Soutenance mémoire
Commune de Montreux
J’ai eu contact avec Monsieur Serge Gard, chef du service des finances et de l’informatique, qui a répondu très gentiment à mes questions. La stratégie pour la commune de Montreux est de rechercher le bien-être des habitants tout en ayant un juste équilibre entre le niveau de vie et l’imposition modérée. Il est d’accord que c’est plus une vision, mais c’est de là que la commune doit faire sa stratégie pour remplir son rôle de co-pilote au service de la municipalité. Actuellement, Montreux utilise un fichier Excel pour faire le suivi des coûts et des recettes, ensuite il effectue des comparaisons avec les années précédentes et le budget disponible en faisant quelques graphiques. Mais ce fichier n’est pas directement lié à leur ERP. Cette collectivité publique est actuellement en train de changer d’éditeur. Elle est également en train de concevoir un tableau de bord, celui-ci devra être directement lié à l’ERP, pour avoir la possibilité de faire des scénarios. Pour Monsieur Gard, tout établissement public à partir d’une certaine taille devrait avoir un tableau de bord, car sinon il pense que c’est impossible d’informer régulièrement.
Pour lui un tableau de bord a certains avantages tels qu’une simplicité de lecture ainsi qu’une vision rapide des éléments à risques. Montreux possède déjà presque tous ces processus sous forme de papier, mais il trouve intéressant de les avoir sous format numérique également, mais ce n’est pas encore d’actualité, cela viendra peut être avec le nouvel ERP. La commune veut mettre en place, pour le moment, un tableau de bord exclusivement financier. Ce dernier devra tenir compte des investissements, des infrastructures ainsi que du développement des activités scolaires, sportives et culturelles et d’autres éléments encore à définir, mais bien sûr qu’au niveau communal. C’est donc un outil financier, mais qui devra être transversal pour rester complet. Un des objectifs mis en avant par Monsieur Gard c’est au niveau des investissements. Car la commune de Montreux souhaite conserver son rôle dans le monde culturel et économique, pour cela la ville doit faire des investissements réguliers et assez conséquents. Les risques liés à cet objectif sont au niveau de l’évolution des taux d’intérêt et des changements politiques. De cette rencontre j’en retire que les indicateurs essentiels sont le suivi du budget, des coûts et des recettes, que ce soit mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel. Tout en pouvant faire des comparaisons avec les années précédentes.
Ville de Lausanne
J’ai rencontré Madame Danièle Balet Nicolet (adjointe en chef du service financier) et son collègue, le 11 février dans leurs locaux. La stratégie de la ville de Lausanne est de garantir le respect du budget voté tout en offrant des prestations correctes aux citoyens. Lausanne affirme posséder un tableau de bord, qui est à mon sens plutôt un fichier Excel, dont le service financier a mis en place il y a plus d’un an. Celui-ci contient principalement le budget annuel. Ce fichier Excel9 est rempli tous les trois mois par direction/services, pour avoir un suivi régulier. Les raisons qui ont incité le service financier à mettre en place cette forme de tableau de bord sont le suivi régulier du budget et le fait de pouvoir prendre les mesures nécessaires rapidement. Ce tableau de bord est uniquement financier, mais il est d’une grande utilité pour la municipalité, car le service financier leur fait une présentation PowerPoint10 avec les éléments importants pour qu’ils puissent prendre leurs décisions. Il ne faut pas oublier que pour une collectivité publique, c’est le programme de législature effectué par les municipaux qui comprend leurs souhaits, qui va recadrer et définir les objectifs financiers de la commune.
Lausanne a un processus pour le budget de fonctionnement et d’investissement. Mais le processus principal est celui-ci : programme de législature planification financière directives budgétaires budget comptes analyses et suivi. Les objectifs qui sont ressortis de cet entretien sont le respect du budget, des directives et bien évidemment des lois. Les risques liés à ceux-ci sont des imprévus, des changements en cours d’année ou encore une modification de loi. En fonction des informations contenant la présentation faite à la municipalité, je déduis que les indicateurs importants pour cette collectivité publique sont : le résultat de fonctionnement, les investissements, les liquidités ainsi que la fiscalité. La ville de Lausanne ne changerait rien pour l’instant à son tableau de bord, car il est nouveau et qu’il y a un projet de modification de l’outil comptable. Mais ces deux collaborateurs ressortent des avantages de l’utilisation d’un tel outil, comme l’anticipation, la transparence et l’information continue à la municipalité.
Ville de Versoix
J’ai eu rendez-vous avec Madame Gabrielle Zihlmann (cheffe du service finance et comptabilité), le 18 février 2016. La ville de Versoix a comme stratégie de satisfaire le plus grand nombre possible d’habitants, de répondre aux besoins de la population ainsi que d’avoir constamment des projets. Mais il ne faut pas oublier que la politique est « reine », car c’est elle qui prend toutes les décisions. Versoix ne possède pas un tableau de bord à proprement parler, mais plutôt un fichier Excel, très financier, dans lequel un suivi est fait afin de pouvoir faire des graphiques pour présenter à la municipalité ainsi qu’à la commission des finances11. La mairie de Versoix possède actuellement un simple tableau de bord pour avoir un suivi des tâches à faire et celles déjà effectuées. Madame Zihlmann trouve qu’instaurer un tableau de bord dans une collectivité est une très bonne idée, car cela permettrait d’avoir une vision globale sur les comptes de fonctionnement et ceux d’investissements, tout en faisant attention aux liquidités. Un tableau de bord financier permettrait de répondre beaucoup plus facilement aux réquisitions légales. Mais pour qu’il soit utilisé dans le temps, les données devraient sortir directement d’un ERP.
