Soutenance mémoire
Le Fonds Monétaire International a publié en début Mars 2009 un rapport sur les impacts de la crise financière mondiale dans les pays à faible revenus. Pour la Grande Ile, le renchérissement des prix des combustibles a affecté l’économie, car elle importe la quasitotalité de ses besoins en pétrole, gasoil et fuel oïl et demeure vulnérable non seulement au niveau de l’augmentation du coût du baril, mais également au niveau des coûts de transport en raison de son emplacement géographique. Ce qui représente un manque à gagner important pour les industries installées à Madagascar, comme la JIRAMA, qui est la seule société nationale assurant le service public d’électricité, utilisant ces combustibles (gasoil et fuel oïl) comme matières de base de sa production.
DESCRIPTION DU SYSTEME D’INFORMATION COMPTABLE
Définition
Par définition , le système d’information comptable est un ensemble finalisé d’états, délais et procédures auquel une entité doit se conformer pour rendre compte aux organes chargés du contrôle ou du suivi des réalisations .
Principes généraux du traitement des informations comptables
Les informations comptables doivent être enregistrées dans les comptes en respectant le principe de la partie double. L’enregistrement chronologique des opérations s’effectue dans un journal comptable qui regroupe, pour une même opération, l’ensemble des emplois et des ressources concernés. Cet enregistrement s’appelle une écriture. Et chaque écriture provoque la mise à jour de chacun des comptes concernés. Les comptes forment donc une base de données mise à jour à chaque écriture comptable. Cette base de données peut être synthétisée dans un document comptable indispensable aux opérations de contrôle appelé balance où les comptes sont classés dans l’ordre du plan comptable.
Problématique et justification du domaine de l’étude
Le domaine responsable du traitement des informations comptables est en général le Finance. Particulièrement dans le cas de la JIRAMA, la direction Financière est composée de trois départements : Budget, Trésorerie et Comptabilité. Ce dernier assure le traitement en question avec les services comptabilités des zones d’exploitation car la JIRAMA est composée de plusieurs DIR, Agences et Centres dans tout Madagascar. Mais en tant que système d’information, la JIRAMA a une Direction du Système Informatique pour les techniques de traitement informatique. Actuellement, la JIRAMA a des problèmes dans l’exploitation de son nouveau système d’information. Alors, en tant que stagiaire dans la Direction financière, la société nous a demandé de faire des recherches et d’apporter des aides pour l’amélioration de la mise en place de ce nouveau système.
METHODES
Après avoir défini la problématique, nous avons adopté les quatre (4) méthodes de recherche suivantes :
– L’observation
– La recherche documentaire
– Le recours à des questionnaires
– La pratique d’interviews .
Ces recherches ont été effectuées dans tous les Directions de la JIRAMA pouvant donner des informations nécessaires pour pouvoir vérifier les hypothèses. Nous définissons ciaprès nos plans d’expérimentation pour recueillir les informations par ces méthodes.
Méthode d’observation
Selon Joëlle Berrewaerts (2008) dans la page 26 de son ouvrage « Méthodologie de l’observation » : « Observer est un processus incluant l’attention volontaire et l’intelligence, orienté par un objectif terminal ou organisateur et dirigé sur un objet pour en recueillir des informations » ; « L’observation permet de recueillir des informations sur les comportements non verbaux des sujets.» .
La recherche documentaire
Nous avons effectué des recherches documentaires sur l’identification de la JIRAMA et la situation de son système d’information. Nous avons choisi cette méthode pour les trois raisons suivantes :
– pour nous informer de la situation de la société dans ses réalisations ;
– pour nous donner une prévision et une vue d’ensemble des objectifs à atteindre ;
– pour nous persuader sur les techniques d’amélioration à entreprendre.
Le recours à des questionnaires
A chaque point obscur nécessitant des explications, nous avons posé des questions aux collaborateurs qui sont des utilisateurs du progiciel Sage dans le département Comptabilité. Ainsi, nous avons effectué des décentes sur terrains pour identifier les problèmes des autres utilisateurs des agences et des régions. Nous avons adopté cette méthode afin que nous puissions avoir des explications aidant à bien comprendre les documents et les informations collectées par observation. L’élaboration des questionnaires nous a été bénéfique afin de mesurer le degré de satisfaction des utilisateurs concernant l’exploitation du logiciel Sage Adonix X3 pour que nous puissions y apporter des améliorations et des recommandations.
