Soutenance mémoire
Importance du contrôle interne
Tout d’abord, il est nécessaire de savoir que d’une manière générale, les contrôles internes consignés dans un document appelé Manuel de Procédure, ceci dans un souci de :
– Gain de temps
– Meilleure organisation et de productivité
– Réduction d’erreur coûteuse commercialement et financièrement
– Responsabilisation de chaque employé par une définition claire des fonctions et des tâches.
Ensuite, il est important également de connaître que la direction a la responsabilité de sensibiliser les cadres sur l’importance d’une gestion saine des affaires et des biens de l’entreprise. La répartition des tâches est d’une importance essentielle pour le contrôle interne : plus l’entreprise ne grossit, plus les responsabilités et les autorisations seront attribuées à des personnes différentes pour éviter les influences et les fonctions incompatibles. (Délégation de pouvoir) Lorsqu’une personne occupe une nouvelle fonction, la direction doit s’assurer de lui communiquer les méthodes de travail inhérentes à cette fonction : une bonne compréhension assurera l’efficacité du processus, la fiabilité de l’information et la valorisation de la tâche. Pour connaître l’importance du contrôle interne, il nous faut identifier les conséquences d’un système de contrôle interne inefficace :
– Perte des biens du fait des erreurs, d’insouciance ou de vol
– Registre comptable non fiable et donc des informations financières peu fiables : risque de prise de décisions erronées
– Inefficacité et inefficience des opérations : augmentation des coûts, manque à gagner, perte d’avantages concurrentiels, etc.
– Non-respect des politiques et procédés établis
– des sanctions légales, et non-respect des lois, règlements et normes gouvernementales
– Interruption des opérations ou d’une activité importante pour l’entreprise ;
– la fraude, la malversation ou les conflits d’intérêts;
Ainsi, la connaissance du dispositif existant aide l’auditeur à identifier les types d’anomalies potentielles et les facteurs qui affectent les risques d’anomalies significatives et à définir la nature, le calendrier et l’étendue des procédures d’audit complémentaires.
Les matériels utilisés et les supports pour les informations
Comme le besoin de chercher des données et ensuite de les stockées, les matériels informatiques étaient plus que nécessaire. Pendant la recherche des données primaire, il a fallu faire des recherches sur le sujet du thème. D’abord, des recherches préliminaires sur le sujet et comme toute recherche bibliographique, elle doit commencer par la compréhension du sujet. On a donc débuté par la consultation des dictionnaires généraux et spécifiques pour déceler les mots clés. Ensuite, la consultation d’ouvrage pour approfondir notre connaissance sur la notion de contrôle interne.
Prise de connaissance du dispositif de contrôle interne
La première étape d’une évaluation d’un système de contrôle interne commence par sa compréhension qui se compose de « la lecture du Manuel de procédure et de l’entretien avec les responsables ».
a) Lecture du manuel de procédure : En général, le début de toute mission commence par une prise de connaissance de l’objet à étudier ou à évaluer ou à auditer. Il en est de même lors de l’évaluation du SCI du FID la première phase a été la connaissance préliminaire du système. La lecture du manuel de procédure correspond au mémorandum du point de vue théorique. Cette étape cruciale nous a permis d’identifier déjà les cycles existants et par là nous en avons déduis les cycles significatifs, les risques liés aux cycles pour le déroulement des activités de l’entité ainsi que les défaillances ou atouts existants dans ces procédures .La lecture du manuel de procédure indique dès le départ donc le cycle de fonctionnement, les points forts et faibles observés. Le manuel de procédure du FID a fait transparaître des faiblesses et des forces quant à leur mise en pratique. Ces résultats seront développés dans la deuxième partie du Présent mémoire.