Cette dame est totalement consciente que ce n’est pas vital de savoir en temps réel la situation financière de la commune, car aucune contrainte légale n’existe. Donc elle pense que pour un tel projet de mise en place d’un tableau de bord, pour qu’il soit utilisé et accepté par tous les collaborateurs, faudrait que ce soit une décision de la municipalité de l’imposer. Les objectifs selon Madame Zihlmann pour un établissement public sont d’avoir une image fidèle lors du bouclement, d’être à jour constamment, avoir aucune erreur ni manquement d’information, disposer d’un travail de qualité, maîtriser l’endettement ou encore avoir une vision claire de l’évolution des investissements. Les montants actuellement suivis sont ceux des comptes et budgets de fonctionnement, de la répartition des charges et des revenus, des investissements, de l’autofinancement et des recettes fiscales. Les avantages de mettre en place un tableau de bord sont d’avoir une idée claire par rapport au choix à prendre grâce à des scénarios, de permettre d’ajuster les recettes fiscales avec les dépenses ainsi qu’avoir une interaction entre fonctionnement et investissement et surtout d’avoir une tendance d’évolution pour le futur. Pour Madame Zihlmann un tel outil permettrait d’ouvrir les yeux, de prendre des décisions plus facilement et d’avoir un outil commun entre service financier et municipalité ainsi que d’anticiper les évolutions positives ou négatives et de faire les ajustements nécessaires. Elle pense qu’un tableau de bord ne comporte aucun risque.
DIP de Genève Suite à la mise en relation de Monsieur Tuberosa, j’ai eu l’opportunité de rencontrer Madame Andrea Villanyi (responsable finances et logistique du département DIP du canton de Genève) le 15 mars dans son bureau. Le DIP n’a pas de tableau de bord, car il manque d’objectifs. Le seul objectif existant c’est le respect du budget. Cette dame m’a fait comprendre qu’il fallait amener les collaborateurs à définir des objectifs, mais malheureusement ils manquent de temps et de connaissances en la matière. Le DIP à un budget par catégories (charges de personnel, fonctionnement, investissement) avec des projections par département. Il fonctionne par année scolaire. Donc pas un tableau de bord, mais plutôt un suivi, dans lequel les écarts entre budget, projection et réel sont indiqués. Mais un grand défaut des collectivités publiques c’est d’attendre qu’on nous pose la question pour faire des recherches. Elle me conseille de faire un tableau de bord relié à un ERP. Cet outil devra apporter de l’efficacité aux finances, comporter certaines analyses sur le personnel, les préférences des habitants et des comparaisons avec d’autres communes ainsi qu’être neutre et technique, car c’est avec cela qu’il aura une certaine utilité. Madame Villanyi me suggère d’avoir dans mon tableau de bord, des indicateurs tels que le turnover, l’absentéisme, le budget d’investissement, la durée d’amortissement, le taux de rotation du renouvellement des installations publiques, le taux d’autofinancement, la gestion des liquidités. Mais le plus important c’est que cet outil mette en évidence les endroits où il y a un dépassement budgétaire régulier. Il faudrait que chacun de ses écarts déclenche une action de correction, sinon cela n’apporte rien de mettre en place un tableau de bord. Mon interlocutrice finit par dire que c’est très difficile de trouver le bon format de représentation des indicateurs.
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Table des matières
Déclaration
Remerciements
Résumé
Table des matières
Liste des tableaux
Liste des figures
1. Introduction
1.1 Objectifs du travail
1.2 Présentation de la commune de Nyon
1.3 Présentation du service des finances
1.4 Synthèse des concepts théoriques utilisés
1.5 Méthodologie adoptée
2. Transcription des entretiens et synthèse
2.1 Commune de Montreux
2.2 Ville de Lausanne
2.3 Ville de Versoix
2.4 DIP de Genève
2.5 Synthèse
3. Analyses
3.1 Analyse de l’environnement
3.1.1 Contexte légal
3.1.2 Contexte économique
3.1.3 Développement durable
3.1.4 Concurrence
3.1.5 Niveau social de la population
3.2 Analyse de la stratégie
3.2.1 Finances
3.2.2 Clients
3.2.3 Processus internes
3.2.4 Apprentissage et innovation
3.2.5 Développement durable
4. Listes de proposition d’objectifs et d’indicateurs
4.1 Liste des objectifs
4.2 Liste des indicateurs
5. Construction tableau de bord
5.1 Axe finances
5.1.1 Définition des objectifs et analyse des risques
5.1.2 Fiches indicateurs
5.2 Axe clients
5.2.1 Définition des objectifs, analyse des risques et choix des indicateurs
5.3 Axe processus internes
5.3.1 Définition des objectifs, analyse des risques et choix des indicateurs
5.4 Axe apprentissage et innovation
5.4.1 Définition des objectifs, analyse des risques et choix des indicateurs
6. Tableau de bord
6.1 Communication
6.2 Structure
6.3 Proposition
7. Conclusion
Bibliographie
Annexe 1 : Fichier Excel Lausanne
Annexe 2 : Présentation PowerPoint Lausanne
Annexe 3 : Présentation PowerPoint Versoix
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