DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DE LA DIVISION GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE

Télécharger le fichier pdf d’un mémoire de fin d’études

Les objectifs de l’Université

L’Université ont ses objectifs comme :
 Créer au sein de l’Université des Facultés, Ecoles supérieures et Instituts.
 Participer au développement de la personnalité, du sens de la responsabilité et de l’aptitude au travail individuel et en équipe des étudiants.
 Contribuer à l’acquisition par les étudiants des éléments d’une qualification professionnelle et/ou technologique et à la recherche.
 Au développement régional, national, à l’essor économique du pays.

ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT

L’étude de l’organisation et du fonctionnement de l’Université résulte de l’analyse de son administration, de l’étude de ses différentes fonctions et organigramme ainsi que sur son organisation financière et comptable.

LES CONSEILS D’ADMINISTRATION

L’Université est administrée par un Conseil d’Administration et dirigé par un Président.
Option Informatique-Organisation 11 Université de Toamasina
Présentation Générale de l’Université Mémoire de Maîtrise
Le Président du Conseil d’Administration est nommé par arrêté du Ministre chargé de l’Enseignement Supérieur parmi les membres.
Les membres du Conseil d’Administration sont nommés par décret sur proposition du Ministre chargé de l’Enseignement Supérieur. À ce titre ils bénéficient uniquement d’une indemnité de session fixée par arrêté ministériel. La durée de leur mandat est de trois ans renouvelable une fois. Toutefois, il peut être mis fin à tout moment au mandat d’un ou plusieurs administrateurs dans les formes prévues par leur nomination.
Les membres du Conseil d’Administration ne peuvent pas se faire représenter au sein du Conseil. Ils sont déchus de plein droit de leur mandat en cas de trois absences successives et non motivées.

Composition du conseil d’administration

Le Conseil d’Administration, organe délibérant, est composé de :
 60% au maximum de personnel enseignant, à raison d’au moins un enseignant par Etablissement ;
 10% de représentants du Personnel administratif et technique ;
 30% de personnalités extérieures désignées par leur organisme d’appartenance respectif et composé de :
 un représentant de la Vice Primature chargée des Finances et du Budget ;
 un représentant du Ministère de l’Enseignement Supérieur ;
 un représentant des autorités administratives locales ;
 un ou des représentants des organismes patronaux ou entreprises intéressés par la formation des Universités.

Attribution du conseil d’Administration

 adoption du règlement intérieur de l’Université et de l’organigramme, ainsi que celui des Etablissements rattachés ;
 adoption du plan de développement institutionnel de l’Université ;
 orientation des activités et programmes d’enseignement et de recherche ainsi que des formations doctorales et post-doctorales au sein de l’Université ;
 approbation du projet de contrat programme pluriannuel de l’Université conformément au plan de développement institutionnel ;
 approbation du contrat programme de l’Université correspondant aux moyens attribués par l’Etat et vote de la répartition des crédits y afférents ;
 approbation des conventions de coopération avec les organismes nationaux ou étrangers et des conventions de partenariat avec les collectivités territoriales ;
 approbation du plan de formation et de recherche des enseignants et leurs activités dans le cadre de la politique nationale et conformément à leurs engagements contractuels ;
 approbation de la répartition des postes du personnel enseignant et du Personnel administratif et technique ;
 création des Unités de Formation et de Recherche ;
 définition des conditions d’accès et de poursuite des études, à l’exclusion des concours nationaux dont l’institution et l’ouverture font l’objet d’un arrêté du Ministre chargé de l’Enseignement Supérieur ;
 examen et arrêt des comptes de l’Université présentés annuellement par le Président de l’Université, et soumission pour approbation aux Ministères de tutelle,
 acceptation des dons et legs ;
 cession des biens propres de l’Université ;
 emprunts.

Réunion des membres du conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration tient trois sessions ordinaires par an sur convocation de son Président.
Il peut être convoqué en session extraordinaire, en tant que de besoin, à l’initiative du Président sur proposition du Président de l’Université ou du tiers de ses membres.
Dès la première réunion de l’année en cours, le Conseil d’Administration établit un calendrier de sessions et adopte son règlement intérieur.
En tant que de besoin, le Conseil d’Administration peut faire appel à toute personne dont il juge la consultation utile, notamment les représentants d’étudiants.
Les délibérations du Conseil d’Administration entrent en vigueur sans approbation préalable, mais doivent être transmises, sans délai, par le Président de l’Université, aux Ministères de tutelle.
Les décisions du Conseil d’Administration sont exécutoires après l’accomplissement de cette formalité de transmission, à l’exception des délibérations qui requièrent l’intervention
d’un acte réglementaire des Ministères de tutelle ou leur approbation et qui portent notamment sur :
 l’ouverture et la réorientation d’une formation diplômant fixée par arrêté ministériel ;
 le Plan de Développement Institutionnel de l’Université soumis pour approbation au Ministère de l’Enseignement Supérieur ;
 les emprunts soumis pour approbation aux Ministères de tutelle ;
 les conventions qui engagent l’Etat et soumises pour approbation au Ministère de tutelle.
Les délibérations prises en violation de la politique nationale en matière d’Enseignement Supérieur peuvent être suspendues ou annulées par le Ministère de tutelle dans un délai de deux semaines après réception des procès-verbaux de délibération.