b) Entretien avec les responsables : Une des méthodes utilisées pour la compréhension effective des procédures ainsi que l’évaluation fut également l’entretien direct avec plusieurs responsables. Cet entretien était donc l’occasion pour la mission d’acquérir plus de précision concernant
– les procédures existantes et celles réellement appliquées
– la circulation des documents,
– la description des fonctions des acteurs clés de l’entité et leur responsabilité,
– l’identification du cycle existant hormis ceux énoncés dans le manuel de procédure
– la connaissance des pratiques non inscrites dans le manuel (application effective mais sans prescription officielle)
Les procédures de décaissements
Pour la Direction générale, le compte désigné sert à rembourser les dépenses de fonctionnement pré financées sur le compte du projet Au début de l’opération, le comptable établie un bon de règlement en trois exemplaires avec la lettre de virement sur la base des états de paiement et des factures déjà payées sur le compte du projet ou compte tampon, ce sont les opérations de remboursement des dépenses pré financées sur le compte du projet. Cependant, les fonds sont transférés directement aux partenaires ou aux fournisseurs pour les paiements directs et le paiement des fournisseurs par virement. Après, le chef de service vérifie les différents documents c’est-à-dire : état des dépenses, état de paiement, Bon de règlement et lettre de virement. Le Directeur financier signe les Bon de règlement et ces derniers seront comptabilisés par les comptables selon les méthodes de comptabilisation appropriée et feront l’objet de rapprochement avec les relevés de la Banque.
L’existence de conseil d’administration
Le FID est un projet de grande envergure qui est régis par les politiques de gestion de la banque Mondiale. En effet, le bailleur de fonds applique des procédures de contrôle par des suivis et des évaluations périodiques par des moyens d’audit technique et financiers qui par lesquels les conseils d’administrations vont apprécier les activités du FID. Par conséquents, les activés du FID sont bien organisé et les objectifs atteints. En vertu de ses statuts, le FID est constitué principalement des organes suivants :
– l’Assemblée Générale qui est l’organe souverain du FID définit l’orientation dans le cadre d’une Assemblée Générale Ordinaire et Extraordinaire
– le Conseil d’Administration composé de neuf membres dont quatre membres d’office et cinq élus par l’Assemblée Générale. La présidence est assurée par le représentant du Premier Ministre
– le Directeur Général recruté par le Conseil d’Administration et agissant sous la direction et le contrôle de celui-ci
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Table des matières
LISTE DES ABREVIATIONS
LISTE DES FIGURES
LISTE DES TABLEAUX
INTRODUCTION
PARTIE I : METHODOLOGIE
INTRODUCTION
CHAPITRE I : Méthodologie de recherche
Section 1 : description du sujet d’étude
1.1 Présentation de FID
1.1.1Historique et statut
1.1.2 Activités et objectifs
1.1.3 Objectif du FID
1.2 Structure organisationnelle du FID
1.3) Organigramme de la Direction Générale (zone d’étude)
Section 2 : Théorie générale sur le contrôle interne
1) Définitions
2) Objectifs
3) Les composants du contrôle interne
4) Principes du contrôle interne
5) Importance du contrôle interne
6) Les types de contrôle
7) Les acteurs du contrôle interne
8) Les limites du contrôle interne
CHAPITRE II : LA METHODOLOGIE D’APPROCHE
Section 1 : Zone d’étude
1.1 Justification du choix de la zone d’étude
1.2 Caractéristiques de la zone d’étude
Section 2 : Collectes des données et démarche méthodologique
2.1Collecte de donnée
2.1.1 Les matériels utilisés et les supports pour les informations
2.1.2 Les outils de description du dispositif
a) Le mémorandum
b) Le diagramme de circulation de documents
c) Les questionnaires de contrôle interne (voir annexes)
2.2Démarche méthodologique
