CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU CONTROLE DE GESTION AU SEIN D’UNE SOCIETE

Les attributions des différentes directions

Maintenant nous allons voir un par un les rôles des différentes directions :
La direction administrative et financière : Elle a pour principale mission de veiller à la bonne gestion comptable et financière . A ce titre elle doit :
• définir les procédures comptables et financières et veiller à leur respect
• avaliser les opérations financières des centres de profit
• gérer les comptes bancaires de tous les centres de profit
• garantir la fiabilité et l’accès en temps réel des différentes comptabilités et trésoreries
• superviser par l’intermédiaire du directeur des opérations ,les différents départements financiers de chaque centre de profit
• représenter les intérêts de tous les centres de profit et du groupe auprès des institutions financières
• faire toutes les déclarations fiscales et sociales des entités du groupe
• garantir les comptes et les états financiers du groupe et de ses entités auprès de l’administration fiscale
• consolider les comptes des sociétés à plusieurs établissements
• entretenir le patrimoine du groupe ,en faire l’inventaire annuel
• mettre en place avec la collaboration du directeur informatique une gestion informatisée du patrimoine du groupe
• prendre en charge l’administration du personnel (dossiers individuels, état de paie ,déclarations sociales ,gestion carrière et motivation ,entretiens individuels annuel ,recrutement )
• prendre en charge la gestion des stocks de fournitures de bureau par l’intermédiaire des départements administratifs de chaque entité
• superviser par l’intermédiaire du directeur des opérations, les départements administratifs de chaque centre de profit
• définir les procédures administratives du groupe
• veiller au respect des dites procédures
Rattaché à la direction administrative et financière , le responsable des ressources humaines est chargé de :
-de gérer le personnel
• constitution et suivi des événements :retards, absences ,congés ,heure supplémentaires
• établissement de la paie
• paiement des salaires
• recrutement
• procédures de licenciement
-de gérer des carrières :
• évaluation annuelle
• proposition de formation
• proposition de reclassement
• proposition de promotion interne selon le niveau d’étude ,l’expérience professionnelle ,l’ancienneté
-de gérer la vie sociale des salariés
• établissement d’une grille salariale
• proposition des avantages sociaux
• organisation d’élection de délégué de personnel
• gestion des conflits sociaux
• organisation d’événements sociaux (noël, anniversaire)
• rédiger et mettre en place une convention collective et règlement intérieur
• en assurer le suivi et le respect par le personnel
• constitution d’un conseil de discipline
• proposition d’une politique de motivation du personnel
Le contrôle de gestion :
Il a pour mission de :
• s’assurer de l’efficacité de chaque direction ,pour se faire il doit fournir aux différents directeurs des outils (tableaux de bord, ratio….)leur permettant d’optimiser la gestion de leur département
• définir des critères de performances spécifiques à chaque entité
• analyser l’activité de chaque entité du groupe et proposer des actions visant à améliorer
• établir les budgets en collaboration avec chaque directeur des opérations et les soutenir devant le comité de directions centrales
• analyser les écarts entre les budgets et les réalisations et proposer des actions en vue de réduire ces écarts
• établir et ou améliorer les procédures en collaboration avec chaque directeur de manière à optimiser les opérations courantes
• contrôler le respect de ces procédures
La direction juridique et recouvrement :
Au niveau juridique cette direction a pour mission :
• s’assurer du recouvrement des créances douteuses de chaque entité du groupe
• avaliser l’octroi de crédit aux clients de chaque entité du groupe selon des critères par elle définies
• rédiger tous les contrats et veiller au respect de leurs termes
• régler et gérer les éventuels conflits commerciaux et sociaux
• monter les dossiers de demande de financement auprès des institutions concernées
• représenter le groupe et chaque centre de profit en terme de législation
• veiller au respect de la législation en vigueur pour le compte du groupe et de chaque entité
Au niveau administratif ,cette direction aura en charge les services généraux et le suivi des assurances ,à ce titre elle doit :
• recevoir les requêtes des centres de profit concernant son domaine
• proposer l’action au comité de direction centrale qui sera la seule habilité à avaliser
• contracter et gérer toutes les assurances nécessaires au groupe et à ses entités
• mettre en place une politique cohérente de services généraux
• prendre en charge la gestion des compteurs JIRAMA en collaboration avec la direction technique