La pratique d’interview
Nous avons effectué des interviews avec le Directeur Financier et le Chef du projet de la mise en place du nouveau système au sein de la JIRAMA appelé « Projet ERP ». Le type d’interview que nous avons adopté est semi-directif. Le sujet de notre interview est bien déterminé et concernant les retards des traitements d’information, des retards d’information, de la non fiabilité des informations comptables au niveau de la Direction surtout au niveau du Département Comptabilité. Nous avons insisté sur la limite de l’ancien logiciel et l’avantage du nouveau, le niveau du personnel, des matériels et des procédures. Nous avons aussi s’intéressé sur les menaces de l’environnement externe qui peuvent entrainer des non respect des procédures. Enfin nous avons demandé aussi leur avis sur leur objectif ou politique de développement de la société. Durant l’interview, nous avons le but de déterminer les besoins des dirigeants devant des difficultés.
Cette méthode nous a aidée à connaître les résultats attendus de la mise en place du Sage Adonix afin de compléter nos suggestions et de dresser un plan d’amélioration. Nous pouvons en déduire que les conditions avantageuses ainsi les résultats obtenus de la pratique d’interview choisi peuvent réunir les ressources des observations et des documentations. Telles sont donc les différentes méthodes de collecte d’informations que nous avons adoptées durant la période de recherche au sein de la JIRAMA.
|
Table des matières
INTRODUCTION
1 METHODOLOGIE
1.1 DESCRIPTION DU SYSTEME D’INFORMATION COMPTABLE
1.1.1 Définition
1.1.2 Principes généraux du traitement des informations comptables
1.1.3 Problématique et justification du domaine de l’étude
1.2 METHODES
1.2.1 Méthode d’observation
1.2.1..1 Points d’observation
1.2.1..2 Objectifs d’observation
1.2.2 La recherche documentaire
1.2.3 Le recours à des questionnaires
1.2.4 La pratique d’interview
1.3 MATERIELS
1.3.1 Matériel d’observation
1.3.2 Matériel d’étude de documents
1.3.3 Matériel de recours à des questionnaires
1.3.4 Matériel d’entretien
1.4 CHRONOGRAMME DES ACTIVITES
2 RESULTATS
2.1 RESULTATS SUR LE SYSTEME
2.1.1 Description du système d’information comptable de la JIRAMA
2.1.2 Caractéristiques du Sage
2.2 RESULTATS ATTENDUS DU SAGE
2.2.1 Intérêts de changement
2.2.2 Résultats attendus du Sage
2.3 RESULTATS REALISES
2.3.1 Rapidité des traitements
– Travaux de ressaisie des données pour les zones non informatisées
– Travaux de rapprochement supplémentaire
Code site
Compte client
Problème de travaux de lettrage
2.3.2 Traitements en temps réel
2.3.3 Fiabilité des informations
2.4 EVALUATION DES RESULTATS
2.5 LES CAUSES DES PROBLEMES
2.5.1 Résultats relatifs aux Ressources humaines
2.5.1..1 Effectif
2.5.1..2 Formation
2.5.1..3 Organisation structurelle du projet ERP
2.5.2 Résultats relatifs aux matériels de travail et aux procédures
2.5.2..1 Matériel de travail
2.5.2..2 Procédures
– Résultats de la méthode d’observation
– Résultat des recherches documentaires
– Résultat de la pratique d’interview
2.6 ANALYSE SWOT (FFOM)
2.6.1 Forces et faiblesses du système
2.6.2 Récapitulation des sources des résultats défaillants
2.6.2..1 Raisons des retards des traitements
2.6.2..2 Raisons de la non disponibilité à temps réel des Informations
2.6.2..3 Raisons de la non fiabilité des informations
2.6.2..4 Arbre des problèmes
2.6.3 Principales causes des problèmes
2.6.3..1 Absence des documents décrivant les attentes des utilisateurs
2.6.3..2 Situation géographique du milieu
2.6.4 Les opportunités et les menaces
Tableau n°05 : Les opportunités et les menaces
3 DISCUSION ET RECOMMANDATIONS
3.1 DISCUSSION
3.1.1 Vérification des hypothèses
3.1.2 Vérification des objectifs
3.2 RECOMMANDATIONS
3.2.1 Solutions proposées
3.2.1..1 Stratégie informatique
3.2.1..2 Matériels informatiques
3.2.1..3 Ressources humaines
3.2.1..4 Déversement des informations
3.2.1..5 Sage X3
3.2.1..6 Niveau d’intégration du système Sage X3
3.2.2 Mise en œuvre des solutions
3.2.2..1 Chronogramme de mise en œuvre des solutions
Tableau n°06 : Chronogramme de mise en œuvre des solutions
3.2.2..2 Proposition d’organigramme de la Direction « Organisation »
3.2.2..3 Planning des formations
Tableau n°07 : Planning des formations
3.2.3 Cadrage budgétaire (Unité monétaire : Ariary)
3.2.3..1 Réalisations des dépenses
3.2.3..2 Identification des ressources pour le projet
3.2.3..3 Budget des dépenses
3.2.3..4 Budget des recettes
CONCLUSION
ANNEXES
