant les opérations économiques effectuées au sein du FTM aboutissant au service Comptabilité. En effet, celui-ci enregistre de façon exhaustive et fidèle tous les événements économiques qui lient le FTM à son environnement. Il exécute la saisie des achats, des ventes, des opérations diverses par un système centralisateur informatisé dans un logiciel comptable SAGE SAARI (Comptabilité
100) dans le but de classer les informations suivant leur nature, de déterminer le résultat de l’établissement d’éditer les états financiers au moment voulu.
Pour une meilleure organisation au niveau de ce service, deux (2) secrétaires comptables effectuent la saisie des achats et des ventes tandis que le responsable la cellule assure la saisie des opérations diverses. A part les différentes tâches périodiques tel que l’état de rapprochement bancaire, le rapprochement du journal caisse avec la cellule trésorerie, le rapprochement des opérations comptables……..…la cellule comptabilité doit également déclarer auprès du fisc la TVA avant le 15 du mois suivant, les états financiers à chaque fin d’exercice en vue de l’acquittement de l’impôt et le chiffre d’affaire réalisé.
De plus les deux secrétaires comptables qui font parties de la comptabilité générale sont chargés d’effectuer l’enregistrements de tous les supports comptables, de tous les états de versement (Etat de Versement Espèces, Etats de Versement Virement, Etats de versement Chèque) dans le but de fournir au moment voulu l’état de liquidité.
La comptabilité matière : Elle s’occupe de la gestion des stocks et des immobilisations. En ce qui concerne les stocks, le responsable de sa gestion exécute la saisie des bons de réception et des chèques matières dans un logiciel FTM. Puis, elle compare les fiches de stocks du magasin et le fichier central mensuel en vue de faire un sondage des articles en stocks par mois. Le responsable, dépendant de toutes les données mis à jour, fait ressortir la situation des stocks mensuels dans le but de pouvoir faire un inventaire semestriel des articles en magasin ;
A propos de la gestion des immobilisations, le responsable effectue la saisie des acquisitions et de la répartition des matériels et mobiliers par détenteur. Parmi ses tâches, elle codifie les immobilisations à affecter par détenteur puis elle révise les codes collés sur chaque matériel et mobiliers déjà installés. A ce propos, si les étiquettes se détachent du matériel ou/et du mobilier, elle les codifie à nouveau.
¾ Le Service Ressources Humaines
Elle s’occupe de l’embauche, du recrutement, de la gestion et de l’administration du personnel. Elle élabore la politique sociale de l’établissement et assure sa mise en application. Elle organise et gère la rémunération du personnel, les indemnités, le remboursement des frais en cas de maladie des personnels…
Le service des ressources humaines met au point le tableau de bord du personnel, elle supervise l’établissement de la paie et veille à ce que la législation sociale, les règlements général et intérieur soient respectés.
¾ Le Service Administrative et Approvisionnement
Il s’occupe des tâches concernant les entretiens des matériels de l’établissement comme par exemple les voitures, les machines productives de l’imprimerie,… Elle élabore le budget nécessaire pour l’entretien de ces matériels. Il s’occupe également de faire tous les achats dont l’établissement a besoins.
Ce service est composé du garage, du magasin, de la logistique et des entretiens de tous les matériels appartenant à l’établissement.

La direction des Relations publiques et Institutionnelles (DRPI)

Elle est chargée d’établir la synthèse de toutes les situations des factures à crédit impayées. Elle est également tenue de l’intervention nécessaire au recouvrement. Elle assure la vente des produits finis et le suivi des commandes. Elle vérifie et approuve les commandes et informe la section fabrication pour l’exécution de celui-ci. Par ailleurs, la direction est chargée de la conception des produits finis et des prestations de services et établit les bons de commande et bons de livraison. Elle est divisée en servie division et vente ; en service communication ; en service édition et impression ; et en service recherche et développement.
¾ Le Service Division et Vente
Le rôle de ce service concerne principalement les opérations commerciales et s’occupe de l’étude de l’amélioration des produits finis et assure la réalisation des objectifs de vente. Elle est aussi responsable du suivi des calendriers. Mais son rôle principal est effectivement de procéder à la vente des produits finis de l’établissement FTM comme les cartes scolaires…
¾ Le Service Communication
Il est chargé d’établir les supports publicitaires pour faire connaître d’avantage le FTM dans le système de géo référence au public. Il contribue à l’augmentation des chiffres d’affaire de l’établissement vu l’effet de la publicité au niveau d’un produit quelconque.
¾ Le Service Edition et Impression
Il est chargé de faire tous les travaux d’édition et d’impression de toutes les directions au sein de l’établissement. Il est composé de trois personnes pour assurer routes les tâches à effectuées.

