Soutenance mémoire
Définition de la norme ISO 9001
Définie par l’organisme international de standardisation, cette norme internationale s’adresse à tout type d’entreprise. Bien qu’il ne soit pas imposé par la Législation, une démarche volontaire de l’entreprise ou suite à la demande de ses clients de reconnaitre la conformité de ses méthodes de travail à un référentiel ISO par un organisme certificateur. Cette norme est portée sur le système de management de la Qualité-Exigence (9001 version 2000).
Le service comptabilité fournisseurs
Ce service est dirigé par un chef de service et constitué d’un responsable de suivi fournisseurs et d’un responsable de suivi paiement. Plusieurs fonctions sont assignées à ce service, à savoir :
• Assurance de la circulation des pièces comptables;
• Comptabilisation des opérations passées avec les fournisseurs;
• Saisie des journaux;
• Etablissement des balances âgées fournisseurs;
• Remise de chèque et paiement des fournisseurs;
• Gestion des transactions avec les fournisseurs;
• Suivi du compte fournisseurs;
• Clôture mensuel des comptes;
• Classement des pièces comptables;
• Archivage des pièces comptables.
Ce service se réfère au PCG 2005 pour la comptabilisation des transactions faites avec ses fournisseurs qui sont actuellement au nombre de 1800. Dans cette section, nous avons évoqué la structure organisationnelle de Galana Distribution Pétrolière. Nous avons présenté l’organigramme du département comptabilité et présenter le service comptabilité fournisseurs; abordons maintenant son environnement.
Caractéristiques qualitatives de l’information financière
Cette présente section nous est utile dans la seconde partie de notre mémoire qui est axée sur l’analyse des existants. Elles sont énumérées dans les Articles 122-2 à 122-6 du PCG 2005 et concernent l’intelligibilité, la pertinence, la fiabilité et la comparabilité.
• L’intelligibilité : Une information est intelligible lorsqu’elle est facilement compréhensible, l’information financière doit avoir cette qualité pour qu’elle puisse être facilement comprise par les utilisateurs des états financiers (propriétaires, actionnaires, organes d’administration, investisseurs, …)
• La pertinence : L’information doit avoir une qualité réelle et fondée que ce soit sa nature ou son importance relative. Une information pertinente est capable d’influencer les décisions économiques des utilisateurs en les aidant à évaluer des événements passés, présents ou futurs ou en confirmant ou corrigeant leurs évaluations passées.
• La fiabilité : L’élaboration d’une information financière doit tenir compte des critères suivants : recherche d’une image fidèle, prééminence de la réalité sur l’apparence, neutralité, prudence et exhaustivité. Par ailleurs, une information est fiable si elle est exempte d’erreurs, d’omissions et de préjugés significatifs.
• La comparabilité :Une information est comparable lorsqu’elle est établie et présentée dans le respect de la permanence des méthodes et permet à son utilisateur de faire des comparaisons significatives dans le temps et dans l’espace, au niveau national et international entre les entités. Le changement de méthodes comptables ne doit être fait que pour des raisons économiques.
Bref, en matière de comptabilité, la qualité des informations financières est très importante surtout pour l’établissement des états financiers et afin que les utilisateurs de ces états puissent comprendre facilement les informations fournies.
Principe de prudence
La prudence est considérée comme l’appréciation raisonnable des faits, dans des conditions d’incertitude afin d’éviter le risque de transfert sur l’avenir, d’incertitude présente susceptible de grever le patrimoine ou le résultat de l’entité. Cela entraîne la comptabilisation d’une charge lorsqu’une diminution d’avantage économique est probable, l’évaluation de l’actif à la plus faible entre la valeur recouvrable et la valeur comptable nette et la comptabilisation de pertes intervenues au cours de l’exercice antérieur même si elles ne sont connues qu’entre la date de clôture l’exercice et celle de l’arrêté des comptes. Bref, on peut dire par ce principe qu’il est interdit de prendre en compte un produit non encore réalisé mais qu’ obligatoire celle d’une charge seulement probable. Par exemple, dans le cas d’une cession d’élément d’actif, d’amortissement ou de provision, on constate directement les moins valus; mais les moins values ne sont constatées que si elles sont probables.
