DESCRIPTION DES PROCEDURES DU CYCLE VENTES/CLIENTS DE L’ENTREPRISE CROUSTI PAIN

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Structure organisationnelle

Dans cette sous section, nous allons voir l’organigramme de l’entreprise CROUSTI PAIN, ainsi que le rôle de chaque département établi au sein de la société.

Organigramme

L’organigramme est un schéma représentatif de la structure qui est l’ensemble des fonctions et des relations qui déterminent les missions que chaque unité d’organisation doit accomplir et les modes de collaboration entre ces unités, à chaque unité est délégué un certain pouvoir pour exercer sa mission.
L’entreprise CROUSTI PAIN est composée du département marketing et Infinithé, du département commercial, du département production, du département fabrication, du département administratif et financier, du département ressources humaines et du département logistique et affaire générale. (Organigramme : voir annexe n°1)

Les rôles de chaque département

Chaque département a son rôle dans l’entreprise, et chacun contribut à son développement du meilleur qu’il peut.

Président du Conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration jouit de pouvoirs les plus étendus pour agir au nom de la société.
Il délègue à son président les pouvoirs suivants :
– Présider les séances du Conseil et les Assemblés gén rales.
– Veiller au respect des lois, des règlements et des statuts de la société.
– Veiller à l’exécution des décisions du conseil.

Direction Générale

Cette direction est chargée de définir la politiquegénérale de l’entreprise, les grandes orientations ainsi que les objectifs que la sociétés’est fixés.
Généralement, elle participe à l’élaboration de laplanification des activités.

Direction Marketing et Infinithé

Comme son l’indique cette direction se charge en même temps du marketing et de l’Infinithé.
Elle a aussi sous sa responsabilité la communication.

Direction Commercial

La Direction Commercial a pour mission de vendre les produits de la société.
Le Directeur Commercial assisté de ses commerciaux établit des stratégies visant à concrétiser et à réaliser les objectifs pour le bonfonctionnement de la vente des produits.
Dans ce département il y a aussi l’administration commerciale qui assure la prise de commande, la facturation et le back up informatique.
(Organigramme du département commercial : voir annexe 2)

Direction Production, Service Traiteur et Contrôle Qualité

La Direction Production assure la production concernant la Pâtisserie et la Viennoiserie. Le Directeur de Production a son adjoint qui est responsable de la planification, du contrôle qualité et de toutes les taches qui sont rattachéespour le succès de la production.
Il y a deux équipes qui ont chacune leur chef respectif. C’est à eux d’organiser, d’assurer la qualité et de respecter la date de livraison.

Direction Fabrication Boulangerie

Le Directeur de fabrication assisté par le responsable adjointe coordonne la production par rapport à la commande des clients. Les subordonnés assurent la production avec le contrôle de leurs Directeurs.
Dans cette direction, les boulangers se divisent en deux parties, à savoir l’équipe du jour et l’équipe de la nuit. Et l’équipe nuit se subdiviseaussi en deux ; l’équipe nuit un et l’équipe nuit deux.

Direction Ressources Humaines

La société CROUSTI PAIN dispose maintenant de 334 mployése qualifiés, compétent et jeunes dans son exploitation. Son rôle est d’assure r la gestion administrative de ces personnels. Cette gestion concerne la prise en charge du personnel depuis l’embauche jusqu’à la rupture du contrat. En détail cela concerne la relation extérieure : CNaPS et OSTIE ; congés ; repos maladie ; absence.
Le responsable Ressources humaines a aussi sous sa responsabilité le paiement du salaire du personnel.

Direction Administrative et financière

Ce département se charge de toutes les opérations ed comptabilité comme l’enregistrement des encaissements, des approvisionnements, et les sorties d’argent.
Ce département élabore et réalise la politique fina cière définie par le conseil d’administration.
Elle s’occupe aussi de diverses opérations comme la tenue du journal, l’établissement du bilan, du chiffre d’affaire mensuel et enfin du salaire du personnel de la Société.
Enfin, elle fixe les budgets de charges, de ventes, de production, des trésoreries et commerciales.
(Organigramme du département administratif et financier : voir annexe 3)

Direction Logistique et Affaires Générales

Elle s’occupe de la livraison du bon produit c’est-à-dire conforme à la commande du client, au bon moment et au bon endroit. Son rôle est basé dans l’expédition des produits finis, l’entretient des matériels de transport et la maintenance des machines.
En plus, elle se charge aussi du stockage en magasin, du transport de l’achat, et de l’entretien de tous les matériels dans l’entreprise.

Environnement de la Société

Dans cette section nous voyons l’environnement interne et externe de l’entité.