CONSEIL D’ETABLISSEMENT

Le Président du Conseil d’Etablissement est nommé par arrêté du Président parmi les membres.

Composition du conseil d’établissement

Le Conseil d’Etablissement est composé de :
 représentants des enseignants de l’Etablissement à raison de 60%. Les Chefs de Départements sont membres de droit du Conseil ;
 représentants d’étudiants (10%) ;
 représentants du Personnel Administratif et Technique (10%) ;
 représentants de personnalités extérieures (20 %) ;
 Les membres sont nommés par arrêter du Président pour une durée de trois ans.

Attribution du conseil d’établissement

Le conseil d’Etablissement a pour mission de :
 proposer la politique de développement de l’Etablissement au Conseil d’Administration de l’Université;
 soumettre au Conseil d’Administration, sur proposition des Chefs de
Départements, le programme pédagogique et de recherche de l’Etablissement ainsi que les contrats- programment dont l’exécution concerne l’Etablissement ;
 donner son avis sur le recrutement et la carrière du Personnel Administratif et Technique ;
 examiner le budget de l’Etablissement avant sa présentation au Conseil d’Administration et assure le contrôle de son exécution ;
 proposer d’autres sources de financement pour le développement de la Faculté, Ecole ou Institut ;
 examiner le rapport d’évaluation interne de l’Etablissement ;
 fixer le règlement intérieur de la Faculté, Ecole ou Institut.

Réunion du membre de conseil d’établissement

Le Conseil d’Etablissement se réunit en session ordinaire trois fois par an sur convocation de son Président. Il peut être convoqué en session extraordinaire à l’initiative de son Président ou des deux tiers de ses membres quand l’intérêt de l’Etablissement l’exige.

Le Conseil se réunit valablement en présence de la majorité absolue des membres ; si ce quorum n’est pas atteint, le Président convoque une deuxième réunion dans un délai de quinze jours au plus tard. Dans ce cas, la réunion est valable quel que soit le nombre des membres présents.
Les décisions du Conseil sont adoptées à la majorité des membres présents. En cas de partage égal de voix, le Président a voix prépondérante. Le Conseil peut faire appel à toute personne dont il juge la consultation utile.

LA DIRECTION

Le Président de l’Université est nommé pour un mandat de trois ans renouvelable une fois, par décret, sur la base du choix des Etablissements à travers la moyenne des rangs, présenté en conseil des Ministres par le Ministre de l’Enseignement Supérieur. En cas de faute grave dûment constatée commise par le Président, il peut-être mit fin à son mandat par décret pris en Conseil des Ministres. Un comité intérimaire est alors mis en place jusqu’à l’élection d’un nouveau Président.

Election du Président

 Tous les enseignants permanents des Etablissements âgés de moins de 65 ans,
 L’ensemble du Personnel Administratif et Technique.
L’ensemble du Personnel Administratif et Technique est considéré comme constituant un établissement dans le cadre de cette élection.
Le Président est élu au suffrage universel. Le scrutin est uninominal à un tour. Par souci de représentativité des Etablissements.
Les candidats sont classés par moyenne des rangs établis au niveau de chaque Etablissement.
Le meilleur rang correspond à la moyenne des rangs la plus faible.
La fonction de Président de l’Université est incompatible avec celle de Chef d’Etablissement, à savoir Doyen de Faculté, Directeur d’Ecole ou d’Institut.
Le Président de l’Université est chargé de :
 assurer l’exécution des délibérations du Conseil d’Administration et prend à cet effet des arrêtés ou des décisions.
 coordonner toutes les activités de l’Université et exerce les attributions que les textes légaux ou réglementaires spéciaux renvoient à sa compétence.
 préparer les réunions du Conseil d’Administration,
 élaborer les projets de Règlement Intérieur et d’organigramme de l’Université après consultation du Conseil Scientifique d’Université,
 élaborer le projet de plan de développement de l’Université sur la base des plans de développement des Etablissements établis par les chefs d’Etablissements,
 préparer le projet de contrat programme pluriannuel et annuel de l’Université ainsi que le projet de budget annuel y afférent sur la base des programmes d’activités établis par les Chefs d’Etablissements,
 coordonner et contrôle la mise en œuvre par les Etablissements d’Enseignement Supérieur du contrat programme de l’Université et prend toute disposition utile pour faciliter cette mise en œuvre,
 assurer la bonne gestion du personnel et nomme à tous les emplois conformément à l’organigramme des emplois permanents adopté par le Conseil d’Administration,

