Définition du rôle du gestionnaire de l'information

Définition du rôle du gestionnaire de l’information

Description des contextes passé et actuel- Éléments socio-historiques

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels a été adoptée en 1982.15 Le citoyen recherchant de la part de l’État plus de transparence ainsi que sécurité et vigilance envers les renseignements le concernant a pu ainsi être rassuré. La confiance qu’il veut porter à l’ État est à l’ époque ce qui détermine la création d’une loi en matière d’information. Le gestiolli1aire de l’infOlmation administrative voit alors son travail mis à contribution dans la mise en oeuvre de cette législation. Dans son rapport de 1998 concernant la sécurité et la confidentialité, la Commission mentiOlme que la loi présente la protection des renseignements personnels comme: « La consécration d’une volonté ferme et intelligente d’insérer dans l’édifice de nos droits fondamentaux, une dimension nouvelle de la place du citoyen dans un État démocratique.

Conséquence logique, les impératifs administratifs ou économiques doivent s’exercer en fonction de ce droit, et non l’inverse. Oublier ou minimaliser la place de la protection des renseignements personnels, c’est donner un coup de canif dans le contrat de confiance entre le citoyen et l’État. Tout accroc à ce chapitre menace ce nécessaire lien de confiance. En dernière analyse, la démocratie repose sur ce lien. » 16 Dans ce même rapport, il apparaît pourtant que certaines pratiques administratives laissent encore à désirer. Force est aussi de constater que dans la pratique régulière, peu de sensibilisation ou de politiques et procédures sont mises de l’ avant afin d’ encadrer la protection des renseignements personnels et nominatifs. Selon Jennifer Stoddart, ex-présidente de la Commission de l’ accès à l’ information, « la plus grande crainte du gouvernement face aux renseignements personnels et nominatifs est la faiblesse de l’être humain devant l’ appât du gain, les compulsions physiques et psychologiques et l’ attrait du pouvoir que peut donner la manipulation de l’ information. »

Les moyens changeant, l’État doit aussi protéger l’information inscrite sur différents médias. Les caméras de sécurité, par exemple, doivent être visibles et enregistrer en continu et ne pas constituer une banque audiovisuelle et leur contenu doit être accessible au citoyen au même titre que les informations sur papier détenues par l’État. La notion d’Automatic Routine Disclosure ou publication automatique des informations, recommandée en 2003 par la Commission de la culture lors des audiences publiques tenues dans le cadre de la révision quinquennale de la Loi sur l’accès à l’information des organismes publics et la protection des renseignements personnels, 18 représente une solution à l’exercice du droit à l’information du citoyen. La demande d’accès devient alors exception. Ce changement est qualifié d’essentiel par la Commission. Afin d’aider les ministères et organIsmes à établir le plan de publication (liste cataloguée d’informations ou de documents dont la publication est obligatoire dès leur création), la Commission sur la culture recommande donc d’étudier de plus près la proposition émise en 2003 par l’Association des archivistes du Québec de mettre à profit les outils de gestion documentaire déjà existants.

L’Association recommande aussi que les organismes tiennent à jour leurs dossiers et constituent, à partir de ceux-ci, une liste des documents reconnus accessibles. L’implantation d’une telle politique de publication automatique des informations apportera un changement de culture au sein de la fonction publique, rappelant à la mémoire des fonctionnaires leur devoir d’informer comme préalable à l’exercice de la démocratie. Parallèlement à la révision de la Loi sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et nominatifs des organismes publics, la fonction publique a entrepris de se moderniser en ajoutant à son offre de services au citoyen la dimension technologique. Cette offre se veut, pour le citoyen, plus conviviale et transparente. Le domaine des ressources informationnelles couvre un ensemble d’activités reliées:

Introduction aux normativités en place

Le cadre normatif et réglementaire est déjà bien développé dans la Fonction publique québécoise. La Loi sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, la Loi sur le cadre juridique des technologies de l ‘information et la Loi sur les archives encadrent le travail de la gestion des informations. La Loi sur l ‘accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels était le premier pas vers l’accès à l’État pour tous les citoyens. Jean-François Bertrand, alors ministre des Communications, avait donné le ton à cette nouvelle loi en déclarant que le Québec faisait un grand pas en vue de l’amélioration de son système démocratique. Cette loi comporte deux volets pnnCIpaux: le droit d’accès aux documents des organismes publics en réponse au droit à l’information et à l’obligation de transparence de l’État et la protection des renseignements personnels incluant le droit de correction et de rectification du citoyen sur les renseignements le concernant. La Loi sur le cadre juridique des technologies de l ‘information23 a pour principal objet d’assurer la sécurité juridique des communications effectuées au moyen de documents quels qu’en soient les supports et d’en assurer la certification et la provenance. L’ interchangeabilité des supports et des technologies qui supportent les documents doit pouvoir relier le créateur et son document par tout moyen (la signature par exemple) et au besoin de les localiser.

