Description des procédures du cycle achat des marchandises importées

INTRODUCTION GENERALE

Les historiens signalent plusieurs phases dans le phénomène d’internalisation de l’économie mondiale depuis la période d’ouverture des échanges avec le commerce au long cours et la conquête coloniale (XVIème siècle). C’est de la mondialisation dont il est question. Chaque phase est marquée par des progrès techniques dans la maritime puis aérienne, le développement de la télécommunication couplé à l’informatique. Partout dans le monde, Chaque entreprise, organisme, organisation doit adopter une politique adaptée pour faire face aux évolutions influençant directement ou indirectement ses activités.1La mondialisation affecte surtout le monde du commerce. Notons d’abord que le mot commerce désigne aussi bien une opération qu’une activité, qu’elle soit locale, ou internationale, de gros ou de détail, au sens d’un ensemble d’opérations ou d’un secteur économique, mais également le lieu où elle s’exerce.

Pourtant, l’opération de commerce, ou acte de commerce concerne l’achat et ou la vente d’un bien ou d’un service soit sous forme de troc ou d’échange monétaire. Il ne faut pas négliger que l’apparition des signes monétaires a accéléré le développement des échanges internationaux.Les échanges commerciaux ne cessent de multiplier dans le temps et dans l’espace. La mondialisation du commerce permet à plusieurs nations de faire circuler les marchandises et de favoriser leurs relations économiques avec d’autres pays. Ces relations peuvent se concrétiser par l’importation ou l’exportation des marchandises. Il faut noter que la réalisation des activités commerciales nécessite l’intervention des acteurs économiques.

Ces acteurs sont souvent représentés par les Entreprises ou Organisations qui sont notamment des producteurs, fournisseurs, transitaires, distributeurs, transporteurs, vendeurs, acheteurs…Ceux-là doivent vivre dans un environnement en pleine turbulence et fortement concurrentiel. L’environnement est devenu de plus en plus complexe du fait que les entreprises sont bouleversées par une compétitivité accrue. Ce qui fait que la formalisation des outils de gestion qui aident les entreprises au divers cycle d’activité est parfois insuffisante. Même les entreprises évoluant dans un environnement stable, non concurrentiel, n’arrivent toujours pas à satisfaire les attentes de tous les acteurs de cet environnement qu’ils soient clients, membres du personnel, actionnaires, fournisseurs… Dans de telle situation, les dirigeants cherchent surtout à maîtriser les facteurs probablement contrôlables par rapport aux objectifs et par rapport aux ressources disponibles pour atteindre un degré de performance.Depuis l’an 2000, après les faillites de plusieurs entreprises, les américains ainsi que les européens ont établi des lois régissant le gouvernement d’entreprise. Ces lois sont applicables partout dans le monde y compris Madagascar. Il s’agit de la loi SOX ou Sar box aux Etats Unis…. Mais quel que soit le pays, il y ce qu’on appelle Bâle I, Bâle II, Bâle III et aussi COSO I, COSO II… L’objectif de la mise en place de ces lois est de mettre en place des procédures règlementées au sein des Organisations pour atteindre un certain degré de performance dans les activités. Ainsi, l’application des procédures correspondant à tout cycle de l’entreprise doit tendre à la performance directe de ce cycle et à celle de l’entreprise.

L’application de ces lois semble primordiale dans l’exercice d’un quelconque cycle d’activité des entreprises comme le cycle achat. Le cycle achat domine une grande partie de l’activité de l’entreprise surtout lorsqu’elle est commerciale. C’est dans cet aspect que nous avons choisi SHOPRITE MADAGASCAR parmi tant d’autres. En tant qu’entreprise commerciale et grande surface, l’activité d’achat des marchandises, plutôt à l’étranger, domine dans l’activité de cette entreprise. Pour réaliser les activités d’achat, cette entreprise comme tant d’autres appliquent des procédures internes et en relation avec ses environnements externes.Il est confirmé par le Directeur commercial que les 74% des marchandises achetées SHOPRITE représentent les marchandises importées. L’importation domine alors les achats locaux pour cette entité.