La direction de l’infrastructure Géographique et Hydrographique (DIGH)

Les principales attributions de cette direction consistent la raison d’être de l’établissement c’est-à-dire tous ceux qui concernent la cartographie, la géodésie, la photogrammétrie, la topographie, etc…
Cette direction occupe une place primordiale dans la survie de l’établissement surtout en ce période de crise qu’elle traverse actuellement. Elle est composée d’agents qui font des travaux de brigades qu’ils soient à Madagascar ou à l’étranger. Cette activité est une des principaux domaines qu’on voit le plus souvent l’établissement, c’est-à-dire en se déplaçant sur terrain directement en fonction des demandes des clients ou l’Etat.
Cette direction est composée de plusieurs services dont le Service Géodésie et Nivellement, l’hydrographie et océanographie, Service Image Espace et Photographie, le Service d Données Vectoriel, et le Service Cartographie.

La direction de Maîtrise d’ouvrage de Service Public (D.M.O.S.P.)

Cette direction est nouvellement crée au sein de l’établissement FTM. Elle a pour rôle de contrôler les travaux effectués et de mesurer le FTM dans le cadre de la loi c’est-à-dire l’établissement au niveau des règlements et normalisations appliquées par l’Etat Malagasy et les lois en vigueur. Cette direction est composée de plusieurs services dont le service documentation et archives, du Service Réglementation, Normalisation et Visa, et le Service Contrôle des Travaux.
Pour conclure, il faut rappeler que par l’intermédiaire de ce chapitre intitulé la présentation de l’établissement, on a pu identifié et connaître l’origine, les objectifs, les missions, les activités et produits qui caractérisent l’établissement Foiben-Taosarintanin’i Madagasikara (FTM). Ce volet nous permet de se référencer en quoi consiste l’implantation du FTM au centre même de la Nation. La simple connaissance de ces aspects est incomplète vis-à-vis de l’objet de ce travaux de mémoire, c’est la raison de la théorie de la comptabilité, sujet du chapitre suivant.

