Création du tableau de bord

Création du tableau de bord

Création du tableau de bord

Une fois les données transférées dans QS, il a fallu créer les différents éléments du tableau de bord17. Cette étape n’a pas demandé beaucoup de réflexion car l’ensemble du contenu avait été pensé lors du cahier des charges. Il a suffi de suivre, à la lettre, ce qui avait été prévu initialement. Le seul point technique de cette partie du projet a été de définir si les champs étaient des dimensions ou des mesures. Dans le but d’obtenir des indicateurs corrects, il a aussi été nécessaire de choisir les bonnes formules à appliquer aux mesures. De plus, pour faciliter la compréhension des futurs utilisateurs, certaines désignations ont également été modifiées.
Afin de rendre l’utilisation du TDB plus simple et plus conviviale, l’emplacement des différents composants a été revu. Pour chaque partie, deux pages ont été créées, au lieu d’une seule. La première contient l’ensemble des zones définies dans le cahier des charges à l’exception du tableau récapitulatif qui se trouve dans la deuxième page. Cette dernière reprend également la zone de filtre, ainsi que les trois indicateurs numériques. Ces éléments ont été remis pour que l’utilisateur puisse faire des sélections directement depuis le deuxième onglet, et pour qu’il sache, instantanément, à combien se montent les indicateurs en fonction
des critères de sélection. En scindant les composants, nous pouvons tout d’abord analyser et voir rapidement les points qui nous intéressent grâce aux graphiques et aux filtres. Puis, en allant sur la seconde page, nous obtenons le détail des données sélectionnées sous forme de tableau. Cela permet donc aux chefs de service d’avoir une vision « macro » de leurs équipes et aux responsables de maîtrise de mieux cerner les éventuelles particularités en poussant plus loin l’analyse. De plus, si nous n’avions pas réparti, d’un côté les graphiques et de l’autre le tableau, cela aurait entraîné des lenteurs lors de la sélection de données.

Rédaction d’une procédure d’utilisation

Bien que faisant partie du descriptif du mandat et mentionnée dans la méthodologie, la rédaction d’une procédure d’utilisation n’a, pour finir, pas été réalisée. En effet, CIMO développe actuellement un projet de « e-learning » afin d’offrir à ses collaborateurs des cours
adaptés à leurs besoins. Une série de formations liées à la sécurité ou à l’utilisation de SAP ont d’ores et déjà vu le jour. Etant donné que l’outil Qlik Sense est, et va être, de plus en plus utilisé par les employés de l’entreprise, un cours « e-learning » va prochainement être créé. Il a donc été décidé de ne pas rédiger une procédure d’utilisation car cela aurait été un doublon et donc une perte de temps. De plus, réaliser un document que les utilisateurs auraient imprimé, au lieu de se servir des outils de formation mis en place par CIMO, n’aurait pas réellement eu de sens. Cela aurait donc été contraire à la stratégie de l’entreprise qui vise une digitalisation du travail et des processus.

Résultats du projet

Le présent chapitre a pour but d’analyser la gestion du projet dans son ensemble, de répondre à la question de recherche initialement posée, ainsi que de déterminer si les objectifs, qui avaient été définis au départ, ont bien été atteints.

Gestion du projet

Ci-après, est détaillée la gestion du mandat.Ce dernier s’est globalement déroulé selon l’ordre de ce qui avait été défini initialement. Le temps prévu pour la réalisation de l’introduction, des questionnaires qualitatifs et du cahier des charges, a été relativement identique à ce qui a été réellement effectué. Concernant les sous-étapes de la partie « Tableau de bord » du planning, nous pouvons voir des différences importantes entre les heures estimées et celles réalisées. Cela se justifie par le fait qu’au départ la méthode pour extraire les données, depuis le progiciel de l’entreprise, n’avait pas été choisie. Après avoir suivi une formation sur la réalisation des Queries, il a, dès lors, été décidé d’utiliser cette manière de faire pour effectuer l’extraction des données présentes dans SAP. En procédant ainsi, le travail du service « Informatique » a donc été grandement réduit, mais cela a engendré une charge de travail plus importante au niveau personnel. En se basant sur des Queries, les données reprises dans QS sont facilement exploitables, ce qui explique pourquoi la création du tableau de bord a pris beaucoup moins de temps. La phase de « tests et adaptations » s’est avérée plus longue que prévue car, à chaque étape, les informations ont été contrôlées et si nécessaires retraitées. Bien que certaines étapes du mandat, comme les questionnaires quantitatifs et la rédaction de la procédure d’utilisation, n’aient pas été réalisées, au global, la durée prévue pour ce projet est quasiment égale à celle réellement effectuée. Les éléments non réalisés ont été compensés par la partie « Bases de données ». Cette dernière n’avait pas été prise en compte car, sans connaître les attentes les chefs d’équipes, nous ne pouvions pas savoir, à l’avance, que certaines bases de données auraient dû être adaptées.