Généralités sur SHOPRITE MADAGASCAR

Un bref historique est indispensable afin de mieux connaître notre zone d’études. SHOPRITE est fondé par Monsieur BARNEY en Afrique du Sud. Celui-ci a franchi plusieurs étapes avant de pouvoir concevoir l`actuel SHOPRITE Groupe. Cette entreprise a commencé ses activités en 1979. Après 48 ans d`expériences, elle est devenue une grande Société commerciale ayant comme Société mère le SHOPRITE CHECKERS ou SHOPRITE INTERNATIONAL LIMITED sise en Afrique du Sud. Au cours du temps, les membres du groupe s`est accru et comptent actuellement plus de 1500 supermarchés en Afrique.En octobre 2002, le groupe SHOPRITE vient à Madagascar pour acquérir une nouvelle filiale.Celle-ci est constituée de cinq (5) supermarchés «CHAMPION», un entrepôt, un Labo frais Comme toutes les filiales de SHOPRITE, la raison sociale commence par SHOPRITE suivi du nom du pays où elles se trouvent. C’est ainsi qu`est né «SHOPRITE MADAGASCAR S.A».Pour mener à bien la gestion de ses activités, SHOPRITE MADAGASCAR se dote d`une structure. Selon Mintzberg, « la structure se définit comme la somme des moyens employés pour diviser le travail en tâches distinctes » .

Pour représenter la structure, l’organigramme, qui est un élément de la structure même, permet une représentation schématique de son ensemble, montre également l’ensemble des liens fonctionnels, organisationnels et/ou hiérarchiques au sein d’une l’entreprise. Pour le cas de SHOPRITE MADAGASCAR,l’organigramme général se trouve dans l`Annexe I. Il est indispensable de noter que SHOPRITE MADAGASCAR se dote d’un siège ou « Head Office » sis au centre commercial TanàWaterfrontAmbodivona. Le siège est dirigé par le « General Manager » ou Directeur Général. Il s`occupe de la gestion de la société en général. Sa tâche principale consiste à assurer la liaison permanente entre la filiale et la maison mère, il prend la décision finale sur les stratégies et politiques à prendre au sein de l`entreprise. Mais pour assumer ses fonctions, il travaille en collaboration avec deux Assistants de Direction appelés « Direction Assistant ». Ceux-ci reçoivent les documents émanant des tiers et gèrent les fournitures de bureau, consommables et emballages.

C’est également à eux de trier les marchandises par rapport à la date de péremption.Sous l’autorité du DG se placent divers départements et les magasins. Tout d’abord, le département financier ou « Financial Department » est dirigé par un Directeur financier. Ce département a pour missions de réaliser les tâches liées à la comptabilité des charges et produits, gestion des pièces justificatives, les relations avec les banques, le règlement des fournisseurs… Il est à noter que c’est au sein de ce département que se fait le scan des pièces justificatives envoyées à la maison mère en Afrique du Sud. Ce département se divise en trois divisions telles que « Expenses Creditors », « Divisionnal Account Office » et « Trade Creditors ». Le détail des tâches à effectuer par ces trois divisions se trouve dans l’Annexe II.

Il existe un autre département qui se charge de la gestion des ressources humaines. Il s’agit du Département des Ressources Humaines ou « PERSONAL DEPARTMENT ». Il est dirigé par deux personnes. Ses principales tâches se trouvent dans l’Annexe II également.Ensuite, le Département Achat, « BUYING DEPARTMENT », composé de trois divisions dont le « TRANSIT », « LOCAL », et « MARKETING. C’est le département au sein duquel la base de cette étude se fonde. Ainsi, les informations relatives à ce département se trouvent dans la deuxième partie de cet ouvrage.Ensuite, « STORES DEPARTMENT » ou les magasins qui entretiennent la bonne marche des affaires de ces magasins. C’est à ce dernier département d’assurer que les produits vendus par SHOPRITE soient entre les mains des clients à Madagascar. La survie de cette entité se tient en exerçant une activité tout en adoptant des objectifs globaux dans l’exercice de cette activité. Le détail sur ceux-là se trouve ci-dessous.

Performance du cycle achat

A- Définition de la performance
On peut définir la performance dans l’entreprise comme étant tout ce qui, et seulement ce qui, contribue à améliorer le couple valeur-coût, c’est-à-dire à améliorer la création nette de valeur. Par contre, l’action qui contribue à diminuer le coût ou à augmenter la valeur, isolement, n’est pas forcément une performance sauf si cela améliore le ratio valeur/coût ou le solde valeur coût.