 représenter l’Université en justice et à l’égard des tiers dans tous les actes de la vie civile,
 conclure et signe les accords et conventions régulièrement autorisés, notamment le contrat programme,
 procéder à la signature des diplômes ou certificats délivrés par l’Université,
 viser les règlements intérieurs des Etablissements,
Option Informatique-Organisation 16 Université de Toamasina
Présentation Générale de l’Université Mémoire de Maîtrise
 assurer le suivi et le contrôle de l’exécution du budget par les Chefs d’Etablissements qui doivent lui transmettre périodiquement la situation financière de l’Etablissement,
 vérifier les comptes des Etablissements présentés annuellement par le Chef d’Etablissement et peut à cet effet exiger de ce dernier qu’il lui soumette les pièces et documents y afférents,
 assurer le bon déroulement de l’évaluation interne périodique de l’Université et de chacune de ses composantes. A cet effet, le Président de l’Université est assisté par une cellule d’évaluation interne,
 assurer le maintien de l’ordre au sein de l’Université,
 garantir le respect des libertés et franchises universitaires, a autorité sur l’ensemble du personnel,
 exercer le pouvoir disciplinaire à l’égard du Personnel Administratif et Technique et des étudiants et préside à cet effet les conseils de discip

line correspondants.

LE COMITE D’ORIENTATION

Le Président de l’Université est assisté dans sa gestion par un à trois Vice-présidents selon la taille des Universités.
En l’absence du Président, le Vice-président le plus gradé ayant au moins le grade de maître de conférences assure l’intérim.
Les Vice-présidents sont nommés par arrêté ministériel sur proposition du Président de l’Université.
Le Président de l’Université est l’ordonnateur du budget de l’Université. Il est personnellement responsable de sa gestion devant le Conseil d’Administration et les autorités de tutelle. Il doit, à cet effet, soumettre à l’approbation un rapport annuel moral et financier.

OBSERVATION SUR LA FONCTION GESTION FINANCIERE DE L’UNIVERSITE

GENERALITE

La fonction gestion financière de l’Université est assurée par la division gestion financière et comptable. Ses principales missions est de gérer les recettes et dépenses du centre, elle joue donc un rôle important dans le domaine financier et comptabilité de cet Université.

LES OBJECTIFS DE LA DIVISION GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE

Les objectifs généraux fixés à la division sont :
 identifier les fournisseurs et clients du centre ainsi que leur solvabilité ;
 suivre à tout moment l’entrée et sortie d’argent du centre ;
 connaître les dettes et les créances du centre ;
 aider la direction à la formulation de budget par exercice.

ATTRIBUTIONS DE LA DIVISION GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE [Josoa 2001-2002]

Les principales attributions de la division sont
 réception des factures provenant des fournisseurs ;
 enregistrement des dépenses engagées par le centre ;
 décaissement des dépenses engagées ;
 contrôle de toutes les dépenses;
 encaissement des recettes ;
 délivrance de quittance au client ;
 enregistrement des recettes ;
 transfert de sommes entre banque et caisse ;
 enregistrement de charge de personnel ;
 établissement compte Administratif.
Option Informatique-Organisation 21 Université de Toamasina
Observation sur la fonction gestion financière Mémoire de Maîtrise

DIVISION DE TRAVAIL ENTRE LES PERSONNELS DE LA DIVISION

La fonction gestion financière et comptable du centre est constitué par trois employés dont :
 un agent comptable ;
 un dépositaire comptable ;
 un secrétaire comptable.

Tâches de l’agent comptable

L’agent comptable assure :
 la conservation des demandes d’achat provenant d’un service quelconque après validation du directeur ;
 le contrôle de toutes les dépenses de l’Université c’est à dire vérification de toutes les factures et demande d’achats reçus ;
 le décaissement pour règlement de dépenses ;
 la mise à jour des dépenses dans un livre appelé « livre de dépenses » ;
 l’encaissement de toutes les recettes reçues du dépositaire comptable ;
 la mise à jour des recettes journalières dans un registre appelé « livre de recettes » ;
 la prise de décision de verser certaines sommes en banque ;
 la vérification des soldes établies par le secrétaire de direction avant de les transmettre au directeur;
 compte rendu à la direction à toutes les opérations ou activité réalisée.

