Description du projet SLP (Sustainable Living Programme)

Ce rapport de transmission est un document rédigé en fin de stage et qui permettra à quiconque qui le lit d’être au point sur les avancés des divers projets sur lesquels, j’ai collaboré en tant que coordinatrice de projet durant mon stage.

Ma période de stage étant de 3 mois et demi à 100%, il n’a pas pu être possible de finir les projets (la réalisation de ces projets étant sur longue période). Néanmoins, j’ai pu avoir l’occasion de travailler sur des phases de projets très intéressantes et enrichissantes tel que lancement de la plateforme web SLP. A travers ce rapport de transmission, j’ai essayé au maximum de fournir les informations les plus claires et utiles possibles. Cependant des informations peuvent être manquantes pour la compréhension des projets par une personne nouvellement arrivée. C’est à cet effet que je tiens à rester disponible au cours des 3 prochains mois et voir même au- delà pour répondre à toutes questions dont la réponse ne se trouverait pas ce rapport. (Voir coordonnées dans la liste des membres gaea21).

Projet : SLP 

Description du projet SLP ( Sustainable Living Programme)

Le Sustainable Living Program (SLP) est le programme conçu par gaea21. Il offre à tout individu, des outils personnalisés et des solutions concrètes basés sur l’analyse pluridisciplinaire de son profil qui amélioreront son expérience de vie tout en préservant la planète. Ce projet se développe autour d’une plateforme web interactive ( fonctionnalités de SLP) regroupant des outils et des programmes destinés à l’évaluation, la sensibilisation, l’information et à l’apprentissage de nouvelles habitudes plus éco-responsables donc plus durables. A cet effet, la plateforme SLP se compose de 7 sites, d’un programme annuel d’ateliers thématiques et d’un tableau de bord : le Dashboard. Ce tableau de bord se compose de multiples outils incluants des questionnaires thématiques qui permettront à l’individu d’évaluer son impact environnemental, suivre son évolution généré par des changements de comportements et de profiter de nombreux bénéfices que ce soit du point de vue santé, environnemental, social et même financier.

Mon rôle en tant que coordinatrice SLP 

Dès le début de mon stage, j’ai eu pour mission de coordonner le projet SLP au côté de Shannon, ma collègue présente depuis plus longtemps sur le projet. Le projet de plateforme web SLP implique à la fois le travail des équipes de recherches et scientifique du programme ECO-CONSOMMATION (executive summary) chargées de créer le contenu du site à savoir les questionnaires, les mini -profils permettant de catégoriser les individus selon leur impact écologique, créer des articles en analysant et en vérifiant la véracité des informations que l’on trouve sur internet sur de bonnes pratiques. A la suite de la création du contenu scientifique, celui-ci est envoyé à l’équipe Design ( Ecomind) chargée de créer le rendu visuel qui se trouvera sur la plateforme web et en parallèle à l’équipe Traduction afin d’avoir les versions anglaises, espagnoles, allemandes et italiennes de chaque contenu créée. gaea21 étant une association suisse qui se veut à renommée internationale, l’accessibilité au contenu est un des objectifs premiers de tous ces projets. Enfin, après le travail réalisé par l’équipe design, les livrables fournis- par celle-ci sont transmis à l’équipe It qui se charge de l’intégrer à la plateforme Web. D’autres collaborations sont à possible avec notamment l’équipe Marketing/ CM ( en charge de la gestion des communautés et de la promotion du projet) et l’équipe de Rédaction ( en charge de la révision des contenus écrits et de l’envoi des Newsletters SLP )..

Le projet SLP est donc un projet nécessitant la collaboration de diverses équipes. Ainsi mon rôle de coordinatrice SLP a été celui d’intermédiaire entre ces différentes équipes mais aussi le commanditaire du projet ( Yvan) et de gestion/ planification de l’avancement du projet..

Les séances Skype / Hangout Hebdomadaires

Comme tous coordinateur de projet gaea21 pour suivre le travail de chacun, il a été important d’avoir de nombreux moment d’échanges avec les différentes équipes. Divers groupes hangouts existent : transversale SLP, Team pages consom’action et questionnaire, etc (demander aux Rh du projet et aux coordinateurs des équipes avec SLP collabore de vous ajouter).

Les séances auxquelles j’ai pu prendre part quotidiennement sont :

● la séance ECO – CONSOMMATION : le lundi à partir de 8h30
● Séance Rh/ coordinateur SLP : le lundi à 11h30 : Pv à préparer par le coordinateur SLP
● Séance transversale SLP avec les équipes IT, Design, Recherche, Marketing: le lundi à 14h00 : Pv à préparer par le coordinateur SLP
● Séance IT pour suivre l’avancé de l’équipe : le jeudi à partir de 9h45
● Séance Ecomind pour suivre l’avancé de l’équipe : le jeudi à partir de 14h15

Les documents utiles pour ce rôle de coordination :
– Guide de coordination : Pour connaître toutes les missions de coordinateur de projet.
– Check- liste accueil de nouveau collaborateur : Pour accueillir un nouveau membre dans son équipe
– Organigramme des coordinateurs gaea21 et l’ensemble des projets gaea21 : Pour savoir à qui s’adresser lors de collaborations avec des équipes d’autres projets.
– Liste membres gaea21: Pour contacter n’importe quelle membre de gaea21 et trouver son pseudo skype et l’ajouter à un groupe skype.
– Tableau de suivie des équipes travaillant pour SLP : pour faire le suivi de leur travail Les coordinateurs avec qui la prise de contact doit être immédiate :
– coordinateur IT : Alexandre NGUYEN / mail: alexandr.nguyen21@gmail.com
– coordinateur Design : Bastien MUTTONI / mail: bastien.muttoni21@gmail.com
– co-coordinateurs Recherche en charge des questionnaires Écologique et Psychologique : Enevis MARTINEZ / mail : enevis.martinez21@gmail.com et Lucette RADRIANANVELO /mail: lucette.randrianarivelo21@gmail.com
– Coordinatrice Rédaction : Anabèle Quille/ mail : anabele.quille21@gmail.com
– Coordinateur Traduction : Nadjib LIMAM / mail : nadjib.limam@21gmail.com
– Les responsables des pages consom’action ou des questionnaires mail à retrouver dans le tableau de suivie SLP.