B- Les formes de performance
a- La performance organisationnelle
Le concept de performance organisationnelle conduit à l’examen des problèmes sous l’angle interne de la hiérarchie, de la coordination, de la motivation des acteurs, des capacités et processus d’apprentissage, de structure, de frontière, d’entité, voire de légitimité.
b- La performance sociale
On peut définir la performance sociale comme les résultats d’une entreprise dans les domaines qui ne relèvent pas directement de l’activité économique. La performance sociale est la mise en pratique efficace de la mission sociale d’une institution en accord avec des valeurs sociales.
c- La performance économique
La performance économique peut être appréhendée par la rentabilité, c’est-à-dire  unsurplus économique ou une marge économique obtenue par différence entre un revenu et uncoût. Les méthodes de mesure de la création de valeur qui existent dans une foisonnante littérature foisonnante traitent implicitement ou explicitement de la performance économique ou financière.

C- Les critères de performance et la mesure de la performance
Pour mesurer la performance, il faut tout d’abord déterminer les critères d’évaluation de celleci, c’est-à-dire les grandeurs de références permettant de quantifier ou qualifier. Un critère de performance se définit comme un instrument quantitatif (un ratio, un indice, un %) donnant une indication sur la performance d’une organisation ou d’un processus. Certains critères de performance peuvent être orientés vers la relation client (nombre de visites,Chiffres d’Affaires réalisé, taux de fidélité, montant panier moyen, nombre de client) ; d’autre vers la mesure de la rentabilité de l’entreprise (bénéfices, la marge, le résultat, calcul de cout).La mesure de la performance peut se définir comme le degré de réalisation d’un objectif obtenu en comparant le résultat atteint à l’objectif visé : on évalue ainsi l’efficacité. Elle peut avoir pour objectif : évaluer le travail réalisé par les services ou les salaires, évaluer le succès d’un nouveau produit, mettre en place des outils de motivation et d’améliorer la communication et la coordination entre la direction générale et les subordonnés.

D- Les indicateurs de performance du cycle achat
Ce sont les indicateurs influençant de façon significative dans la performance des procédures d’achat. Leur observation régulière permet d’alerter les dirigeants d’entreprise sur l’évolution de l’activité. Ces indicateurs concernent la rotation des stocks, la maîtrise des coûts d’achat, l’évolution du chiffre d’affaires, la satisfaction des acteurs dans le processus, la maîtrise de la date de péremption, la maîtrise des risques de transport des marchandises,….Cette première partie nous a permis de voir que SHOPRITE MADAGASCAR est une grande entreprise commerciale. Nous l’avons choisi par le fait qu’il nous permet de vérifier les hypothèses concernant l’efficacité des procédures et la prévention des risques liés au cycle achat. Pour réaliser notre étude, les matériels que nous avons utilisés sont les outils de base qui ont aidé à la première collecte de données nécessaires comme les outils de base dont les documents académiques, l’internet, les archives privées de SHOPRITE comme les rapports d’activité par exemple. L’objectif d’utilisation de tous les matériels c’est d’appuyer dans la collecte des données nécessaires pour vérifier l`efficacité des procédures.

Aussi, nous avons appliqué diverses méthodes pour la collecte, traitement, et analyse des données toujours dans le but d`atteindre notre objectif qui consiste à montrer que les procédures contribuent à la performance du cycle achat des marchandises. Nous avons effectué des recherches qui nous ont permis de définir les indicateurs de performance du cycle achat au sein de la Société. Il y a aussi les entretiens appliqués plusieurs fois pour comprendre le déroulement général des procédures administratives et comptables du cycle achat des marchandises importées, pour mesurer l’efficacité des procédures par rapport à l’atteinte des objectifs liés au cycle achat et enfin pour mesurer la prévention de risque par les procédures administratives et comptables relatives au cycle achat des marchandises importées par le siège.

Entretien

« L’entretien est une entrevue entre deux personnes dans laquelle un individu A déploie toute une stratégie orale pour extraire d’un individu B l’information qu’il détient ».C’est l’entretien semi-dirigé que nous avons appliqué pour cette étude. Pour cela, l’enquêteur aborde un point préparé dans le guide d’entretien et le sujet répond à cela librement mais sans sortir du point abordé par l’enquêteur, c’est pourquoi cette  méthode est dite semi-dirigée. Ainsi, à chaque entretien, nous avons abordé un point lié au thème comme les « procédures d’achat» par exemple et les enquêtés disent ce qu’ils savent à ce propos. Au fur et à mesure qu’ils répondent, nous étendons ou non le point abordé pour qu’il soit possible d’améliorer les procédures en vigueur.