La direction approvisionnement : Elle a sa charge directe tous les achats de toutes les entités du groupe : matières premières ,marchandises ,consommables, fournitures ,immobilisations …. Elle a pour mission de :
• définir les procédures d’achat et veiller à leur respect
• faire les achats pour le compte de chaque centre de profit
• représenter le groupe et ses entités auprès des fournisseurs locaux et étrangers
• définir avec le directeur des opérations les projets d’investissement ,suivre leur réalisation
• définir une politique de gestion de stocks commune à toute les entités
• garantir par l’intermédiaire du directeur des opérations et en collaboration avec la direction informatique la fiabilité des stocks
• superviser par l’intermédiaire du directeur des opérations le département stocks de chaque entités
La direction marketing et communication : Elle a pour mission :
• définir en collaboration avec le directeur des opérations les politique commerciales (prix ,produit ,promotion) de chaque entité
• proposer des actions commerciales permettant d’atteindre les objectifs de vente de chaque entité
• établir un budget publicité et communication en accord avec la direction opérationnelle
• garantir l’image du groupe et de chaque entité
• communiquer pour le compte du groupe, le marché, la cible, la concurrence, la distribution
• établir les stratégies visant à positionner les produits du groupe
• donner les directives et veiller à leur applications
La direction informatique : Elle a pour rôle de :
• gérer le parc informatique du groupe et de toutes les entités
• en assurer la maintenance et l’entretien
• mettre en place un réseau de communication intra-groupe
• s’assurer de la bonne circulation de l’information intra-groupe et externe
• optimiser toutes les opérations internes au groupe :développer ou proposer des programmes permettant à chaque entité et au groupe de faciliter les opérations de gestion courante (facturation, gestion du personnel, comptabilité, gestion du patrimoine, gestion des commandes ……)
• en assurer les informations correspondantes
La direction technique : La direction technique est essentiellement en charge du matériel de production et du matériel technique du groupe. A ce titre elle doit :
• prendre en charge l’entretien et la maintenance du matériel de production du groupe
• prendre en charge l’entretien et la maintenance de tout autre matériel technique du groupe
• prendre en charge l’entretien et la maintenance du matériel roulant du groupe
• superviser la gestion des stocks de pièces de rechange relatives au matériel de production ,au matériel roulant du groupe en collaboration avec les départements production technique des centres de profit
• gérer les lignes téléphoniques et les compteurs JIRAMA en collaboration avec la direction administrative
Nous allons voir maintenant les attributions des différentes responsables au niveau de la dite société :
-Responsable de la boulangerie : Il a pour mission :
• approvisionnement en matières premières
• détermination des quantités à produire
• détermination des besoins en matières premières
• contrôle des consommations de matières premières
• contrôle des quantités et des qualités des produits
-Responsable du laboratoire :
Il a pour mission de :
• définir la capacité de production journalier du laboratoire
• définir les recettes ,les coûts de revient et les prix de vente public
• déterminer les quantités à produire
• déterminer et contrôler les besoins en matières premières
• contrôler les consommations en matières premières
• contrôler les quantités et les qualités des produits finis
-Le département de la production : Sous la responsabilité directe du directeur des opérations ,ce département a à sa charge toutes les opérations de production et de maintenance des outils de production .
-Le département commercial : Sous la responsabilité du directeur des opérations et sous la supervision de la direction marketing ,ce département a à sa charge les ventes directes et indirectes des produits .
-Le département des stocks : Sous responsabilité directe du directeur des opérations et sous la supervision de la direction des approvisionnements ainsi que la direction informatique ,ce département a à sa charge la gestion des stocks de matières premières ,la gestion des stocks de produits finis ,la gestion des stocks de marchandises ,la gestion des stocks de consommables (consignation et suivi des évènements : entrée ,sortie ,fiche de stock par item )
-Le département logistique : Ce département a pour attributions de :
• réceptionner et compter les produits finis (pains et produits du labo )
• tenir les stocks de produits finis et des emballages
• gérer la flotte des véhicules (entretien ,contrôle des consommations )
• organiser les livraisons (comptage ,destination ,timing )