Ce qui a été fait 

Durant mon stage, j’ai été amené à rédiger seule ou en binôme des contenus textes pour les pages du site SLP , à savoir :
– la modification de Executive Summary SLP
– la rédaction du texte pour les pages “ je cherche” et “je propose”
– la modification du texte “ entrez vos revenus”
– la rédaction de texte de présentation de l’univers des communautés Better life en collaboration avec les responsables CM des communautés, la création de mindmap navigation SL Community
– la création d’un mindmap navigation “ passer à l’action”
– la rédaction du texte de présentation du projet SLP pour Administration- budget
– la rédaction du cahier des charges du questionnaire écologique
– la rédaction du guide pour les responsables des pages consom’action
– la rédaction d’un guide exemple de réalisation de questionnaire
– la rédaction d’articles pour le Feed/ news SLP sur l’avancement des différents sous- projets SLP
– la rédaction des newsletters SLP pour le site
– la rédaction d’un guide pour les responsables des pages consom’action

Le rôle de coordinatrice SLP a souvent impliqué la relecture et la validation de livrables et la commande de livrables à d’autres équipe, à savoir :
– Le recensement des bugs lié au site SLP pour aiguiller l’équipe IT.
– La validation de la partie 1 et 2 du questionnaire Écologique et la recherche des sources utilisées.
– La validation du document élaboré par l’équipe marketing SIG
– La validation du questionnaire “ manger”
– Divers commandes auprès des Équipes ( voir le dossier Commande SLP)

Ce qu’il reste à faire

Avec l’équipe Recherche :
● Le suivi et la lecture /validation de la partie 3 et 4 du questionnaire écologique (voir tableau de commande SLP Recherche, mindmap, cahier des charges, excel de rédaction ).
● Lancer la réalisation du questionnaire psychologique ( méthode, tuto questionnaire, mindmap à finaliser et faire valider par Yvan) à inscrire dans le tableau de commande et à envoyer par email à Lucette ou Enevis.

Avec l’Équipe Traduction :
● Commander la traduction de la partie 3 et 4 en envoyant un mail en joignant le tableau de commande SLP Traduction .
NB: la traduction doit être envoyée dès que le contenu est validé pour ne pas oublier et prendre du retard dans l’intégration des versions anglais , espagnol etc du site SLP.

Avec l’équipe IT:
● Continuer de tester le site SLP, d’ajouter les nouveaux bugs transmis par les utilisateurs et suivre les améliorations réalisées par l’équipe IT via le document de recensement bug.

Avec l’équipe Rédaction:
● Préparer les Newsletters SLP pour mettre au courant les utilisateurs des mise à jours et maintenir leur intérêts ( dossier NL SLP)
● Demander à être formé à l’usage de mailchimp pour envoyer des Newsletters.

Avec l’équipe Design :
● Suivre l’avancement du travail de l’équipe DESIGN sur le questionnaire partie 3 et 4, le questionnaire “ manger”, la navigation via les communauté , la navigation vers les thèmes de passez à l’action en fonction de l’avancement du travail de l’équipe IT grâce au tableau de commande.

Avec l’équipe Scientifique :
● Le suivi de la rédaction du questionnaire « prendre soin de soi » (responsable : Mélanie, mindmap, Excel de rédaction)

Avec l’équipe Ecomobilité :
● Le suivi de la rédaction du questionnaire « prendre soin de soi » (responsable:Maha/eddy, mindmap, tuto questionnaire )

Avec l’équipe du projet PDI :
● une commande très ancienne ( avant mon arrivé avait été lancé pour la création d’un document sur la gestion de projet mais n’avait ( semble-t-il ) pas été honorée, elle a été relancée à l’équipe PDI : voir le tableau de commande SLP/PDI

Avec les équipes des pages Consom’action :
● De nombreux articles ont été rédigés et validés par leur propre équipe. Il faudrait une relecture par le coordinateur SLP et l’équipe de rédaction pour de possibles reformulations/ correction. Les articles doivent être ensuite envoyés à l’équipe de traduction ( dossier à créer pour ranger les articles et leur traductions ) : dossier avec accès au excel .
● Faire un tri dans le dossier archives, des articles rédigés ultérieurement sont peut être présents

Pour une meilleur organisation et suivi de projet :
● Faire un état des lieux complet des traductions à faire pour le site SLP : un tableau de commande SLP/ Traduction a été mis en place pour faciliter le suivi des nouvelles demandes de traduction. Il ne faut pas hésiter à demander au coordinateur Design ( Bastien) si d’anciennes traductions ont déjà été demandées par son équipe.

Table des matières

I)INTRODUCTION
II) GENERALITES
III) METHODOLOGIE
IV) RESULTATS
V) COMMENTAIRES ET DISCUSSION
VI) CONCLUSION  
VII) REFERENCES
ANNEXES
RESUME

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