Environnement interne

L’environnement interne désigne tous les systèmes ous les quels, fonctionne l’entreprise : le comité de pilotage, la direction exécutive, les ouvriers et les relations existantes.

Environnement externe

L’environnement externe concerne les entités en relation direct ou indirect avec la société à l’extérieure d’elle-même. On peut citer entre autre:

Les clients

Ils désignent l’ensemble de personne ou individu qui achète les produits dans le but de les consommer ou de les revendre.
. Les clients Grands Comptes : ils concernent les grandes entreprises, les grandes surfaces, café/hôtel/restaurant.
. Le mass market, est le marché qui regroupe épiceries et commerce de proximité et est ainsi destiné au large public et accessible à toute la population, quelle que soit le rang social.
.Les boutiques CROUSTI PAIN. Ils sont pour l’instant au nombre de cinq à savoir la boutique Mahamasina, Digue, Antsakaviro, Mellis et Antsirabe.

Les fournisseurs

D’après l’activité de CROUSTI PAIN, à part ses fournisseurs en matières premières presque tous les autres genres de fournisseurs collaborent avec l’entreprise.
Exemple de ces fournisseurs : Socolait, SOREDIM, Avifrais, …
Fournisseurs des matériels et fournitures
.Equipement ;
.Mobilier de bureau ;
.Fournitures administratif ;
.Fourniture d’entretien et réparation ;
.Matériels de transport ;
.Matériels informatique.
Exemple des fournisseurs : PRIMARK, SOREDIM, FMA, SUNI

Les banque

Presque toutes les entreprises, groupement d’intérêts économiques travaille avec les banques dans le but de faciliter les paiements des fournisseurs et pour que l’argent toujours mis en bonne garde.
Pour l’entreprise, elle a choisi la banque « MCB Madagascar » et « BOA » et les autres institutions financières.

Les concurrents

Comme CROUSTI PAIN est parmi les nombreuses entreprises dans le domaine de la boulangerie, pâtisserie, viennoiserie, ses concurre nts sont notamment : Mouf’rey, la caravelle un grand producteur de pain et qui se situe tout près, Gerb’or qui a la meilleur place pour satisfaire les gens du centre ville, Colbert qui est son concurrent direct en matière de pâtisserie, et enfin, il ya aussi Pro pain.
Ainsi s’achève donc ce premier chapitre dans cette première partie, nous avons vue la présentation de l’entreprise et son organisation. Maintenant nous allons continuer avec le second chapitre qui va nous étaler l’aperçu de notre stage et la méthodologie de travail que nous avons utilisé pour réaliser cette étude.

METHODOLOGIE

On vient de terminer avec la présentation de l’entreprise ainsi que son organisation et maintenant dans ce deuxième chapitre, on va parler en premier lieu de notre passage au sein de l’entreprise CROUSTI PAIN. Il soulève les différentes acquis lors du stage que ce soit technique ou humain.

Compte rendu global du stage.

Déroulement du stage

Le stage s’est déroulé au sein de CROUSTI PAIN pendant 3 mois du 1er Aout au 31 Octobre 2012. Nous travaillons 5jours sur 7 du lundi jusqu’au vendredi de 8h à 12h et de 14h à 17h ainsi que le samedi matin.
L’ambiance de travail était, en général, sympathique et les accès aux documents pour les recherches des informations sont libres sauf si ces derniers revêtent un caractère confidentiel.
Comme tout le monde, les stagiaires disposent aussi de matériel informatique et de matériel de bureau pour effectuer les travaux.
Malgré l’ambiance conviviale du milieu de travail dans lequel nous évoluons, il existait quand même des contraintes à surmonter, à savoir :
– L’inaccessibilité aux documents à caractère confidentiel
– Le refus de coopérer de certaines personnes pour répondre à notre questionnaire
– Et même si les personnes interviewées acceptaient edremplir le questionnaire, il nous fallait souvent attendre leur bon gré et cela retardait l’avancement de notre rapport.

Acquis du stage

Durant son stage, l’étudiant ou le travailleur acquiert toujours de nouvelle connaissance.

Conditions de travail

Il a été convenu avec l’entreprise d’accueil que les stagiaires seront soumis aux mêmes règlements intérieurs que les employés permanentsPar. conséquent, on est ténu à respecter les conditions de travail sur les ponctualités, le respect mutuel et les comportements adoptés sur le lieu de travail.

Acquis humains.

