Soutenance mémoire
Au cours de ces dernières années, la notion de contrôle interne (CI) a pris une ampleur importante au sein de toutes les organisations, à travers le monde. Elle figure parmi les domaines qui suscitent des réflexions, des recherches et des débats, notamment chez les dirigeants d’entreprise. Avec l’apparition des grands scandales financiers et plusieurs autres facteurs, cette notion revêt une importance fondamentale pour l’entreprise afin de sauvegarder et protéger son patrimoine. Ainsi, plusieurs règlementations et plusieurs recherches considèrent un système de contrôle interne (SCI) efficace comme l’un des piliers d’une « bonne gouvernance » au sein d’une société.
Dans un environnement concurrentiel en perpétuelle évolution, avec la montée en puissance des entreprises multinationales et la généralisation de la mondialisation, la rentabilité et la survie même des entreprises dépendront de leur efficacité et de leur degré d’adaptation aux conditions du marché. Dans ce contexte, un SCI peut former un avantage concurrentiel important pour l’entreprise quelle que soit sa taille ou le secteur dans lequel elle évolue. Les entreprises malgaches, qui souffrent actuellement du changement brusque de l’économie, deviennent conscientes de la nécessité de disposer d’un SCI efficace pour assurer leur pérennité.
En effet, une entreprise qui ne dispose pas de ce système s’expose à plusieurs difficultés. D’ailleurs, la plupart des faillites de ces dernières sont liées en grande partie à leur mauvaise gérance et organisation. Plusieurs entreprises ont donc compris qu’il ne suffirait pas d’avoir un dispositif de contrôle mais il faut qu’il soit efficace et efficient pour qu’il puisse assurer son rôle de facteur de succès et d’avantage concurrentiel.
Tel est le cas de la société « HENRI FRAISE FILS & CIE » (HFF), une des grandes entreprises qui excelle dans le domaine de commercialisation d’engins et de pièces détachés de renommée mondiale. Pour garantir la bonne marche de ses activités, elle doit se doter d’un SCI efficace en vue de rendre rigoureuse et performante la gestion de ses opérations.
Selon le cadre conceptuel du CI du Committee Of Sponsoring Organizations (COSO), «apprécier l’efficacité d’un système de contrôle interne est un jugement subjectif fondé sur la présence des cinq éléments (environnement de contrôle, évaluation des risques, activité de contrôle, information et communication et pilotage) et le fonctionnement efficace de ceux-ci. L’efficacité de leur fonctionnement fournit un niveau d’assurance raisonnable quant à la réalisation d’une ou plusieurs catégories d’objectifs. Ainsi, les éléments du contrôle interne constituent également des critères d’efficacité.» .
Toutefois, les éléments du CI ne fonctionnent pas de façon identique, ou au même niveau, dans des entreprises différentes. Pour le cas de la HFF, la mise à jour de tous ces éléments du CI est un peu difficile pour la société malgré la grande diversité de sa taille qui est qualifiée d’entreprise d’envergure internationale. Elle est consciente de la nécessité de tenir compte du rapport coût/bénéfice et de ne pas développer des SCI inutilement coûteux. L’objectif étant de réduire les risques à un niveau acceptable pour l’entreprise.
Par ailleurs, bien que la HFF ait essayé de mettre en place un bon SCI avec le plus grand soin possible, les résultats ne sont pas encore probants. Elle éprouve encore des difficultés pour réduire les possibilités d’erreur et d’abus. Elle constate alors que la probabilité d’atteindre les objectifs ne relève pas de la seule volonté de la société. Il existe en effet des limites inhérentes à tout SCI. Ces limites peuvent être imposées par l’environnement extérieur de l’entité. Cela constitue souvent un handicap pour le développement de l’entreprise dans le temps.
Afin de remédier à ces problèmes, un changement radical au niveau du SCI devrait être effectué. La HFF se doit de revaloriser et favoriser l’efficacité de son SCI.
C’est pour cette raison que nous tenterons d’apporter une réponse à la question suivante : «Comment mettre en œuvre un SCI d’une manière plus performante pour le cas de la HFF?» .
Sites d’études
Justification du choix de la zone d’étude
Puisque l’objectif principal est de rendre efficace le SCI de la HFF, notre étude porte sur l’évaluation de la qualité de son SCI actuel. Ainsi, la société « HENRI FRAISE FILS & CIE (HFF) » a été particulièrement choisie pour les raisons suivantes:
– la société figure parmi les grandes entreprises à Madagascar qui ont disposé depuis longtemps d’un SCI ;
– la société a compris que l’amélioration de la qualité du SCI n’est pas seulement réservée aux petites et moyennes entreprises ;
– la société est consciente de la nécessité de considérer l’examen des processus et des contrôles internes comme une opportunité d’améliorer l’efficacité de l’organisation interne ;
– la société a besoin d’une mise à jour permanente des éléments de contrôle pour réduire les risques à un niveau acceptable ;
– la considération des dirigeants de la société concernant le coût/ l’utilité de contrôle ne favorise pas l’efficacité de son SCI.