Tâches du dépositaire comptable

Le dépositaire comptable détient les attributions suivantes :
 aider l’agent comptable, surtout lors ce qu’il est trop occupé ;
 recevoir les factures émises par les fournisseurs ;
 enregistrer toutes les dépenses de l’Université sauf les charges de personnel ;
 recevoir les versements des clients avant de les encaisser à l’agent comptable ;
 délivrer une quittance à chaque client au moment de leur versement ;
 établir un bon de commande pour chaque achat.

Tâches du secrétaire comptable

Les principales fonctions du secrétaire comptable sont :
 enregistrer les recettes à partir de la souche de la quittance ;
 assurer le traitement du solde des personnels de l’Université : enregistrement de charge de personnel et le montant payé ;
 réaliser tous les travaux nécessitant le déplacement à l’extérieur de l’Université.
 Exemple : Paiement facture, etc.
Réalisation du versement en banque
N.B. : Grâce à l’organisation existante, le responsable des certaines tâches n’est pas bien identifié. Souvent, ces tâches sont exécutées en collaboration.
Exemple : établissement du compte administratif.

DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DE LA DIVISION GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE

La division fonctionne grâce, essentiellement, à l’organisation des données des opérations financières,  les documents de base de traitement et le système de traitement des données existant.

CLASSIFICATION DES OPERATIONS FINANCIERES

Cette classification est établie au niveau de toutes les opérations financières réalisées par l’Université. Elle joue un rôle important sur le fonctionnement de la division gestion financière et comptable car elle facilite la division de travail entre les personnels du service, ensuite elle facilite aussi le traitement des données (comptabilisation ou enregistrement).
Dans cette classification, toutes les recettes ou dépenses sont regroupées et numérotées suivant la référence budgétaire utilisée par le centre.
La classification se fait en deux grandes divisions :
 classification des recettes ;
 classification des dépenses.