Ce stage nous a permis de découvrir la réalité dansle domaine du travail. Nous avons appris la grandeur de la collectivité et de développer ennous le sens de l’intégration en groupe et le savoir-vivre en société. En outre, il y a égalementle respect des autres, les disciplines de l’entreprise, de la considération de la hiérarchieet de la déontologie existante ainsi que le sens de la responsabilité.
En plus, nous avons pu faire face à tous les problèmes rencontrés lors de notre passage à la société, à la gérer et à les résoudre au bon moment.
Et enfin, au sein de la société, le vrai sens de lacommunication occupe une très grande place et joue un rôle très important ; cela a dévoilé le principe de régularité, l’assiduité et la ponctualité.

Acquis techniques

L’élaboration de ce rapport a pour principal source des différents enseignements tirés de la pratique journalière des taches affectés.
Comme les travaux requièrent normalement l’utilisation des nouvelles technologies, nous avons la chance de manipuler fréquemment des ordinateurs dotés de logiciels SAGE, EXCEL, WORD.
A travers les différentes pratique, nous avons aussi bénéficie de savoir faire comme l’élaboration du « Reporting Ventes », qui fait l’objet de vérification et de contrôle du vente journalière des produits MOFOKO. L’émission du bon de commande et des différentes factures, ainsi que leur vérification ne sont plus inconnus. La traçabilité des documents de vente est traitée chaque jour afin de restaurer un contrôle favorable avant de les transformer en facture.
En plus de tout ca, la vie dans cet entreprise nous a rendu responsable et plus conscient dans tout ce qui nous avons entrepris notamment sur la connaissance de la personnalité et la psychologie des hommes, la compétence et sur des expériences personnelles, la volonté, la conscience professionnelle, la discipline, la ponctualité, l’assiduité, le partage, des savoirs et sans oublier la fraternité entre les personnels.

Présentation de la méthodologie

Dans cette section, nous avons pu trouver les méthodes suivies pour parvenir au traitement du thème conçu.

Plan de travail

La prise de contact a eu lieu le premier jour de notre arrivée. Les trois premières semaines de notre stage ont été consacrées à la visite des services et à la compréhension de leur fonctionnement. Comme nous sommes dans le service « facturation », le thème de notre étude a connu une modification lors de la quatrième semaine.
Les semaines suivantes, nous avons poursuit nos recherche sur les données internes. Tout cela est toujours accompagné de l’encadrement pédagogique.
La dernière semaine est consacrée à la finalisationdu rapport de stage.

Plan d’étude

Notre démarche pour la réalisation de cette étudeonsisterac à faire une revue de littérature, une consultation des sites web et l’élaboration d’une série de questionnaires dans le but de collecter le maximum d’informations sur la démarched’élaboration de la cartographie des risques du cycle ventes/clients.
Ce travail s’articulera autour de deux parties essentielles :
La première sera consacrée au cadre théorique qui ousn permettra de cerner la notion de cycle de contrôle interne et de risque, la démarche de conception d’une cartographie.
La seconde permettra d’avoir une connaissance des pratiques opérationnelles du cycle ventes/clients de la société « CROUSTI PAIN », la onception de la cartographie des risques et les recommandations en vue de l’amélioration ducontrôle interne au sein de cette structure.

Plan d’enquête et de sondage

L’étude de ce thème va concerner tout l’ensemble de l’organisation de CROUSTI PAIN et son environnement externe. Les données primaires etsecondaires que nous avons recueillies sont à la fois internes et externes.