Confrontation des résultats obtenus avec les normes admises
Convergences constatées entre la théorie et la pratique
Au niveau du décaissement, nous avons souligné dans la théorie que le paiement d’un fournisseur doit se faire par la présentation d’un avis de règlement authentique délivré par l’entreprise. Cette procédure est appliquée par la HFF car le responsable du paiement établit trois exemplaires d’AP lors du règlement des fournisseurs et aucun paiement n’est autorisé par la HFF sans contrôle et vérification des pièces justificatives jointes aux factures originales par les personnes autorisées. Les paiements en espèce au niveau de la caisse de la HFF font aussi l’objet d’une présentation et d’une vérification d’un instrument de paiement approuvé par le chef de service.
Pour les règlements par chèque, nous avons pu évoquer que tous les chèques de paiement doivent être barrés, non endossables et contenir les signatures de deux personnes dont les spécimens de signature doivent être préalablement déposés en banque. Nous avons constaté aussi l’application de cette procédure durant notre passage à la HFF.
Les chèques de la HFF établis au nom des bénéficiaires et présentés aux signataires sont préalablement barrés et non endossables. Aussi, les chèques de la HFF transmis au fournisseur contiennent les signatures du DAF et DT en l’absence du DG.
Au niveau de l’encaissement, le CI exige aussi le dépôt rapide des chèques auprès de la banque pour encaissement par la personne désignée de l’entreprise. Cette procédure est aussi respectée par la HFF. Les chèques reçus du client ainsi que les BV sont déposés quotidiennement en banque par l’intermédiaire du coursier.
Au niveau du contrôle de caisse, le CI interdit la vérification de la caisse par une personne qui intervient dans les opérations d’encaissement et de décaissement par espèces. Cette interdiction est aussi observée au niveau de la HFF. Le comptage des espèces en caisse en fin de journée est effectué par une personne autre que la caissière. Aussi, l’arrêté de caisse de la HFF est supervisé par un supérieur hiérarchique désigné de l’entreprise.
Divergences constatées entre la théorie et la pratique
Les divergences constatées entre la théorie et la pratique adoptée par la HFF en matière de CI notamment sur le cycle trésorerie se situent au niveau de la tenue de caisse. Un principe fondamental d’un bon CI est que les encaissements reçus ne doivent pas être affectés directement au paiement des dépenses. L’application de ce principe permet d’assurer un meilleur contrôle des décaissements et encaissements et stabiliser le fonds de caisse des besoins de l’entreprise. Au cours de notre passage à la HFF, nous avons constaté que ce principe n’est pas respecté, l’entreprise ne dispose pas de deux types de caisse pour les recettes et les dépenses quotidiennes. Il n’existe pas une nette séparation entre la caisse «recettes » et la caisse « dépenses ». Les opérations relatives à l’encaissement et au règlement en espèce sont centralisées dans une seule caisse considérée comme caisse principale de l’entreprise.
Nous avons aussi remarqué que le réapprovisionnement de la caisse de la HFF n’est pas tenu par un système dit de « soldes fixes» qui permettrait de gérer séparément les recettes et les dépenses pour contrôler efficacement les dépenses. Cette technique n’est pas pratiquée par la HFF car il n’existe pas une séparation absolue des fonds (recettes et dépenses) dans la caisse de la HFF. Aussi, malgré la mise en place d’un système de contrôle et de sécurité informatisé rigoureux, la personne qui décaisse est en même temps celle qui fait l’enregistrement des dépenses au journal de caisse. La comparaison des procédures en place avec celles mentionnées dans le rappel théorique nous a permis d’identifier les convergences et les divergences entre la théorie du CI et la réalité sur terrain. Nous allons par la suite analyser et interpréter les résultats d’évaluation du système actuel.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
I. MATERIELS ET METHODES
1. Matériels d’études
2. Méthodologie
3. Limites de l’étude
4. Chronogramme des activités menées
II. RESULTATS
1. Description des procédures existantes
2. Résultats des tests d’évaluation
3. Résultat d’évaluation définitive du SCI du cycle trésorerie de la HFF
III. DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
1. Confrontation des résultats obtenus avec les normes admises
2. Discussions des résultats d’évaluation du SCI actuel
3. Recommandations
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
LISTE DES ANNEXES