La logistique technique

                 Pour que le processus définis ci-dessus fonctionne ,il va s’appuyer sur une logistique technique véritable boîte à outil de la gestion de l’entreprise . Cette dernière contient les documents pour :
• uniformiser la production d’informations
• permettre des comparaisons rapides
• synthétiser les résultats
• contrôler l’activité
Et indique pour :
• expliciter les procédures
• préciser le rôle des différents intervenants ainsi que fixer les niveaux d’autorisation ,les destinataires des informations et les méthodes de valorisation interne retenus ainsi que les règles comptables .
• un calendrier pour chaque étape prévoyant les aller retour inévitable des documents et la représentation finale des informations .
Ces outils sont tous utilisés tant dans la phase de prévision que dans la phase de réalisation .Ils servent le support à l’analyse ,de moyen d’action au contrôleur de gestion .

Les objectifs d’amélioration des performances

              Le contrôle interne était autrefois axé sur la vérification des enregistrements comptables ,il est également aujourd’hui un moyen qui doit contribuer à l’amélioration des performances et qui insère dans le système de contrôle de qualité de l’entreprise .Les recommandations de contrôle interne peuvent être faites par différents acteurs de l’audit et doivent toujours permettre d’améliorer le rapport coût / avantage du système .Ces recommandations peuvent être faites par le commissaire aux comptes ou bien par un auditeur contractuel ou interne ayant pour mission d’étudier les procédures pour proposer des améliorations .Il est à noter que le contrôle interne a un coût ,il est alors logique de comparer ce coût aux avantages que le contrôle interne procure . Un bon contrôle interne doit non seulement permettre de sauvegarder le patrimoine mais encore d’améliorer les performances en fonctionnant mieux pour un coût toujours plus faible. Par exemple procéder à deux reprises au même traitement ou multiplier les vérifications est facile ,mais coûteux et inutiles ce qui justifie que le contrôle interne doit être adapté à l’entreprise et à son environnement en fonction de l’importance des risques qu’il évite et du coût mis en œuvre. Nous pouvons en déduire que le contrôle interne qui restreint son champ d’application aux procédures comptables mais sans limiter son rôle aux seules mesures de prévention et de protection est un système d’organisation qui comprend les procédures de traitement de l’information comptable et les procédures de vérification du bon traitement de cette information comptable .

Technique d’approvisionnement non économique

                    Normalement si la technique d’approvisionnement suit vraiment les règles de gestion d’approvisionnement l’achat devrait avoir lieu à une date déterminée, ce qui n’est pas le cas . Cette technique d’approvisionnement ne présente guère des avantages économiques pour l’entreprise étant donné que ceci ne permet pas de réduire le coût d’achat des matières premières achetées mais au contraire de l’augmenter du fait que l’entreprise n’aura aucune chance d’obtenir une remise en fonction de la quantité acheté qui n’est pas suffisante car il est à noter que les remises octroyer par les fournisseurs sont déterminées en fonction du volume de produits achetés . De plus il ne faut pas passer sous silence que les frais de passation de commande comprenant tous les frais engagés pour faire des achats sont :
Salaires des agents du service des approvisionnement
Salaires des agents du service comptables chargés du paiement et de l’enregistrement des factures
Frais de déplacements des agents
Frais de réception des articles
Vont s’ajouter au prix d’achat des matières premières pour chaque quantités d’achats effectués et plus le nombre d’achat est élevé ,plus le coût d’acquisition est important . C’est ce que nous allons mettre en évidence d’après le tableau ci dessous . Pour mieux illustrer cette théorie énoncée ci-dessous prenons un exemple précis , la cadence d’approvisionnement est de 5 commandes par mois pour une matière première Y dont le coût d’acquisition est de 3000 F par commande d’après les études effectuées . Nous pouvons donc représenter comme suit les coûts d’acquisitions de cet article pour cette commande . Mais pour faciliter l’analyse , on procédera au calcul des coûts de passations pour chaque commande .