Table des matières

INTRODUCTION
PARTIE I: CADRAGE PHYSIQUE ET THEORIE GENERALE DE L’ORGANISATION COMPTABLE
CHAPITRE I: PRÉSENTATION DE L’ÉTABLISSEMENT
SECTION 1 : IDENTITÉ ET HISTORIQUE
1-1- IDENTITÉ
1-2- HISTORIQUE
SECTION 2: MISSIONS, OBJECTIFS, ACTIVITÉS
2-1- MISSIONS
2-2- OBJECTIFS
2-3- ACTIVITES ET PRODUITS
SECTION 3: STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
3-1-ORGANIGRAMME
3-2- ATTRIBUTIONS
3-2-1-Conseil d’administration
3-2-2-Direction générale
3-2-3-Conseil technique
3-2-4-Cellule Contrôle de gestion
3-2-5-Service programmation, suivi et évaluation
3-2-6-Direction Administrative et Financière
3-2-7-Direction des Relations Publiques et Institutionnelles
3-2-8-Direction de l’infrastructure Géographique et Hydrographique
3-2-9-Direction de Maîtrise d’Ouvrage de Service Public
CHAPITRE II- THÉORIE GÉNÉRALE DE LA COMPTABILITÉ
SECTION 1- LES PRINCIPES COMPTABLES
1-1-PRINCIPES D’INDEPENDANCE DE L’EXERICICE
1-2-PRINCIPES DE PERMANENCE DE METHODE
1-3-PRINCIPES DE NON COMPENSATON
1-4-PRINCIPES DE PRUDENCE
1-5-PRINCIPES DE COÛT HISTORIQUE
1-6-PRINCIPES D’IMPORTANCE RELATIVE
1-7-PRINCIPES D’INTANGIBILITE DU BILAN
1-8-PRINCIPES DE PREEMINENCE DE METHODE
SECTION 2- LE SYSTÈME D’ORGANISATION COMPTABLE
2-1-LE SYSTEME CLASSIQUE
2-2-LE SYSTEME CENTRALISATEUR
2-3-LE SYSTEME INFORMATISE
SECTION 3- LA TENUE DES LIVRES COMPTABLES
3-1-LE LIVRE JOURNAL
3-2-LE GRAND LIVRE
3-3-LE LIVRE D’INVENTAIRE
PARTIE II: DESCRIPTION ET ANALYSES DE L’ORGANISATION COMPTABLE
CHAPITRE I : CADRE DE DESCRIPTION DE L’EXISTANT
SECTION 1- L’ORGANISATION COMPTABLES DU FTM
1-1-LES PROCEDURES COMPTABLES
1-1-1-Procédure des opérations d’achats
1-1-2-Procédure des opérations de ventes
1-1-3-Procédure des opérations de trésorerie
1-1-4-Procédure des opérations diverses
1-2-LE SYSTEME COMPTABLE ADOPTE
1-2-1-Comptabilité matiére
1-2-2-Comptabilité générale
SECTION 2- LES PROCÉDURES DE TRAITEMENT COMPTABLES
2-1-SAISIE DU JOURNAL
2-1-1-Saisie des dépenses et achats
2-1-2-Saisie des ventes
2-1-3-Saisie des opérations diverses
2-1-4-Saisie des opérations de trésorerie
2-2-ETABLISSEMENT DU GRAND LIVRE DES COMPTES ET LA BALANCE AVANT INVENTAIRE
2-3-TRAVAUX D’INVENTAIRE
2-4-BALANCE DES COMPTES APRES INVETAIRE.
CHAPITRE II : CADRE D’ANALYSE DE L’ORGANISATION COMPTABLE
SECTION 1- ANALYSE DES POINTS FORTS RECENSÉS AU NIVEAU DU SYSTÈME COMPTABLE DU FTM
1-1-POINTS FORTS DE L’ORGANISATION COMPTABLES ..
1-1-1-La normalisation comptable
1-1-1-1-Adoption d’un plan de compte
1-1-1-2-Disposition de livre comptable
1-1-1-3-Respect des principes et des conventions comptables
1-1-2-La cohérence entre la Comptabilité Générale et la Comptabilité Analytique.
1-2-POINTS FORTS DANS LES TRAITEMENTS COMPTABLES ..
1-2-1-Automatisation des traitements
1-2-1-1-Génération d’écriture automatique des états financiers
1-2-1-2-Sécurisation des écritures comptables
1-2-2-Contrôle de saisie des pièces justificatives
SECTION 2- ANALYSES DES POINTS FAIBLES DÉTECTÉS AU SEIN DU FTM
2-1-PROBLEMES LIES AUX DOCUMENTS DE BASES COMPTABLES
2-1-1-Le système de classement et d’archivage risqués
2-1-1-1-Système de classement inapproprié
2-1-1-2-Système d’archivage inadéquat
2-1-2-Manuel de procédure informel
2-1-2-1-Difficulté d’execution des tâches
2-1-2-2-Défaillance du contrôle interne
2-2-PROBLEMES RENCONTRES AU NIVEAU DU PERSONNEL
2-2-1-Stagnation de l’effectif du personnel
2-2-1-1-Problème de répartition des tâches
2-2-1-2-Manque de personnel
2-2-2-Déficience de la motivation du personnel
2-2-2-1-La non concordance de le culture d’entreprise avec la mentalité du personnel
2-2-2-2-Absence d’un politique de développement du personnel..
PARTIE III: PROPOSITION D’ACTIONS, ETUDE DES IMPACTS ET RECOMMANDATIONS GENERALE
CHAPITRE I : PROPOSITION D’ACTIONS DE L’ORGANISATION COMPTABLE
SECTION 1- SOLUTIONS CONCERNANT LES DOCUMENTS DE BASES
1-1-AMELIORATION DU SYSTEMEN DE CLASSEMENT ET D’ARCHIVAGE ..
1-1-1-Au niveau du système de classement
1-1-2-Au niveau du système d’archivage
1-2-PROGRAMMATION D’UN MANUEL DE PROCEDURE ADEQUAT
1-2-1-Procédure lié aux tâches comptables
1-2-2-Mise en place d’un contrôle interne
SECTION 2- SOLUTIONS CONCERNANT LES FACTEURS HUMAINS
2-1-MOBILISATION DES EFFECTIFS DU PERSONNEL
2-1-1- Répartition rationnelle des responsabilités
2-1-1-1-Délégation des responsabilités
2-1-1-2-Rédéfinition des tâches
2-1-2- Recrutement et/ou renforcement d’encadrement
2-1-2-1-Recrutement de nouveau personnel
2-1-2-2-Renforcement des encadrements
2-2-MOTIVATION DU PERSONNEL
2-2-1- Instauration d’une nouvelle culture
2-2-2- Définition d’une politique concrète de développement.
CHAPITRE II- ETUDE DES IMPACTS ET RECOMMANDATIONS GÉNÉRALES
SECTION 1- IMPACTS DES SOLUTIONS PROPOSÉES
1-1-CONCERNANT LES DOCUMENTS DE BASE COMPTABLES .
1-1-1-Impacts positifs
1-1-2-Impacts négatifs
1-2-CONCERNANT LE FACTEUR HUMAIN
1-2-1-Impacts positifs
1-2-2-Impacts négatifs
SECTION 2- RECOMMANDATIONS GÉNÉRALES
2-1-LA GESTION DU TEMPS
2-2-RESPECTS DES DROITS DE TRAVAIL
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE

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