2.2.1Prise de connaissance du dispositif de contrôle interne
a) Lecture du manuel de procédure
b) Entretien avec les responsables
2.2.2Evaluation du système de contrôle
a) En amont
a.1) Analyse du cycle
a.2) L’utilisation des QCI (Questionnaires de contrôle interne) élaboré
b) En aval
b.1) Test de conformité
b.2) Tests de permanence
CONCLUSION PARTIELLE
PARTIE II: RESULTATS
CHAPITRE I : DESCRIPTION DU CYCLE ACHAT
Section1 : La prise de connaissance du manuel de procédure
1.1 Les modalités d’achat
1.1.1 Les appels d’offre locale
1.1.2 La consultation de prix
Section 2 : Procédure d’achat
2.1 Déclenchement de l’achat
a) Expression du besoin
b) Le résultat de la consultation de prix
2.2 Exécution de l’achat
a) Le Bon de Commande
b) Réceptions des commandes
c) Réception des factures
d) comptabilisations
2.3 Résultats des questionnaires liés au cycle achat
CHAPITRE II : Le cycle banque et caisse
Section 1 : Le compte désigné
Prise de connaissance du manuel de procédure
1.2 Les procédures de décaissements
1.3 Les procédures de réapprovisionnement
Section 2 : Le compte tampon
2.1 Lecture du manuel de procédure
2.2 La caisse
a) Décaissement par caisse
b)Le réapprovisionnement de la caisse
2.3 Les paiements par chèque
a) Principes
b) Procédures
3) Résultats des questionnaires sur la gestion de trésorerie
CONCLUSION PARTIELLE
PARTIE III: DISCUSSIOND ET PROPOSITIONS DE SOLUTIONS
Chapitre I : Analyse critique du cycle achat et cycle banque et caisse
Section 1 : Analyse critique du système de contrôle du cycle achat
1 LES FORCES DU DISPOSITIF
1.1Application effective des procédures
1.2 L’existence de contrôle
La compétence des acteurs intervenants
2 LES FAIBLESSES DU DISPOSITIF
2.1) Lourdeurs des procédures
2.2) La négligence de certaines pratiques
2.3 La probabilité de conflit d’intérêt
2.4 Absence d’objectif clair, écrit et partagé
3 LES MENACES
a. Inapplication des procédures
b. Risque d’inattention
c. lourdeur de taches et manque d’initiative des acteurs
4 LES OPPORTUNITES
a. Développement potentiel de l’efficacité du système
b. Existence d’une structure acceptable
Section 2 : Analyse critique du cycle banque et caisse
1 LES FORCES AU NIVAEU DE LA GESTION DE TRESORERIE
A Organisation générale
A.1) L’existence de conseil d’administration
A.2) La séparation des comptes entre projets
A.3) L’existence de procédure
B La bonne tenue des comptes
B.1) Les comptes banques
B.2) La tenue de la caisse
B.3) L’existence de moyens de vérification
C Au niveau de la comptabilité
C.1) Séparation de la comptabilité des comptes du projet
C.2) L’existence de logiciel comptable et la qualité du suivi des comptes
C.3) Information financière bien définie
D) L’existence d’un contrôle réciproque
2 LES FAIBLESSES
A Lourdeurs du système de réapprovisionnement
B La signature conjointe non systématique
C Difficultés au niveau des écritures comptables
D Faiblesse liés aux ressources humaines
3 LES MENACES
A Retard de renflouement
B Omission pour cause de routine
C La perte de confiance des bailleurs
4) LES OPPORTUNITES
CHAPITRE II : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS
Section1 : Pour le cycle achat
1 Anticipation des achats et utilisations efficaces des moyens
2 La mise en pratique des connaissances déjà acquis et la prise de conscience Des facteurs importants
3 La gestion du conflit d’intérêt
3.1 Définition du conflit d’intérêt
3.2 Les moyens de prévention des conflits d’intérêt
Section 2 : Pour le cycle caisse et banque
1 Création d’un compte de réserve
2 Proposition de gestion des absences des signataires
3 Amélioration du système comptable
3.1) Le suivi des dépenses par activités
3.2) Actualiser le système comptable à l’évolution
4 OPTIMISATION DU SYSTÈMEDE CONTRÔLE INTERNE : Améliorer la maîtrise des opérations et la performance de son entreprise
CONCLUSION PARTIELLE
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
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