La nouvelle réglementation concernant les caméras de surveillance vient encadrer l’ utilisation des données recueillies. Elle vise à faire respecter la vie privée des gens qui ont fait l’objet de la prise d’ images ainsi qu’à déterminer leur durée de conservation. Et finalement, la Loi sur les Archivei4 vient encadrer les stades de vie des documents (actif, semi-actif et inactif) ainsi que la conservation des informations à valeur historique ou la destruction de celles qui sont devenues inutiles. Le Calendrier de conservation est le texte légal qui décrit les séries documentaires détenues par un organisme public pour l’exercice de ses activités ainsi que leur durée selon leurs différents stades de vie, incluant la détermination des documents à valeur historique ou essentielle. Depuis novembre 2002, le gouvernement du Québec s’est pourvu de la Déclaration de valeurs de l ‘administration publique québécoisi5 pour l’ ensemble des membres de la fonction publique québécoise. Cette dernière oriente le fonctionnaire lorsqu’ il se retrouve devant un dilemme où il doit prendre une décision alors que la règle applicable est absente ou qu ‘elle n’est pas claire. Les cinq valeurs déclarées par le gouvernement du Québec sont la compétence, la loyauté, l’ impaliialité, l’ intégrité et le respect. À cette réglementation s’ajoute aussi une norme de qualité internationale relative aux pratiques entourant le record management et les codes de déontologie de certaines professions.

Identification spontanée des valeurs en jeu Le gestionnaire de l’ information travaille concrètement à partir de normes et règlements, mais il peut aussi faire face à des dilemmes éthiques dans le cadre de ses pratiques. L’ identification de valeurs professionnelles guidera le gestionnaire de l’ information dans le cadre de son travail. Bien que les valeurs identifiées par le gouvernement du Québec rejoignent aussi ces travailleurs, il n’en demeure pas moins que d’autres valeurs plus spécifiques à cette profession entrent en ligne de comptes lors de la résolution de dilemmes relevant plus de l’éthique que des normativités. La valeur d’ équité est au coeur de la profession. C’est le cas encore davantage depuis l’annonce des offres de l’État dans le cadre des négociations des conventions collectives.27 Le professionnalisme en tant que valeur prônant la reconnaIssance du rôle de gestionnaire de l’ information administrative, la transparence rattachée à l’accès à l’ information et le respect de la vie privée des citoyens sont autant de valeurs qui peuvent être aussi associées à la profession.

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Table des matières

AVANT-PROPOS
RÉSUMÉ
TABLE DES MATIÈRES
LISTE DES TABLEAUX
INTRODUCTION
CHAPITRE PREMIER PRÉSENTATION
1.1 État des connaissances
1.2 Objectifs de la recherche
1.3 Méthodologie et aspect lexical
CHAPITRE DEUX CONTEXTUALISATION – ACCÈS ET PROTECTION
2.1 Définition du rôle du gestionnaire de l’information
2.2 Description des contextes passé et actuel- Éléments socio-historiques
2.3 Introduction aux normativités en place
2.4 Identification spontanée des valeurs en jeu
CHAPITRE TROIS ANALYSE ÉTHICOLOGIQUE ET RÉSULTATS DE L’ENQUÊTE AUPRÈS DES GESTIONNAIRES DE L’INFORMATION ADMINISTRATIVE
3.1 L’instance légitimatrice
3.2 L’instance axiologique
3.3 L’instance régulatrice
3.4 L’instance pratique
3.5 Contextualisation des observations
3.6 Évaluation des observations
CHAPITRE QUATRE RÉFLEXION ÉTHIQUE ET JALONS POUR L’INTERPRÉTATION, VOIRE LA RÉVISION, D’UN GUIDE OU «CODE» DE CONDUITE ÉTHIQUE
4.1 Réflexion et enjeux éthiques
4.2 Jalons pour un guide ou « code» de conduite
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
Annexe 1- Questionnaire
Annexe 2 – Forum de discussion
Annexe 3 – Communiqué de presse de l’UNESCO