Table des matières

Introduction
PARTIE I : GENERALITES
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE MOUF’REY
Section 1 : Historique et activités de la société
11- Historique
12- Les activités de la société
Section 2: Structure organisationnelle de la société
21- Organigramme de la société
22-Les attributions des différentes directions
Section 3 : Procédure adoptée par la société au niveau de la production et de la distribution
31- Au niveau de la production
32-Au niveau de la distribution
CHAPITREII : THEORIE GENERALE SUR LE CONTROLE DE GESTION
Section 1: Généralités sur le contrôle de gestion
11-Définition
111- Le contrôle de gestion outil de maîtrise de la gestion
112- Le contrôle de gestion outil de vérification
12-Place du contrôleur de gestion au sein d’une entreprise
Section 2 :Fonctionnement et rôle du contrôleur de gestion
21-Fonctionnement du contrôle de gestion
211- La méthodologie dite méthodologie active
212- La logistique technique
213-Organisation interne
22- Les rôles du contrôleur de gestion au sein d’une entreprise
Section 3 :Le contrôle interne
31- Les objectifs du contrôle interne
311- Les objectifs de sauvegarde du patrimoine
312- Les objectifs d’amélioration des performances
32- Les principes et les techniques du contrôle interne
PARTIE II : IDENTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES
CHAPITRE I : LES PROBLEMES RENCONTRES AU NIVEAU DU MAGASIN DE STOCKAGE
Section 1 : Procédure d’approvisionnement non satisfaisante
11- Technique d’approvisionnement non économique
12- Capacité de stockage limité
Section 2 :Gestion du magasin de stockage non satisfaisante
21-Inéxistance de stock de stock de sécurité
22- Risque d’une rupture de stock
23- Risque d’un arrêt de la production
CHAPITRE II: LES PROBLEMES RENCONTRES AU NIVEAU DE LA PRODUCTION
Section 1 : Insuffisance de personnel
11-Retard dans l’exécution du travail
12-Retard de transmission des pièces de contrôle
13-Risque d’une confusion de tâches
Section 2 : Insuffisance de système de supervision
21- Personnels non qualifiés
22- Manque de formation
23- Existence de gaspillage
CHAPITRE III : LES PROBLEMES RENCONTRES AU NIVEAU DE LA DISTRIBUTION
Section 1 : Procédure de ventes non formalisées
11-Remises accordées sans pièces justificatives
12- Incidences sur les recettes
Section 2 :Procédures de dépenses non satisfaisante
21-Pièces justificatives non convaincante
22-Risque d’une fausse déclaration
PARTIE III :PROPOSITION DE SOLUTION ET RESULTATS ATTENDUS
CHAPITRE I :SOLUTION CONCERNANT LE MAGASIN DE STOCKAGE
Section 1 : Révision de la politique d’approvisionnement
11-Construction d’un calendrier d’approvisionnement
12-Extension du magasin de stockage
Section 2 : Application de la gestion de stock
21-Détermination du stock de sécurité
22-Surveillance du niveau de stock
CHAPITRE II : SOLUTION CONCERNANT LA PRODUCTION
Section 1 : Recrutement de personnel
11-Accélération du rythme de travail
12-Bonne répartition des tâches
13-Ponctualité au niveau de la transmission des documents
Section 2 : Amélioration du système de contrôle interne
21-Formalisation de la procédure de recrutement
22-Formation du personnel
23 -Etablissement du fiche de stock de matière première
CHAPITRE III : SOLUTION AU NIVEAU DE LA DISTRIBUTION
Section 1 : Formalisation de la procédure de ventes
11-Fournir des pièces justificatives
12- Renforcement du contrôle de rentabilité des produits
Section 2 : Révision des prévisions
21-Informations concrètes
22-Contrôle budgétaire
CHAPITRE IV :SOLUTIONS RETENUS ET RESULTATS ATTENDUS
Section 1 : Solutions retenues
11-Proposition d’un modèle de calendrier d’approvisionnement
12-Proposition d’un modèle de comptabilité analytique
Section 2 :Résultats attendus et recommandations générales
21-Resultats attendus
211- Résultat économique
212- Résultat financier
213- Résultat social
22-Recommandations générales
221- Procéder à l’appréciation du contrôle interne
CONCLUSION
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE

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