Question de recherche

Pour rappel, la question de recherche de ce mandate était la suivante : « Comment la prise de décision et la gestion administrative des chefs d’équipes peuvent être optimisées grâce à un tableau de bord ? ». Maintenant que le tableau de bord a été mis en place et que certains chefs d’équipes ont eu l’occasion de le tester, nous sommes en mesure d’y réponde. En effet, le tableau de bord a permis d’optimiser la prise de décision et la gestion administrative des chefs d’équipes…
• En réduisant le temps nécessaire pour accéder à de l’information ;
• En limitant, voire même en supprimant les recherches manuelles de renseignements ;
• En présentant des données systématiquement actualisées ;
• En centralisant et en uniformisant les données ;
• En fiabilisant les sources d’informations.

Objectifs du mandat

Au début de ce projet, cinq objectifs avaient été déterminés. Il s’agit, dès lors, de vérifier s’ils ont bien été atteints. Pour rappel, ils se formulaient de la façon suivante :
« Une fois le tableau de bord opérationnel, les chefs d’équipes et utilisateurs… … doivent accéder à l’ensemble des données liées à leurs équipes en moins de deux minutes ». Afin de juger ce premier point, un utilisateur a été sollicité afin de rechercher diverses informations liées à la maîtrise « Armatures », abrégée « ARMA ». Les renseignements demandés étaient les suivants :
• Le nombre de mandats devisés en attente de commande ;
• Le nombre de positions de commandes fournisseurs non livrées qui sont imputées sur des ordres;
• Le nombre d’ordre avec le statut « En cours ».
Une fois connecté à sa session, le volontaire a trouvé toutes ces données en moins de deux minutes, soit en une minute et 42 secondes exactement. … ne doivent plus extraire, plusieurs fois par mois, des données directement sur SAP ».
Pour ce qui est des devis – offres et des commandes fournisseurs, le tableau de bord reprend la quasi-totalité des données se trouvant dans les transactions standards de SAP. Toutes les informations susceptibles d’intéresser les chefs d’équipes ont été reprises. Pour ces deux thèmes, les CE n’ont donc plus besoin de consulter une à une les données présentes dans le progiciel. Concernant les ordres de travail, tous les éléments mentionnés lors des entretiens ont été repris. Il n’est également plus nécessaire de contrôler, OT par OT dans SAP, ces différents points car tout est présent dans QS.
… doivent obtenir des informations en temps réel ou avec un jour de décalage au maximum ». Comme les données sont mises à jour biquotidiennement, le tableau de bord fournit donc des renseignements représentatifs de l’état actuel.
… doivent pouvoir prendre des décisions en se basant uniquement sur les indicateurs mis à disposition ». Bien qu’il soit possible qu’un chef d’équipes prenne des décisions en s’appuyant sur d’autres sources d’informations, il peut décider, uniquement en consultant le tableau de bord, de relancer un fournisseur qui n’a pas livré du matériel à temps, de rappeler un client pour savoir s’il est intéressé par sa proposition commerciale, ou de prioriser certains
mandats pour qu’ils soient réalisés dans les délais prévus.
… doivent pouvoir obtenir des données fiables à 100% ». Initialement, une session de tests, pour garantir la qualité des informations, était prévue uniquement à la fin du projet. En pratique, à chaque étape, des comparaisons ont été faites avec les transactions standards de l’ERP, afin de valider la qualité des renseignements. Une fois le tableau de bord terminé, pour chaque graphique et chaque indicateur, des extractions manuelles des tables ont été faites de SAP sur Excel. Depuis là, les données ont été retravaillées dans le but d’obtenir le même visuel que dans Qlik Sense. Chaque élément du tableau de bord a donc été validé directement ou à la suite d’adaptations.
Après analyse, nous pouvons donc dire que le projet, ainsi que le tableau de bord qui en découle, répondent aux objectifs fixés lors du descriptif de mandat.