Stock minimum
Le stock de sécurité est le stock jugé nécessaire pour assurer le niveau de service souhaité quand les commandes à livrer dépassent la capacité de production. Il peut être considéré comme un complément au stock de fonctionnement prenant en compte d’une part l’incertitude de la demande réelle et du réapprovisionnement et d’autre part le besoin de satisfaire la demande. Plus le gestionnaire du stock voudra être certain de répondre à la demande, plus cette demande sera imprévisible et plus les détails de réapprovisionnement seront aléatoires, plus le stock de sécurité sera important. A l’inverse, quand la demande est connue, les délais de réapprovisionnement fixes et les conséquences d’une rupture de stock négligeables, alors, le stock de sécurité sera faible. Les fournisseurs doivent donc prendre part de l’importance du stock de sécurité. Ce dernier doit assurer la satisfaction de la demande du client.
Circuit de validation adéquat
Les factures fournisseurs, avant d’être comptabilisées par le service fournisseurs, doivent passées par le circuit de validation. Les responsables validateurs sont constitués par celui qui a engagé les dépenses, son directeur direct, le contrôleur de gestion, le chef comptable et le Directeur Administratif, Financier et Informatique. Toutes les factures adressées par les fournisseurs sont reçues par les deux(2) standardistes. Une fois qu’elles les ont enregistrées, elles les transmettent auprès du service comptabilité fournisseurs qui en assure leur circulation auprès de tous les responsables concernés par les factures selon leur type. Tout d’abord, il convient au service comptabilité fournisseurs de les enregistrer sur le registre « chrono arrivée » après les avoir mis le tampon « ARRIVEE ». Ensuite, il remplit le cahier de transmission approprié pour chaque type de facture. Après, une référence est mise dans le cahier de transmission pour chaque facture. Enfin, à l’aide du dateur, le responsable appose la date de réception des factures. Notons dès le début que les types de factures qu’on rencontre auprès du service sont : factures transporteurs carburant, transporteurs gaz et lubrifiants, mandataires, location, publicitaires, hôtellerie, PROGAL et autres. Ces dernières englobent tout type de facture autre que celles énumérées précédemment. Dans le but de mieux comprendre la situation existante, nous allons prendre des exemples à travers quelques types de factures et voir la circulation des factures. Prenons trois (3) types : factures reçues de PROGAL, factures relatives au transport de carburant et factures de location. Cette démarche représente une force parce que le service comptabilité fournisseurs collabore avec les autres services afin de compléter les informations nécessaires à la saisie des factures et afin de garantir l’exactitude des informations fournies dans les factures. Le circuit de validation réduit donc la perte de temps et assure une rapidité sur le traitement des transactions passées avec les fournisseurs. De ce fait, le service fournit des informations fiables comprises par tous les utilisateurs des états financiers ainsi établis. Il représente également une force en matière de contrôle interne.
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Table des matières
INTRODUCTION
PARTIE I : CADRE DE L’ETUDE ET NOTION DE COMPTABILITE
Chapitre 1 : Présentation de Galana Distribution Pétrolière
Section 1 : Identité de Galana Distribution Pétrolière
Section 2 : Métier et activité
Section 3 : Structure organisationnelle
Section 4 : Environnement
Résumé du premier chapitre
Chapitre 2 : Théorie générale sur la comptabilité
Section 1 : Notion de comptabilité
Section 2 : Documents liés à la comptabilité
Section 3 : Caractéristiques de l’information financières et Conventions comptables
Section 4 : Comptabilité fournisseurs
Résumé du deuxième chapitre
Conclusion de la première partie
Partie II : ANALYSE DE LA SITUATION EXISTANTE
Chapitre 1 : Analyse des forces
Section 1 : Forces sur la circulation d’information
Section 2 : Forces sur le traitement
Section 3 : Forces sur les obligations légales
Section 4 : Opportunités
Résumé du premier chapitre
Chapitre 2 : Analyse des faiblesses
Section 1 : Lacunes au niveau des procédures et pièces
Section 2 : Problèmes liés à l’accomplissement des tâches
Section 3 : Faiblesses sur l’utilisation des informations financières et le paiement
Section 4 : Menaces
Résumé du deuxième chapitre
Conclusion de la deuxième partie
PARTIE III: PROPOSITIONS DE SOLUTION ET IMPACTS
Chapitre 1 : Propositions de solutions
Section 1 : Solutions avancées sur l’amélioration des procédures et pièces
Section 2 : Solutions liées à l’accomplissement des tâches
Section 3 : Solutions sur l’utilisation des informations
Résumé du premier chapitre
Chapitre 2 : Impacts
Section 1 : Impacts organisationnels
Section 2 : Impacts sur le plan technique
Section 3 : Impacts au niveau des tâches
Section 4 : Impacts sur les méthodes de travail
Section 5 : Impacts financiers
Résumé du deuxième chapitre
Conclusion de la troisième partie
CONCLUSION
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