Table des matières

INTRODUCTION
I- MATERIELS ET METHODES
CHAPITRE I : DESCRIPTION DE CROUSTI PAIN
Section 1 : Présentation de l’entreprise
1.1 Identification juridique de l’entreprise
1.2 Historique
1.3 Objectifs et activités de la Société
1.3.1 Objectifs
1.3.2 Les activités
Section 2 : Organisation de l’entreprise
2.1 Structure organisationnelle
2.1.1 Organigramme
2.1.2 Les rôles de chaque département
2.1.2.1 Président du Conseil d’Administration
2.1.2.2 Direction Générale
2.1.2.3 Direction Marketing et Infinithé
2.1.2.4 Direction Commercial
2.1.2.5 Direction Production, Service Traiteur et Contrôle Qualité
2.1.2.6 Direction Fabrication Boulangerie
2.1.2.7 Direction Ressources Humaines
2.1.2.8 Direction Administrative et financière
2.1.2.9 Direction Logistique et Affaires Générales
Section 3 : Environnement de la Société
3.1 Environnement interne
3.2 Environnement externe
3.2.1 Les clients
3.2.2 Les fournisseurs
3.2.3 Les banque
3.2.4 Les concurrents
CHAPITRE II : METHODOLOGIE
Section 1 : Compte rendu global du stage.
1.1 Déroulement du stage
1.2 Acquis du stage
1.2.1 Conditions de travail
1.2.2 Acquis humains.
1.2.3 Acquis techniques
Section 2 : Présentation de la méthodologie
2.1 Plan de travail
2.2 Plan d’étude
2.3 Plan d’enquête et de sondage
2.4 Plan de traitement et exploitation des données
2.5 Plan de recommandation
Section 3 : Outils d’analyse et d’évaluation du contrôle interne
3.1 L’entretien
3.2 L’analyse des circuits par diagrammes
3.3 Les questions et guides opératoires
3.4 Les grilles d’analyses de contrôle interne
3.5 Le test de conformité ou de cheminement
II- RESULTATS
CHAPITRE I : DESCRIPTION DES PROCEDURES DU CYCLE VENTES/CLIENTS DE L’ENTREPRISE CROUSTI PAIN
Section 1 : Aspects opérationnels et administratifs du cycle ventes/clients de CROUSTI PAIN Madagascar
1.1 Fonction « Définition de la politique de vente »
1.2 Fonction « Budgétisation des ventes »
1.3 Fonction « Agrément des clients »
1.4 Fonction « Réception et acceptation des bons de commande »
1.5 Fonction « Traitement des commandes »
1.6 Fonction « Livraison de la commande »
1.7 Fonction « Facturation »
1.8 Fonction « Octroi d’avoirs aux clients »
1.9 Fonction « Encaissement des règlements des clients »
1.10 Fonction « Suivi des créances / Recouvrements »
Section 2 : Aspects comptables du cycle vente
2.1 Fonction « Contrôle des factures de ventes »
2.2 Fonction « Comptabilisation des factures de vente »
2.3 Fonction « Comptabilisation des règlements clients »
2.4 Fonction « Suivi des comptes clients »
2.5 Fonction « Suivi des comptes de ventes et de TVA sur les ventes »
2.6 Fonction « Evaluation du portefeuille clients et constitution de provisions pour dépréciation des créances »
2.6.1 Respect de la séparation des exercices ou des périodes comptables
2.6.2 Le lettrage ou l’analyse de soldes
2.6.3 La demande de confirmation directe de solde
CHAPITRE II : LE CONTROLE INTERNE AU NIVEAU DU CYCLE VENTES/CLIENTS
Section 1 : Principes de base de l’évaluation du contrôle interne
Section 2 : Mise en oeuvre de l’évaluation du contrôle interne du cycle ventes/clients
2.1 Description des systèmes et des procédures
2.2 Confirmation de la compréhension du système
2.3 Evaluation préliminaire du contrôle interne
2.4 Grille de séparation des tâches
2.5 Confirmation de l’application des points forts du système
2.6 Evaluation définitive du contrôle interne
2.7 Rapport d’évaluation du contrôle interne
III- DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
CHAPITRE I : DISCUSSIONS
Section 1 : Les problèmes au niveau du système de contrôle interne
1.1 Les risques
1.1.1 Définition des risques
1.1.2 Les différents types de risques
1.1.3 Les risques identifiés chez CROUSTI PAIN
1.2 Les points faibles
1.2.1 Analyses des objectifs
1.2.2 Analyses des moyens
1.2.3 Analyse du système d’information
1.2.4 Analyses de l’organisation
1.2.5 Analyse de la procédure
1.2.6 Analyse de la supervision
Section 2 : Les atouts du système de contrôle interne de CROUSTI PAIN
2.1 Les points forts
2.1.1 Au niveau de la Direction
2.1.2 Au niveau de l’administration commerciale
2.1.3 Au niveau de l’expédition
2.1.4 Au niveau de la facturation
2.1.5 Au niveau de la comptabilité
2.2. Appréciation de la permanence du contrôle interne
2.2.1 Tests de permanence
1.3. Evaluation définitive du contrôle interne
CHAPITRE II : RECOMANDATIONS
Section 1 : Les principes du contrôle interne
1.1 Le principe d’organisation et séparation des fonctions
1.2 Le principe d’universalité
1.3 Le principe d’indépendance
1.4 Le principe d’informations et qualité du personnel
1.5 Le principe d’harmonie
1.6 Le principe d’auto – contrôle
Entre ces différents principes, le principe d’organisation et séparation des fonctions et le principe d’informations et qualité du personnel sont négligés par l’entreprise CROUSTI PAIN.
Section 2 : Recommandation au niveau du cycle ventes
2.1 : Un cumul des fonctions au niveau de la Direction, du Secrétariat, du Service Commercial et du service comptabilité
2.2 Absence de procédures d’acceptation des clients
2.3 Absence d’un suivi efficace du budget
2.4 Incompréhension entre le Service Commercial et le Service Comptable
2.5 Le manque de contrôle de produits au chargement
CONCLUSION
REFERENCES
BIBLIOGRAPHIE
WEBOGRAPHIE
LISTE DES ANNEXES

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