Limites du travail et perspectives

Comme mentionné dans le descriptif du mandant, les droits d’accès et la gestion des licences sur Qlik Sense ne faisaient pas partie du travail de bachelor. Maintenant que le tableau de bord est « terminé », il s’agit de le mettre à disposition des différents chefs. Le mot « terminé » a été mis entre guillemets, car le rendu actuel n’est pas une fin en soi. En effet, il va constamment évoluer, en fonction des futures attentes et demandes des utilisateurs. Avant de donner accès à l’ensemble des chefs, deux d’entre eux, possédant déjà une licence sur QS, ont été choisis pour tester la solution pendant deux semaines afin de déterminer les éventuelles adaptations à effectuer. Dans le même laps de temps, une étude va être réalisée pour déterminer quel type de licence doit être donné aux utilisateurs afin de répondre au mieux à leurs besoins et ceci, sans engendrer de coûts trop importants.
Dès que les ajustements auront été faits et que le type de licence aura été défini, l’ensemble des chefs d’équipes pourront accéder au tableau de bord. Afin qu’ils puissent se servir de cet outil au mieux, une courte formation va être mise en place et dispensée en attendant que le cours sur la plateforme « e-learning » soit créé.
En parallèle, certains délivrables de ce travail, comme les Queries qui ont été développées, vont déjà permettre d’améliorer le mode de fonctionnement du service « Administratif ».
Plusieurs requêtes ont été réutilisées pour faciliter les contrôles de données que faisaient certains collaborateurs du groupe. Avant cela, il était, par exemple, nécessaire d’extraire plusieurs listes concernant les commandes fournisseurs et de les retravailler sur Excel afin d’obtenir les informations souhaitées. Aujourd’hui, en quelques clics, et surtout sans quitter SAP, nous obtenons le même résultat. De plus, grâce à la Query liées à la « Gestion des devis – offres », nous avons maintenant, à disposition dans SAP, tous les renseignements dont le bureau administratif a besoin pour traiter les relances des propositions commerciales.
Dès lors, il est déjà envisagé de ne plus imprimer aucun document et de gérer le suivi des affaires directement dans l’ERP. En procédant ainsi, nous pourrions économiser une grande quantité de papier et gagner du temps en évitant d’archiver des feuilles dans des classeurs.
Plusieurs graphiques présents dans le tableau de bord ne serviront pas seulement aux chefs d’équipes. En effet, moyennant quelques adaptations, certains indicateurs pourront être repris pour figurer dans les présentations faites aux clients, lors des séances mensuelles de suivi opérationnel. Cela permettra donc, à la personne chargée de préparer la réunion, de passer moins de temps à extraire les données et à les retravailler.
Finalement, il est prévu que ce travail soit présenté au comité de direction de CIMO afin de voir s’il est réalisable d’utiliser ce tableau de bord dans d’autres départements. Cela devrait normalement être faisable car certains processus sont standards pour toute l’entreprise, comme celui les commandes fournisseurs. Cette partie du TDB serait donc, pour d’autres services, opérationnelle en l’état. Il est également possible, qu’avec quelques adaptations, tout ce qui concerne la « Gestion des devis – offres » soit intéressant pour certains secteurs de l’entreprise hors DST.

Table des matières

Introduction
1 Cadre théorique
1.1 Définitions
1.1.1 Système d’information
1.1.2 Informatique décisionnelle
1.1.3 SAP
1.1.4 Qlik Sense
1.2 Études précédentes et connaissances actuelles
2 Problématique
2.1 Contexte de l’entreprise et définition du problème
2.2 Description de la problématique
2.3 Question de recherche
2.4 Objectifs du mandat
3 Méthodologie
3.1 Récolte d’informations
3.1.1 Justification de la méthode utilisée
3.1.2 Échantillonnage
3.1.3 Questionnaire et collecte des informations
3.2 Réalisation du cahier des charges
3.3 Extraction des données depuis SAP
3.4 Création du tableau de bord
3.5 Rédaction d’une procédure d’utilisation
4 Analyse des données
4.1 Analyses et interprétation des entretiens qualitatifs
4.1.1 Analyse verticale
4.1.2 Analyse horizontale
4.2 Analyse des bases de données actuelles et adaptation de ces dernières
4.2.1 Analyse de la partie « Devis – offres »
4.2.2 Analyse des parties « Commandes fournisseurs » et « Ordres de travail »
5 Cahier des charges
5.1 Gestion des devis – offres
5.1.1 Query SAP
5.1.2 Fichier Excel
5.1.3 Mise à jour des données
5.1.4 Champs supplémentaires
5.1.5 Tableau de bord
5.2 Gestion des commandes fournisseurs
5.2.1 Query SAP
5.2.2 Mise à jour des données
5.2.3 Champs supplémentaires
5.2.4 Tableau de bord
5.3 Gestion des ordres de travail
5.3.1 Query SAP
5.3.2 Mise à jour des données
5.3.3 Champs supplémentaires
5.3.4 Tableau de bord
6 Extraction des données depuis SAP
6.1 Procédure de création d’une Query SAP
6.2 Particularités rencontrées lors de l’extraction des données
6.2.1 Pour la partie « Gestion des devis – offres »
6.2.2 Pour la partie « Gestion de commandes fournisseurs »
6.2.3 Pour la partie « Gestion des ordres de travail »
7 Transfert des données dans Qlik Sense
8 Création du tableau de bord
9 Rédaction d’une procédure d’utilisation
10 Résultats du projet
10.1 Gestion du projet
10.2 Question de recherche
10.3 Objectifs du mandat
11 Limites du travail et perspectives
12 Recommandation
Conclusion
Références

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