En utilisant le guide d’entretien pour cette méthode d’entretien semi-dirigé et aussi le questionnaire-guide d’entretien, nous avons pris rendez-vous avec l’Assistante du Directeur Commercial ou Marketing, le Responsable Import, le Chef comptable du Divisionnal Account Office, le Responsable de la division Trade Creditors, le Responsable de la division Expenses Creditors, le Responsable de la division Transit et le Directeur de l’entrepôt ou DC. Nous avons choisi cette méthode parce qu’il est facile à gérer et facile à appliquer vu qu’il est un peu ouvert mais un peu dirigé.L’utilité de cette méthode repose sur le fait qu’il permet à l’enquêteur de désigner les points à aborder et de laisser l’enquêté parler librement sans pour autant sortir du sujet de conversation.

Ainsi, l’avantage de cette méthode est qu’il permet de cadrer facilement la conversation sans perdre du temps.Dans l’application d’un entretien semi-directif, nous attendons que les enquêtés évoquent avec spontanéité des informations qu’ils connaissent sans mentir et sans rien oublier. Nous attendons aussi que la conversation ne soit pas seulement descriptive des procédures mais critique et analytique par rapport à la performance du cycle achat à travers les procédures administratives et comptables. L’entretien est l’une des meilleures méthodes de collecte de données mais il ne faut pas oublier que l’observation sur terrain est également nécessaire à cela.

Enquête par questionnaire

Avant d’élaborer le questionnaire proprement dit, quelques étapes préliminaires sont suivies. Après les recherches effectuées, primaires ou secondaires, nous avons pu avoir des notions sur le thème de ce mémoire. Ainsi, ces notions nous ont aidés à rédiger le premier questionnaire. Ensuite, nous avons effectué le test de ce questionnaire avec quelques personnes au sein d’autres entreprises qui sont aussi commerciales (INTERPHARMA et GUILLMAN) pour savoir la clarté des questions et la compréhension de ces questions par les interlocuteurs.Après le test, nous avons passé par la rédaction du questionnaire.Ensuite, nous avons passé par l’échantillonnage qui est la détermination des individus retenus pour faire partie de l’échantillon à enquêter. La question qui se pose ici c’est comment avonsnous procédé pour sélectionner les personnes adéquates à nos enquêtes sur l’efficacité des procédures. Pour former l’échantillon, nous avons choisi la méthode des quotas où le choix des individus est confié à l’enquêteur. Il est difficile de parler avec toute la population à étudier. Ainsi, nous avons procédé par réduire le nombre de l’échantillon.

La population mère est formée de 45 individus. Ces 45 personnes proviennent de la Direction Achat, la Direction Administrative et Comptable, Entrepôt, les Directeurs des magasins et les Directeurs du siège.Pour constituer l’échantillon, nous avons utilisé la méthode des quotas où nous avons divisé la population mère par strate. De par chaque strate, 30% de chaque nombre de strate sont enquêtés au moins. Les personnes enquêtées par strate sont choisies par l’enquêteur suivant la condition qu’elles participent dans le cycle achat des marchandises importées. Nous avons utilisé cet échantillon pour le questionnaire sur l’EFFICACITE des procédures administratives et comptables liées au cycle achat des marchandises importées.

Table des matières

Remerciements
Sommaire
Liste des tableaux
Liste des abréviations
Liste des figures
Introduction Générale 
PARTIE I. Matériels et Méthodes
Chapitre I. Matériels .
Section 1. Zone d’études
Section2. Matériels utilisés
Section 3.Cadre Théorique
Chapitre II. Méthodes
Section1. Méthodes de collecte des données
Section2. Méthodes de traitement et d’analyse de données
Section 3. Démarches de vérification des hypothèses
PARTIE II. Résultats
Chapitre I. Description des procédures du cycle achat des marchandises importées
Section1. Cycle achat des marchandises
Section2. Description des procédures administratives
Section3. Description des procédures comptables
Chapitre2. Résultats de la vérification des hypothèses
Section1. Résultats de la vérification de l’Hypothèse 1
Section2. Résultat pour la vérification de l’Hypothèse 2
PARTIE III. Discussions et Recommandations 
Chapitre I. Discussions
Section1.Analyse des procédures
Section2. Analyse de l’environnement
Section3.Validation des hypothèses
Chapitre II. RECOMMANDATIONS
Section1. Recommandations sur les procédures
Section2. Autres Recommandations
Conclusion générale

Télécharger le rapport complet