Table des matières

INTRODUCTION
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE ET OBSERVATION SUR LA FONCTION GESTION FINANCIERE DE L’UNIVERSITE DE TOAMASINA
1. PRESENTATION GENERALE DE L’UNIVERSITE DE TOAMASINA
1.1. GENERALITE
1.1.1 . ÉVOLUTIONS HISTORIQUES [RAHARITODY 1995-1996].
1.1.2 . LES MISSIONS ET OBJECTIF DE L’UNIVERSITE DE TOAMASINA11
1.1.2.1. Les objectifs de l’Université
1.2. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT
1.2.1. LES CONSEILS D’ADMINISTRATION
1.2.1.1. Composition du conseil d’administration
1.2.1.2. Attribution du conseil d’Administration
1.2.1.3. Réunion des membres du conseil d’Administration
1.2.2. CONSEIL D’ETABLISSEMENT
1.2.2.1. Composition du conseil d’établissement
1.2.2.2. Attribution du conseil d’établissement
1.2.2.3. Réunion du membre de conseil d’établissement
1.2.3. LA DIRECTION
1.2.3.1. Election du Président
1.2.4. LE COMITE D’ORIENTATION
1.2.5. ORGANISATION FONCTIONNELLE ET FINANCIERE
1.2.5.1. Structure organisationnel de l’Université
1.2.5.2. Organisation financière et comptable
1.2.5.2.1. Les ressources de l’Université
1.2.5.2.2. Les dépenses de l’Université
2. OBSERVATION SUR LA FONCTION GESTION FINANCIERE DE L’UNIVERSITE
2.1. GENERALITE
2.1.1. LES OBJECTIFS DE LA DIVISION GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE
2.1.2. ATTRIBUTIONS DE LA DIVISION GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE [Josoa 2001-2002] 2.1.3. DIVISION DE TRAVAIL ENTRE LES PERSONNELS DE LA DIVISION
2.1.3.1. Tâches de l’agent comptable
2.1.3.2. Tâches du dépositaire comptable
2.1.3.3. Tâches du secrétaire comptable
2.2. DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DE LA DIVISION GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE
2.2.1. CLASSIFICATION DES OPERATIONS FINANCIERES
2.2.1.1. Classification des recettes
2.2.1.2. Classification des dépenses
2.2.2. DESCRIPTION DU SYSTEME DE TRAITEMENT DE DONNEES AU SEIN DE LA DIVISION
2.2.2.1. Traitement de la demande d’achat
2.2.2.2. Traitement des factures
2.2.2.2.1. Etablissement d’un bon de commande
2.2.2.2.2. Enregistrement des factures dans une situation journalière de dépenses
2.2.2.2.3. Elaboration d’un état de dépenses
2.2.2.2.4. Etablissement d’un ordre de dépenses
2.2.2.2.5. Elaboration d’un rapport de dépenses
2.2.2.3. Traitement du solde
2.2.2.3.1. Enregistrement engagement
2.2.2.3.2. Enregistrement décaissement
2.2.2.4. Traitement de la décision du CDE
2.2.2.5. Traitement de l’avis de crédit
2.2.2.6. Traitement du bordereau de versement
2.2.3. ELABORATION DE COMPTE ADMINISTRATIF
2.2.4. ELABORATION DU BUDGET ANNUEL
2.3. NECESSITE DE L’INFORMATISATION A LA COMPTABILITE DE L’UNIVERSITE
2.3.1. BILAN DE LA SITUATION ACTUELLE
2.3.1.1. Les points forts
2.3.1.2. Les points faibles
2.3.1.2.1. Tâches trop compliquées
2.3.1.2.2. Le système existant ne permet pas de réaliser une analyse financière et efficace
2.3.1.2.3. Les problèmes au niveau des différents documents
2.3.1.3. Les causes de dysfonctionnement
2.3.2. LES AVANTAGES DE L’INFORMATISATION
2.3.2.1. Avantage sur le système de traitement de données
2.3.2.2. Avantage sur le contrôle de l’activité
2.3.2.3. Avantage sur le plan technique
DEUXIEME PARTIE : CONCEPTION ET DEVELOPPEMENT DU SYSTEME D’INFORMATION 3. ETUDE PREALABLE ET SOLUTION CONCEPTUELLE
3.1. ETUDE PREALABLE
3.1.1. CHOIX DE LA METHODOLOGIE
3.1.2. ETUDE DE L’EXISTANT
3.1.2.1. Les objectifs
3.1.2.2. Présentation du projet
3.1.2.2.1. Le champ d’étude
3.1.2.2.2. Présentation de la comptabilité Générale
3.1.2.2.3. Circuit comptable
3.1.2.2.4. Les domaines d’étude
3.1.2.2.5. Diagramme de flux
3.2. SOLUTIONS CONCEPTUELLES
3.2.1. SOLUTION CONCEPTUELLE DE DONNEES
3.2.1.1. Notion de modèle conceptuel de données (MCD)
3.2.1.2. Les règles de gestion
3.2.1.3. Dictionnaire de données
3.2.1.4. Présentation du MCD
3.2.2. SOLUTION CONCEPTUELLE DE TRAITEMENT
3.2.2.1. Notion de modèle conceptuel de traitement (MCT)
3.2.2.2. Présentation du MCT
3.2.2.2.1. Traitement dépense
3.2.2.2.2. Traitement livraison
3.2.2.2.3. Traitement état de paiement
3.2.2.2.4. Traitement salaire en espèce
3.2.2.2.5. Traitement salaire par chèque
3.2.2.2.7. Traitement séjours missionnaire
3.2.2.2.9. Traitement ordre de route
4. SOLUTION DETAILLEES ET REALISATION
4.1. SOLUTIONS DETAILLEES
4.1.1. MODELE LOGIQUE DE DONNEES
4.1.1.1. Notion de MLD
4.1.2. MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT
4.1.2.1. Notion de MOT
4.1.2.2. Présentation du MOT
4.1.2.2.1. Procédure organisationnel d’une dépense
4.1.2.2.2. Procédure organisationnelle d’une Livraison
4.1.2.2.3. Procédure organisationnelle d’une Charge personnel
4.1.2.2.4. Procédure organisationnelle d’un Subvention
4.1.2.2.5. Procédure organisationnelle du Séjours d’un missionnaire
4.1.2.2.6. Procédure organisationnelle d’un Avance sur HC
4.1.2.2.7. Procédure organisationnelle d’un Paiement d’HC
4.1.2.2.8. Procédure organisationnelle d’un Ordre de route
4.2. REALISATION
4.2.1. MODELE PHYSIQUE DE DONNEES
4.2.1.1. Définitions
4.2.1.1.1. Base de données
4.2.1.1.2. Système de gestion de base de données
4.2.1.2. Description des données
4.2.1.2.1. Identification des tables existant
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE

Télécharger le rapport complet